Lernfeld 5: Wertströme buchhalterisch dokumentieren und auswerten

Die Finanzbuchhaltung dokumentiert lückenlos und belegmäßig alle Geschäftsfälle. Jeder Kaufmann ist nach § 238 Abs. 1 HGB verpflichtet, Bücher zu führen und dabei die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten. Die GoB sind nur teilweise gesetzlich geregelt (z. B. §§ 239, 243 HGB). Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 € Umsatzerlösen und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind nach § 241a HGB befreit.

Von der Inventur zur Bilanz

• Inventur: mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme.
• Inventar: ausführliches Verzeichnis aller Vermögenswerte und Schulden.
• Bilanz: Kurzfassung in Kontoform (§ 266 Abs. 1 HGB).

Bilanzaufbau

Die Aktivseite zeigt die Mittelverwendung (Anlage- und Umlaufvermögen), die Passivseite die Mittelherkunft (Eigenkapital und Fremdkapital). Es gilt: Summe Aktiva = Summe Passiva.

Aus der Bilanz werden für die laufende Buchung Konten abgeleitet. Jedes Konto hat eine Soll- (links) und eine Haben-Seite (rechts).

Buchungsregeln

• Aktivkonten: Zugänge im Soll, Abgänge im Haben.
• Passivkonten: Zugänge im Haben, Abgänge im Soll.

Buchungssatz

Jeder Geschäftsfall berührt mindestens zwei Konten: Soll an Haben. Beispiel: Barkauf von Material → „Rohstoffe an Kasse“ (vereinfacht ohne Umsatzsteuer; vollständig: Rohstoffe + Vorsteuer an Kasse). Grundlage jeder Buchung ist ein Beleg („keine Buchung ohne Beleg“).

Erfolgswirksame Geschäftsfälle werden über Erfolgskonten gebucht: Aufwendungen (mindern den Gewinn) und Erträge (erhöhen ihn). Sie fließen in die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Privatentnahmen und -einlagen verändern das Eigenkapital dagegen erfolgsneutral über das Privatkonto.

Umsatzsteuer

• Beim Einkauf entsteht Vorsteuer (Forderung an das Finanzamt).
• Beim Verkauf entsteht Umsatzsteuer (Verbindlichkeit).
• Zahllast = Umsatzsteuer − Vorsteuer wird ans Finanzamt abgeführt.

Die Steuersätze betragen 19 % (Regelsatz) und 7 % (ermäßigt). Der Unternehmer ist nur „Einzieher“ – wirtschaftlich trägt sie der Endverbraucher.

Anlagegüter werden zu Anschaffungs- oder Herstellungskosten aktiviert. Abnutzbare Anlagegüter (z. B. Maschinen, Gebäude, Fahrzeuge) werden planmäßig über die Nutzungsdauer abgeschrieben, Grund und Boden sowie Finanzanlagen dagegen nicht (§ 253 Abs. 3 Satz 1 HGB).

Anschaffungskosten

Anschaffungspreis (netto) + Anschaffungsnebenkosten (z. B. Transport, Montage, Fundament) + nachträgliche Anschaffungskosten − Anschaffungspreisminderungen (Rabatte, Skonti, Boni) = Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB). Die abziehbare Vorsteuer gehört nicht zu den Anschaffungskosten (§ 9b Abs. 1 EStG).

Planmäßige Abschreibung (AfA)

• Linear: gleichbleibender Betrag pro Jahr = Anschaffungskosten ÷ Nutzungsdauer.
• Degressiv: fallende Beträge (fester Prozentsatz vom jeweiligen Restbuchwert). Handelsrechtlich zulässig, wenn sie dem Werteverzehr entspricht. Steuerlich ist sie für bewegliche Anlagegüter nur wählbar, wenn sie vom 01.07.2025 bis 31.12.2027 angeschafft oder hergestellt werden, mit höchstens dem Dreifachen des linearen Satzes und maximal 30 % (§ 7 Abs. 2 EStG). Wer bewegliche Anlagegüter, die 2020 bis 2022 oder von April bis Dezember 2024 angeschafft oder hergestellt wurden, schon degressiv abschreibt, darf das nach altem Recht fortsetzen (§ 52 Abs. 15 Satz 4 EStG).

Im Anschaffungsjahr wird zeitanteilig abgeschrieben: je vollem Monat vor dem Anschaffungsmonat ein Zwölftel weniger (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Abschreibungen erfassen den Werteverzehr und mindern als Aufwand den Gewinn.

Jeder Geschäftsfall wird als Buchungssatz „Soll an Haben“ erfasst:

Merke: Aktivkonten nehmen Zugänge im Soll auf, Passivkonten im Haben. Aufwendungen stehen im Soll, Erträge im Haben.

Im Monat fallen folgende Beträge an:

• Umsatzerlöse (netto) 100.000 € → Umsatzsteuer 19 % = 19.000 € (Verbindlichkeit ggü. Finanzamt).
• Eingangsrechnungen (netto) 60.000 € → Vorsteuer 19 % = 11.400 € (Forderung ans Finanzamt).

Zahllast

Zahllast = Umsatzsteuer − Vorsteuer = 19.000 € − 11.400 € = 7.600 €.
Dieser Betrag wird im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung ans Finanzamt abgeführt.

Ein Industriebetrieb bucht im Jahr Tausende Geschäftsfälle auf viele verschiedene Konten. Trotzdem muss ein sachverständiger Dritter die Buchführung in angemessener Zeit überblicken und jeden Geschäftsfall von der Entstehung bis zur Abwicklung verfolgen können (§ 238 Abs. 1 HGB, § 145 Abs. 1 AO; mehr dazu im Kapitel zu den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung). Dafür braucht die Buchführung eine feste Ordnung: ein einheitliches Verzeichnis der Konten und eine klare Aufteilung der Bücher.

Kontenrahmen

Ein Kontenrahmen ist eine systematische Ordnung aller Konten, die in den Betrieben eines Wirtschaftszweigs vorkommen können. Das HGB schreibt keinen bestimmten Kontenrahmen vor; Kontenrahmen werden in der Regel als Empfehlung herausgegeben, meist von Verbänden. Für Industriebetriebe hat der Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) den Industriekontenrahmen (IKR) herausgegeben. Mit ihm arbeitest du in der Berufsschule und in der Abschlussprüfung; in der Praxis kommen daneben auch andere Kontenrahmen vor.

Ein gemeinsamer Kontenrahmen bringt mehrere Vorteile:

• Einheitliche Kontierung: Gleiche Geschäftsfälle landen auf den gleichen Konten, auch wenn verschiedene Personen buchen.
• Vergleichbarkeit: Die Zahlen lassen sich über mehrere Jahre und mit anderen Betrieben der Branche vergleichen.
• Schnelle Orientierung: Neue Mitarbeitende, Steuerberater und Prüfer finden sich rasch zurecht.
• Vorlage für die Software: Buchhaltungsprogramme bieten gängige Kontenrahmen meist als Vorlage an.

Die Konten sind im Zehnersystem geordnet. Der IKR hat zehn Kontenklassen; jede Klasse ist in Kontengruppen unterteilt, jede Gruppe in Kontenarten und diese in einzelne Konten. Die erste Ziffer einer Kontonummer nennt die Kontenklasse, jede weitere Ziffer grenzt das Konto enger ein.

Aufbau des IKR

Der IKR folgt dem Abschlussgliederungsprinzip: Seine Kontenklassen sind nach dem Jahresabschluss gegliedert, zuerst die Posten der Bilanz in der Reihenfolge des § 266 HGB, danach die Posten der Gewinn- und Verlustrechnung (§ 275 Abs. 2 HGB), zusammengefasst zu Erträgen und Aufwendungen. Das erleichtert den Jahresabschluss, weil die Konten schon so geordnet sind wie die Abschlussposten. Von der ersten bis zur letzten Kontenklasse enthält der IKR:

• Aktivkonten (drei Kontenklassen): zuerst das Anlagevermögen (immaterielle Vermögensgegenstände und Sachanlagen, danach die Finanzanlagen), dann das Umlaufvermögen mit der aktiven Rechnungsabgrenzung
• Passivkonten (zwei Kontenklassen): zuerst Eigenkapital und Rückstellungen, dann die Verbindlichkeiten mit der passiven Rechnungsabgrenzung
• Ertragskonten (eine Kontenklasse): zum Beispiel Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse
• Aufwandskonten (zwei Kontenklassen): zuerst die betrieblichen Aufwendungen wie Materialaufwand, Löhne und Abschreibungen, dann weitere Aufwendungen wie Zinsen und Steuern
• Ergebnisrechnungen (eine Kontenklasse): vor allem Eröffnungsbilanzkonto, Schlussbilanzkonto und GuV-Konto
• Kosten- und Leistungsrechnung: die letzte, zehnte Kontenklasse

Damit trennt der IKR zwei Rechnungskreise: Die Finanzbuchhaltung (Rechnungskreis I) umfasst alle Bestands-, Erfolgs- und Abschlusskonten, die Kosten- und Leistungsrechnung (Rechnungskreis II) steht getrennt davon in der letzten Klasse (Zweikreissystem).

Der ältere Gemeinschaftskontenrahmen (GKR) ist dagegen nach dem Prozessgliederungsprinzip aufgebaut: Seine Kontenklassen bilden den Ablauf im Betrieb ab, von den eingesetzten Mitteln über die Kosten und die Erzeugnisse bis zu den Erlösen und zum Abschluss. Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung laufen dort in einem Kreis (Einkreissystem).

Kontenplan

Der Kontenplan ist das Verzeichnis der Konten, die ein bestimmter Betrieb tatsächlich führt. Er wird aus dem Kontenrahmen abgeleitet: Der Betrieb übernimmt nur die Konten, die er braucht, und unterteilt Konten weiter, wenn er genauere Zahlen haben will. Der Kontenplan legt außerdem fest, welcher Kontenname zu welcher Kontonummer gehört. Das ist nötig, weil das HGB verlangt, dass die Bedeutung verwendeter Abkürzungen und Ziffern eindeutig feststeht (§ 239 Abs. 1 HGB).

Grundbuch, Hauptbuch und Nebenbücher

Eintragungen in den Büchern müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet sein (§ 239 Abs. 2 HGB); die Abgabenordnung verlangt außerdem, dass Buchungen grundsätzlich einzeln erfasst werden (§ 146 Abs. 1 AO). Deshalb wird jeder Geschäftsfall in mehreren Ordnungen festgehalten:

• Grundbuch (Journal): hält alle Buchungen in zeitlicher Reihenfolge fest, jeweils mit Datum, Belegnummer, Buchungstext, Konten und Betrag. Es beantwortet die Frage: Was wurde wann gebucht?
• Hauptbuch: ordnet dieselben Buchungen sachlich auf den Sachkonten, also auf den Bestands- und Erfolgskonten und den Abschlusskonten. Es zeigt, wie sich jeder Posten entwickelt hat, und liefert die Zahlen für Bilanz und GuV.
• Nebenbücher: erläutern einzelne Konten des Hauptbuchs genauer.
  • Kontokorrentbuchhaltung: ein Personenkonto für jeden Kunden und jeden Lieferanten
  • Anlagenbuchhaltung: Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nutzungsdauer, Abschreibungen und Restbuchwert jedes Anlageguts
  • Lagerbuchhaltung (auch Lagerbuchführung): Zugänge, Abgänge und Bestände je Artikel, jeweils mit Beleg. Wird jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr gezählt und mit der Lagerbuchhaltung abgeglichen (permanente Inventur), muss der Bestand nicht genau am Abschlussstichtag gezählt werden (§ 241 Abs. 2 HGB).
  • Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: ein Lohnkonto für jeden Arbeitnehmer und jedes Kalenderjahr (§ 41 Abs. 1 EStG)

Heute werden die Bücher meist elektronisch geführt: Das Buchhaltungsprogramm übernimmt jede erfasste Buchung zugleich ins Journal und auf die Konten.

Debitoren und Kreditoren

In der Kontokorrentbuchhaltung heißen die Personenkonten der Kunden Debitoren, die der Lieferanten Kreditoren. Debitoren sind Schuldner: Kunden, die auf Ziel gekauft haben, schulden dem Betrieb Geld. Kreditoren sind Gläubiger: Der Betrieb schuldet ihnen Geld für Lieferungen und Leistungen. In der Regel bekommt jeder Kunde und jeder Lieferant ein eigenes Konto mit eigener Nummer.

• Eine Ausgangsrechnung steht auf dem Debitorenkonto des Kunden im Soll, seine Zahlung im Haben.
• Eine Eingangsrechnung steht auf dem Kreditorenkonto des Lieferanten im Haben, die Zahlung an ihn im Soll.

Im Hauptbuch stehen dafür nur zwei Sammelkonten: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Forderungen aLL) und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Verbindlichkeiten aLL). Die Salden aller Debitorenkonten ergeben zusammen den Saldo der Forderungen aLL, die Salden aller Kreditorenkonten den Saldo der Verbindlichkeiten aLL. Stimmen die Summen nicht überein, fehlt eine Buchung oder sie ist falsch erfasst. Über die Personenkonten siehst du außerdem, welche Rechnungen noch offen sind: So überwachst du Zahlungsfristen, mahnst säumige Kunden und nutzt Skontofristen bei Lieferanten.

Wie die einzelnen Geschäftsfälle gebucht werden, steht in den Kapiteln zu Bestandskonten und zu typischen Buchungssätzen. Hier geht es um die Ordnung der Konten und Bücher.

Die Lagerbuchführung schreibt für jeden Artikel fort, was vorhanden sein müsste: Anfangsbestand plus Zugänge minus Abgänge ergibt den Sollbestand (Buchbestand). Die Inventur stellt durch Zählen, Messen oder Wiegen den Istbestand fest. Weichen beide voneinander ab, liegt eine Inventurdifferenz vor. Wie Inventur, Inventar und Bilanz zusammenhängen, zeigt das Kapitel „Grundlagen, Inventur & Bilanz“.

Die Buchführung muss die Lage des Vermögens ersichtlich machen (§ 238 Abs. 1 HGB). Ein Buchbestand, der vom tatsächlichen Bestand abweicht, leistet das nicht. Stützt sich das Inventar auf die fortgeschriebenen Bestände statt auf eine Zählung am Stichtag, ist das nur zulässig, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und den Bestand nach Art, Menge und Wert sicher ergibt (§ 241 Abs. 2 HGB). Auch deshalb werden Soll- und Istbestand regelmäßig verglichen.

Soll-Ist-Vergleich

• Inventurdifferenz = Istbestand − Sollbestand
• Ergebnis negativ: Minderbestand, es ist weniger vorhanden als gebucht.
• Ergebnis positiv: Mehrbestand, es ist mehr vorhanden als gebucht.
• Der Wert der Differenz ist die Differenzmenge mal dem Wert, mit dem der Artikel im Lager geführt wird.
• Nicht verwechseln: Bei der Inventurdifferenz vergleichen Mehr- und Minderbestand den Istbestand mit dem Sollbestand. Bei den Bestandsveränderungen an Erzeugnissen bezeichnen dieselben Wörter den Unterschied zwischen Schluss- und Anfangsbestand.

Ursachen klären

Bevor gebucht wird, wird die Differenz untersucht. Schon die Richtung gibt einen Hinweis auf die Ursache:

Zuerst wird nachgezählt. Zeigt ein Artikel einen Minderbestand und ein ähnlicher Artikel einen Mehrbestand in derselben Menge, wurden die beiden wahrscheinlich verwechselt. Ein Buchungsfehler wird berichtigt, indem die fehlende Buchung nachgeholt oder die doppelte storniert wird. Differenzen, die auf Schwund beruhen oder sich nicht aufklären lassen, werden als Inventurdifferenz gebucht.

Korrigieren: Der Istbestand gilt

Das Inventar verzeichnet die vorhandenen Vermögensgegenstände mit ihrem Wert (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB), die Bilanz baut darauf auf. Deshalb wird der Buchbestand an den Istbestand angepasst, nie umgekehrt. Die Korrektur ist eine eigene Buchung mit der Inventurliste als Beleg. Frühere Buchungen werden nicht gelöscht oder überschrieben, ihr ursprünglicher Inhalt muss erkennbar bleiben (§ 239 Abs. 3 HGB).

Bei bestandsorientierter Erfassung wird der Verbrauch laufend nach Materialentnahmescheinen gebucht, das Bestandskonto zeigt den Sollbestand. Die Differenz wird so gebucht:

Im Beispiel mit den Aluminiumprofilen lautet die Buchung:

Für Hilfs- und Betriebsstoffe gilt dasselbe mit deren Konten. In der Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Gesamtkostenverfahren stehen die Bestandsveränderungen an Erzeugnissen und der Materialaufwand in getrennten Posten (§ 275 Abs. 2 Nr. 2 und 5 HGB). Der Industriekontenrahmen bildet diese Trennung mit eigenen Konten ab: Das Konto Bestandsveränderungen erfasst nur die Veränderung der unfertigen und fertigen Erzeugnisse zwischen Anfangs- und Schlussbestand. Inventurdifferenzen bei Werkstoffen laufen über deren Aufwandskonten. Bei Erzeugnissen entfällt eine eigene Korrektur: Ihr Schlussbestand wird durch Inventur ermittelt, eine Fehlmenge wirkt sich deshalb schon in der Bestandsveränderung aus.

Bei aufwandsorientierter Erfassung werden Einkäufe sofort als Aufwand gebucht. Am Jahresende wird der Schlussbestand aus der Inventur übernommen und die Bestandsveränderung gegenüber dem Anfangsbestand auf dem Aufwandskonto gebucht. Eine Fehlmenge steckt damit schon im Aufwand, eine eigene Korrekturbuchung entfällt. Erkennen lässt sich die Differenz dann nur über eine Lagerbuchführung der Materialwirtschaft, die die Mengen fortschreibt.

Maßnahmen ableiten

Die Buchung gleicht nur die Zahlen an. Damit sich eine Differenz nicht wiederholt, werden aus ihrer Ursache Maßnahmen abgeleitet:

• Belege sichern: Eintragungen müssen vollständig, richtig und zeitgerecht sein (§ 239 Abs. 2 HGB). Werkstoffe werden nur gegen Materialentnahmeschein oder Buchung im System ausgegeben, Wareneingänge werden sofort erfasst und mit dem Lieferschein abgeglichen.
• Lager ordnen: Feste Lagerplätze und eindeutige Artikelbezeichnungen verhindern Verwechslungen.
• Zugang beschränken: Nur berechtigte Personen betreten das Lager. Beim Wareneingang und bei der Inventur prüfen zwei Personen (Vier-Augen-Prinzip).
• Schwund vermeiden: Empfindliche Stoffe werden sachgerecht gelagert, ältere Bestände zuerst verbraucht.
• Beobachten: Differenzen je Artikel werden über mehrere Zählungen verglichen, auffällige Artikel im Laufe des Jahres zusätzlich gezählt.

Das Rechnungswesen erfasst alle Vorgänge im Unternehmen, die sich in Geld oder Mengen ausdrücken lassen: Einkäufe, Verkäufe, Zahlungen, Löhne und Gehälter, den Verbrauch von Material. Es liefert die Zahlen, mit denen das Unternehmen gesteuert wird und mit denen es nach außen Rechenschaft ablegt.

Aufgaben des Rechnungswesens

• Dokumentation: Jeder Geschäftsfall wird lückenlos, zeitlich geordnet und mit Beleg festgehalten.
• Rechenschaft und Information: Der Jahresabschluss zeigt Eigentümern, Gläubigern und dem Finanzamt, wie sich Vermögen, Schulden und Erfolg entwickelt haben.
• Kontrolle: Laufende Zahlen zeigen, ob das Unternehmen wirtschaftlich arbeitet und zahlungsfähig bleibt.
• Planung und Entscheidung: Die Zahlen sind die Grundlage für Preise, Investitionen und Finanzierung.

Bereiche des Rechnungswesens

Die Finanzbuchhaltung heißt deshalb auch externes Rechnungswesen, die übrigen Bereiche bilden das interne Rechnungswesen. Statistik und Planung arbeiten mit den Zahlen aus der Finanzbuchhaltung und der Kosten- und Leistungsrechnung.

Wer muss Bücher führen?

• Handelsrecht: Jeder Kaufmann muss Bücher führen und darin seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich machen (§ 238 Abs. 1 HGB). Kaufmann ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt (§ 1 Abs. 1 HGB). Für Handelsgesellschaften wie OHG, KG und GmbH gelten die Vorschriften für Kaufleute ebenso (§ 6 Abs. 1 HGB, § 13 Abs. 3 GmbHG).
• Befreiung kleiner Einzelkaufleute: Ein Einzelkaufmann, der an den Abschlussstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und nicht mehr als 80.000 € Jahresüberschuss hat, braucht keine Bücher nach dem HGB zu führen und kein Inventar aufzustellen (§ 241a HGB), auch keinen Jahresabschluss (§ 242 Abs. 4 HGB). Nach einer Neugründung genügt schon der erste Abschlussstichtag. Für Gesellschaften wie die GmbH gilt die Befreiung nicht.
• Steuerrecht: Wer nach dem HGB Bücher führen muss, muss das auch für die Besteuerung tun (§ 140 AO). Außerdem müssen gewerbliche Unternehmer Bücher führen, wenn das Finanzamt feststellt, dass ihr Umsatz im Kalenderjahr mehr als 800.000 € oder ihr Gewinn aus Gewerbebetrieb im Wirtschaftsjahr mehr als 80.000 € betragen hat. Die Pflicht beginnt mit dem Wirtschaftsjahr, das auf die Mitteilung des Finanzamts folgt (§ 141 AO).

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Die GoB sind die Regeln, nach denen Bücher zu führen sind. Ein Teil steht im Gesetz, der Rest ist aus der kaufmännischen Praxis und der Rechtsprechung entwickelt. Maßstab ist ein sachverständiger Dritter, etwa eine Steuerberaterin oder ein Betriebsprüfer des Finanzamts: Er muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können, und jeder Geschäftsvorfall muss sich von seiner Entstehung bis zu seiner Abwicklung verfolgen lassen (§ 238 Abs. 1 HGB, § 145 Abs. 1 AO).

• Klarheit: Die Bücher werden in einer lebenden Sprache geführt. Abkürzungen, Ziffern und Symbole sind erlaubt, wenn ihre Bedeutung eindeutig festliegt (§ 239 Abs. 1 HGB, § 146 Abs. 3 AO).
• Vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet müssen alle Eintragungen sein (§ 239 Abs. 2 HGB). Steuerlich gilt zusätzlich: Buchungen grundsätzlich einzeln vornehmen, Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festhalten (§ 146 Abs. 1 AO).
• Unveränderbarkeit: Eine Eintragung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 239 Abs. 3 HGB, § 146 Abs. 4 AO). Eine falsche Buchung wird deshalb nicht gelöscht oder überschrieben, sondern durch eine Stornobuchung berichtigt.
• Belegprinzip: Keine Buchung ohne Beleg. Nur so lässt sich jeder Geschäftsvorfall verfolgen; die Buchungsbelege werden deshalb aufbewahrt (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB).
• Buchführung mit Software: Bücher dürfen auf Datenträgern geführt werden, wenn das Verfahren den GoB entspricht. Die Daten müssen während der ganzen Aufbewahrungsfrist verfügbar sein und sich innerhalb angemessener Frist lesbar machen lassen (§ 239 Abs. 4 HGB); steuerlich müssen sie unverzüglich lesbar gemacht werden können (§ 146 Abs. 5 AO).

GoBD: Regeln für die elektronische Buchführung

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) sind ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Sie sind kein Gesetz, sondern legen fest, wie die Finanzverwaltung die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung, vor allem §§ 145 bis 147 AO, auf die elektronische Buchführung anwendet. Das Schreiben wird angepasst, wenn sich Gesetze ändern, etwa 2025 wegen der elektronischen Rechnung. Für die Praxis ist wichtig:

• Unveränderbarkeit im System: Gebuchte Daten dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden; Änderungen werden protokolliert.
• Verfahrensdokumentation: Der Betrieb beschreibt, wie Belege eingehen, erfasst, gebucht und archiviert werden. Sie gehört zu den Organisationsunterlagen, die zehn Jahre aufbewahrt werden (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).
• Internes Kontrollsystem: Zugriffsrechte, Freigaben und Abstimmungen sorgen dafür, dass die Regeln eingehalten werden.
• Elektronisch bleibt elektronisch: Eine Rechnung, die als Datei eingeht, wird als Datei aufbewahrt; ein Ausdruck allein genügt nicht.
• Datenzugriff: Bei einer Außenprüfung darf das Finanzamt Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und verlangen, dass sie nach seinen Vorgaben ausgewertet oder in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden (§ 147 Abs. 6 AO).

Aufbewahrungsfristen

Die Fristen selbst stehen in § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO. Für Buchungsbelege gelten seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre, auch für ältere Belege, deren zehnjährige Frist bis Ende 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 95 EGHGB, Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute bleibt es bei zehn Jahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB, steuerlich Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO).

• Fristbeginn: Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar aufgestellt, der Jahresabschluss festgestellt, der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB). Die Abgabenordnung stellt beim Jahresabschluss auf die Aufstellung ab (§ 147 Abs. 4 AO). Aufgestellt, also erstellt, wird der Jahresabschluss von der Unternehmensleitung, bei der GmbH von den Geschäftsführern. Festgestellt, also verbindlich gebilligt, wird er danach, bei der GmbH durch Beschluss der Gesellschafter (§ 42a Abs. 1, § 46 Nr. 1 GmbHG). Vernichtet werden darf eine Unterlage frühestens am 1. Januar nach dem Ende der Frist.
• Steuerliche Verlängerung: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 AO). Vor dem Vernichten klärt die Buchhaltung deshalb, ob die Unterlagen noch für eine offene Steuerfestsetzung gebraucht werden.
• Scannen statt Papier: Papierunterlagen dürfen gescannt und danach vernichtet werden, wenn das Verfahren den GoB entspricht, die Wiedergabe bei empfangenen Briefen und bei Buchungsbelegen bildlich, bei den übrigen Unterlagen (auch Kopien abgesandter Briefe) inhaltlich mit dem Original übereinstimmt und während der ganzen Frist verfügbar ist und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden kann (§ 257 Abs. 3 HGB). Steuerlich gilt dasselbe mit strengeren Anforderungen: Die Wiedergabe muss jederzeit verfügbar sein und sich unverzüglich lesbar machen und maschinell auswerten lassen (§ 147 Abs. 2 AO). Ausgenommen sind vor allem Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse: Sie werden im Original aufbewahrt.

Warum sorgfältige Dokumentation alle angeht

Anspruchsgruppen sind die Gruppen, die Erwartungen an das Unternehmen haben. Einige gehören zum Unternehmen, andere stehen außerhalb. Alle brauchen verlässliche Zahlen aus der Buchführung.

Eigentümer und Gesellschafter werden üblicherweise zu den Gruppen innerhalb des Unternehmens gezählt, weil ihnen das Unternehmen gehört. Wer nicht selbst in der Geschäftsführung mitarbeitet, erfährt die Lage aber vor allem aus dem Jahresabschluss.

Eine Buchführung, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entspricht, legt das Finanzamt der Besteuerung zugrunde, solange kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden (§ 158 AO). Kann ein Betrieb Bücher, die er nach den Steuergesetzen führen muss, nicht vorlegen, oder werden sie wegen Mängeln nicht zugrunde gelegt, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen (§ 162 Abs. 2 AO).

Ein Industriebetrieb kauft Werkstoffe ein, verarbeitet sie und lagert seine Erzeugnisse, bis sie verkauft sind. Für die Buchführung stellen sich dabei zwei Fragen: Wann wird aus eingekauftem Material Aufwand? Und wie gehen Erzeugnisse in den Erfolg ein, die am Jahresende noch im Lager liegen oder erst halb fertig sind? Beide Fragen entscheiden mit, welche Aufwendungen und Erträge in der Gewinn- und Verlustrechnung stehen (§ 242 Abs. 2 HGB).

Werkstoffe und ihre Konten

• Rohstoffe bilden den Hauptbestandteil des Erzeugnisses, etwa Stahlblech bei Regalen oder Holz bei Möbeln.
• Hilfsstoffe gehen ebenfalls in das Erzeugnis ein, sind aber Nebenbestandteile: Schrauben, Leim, Lack.
• Betriebsstoffe werden bei der Fertigung verbraucht, ohne Teil des Erzeugnisses zu werden: Schmieröl, Kühlschmierstoff, Reinigungsmittel.
• Fremdbauteile (Vorprodukte) sind fertig bezogene Teile, die eingebaut werden, zum Beispiel Elektromotoren oder Stuhlrollen.

Solange Werkstoffe im Lager liegen, gehören sie zu den Vorräten im Umlaufvermögen (§ 266 Abs. 2 B.I HGB). Werden sie verbraucht, entsteht Materialaufwand (§ 275 Abs. 2 Nr. 5 HGB). Deshalb gibt es für jede Werkstoffart ein Bestandskonto, zum Beispiel Rohstoffe, und ein Aufwandskonto, zum Beispiel Aufwendungen für Rohstoffe. Wann der Aufwand gebucht wird, hängt vom Erfassungsverfahren ab.

Bestandsorientierte Erfassung

Der Einkauf wird auf dem Bestandskonto gebucht. Aufwand entsteht erst, wenn die Fertigung Material entnimmt. Beleg dafür ist der Materialentnahmeschein mit Artikel, Menge, Kostenstelle und Auftrag.

Das Bestandskonto zeigt so jederzeit den Buchbestand, und der Verbrauch lässt sich einzelnen Aufträgen zuordnen. Dafür muss jede Entnahme erfasst werden. Am Jahresende wird der Buchbestand mit dem Bestand laut Inventur verglichen. Eine Abweichung ist eine Inventurdifferenz und wird gesondert korrigiert. Das Verfahren eignet sich für Werkstoffe, die auf Lager gehalten werden.

Aufwandsorientierte Erfassung

Der Einkauf wird sofort als Aufwand gebucht. Das passt, wenn Werkstoffe fertigungssynchron angeliefert und gleich verarbeitet werden (Just-in-Time), oder bei geringwertigen Stoffen, deren einzelne Entnahmen sich nicht zu erfassen lohnen.

Während des Jahres bleibt das Bestandskonto unberührt und zeigt nur den Anfangsbestand. Erst die Inventur zum Schluss des Geschäftsjahres (§ 240 Abs. 2 HGB) liefert den Schlussbestand. Die Differenz zum Anfangsbestand wird auf dem Aufwandskonto berichtigt:

Danach zeigt das Aufwandskonto den Verbrauch des Jahres: Verbrauch = Anfangsbestand + Zugänge − Schlussbestand. Diese Art, den Verbrauch zu ermitteln, heißt Inventurmethode (Befundrechnung). Bei bestandsorientierter Erfassung ergibt sich der Verbrauch dagegen laufend aus den Materialentnahmescheinen (Skontrationsmethode, auch Fortschreibungsmethode).

Weil der Verbrauch aus der Inventur errechnet wird, stecken Schwund und Verderb im Aufwand. Ohne eine gesonderte Lagerbuchführung lassen sie sich nicht vom Verbrauch der Fertigung trennen. Im Industriekontenrahmen laufen Korrekturen des Werkstoffbestands in beiden Verfahren über das Aufwandskonto des Werkstoffs, nicht über das Konto Bestandsveränderungen: Die GuV weist den Materialaufwand und die Bestandsveränderungen an Erzeugnissen in getrennten Posten aus (§ 275 Abs. 2 Nr. 2 und 5 HGB).

Bestandsveränderungen an unfertigen und fertigen Erzeugnissen

Der Industriekontenrahmen folgt dem Gesamtkostenverfahren (§ 275 Abs. 1 und 2 HGB). Danach stehen in der GuV alle Aufwendungen des Jahres, auch die für Erzeugnisse, die noch nicht verkauft sind. Umsatzerlöse gibt es dagegen nur für verkaufte Erzeugnisse. Stellt der Betrieb mehr her, als er verkauft, stehen den Aufwendungen für die Lagerstücke keine Erlöse gegenüber. Den Ausgleich schafft die Bestandsveränderung:

• Mehrbestand: Der Schlussbestand ist größer als der Anfangsbestand. Er wird als Ertrag gebucht und erhöht die Gesamtleistung. So stehen den Aufwendungen für die noch nicht verkauften Erzeugnisse Erträge in Höhe ihrer Herstellungskosten gegenüber.
• Minderbestand: Der Schlussbestand ist kleiner als der Anfangsbestand. Der Betrieb hat auch Erzeugnisse aus dem Vorjahresbestand verkauft oder weiterverarbeitet, deren Herstellungskosten im Vorjahr als Bestand erfasst wurden. Der Minderbestand mindert die Gesamtleistung.

Mehrbestand und Minderbestand meinen hier dasselbe wie Bestandsmehrung und Bestandsminderung bei den Werkstoffen: Verglichen werden Schluss- und Anfangsbestand. Verschieden ist nur das Konto. Die Veränderung an Erzeugnissen wird auf dem Konto Bestandsveränderungen gebucht, die an Werkstoffen auf deren Aufwandskonto. Bei einer Inventurdifferenz bezeichnen dieselben Wörter dagegen den Unterschied zwischen dem Bestand laut Inventur und dem Buchbestand.

Die Konten Unfertige Erzeugnisse und Fertige Erzeugnisse sind aktive Bestandskonten (Vorräte, § 266 Abs. 2 B.I HGB). Sie werden während des Jahres nicht bebucht, Verkäufe laufen über das Konto Umsatzerlöse. Am Jahresende werden die Bestände durch Inventur ermittelt und höchstens mit ihren Herstellungskosten bewertet (§ 253 Abs. 1, § 255 Abs. 2 HGB). Der Verkaufspreis ist nicht maßgeblich, denn ein Gewinn darf nur berücksichtigt werden, wenn er am Abschlussstichtag realisiert ist (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Das ist erst mit der Lieferung an den Kunden der Fall.

Das Konto Bestandsveränderungen wird über das GuV-Konto abgeschlossen. Überwiegt der Mehrbestand, lautet die Buchung Bestandsveränderungen an GuV-Konto, überwiegt der Minderbestand, GuV-Konto an Bestandsveränderungen. Umsatzerlöse plus Mehrbestand oder minus Minderbestand ergeben die Gesamtleistung des Jahres. Hat der Betrieb Anlagen für den eigenen Gebrauch hergestellt, kommen die anderen aktivierten Eigenleistungen hinzu (§ 275 Abs. 2 Nr. 3 HGB).

Für das Inventar zum Schluss des Geschäftsjahrs (§ 240 Abs. 2 HGB) müssen alle Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert erfasst sein. Bei Forderungen, Bankguthaben oder Darlehen geschieht das anhand von Belegen und Kontoauszügen (Buchinventur). Vorräte und Sachanlagen werden körperlich aufgenommen: gezählt, gemessen oder gewogen. Wann und wie das geschieht, darf der Betrieb in den Grenzen von § 241 HGB wählen.

Stichtagsinventur

Alle Bestände werden zum Abschlussstichtag körperlich aufgenommen. Weil sich das selten an einem einzigen Tag schaffen lässt, genügt eine zeitnahe Aufnahme; steuerlich gilt dafür in der Regel ein Zeitraum von zehn Tagen vor oder nach dem Stichtag (R 5.3 Abs. 1 EStR). Zu- und Abgänge zwischen Aufnahmetag und Stichtag werden anhand der Belege nach Menge und Wert herausgerechnet oder hinzugerechnet. Das Verfahren ist genau, ballt aber die ganze Arbeit auf wenige Tage zum Jahreswechsel, oft muss das Lager dafür schließen.

Verlegte Inventur

Die körperliche Aufnahme findet an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Stichtag statt und wird in einem besonderen Inventar festgehalten (§ 241 Abs. 3 HGB). Der Wert wird dann auf den Stichtag umgerechnet, und zwar nur wertmäßig, nicht Artikel für Artikel:

• vorverlegt: Wert am Aufnahmetag + Zugänge − Abgänge bis zum Stichtag (Fortschreibung)
• nachverlegt: Wert am Aufnahmetag − Zugänge + Abgänge seit dem Stichtag (Rückrechnung)

Bei einem Kalenderjahr als Geschäftsjahr darf die verlegte Inventur also frühestens am 1. Oktober und spätestens Ende Februar stattfinden.

Permanente Inventur

Der Bestand am Stichtag wird ohne Zählung an diesem Tag aus der Lagerbuchführung übernommen, die jeden Zu- und Abgang je Artikel mit Beleg nach Menge und Wert fortschreibt (§ 241 Abs. 2 HGB). Dafür muss jeder Artikel mindestens einmal im Geschäftsjahr gezählt und mit dem Buchbestand abgeglichen werden. Den Zeitpunkt wählt der Betrieb selbst, am besten dann, wenn der Bestand niedrig und das Lager ruhig ist. Abweichungen werden als Inventurdifferenz geklärt und korrigiert.

Stichprobeninventur

Bei sehr vielen Artikeln dürfen die Bestände mit anerkannten mathematisch-statistischen Verfahren aus Stichproben hochgerechnet werden, wenn das Ergebnis so verlässlich ist wie eine vollständige Zählung (§ 241 Abs. 1 HGB). Gezählt werden nur zufällig ausgewählte Lagerplätze.

Steuerlich sind verlegte und permanente Inventur nicht erlaubt für Bestände, die durch Schwund, Verdunsten, Verderb oder Bruch unkontrollierbar abnehmen. Das gilt nur dann nicht, wenn sich diese Abgänge anhand von Erfahrungswerten hinreichend genau schätzen lassen. Ausgeschlossen sind beide Verfahren außerdem für besonders wertvolle Güter (R 5.3 EStR). Solche Bestände werden zum Stichtag gezählt.

Jeder Geschäftsfall verändert mindestens zwei Posten der Bilanz. Weil jede Buchung einen Betrag im Soll und denselben Betrag im Haben bewegt, bleibt die Bilanz trotzdem im Gleichgewicht: Summe der Aktiva = Summe der Passiva. Je nachdem, welche Seiten betroffen sind, unterscheidet man vier Arten.

Die vier Arten im Überblick

So erkennst du die Art: Frage zuerst, welche zwei Posten berührt werden, und dann, auf welcher Seite der Bilanz jeder steht. Stehen beide auf derselben Seite, ist es ein Tausch. Stehen sie auf verschiedenen Seiten, ist es eine Mehrung oder eine Minderung.

Erfolgsvorgänge und Umsatzsteuer

Auch Aufwendungen und Erträge lassen sich so einordnen, weil sie über die Erfolgskonten das Eigenkapital verändern. Wird die Büromiete per Bank bezahlt, sinken Bank und Eigenkapital: eine Aktiv-Passiv-Minderung. Schreibt die Bank Zinsen gut, steigen Bank und Eigenkapital: eine Aktiv-Passiv-Mehrung.

Mit Umsatzsteuer kommt ein weiterer Posten hinzu. Beim Kauf von Rohstoffen auf Ziel nehmen Rohstoffe und Vorsteuer auf der Aktivseite zu, die Verbindlichkeiten aLL auf der Passivseite um den Bruttobetrag. Die Art bleibt eine Aktiv-Passiv-Mehrung.

Häufiger Fehler: Aufwand als Aktivposten ansehen und die Mietzahlung deshalb für einen Aktivtausch halten. Aufwand ist kein Vermögen; er mindert das Eigenkapital.

Aufwendungen und Erträge werden während des Jahres nicht direkt auf dem Eigenkapitalkonto gebucht, sondern auf Erfolgskonten. Sie sind Unterkonten des Eigenkapitals: Aufwendungen mindern das Eigenkapital und stehen deshalb wie dessen Abgänge im Soll, Erträge mehren es und stehen im Haben. Erfolgskonten haben keinen Anfangsbestand; sie beginnen jedes Geschäftsjahr bei null. So zeigen sie getrennt, woraus der Erfolg entstanden ist.

Abschluss in vier Schritten

1. Vorbereitende Abschlussbuchungen: Abschreibungen, Bestandsveränderungen und Inventurdifferenzen buchen, Unterkonten wie Bezugskosten, Nachlässe und Erlösberichtigungen über ihre Hauptkonten abschließen, Vorsteuer mit Umsatzsteuer verrechnen.
2. Erfolgskonten über das GuV-Konto abschließen: Der Saldo jedes Aufwandskontos steht im Haben und geht ins Soll des GuV-Kontos, der Saldo jedes Ertragskontos geht ins Haben des GuV-Kontos.
3. GuV-Konto über das Eigenkapital abschließen: Sind die Erträge größer als die Aufwendungen, steht der Saldo auf der Sollseite des GuV-Kontos und ist ein Gewinn; er mehrt das Eigenkapital. Ist es umgekehrt, steht der Saldo im Haben und ist ein Verlust.
4. Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto abschließen: die Aktivkonten ins Soll, die Passivkonten einschließlich Eigenkapital ins Haben des Schlussbilanzkontos. Aus ihm entsteht die Schlussbilanz.

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird vor dem Abschluss des Eigenkapitals noch das Privatkonto über das Eigenkapital abgeschlossen. Bei der GmbH weist die Bilanz den Gewinn gesondert als Jahresüberschuss aus (§ 266 Abs. 3 A. V. HGB); in den Übungen dieses Lernfelds steht dafür vereinfacht ein Konto Eigenkapital.

Das Eigenkapital steigt von 380.000 € auf 444.000 €. Diese Zahl geht ins Haben des Schlussbilanzkontos.

Gewinn zweimal ermittelt

Das GuV-Konto zeigt, wie der Erfolg entstanden ist: welche Aufwendungen und Erträge angefallen sind (§ 242 Abs. 2 HGB). Der Vergleich des Eigenkapitals am Ende mit dem am Anfang zeigt, wie viel sich das Eigenkapital verändert hat; Privatentnahmen und -einlagen werden dabei herausgerechnet. Beide Wege müssen dasselbe Ergebnis liefern. Weicht es ab, ist ein Fehler in der Buchführung.

Häufige Fehler: den Gewinn seitenverkehrt buchen (Eigenkapital an GuV-Konto), ein Erfolgskonto direkt über das Schlussbilanzkonto abschließen oder ein Bestandskonto wie die Vorsteuer in das GuV-Konto übernehmen.

Was ein Betrieb für Werkstoffe am Ende bezahlt oder für seine Erzeugnisse erhält, weicht oft vom ersten Rechnungsbetrag ab. Für die Buchung kommt es darauf an, wann der Nachlass entsteht und warum.

Einkauf

• Sofortrabatt (Mengen-, Treue-, Wiederverkäuferrabatt): Er steht schon in der Rechnung und wird nicht gesondert gebucht. Gebucht wird der Warenwert nach Rabatt.
• Bezugskosten wie Fracht, Verpackung oder Transportversicherung gehören zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB). Sie werden auf dem Unterkonto Bezugskosten gebucht, damit sie sich auswerten lassen.
• Rücksendung an den Lieferer, etwa bei einer Falschlieferung: Die Eingangsbuchung wird anteilig umgekehrt, also Verbindlichkeiten aLL an Rohstoffe und Vorsteuer.
• Nachträgliche Nachlässe: ein Preisnachlass wegen eines Mangels, ein Bonus am Ende eines Zeitraums oder Skonto bei der Zahlung. Sie mindern die Anschaffungskosten und werden auf dem Unterkonto Nachlässe für Rohstoffe gebucht.

Jeder nachträgliche Nachlass mindert das Entgelt, deshalb wird auch die Vorsteuer berichtigt (§ 17 Abs. 1 UStG). Ist der Nachlass brutto angegeben, steckt die Vorsteuer mit 19/119 darin, bei 7 % mit 7/107.

Verkauf

• Rücksendung durch den Kunden: Die Verkaufsbuchung wird anteilig umgekehrt: Umsatzerlöse und Umsatzsteuer an Forderungen aLL.
• Nachträgliche Nachlässe an Kunden (Preisnachlass wegen eines Mangels, Bonus, Skonto) werden auf dem Unterkonto Erlösberichtigungen gebucht, die Umsatzsteuer wird berichtigt: Erlösberichtigungen und Umsatzsteuer an Forderungen aLL.

Skonto wird bei der Zahlung gebucht: Der ganze offene Betrag wird ausgebucht und auf Bank, Nachlass und Steuer aufgeteilt, beim Einkauf zum Beispiel Verbindlichkeiten aLL an Bank, Nachlässe für Rohstoffe und Vorsteuer.

Abschluss der Unterkonten

Am Jahresende werden die Unterkonten über ihr Hauptkonto abgeschlossen: Bezugskosten und Nachlässe für Rohstoffe über das Konto Rohstoffe (bei aufwandsorientierter Erfassung über Aufwendungen für Rohstoffe), Erlösberichtigungen über Umsatzerlöse. So zeigen Rohstoffe die tatsächlichen Anschaffungskosten und Umsatzerlöse die tatsächlichen Erlöse.

Für günstige Anlagegüter wäre es zu aufwendig, jedes einzeln über viele Jahre abzuschreiben. Das Steuerrecht erlaubt deshalb Vereinfachungen, die handelsrechtlich meist übernommen werden. Sie gelten für bewegliche, abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens, die selbständig nutzbar sind, sich also ohne andere, technisch darauf abgestimmte Güter nutzen lassen (§ 6 Abs. 2 EStG).

Erst die Anschaffungskosten, dann die Grenze

Maßgeblich sind die Anschaffungskosten ohne abziehbare Vorsteuer: Kaufpreis nach Rabatt, abzüglich Skonto, zuzüglich Nebenkosten wie Lieferung und Aufbau (§ 255 Abs. 1 HGB). Ein Regal mit 880 € Listenpreis und 10 % Rabatt kostet 792 € und bleibt unter 800 €. Ein Schrank für 760 € mit 55 € Lieferkosten kostet 815 € und liegt darüber.

Statt der Vereinfachungen darf immer auch planmäßig über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden.

Sammelposten

Der Betrieb kann für ein Geschäftsjahr entscheiden, alle Güter mit Anschaffungskosten über 250 € bis 1.000 € in einen Sammelposten einzustellen (§ 6 Abs. 2a EStG). Die Wahl gilt dann einheitlich für alle diese Güter des Jahres; die Sofortabschreibung für Güter über 250 € bis 800 € fällt in diesem Jahr weg. Güter bis 250 € dürfen weiter sofort abgeschrieben werden. Der Sammelposten wird im Jahr der Bildung und in den vier folgenden Jahren mit je einem Fünftel aufgelöst, unabhängig vom Anschaffungsmonat. Scheidet ein Gut vorher aus, etwa durch Verkauf oder Defekt, bleibt der Sammelposten unverändert.

Zeitanteilige Abschreibung im Anschaffungsjahr

Wird ein Anlagegut planmäßig abgeschrieben, zählt im Anschaffungsjahr nur die Zeit ab der Anschaffung: Für jeden vollen Monat vor dem Anschaffungsmonat wird ein Zwölftel weniger angesetzt (§ 7 Abs. 1 Satz 4 EStG). Der Anschaffungsmonat zählt also voll mit.

Häufige Fehler: die Grenze am Bruttopreis oder am Listenpreis prüfen, die Nebenkosten vergessen, im Anschaffungsjahr ein volles Jahr abschreiben oder den Anschaffungsmonat nicht mitzählen. Finanzierungszinsen und Schulungen gehören nicht zu den Anschaffungskosten.

Ein Anlagegut scheidet aus dem Betrieb aus, wenn es verkauft, verschrottet oder zerstört wird. In der Buchführung muss es dann vom Anlagekonto verschwinden, und der Unterschied zwischen seinem Buchwert und dem Erlös zeigt sich als Gewinn oder Verlust.

Vier Schritte beim Verkauf

1. Abschreibung bis zum Abgang: Auch im Jahr des Verkaufs wurde das Anlagegut genutzt. Deshalb wird die planmäßige Abschreibung zeitanteilig für die Monate bis zum Abgang gebucht. In Aufgaben liegt der Abgang meist am Ende eines Monats, sodass die Zahl der Monate eindeutig ist.
2. Restbuchwert ermitteln: Buchwert am Jahresanfang − Abschreibung bis zum Abgang.
3. Verkauf buchen: Der Nettoerlös geht auf das Konto Erlöse aus Anlagenverkäufen. Der Verkauf eines beweglichen Anlageguts ist für den Betrieb umsatzsteuerpflichtig wie jeder andere Verkauf, deshalb kommt die Umsatzsteuer hinzu.
4. Restbuchwert ausbuchen: Das Anlagekonto wird um den Restbuchwert entlastet, die Gegenbuchung steht auf Anlagenabgänge (Restbuchwert).

Der Vergleich beider Konten ergibt das Ergebnis des Verkaufs:

In der Gewinn- und Verlustrechnung erscheint ein Buchgewinn unter den sonstigen betrieblichen Erträgen, ein Buchverlust unter den sonstigen betrieblichen Aufwendungen (§ 275 Abs. 2 Nr. 4 und 8 HGB), nicht unter den Umsatzerlösen.

Abgang ohne Erlös

Wird ein Anlagegut verschrottet oder bei einem Unfall zerstört, gibt es keinen Erlös. Nach der zeitanteiligen Abschreibung wird nur der Restbuchwert ausgebucht, zum Beispiel Anlagenabgänge (Restbuchwert) an Betriebs- und Geschäftsausstattung. Der ganze Restbuchwert ist dann Buchverlust. Zahlt eine Versicherung eine Entschädigung, ist das kein Verkauf: Die Zahlung ist ein Ertrag ohne Umsatzsteuer, weil ihr keine Lieferung gegenübersteht.

Häufige Fehler: den Bruttoerlös mit dem Restbuchwert vergleichen, die zeitanteilige Abschreibung im Jahr des Abgangs vergessen oder den ganzen Verkaufserlös für Gewinn halten.

Keine Buchung ohne Beleg: Der Beleg beweist, dass ein Geschäftsfall stattgefunden hat, und verbindet ihn mit seiner Buchung. Wer später eine Zahl in der Buchführung prüft, muss über die Belegnummer den passenden Beleg finden können.

Fremdbelege und Eigenbelege

Geht ein Fremdbeleg verloren und ist keine Zweitschrift zu bekommen, erstellt der Betrieb einen Ersatzbeleg. Er nennt Datum, Betrag, Empfänger, Anlass und den Grund für das Fehlen und trägt eine Unterschrift. Für den Vorsteuerabzug reicht er nicht, dafür braucht es eine Rechnung.

Belege bearbeiten

1. Prüfen: sachlich, ob der Geschäftsfall wirklich so stattgefunden hat, etwa durch Abgleich mit Bestellung und Wareneingang; rechnerisch, ob alle Beträge stimmen; bei Rechnungen auch formell auf die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.
2. Ordnen und nummerieren: nach Belegart sortieren und fortlaufend nummerieren.
3. Kontieren: auf dem Beleg oder im Buchungsprogramm festhalten, welche Konten im Soll und im Haben mit welchen Beträgen angesprochen werden, dazu Buchungsdatum und Kürzel des Bearbeiters.
4. Buchen: im Grundbuch in zeitlicher Reihenfolge und auf den Konten des Hauptbuchs, bei Kunden und Lieferanten auch auf deren Personenkonten.
5. Ablegen: nach Belegart und Nummer, auf Papier oder im Dokumentenmanagementsystem.

Aufbewahrung

Buchungsbelege werden acht Jahre aufbewahrt (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 257 Abs. 5 HGB). Eine E-Rechnung wird in ihrem empfangenen Format gespeichert und muss während der Frist unverändert, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Papierbelege dürfen unter den Voraussetzungen der GoBD eingescannt und danach vernichtet werden.

Nach dem Material ist das Personal in vielen Industriebetrieben der größte Aufwand. Gebucht wird er in mehreren Schritten, weil nicht das ganze Geld an die Beschäftigten geht.

Was Aufwand ist und was nur durchläuft

Das Bruttoentgelt ist Aufwand, bei Arbeiterinnen und Arbeitern auf dem Konto Löhne, bei Angestellten auf Gehälter. Davon behält der Arbeitgeber zwei Beträge ein:

• die Lohnsteuer, gegebenenfalls mit Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer. Er muss sie bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt abführen (§ 41a Abs. 1 EStG); bis dahin ist sie eine Schuld auf dem Konto Verbindlichkeiten ggü. Finanzbehörden.
• den Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung, den er an die Krankenkasse weiterleitet.

Den Rest, das Nettoentgelt, überweist er an die Beschäftigten. Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteil sind kein zusätzlicher Aufwand: Sie stecken schon im Bruttogehalt. Zusätzlich trägt der Arbeitgeber aber den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung; er ist weiterer Personalaufwand.

Warum eine SV-Vorauszahlung?

Die Beiträge sind in voraussichtlicher Höhe schon am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem gearbeitet wird (§ 23 Abs. 1 SGB IV), meist bevor die Gehälter ausgezahlt werden. Der Arbeitgeber überweist deshalb vorher Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen und bucht sie auf das Aktivkonto SV-Vorauszahlung. Gehalts- und Arbeitgeberbuchung gleichen das Konto anschließend wieder aus.

Am Ende des Geschäftsjahres liefert die Finanzbuchhaltung zwei Ergebnisse: die GuV mit dem Erfolg des Jahres und die Bilanz mit Vermögen und Kapital am Stichtag. Aussagekräftig werden die Zahlen erst im Vergleich, zum Beispiel mit dem Vorjahr (Zeitvergleich).

Gewinn aus der GuV und aus dem Eigenkapitalvergleich

Die GuV ermittelt den Erfolg als Unterschied von Erträgen und Aufwendungen: Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Dasselbe Ergebnis zeigt das Eigenkapital, denn ein Gewinn erhöht es und ein Verlust senkt es. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften verändern aber auch Privatentnahmen und Privateinlagen das Eigenkapital, ohne Erfolg zu sein. Sie werden herausgerechnet (§ 4 Abs. 1 EStG):

Gewinn = Eigenkapital am Ende − Eigenkapital am Anfang + Privatentnahmen − Privateinlagen

Bei einer GmbH mindern Gewinnausschüttungen an die Gesellschafter das Eigenkapital, Kapitalerhöhungen steigern es; beides ist kein Erfolg des Jahres.

Bilanzsumme und Eigenkapitalquote

Eine wachsende Bilanzsumme ist für sich weder gut noch schlecht. Sie kann aus Investitionen, höheren Vorräten oder mehr Forderungen entstehen und mit Eigenkapital, etwa einbehaltenen Gewinnen, oder mit Fremdkapital, etwa Darlehen, finanziert sein. Deshalb lohnt der Blick auf die Struktur. Die Eigenkapitalquote zeigt, welcher Teil des Vermögens mit eigenen Mitteln finanziert ist:

Eigenkapitalquote = Eigenkapital ÷ Bilanzsumme × 100

Eine hohe Quote bedeutet: Das Unternehmen hängt weniger von Kreditgebern ab und hat ein größeres Polster, um Verluste zu tragen. Veränderungen der Quote gibst du in Prozentpunkten an.

In drei Schritten beurteilen

1. Veränderungen berechnen, absolut in Euro und relativ in Prozent.
2. Ursachen suchen: Welche Posten haben sich verändert, und warum?
3. Werten: Ist die Entwicklung für Sicherheit und Erfolg günstig oder bedenklich, und was sollte das Unternehmen tun?