Lernfeld 12: Personalprozesse planen, steuern und kontrollieren

Die Personalplanung sichert, dass die richtige Zahl qualifizierter Mitarbeiter zur richtigen Zeit verfügbar ist.

Personalbedarf

Der Bruttopersonalbedarf ist der gesamte Sollbestand. Davon zieht man das Personal ab, das zum Planungszeitpunkt voraussichtlich da ist: heutiger Bestand plus feststehende Zugänge minus absehbare Abgänge. Das Ergebnis ist der Nettopersonalbedarf. Ein positiver Wert nennt die Zahl der zu besetzenden Stellen, ein negativer zeigt eine Personalüberdeckung.

Personalbeschaffung

• Intern: Versetzung, Beförderung, Mehrarbeit (günstig, motivierend).
• Extern: Stellenanzeige, Jobportale, Agentur (größere Auswahl).

Auswahl

Bewerberauswahl über Unterlagen, Tests und Vorstellungsgespräch. Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verbietet Diskriminierung.

Das Arbeitsrecht regelt die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer.

Individual- und Kollektivarbeitsrecht

Individualarbeitsrecht betrifft den einzelnen Arbeitsvertrag; Kollektivarbeitsrecht Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen.

Kündigung

• Ordentliche Kündigung mit Frist (§ 622 BGB).
• Außerordentliche (fristlose) Kündigung aus wichtigem Grund.
• Der allgemeine Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz (KSchG) gilt, wenn der Betrieb in der Regel mehr als 10 Arbeitnehmer hat (Auszubildende zählen nicht, Teilzeitkräfte anteilig) und das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate besteht (§ 1 Abs. 1, § 23 Abs. 1 KSchG). Dann muss die Kündigung sozial gerechtfertigt sein, also personen-, verhaltens- oder betriebsbedingt.

Tarifvertrag

Tarifverträge entstehen durch Tarifautonomie (Art. 9 Abs. 3 GG): Gewerkschaften schließen sie mit Arbeitgeberverbänden (Verbandstarifvertrag) oder mit einem einzelnen Arbeitgeber (Firmen- oder Haustarifvertrag, § 2 Abs. 1 TVG); sie regeln Lohn (Lohntarifvertrag) und Rahmenbedingungen (Manteltarifvertrag).

Das Entgelt ist die Gegenleistung für die Arbeit.

Entgeltformen

• Zeitlohn: nach Arbeitszeit.
• Akkordlohn: nach Leistung/Stückzahl.
• Prämienlohn: Grundlohn plus Prämie.

Vom Brutto zum Netto

Nettoentgelt = Bruttoentgelt − Lohnsteuer (− Soli/Kirchensteuer) − Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung.

Die 5 Zweige der Sozialversicherung

Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung tragen Arbeitnehmer und Arbeitgeber grundsätzlich je zur Hälfte. Wichtige Ausnahmen: Den Zuschlag für Kinderlose ab 23 Jahren in der Pflegeversicherung zahlt der Arbeitnehmer allein (§ 58 Abs. 1 SGB XI); in Sachsen trägt er in der Pflegeversicherung einen Prozentpunkt mehr als der Arbeitgeber (§ 58 Abs. 3 SGB XI); bei Auszubildenden mit höchstens 325 € im Monat zahlt der Arbeitgeber alles (§ 20 Abs. 3 SGB IV); im Übergangsbereich bis 2.000 € ist der Arbeitnehmeranteil geringer; das gilt nicht für Auszubildende (§ 20 Abs. 2 und 2a SGB IV). Die Beiträge zur Unfallversicherung trägt für Beschäftigte der Arbeitgeber allein (§ 150 Abs. 1 SGB VII). Personalzusatzkosten kommen zum Entgelt für tatsächlich geleistete Arbeit (Personalgrundkosten) hinzu, z. B. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, Urlaubsentgelt und Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Urlaubsentgelt und Lohnfortzahlung sind also Teil des Bruttoentgelts, zählen aber zu den Zusatzkosten.

Personalentwicklung qualifiziert und bindet Mitarbeiter.

Maßnahmen

On the job (am Arbeitsplatz, z. B. Einarbeitung) und off the job (Seminare, Schulungen).

Mitbestimmung

Der Betriebsrat (Betriebsverfassungsgesetz) vertritt die Belegschaft. In sozialen Angelegenheiten (z. B. Arbeitszeit, Urlaubsgrundsätze) hat er ein echtes Mitbestimmungsrecht (§ 87 BetrVG).

Personalkennzahlen

Fluktuationsquote und Krankenquote zeigen Stabilität und Belastung. Personalfreisetzung soll möglichst sozialverträglich erfolgen: zuerst Maßnahmen ohne Abbau des Bestands (Überstunden abbauen, Kurzarbeit, Versetzung), dann natürliche Fluktuation, Aufhebungsvertrag oder Vorruhestand. Kündigung nur als letztes Mittel; bei betriebsbedingter Kündigung gilt im Geltungsbereich des KSchG die Sozialauswahl (§ 1 Abs. 3 KSchG), vor jeder Kündigung ist ein vorhandener Betriebsrat anzuhören (§ 102 Abs. 1 BetrVG).

So entsteht aus dem Bruttolohn das Nettoentgelt (Beispielwerte – die genauen Beitragssätze ändern sich jährlich).

Die 5 Zweige der Sozialversicherung

Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung. Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung tragen Arbeitnehmer und Arbeitgeber grundsätzlich je zur Hälfte. Wichtige Ausnahmen: Den Zuschlag für Kinderlose ab 23 Jahren in der Pflegeversicherung zahlt der Arbeitnehmer allein (§ 58 Abs. 1 SGB XI); in Sachsen trägt er in der Pflegeversicherung einen Prozentpunkt mehr als der Arbeitgeber (§ 58 Abs. 3 SGB XI); bei Auszubildenden mit höchstens 325 € im Monat zahlt der Arbeitgeber alles (§ 20 Abs. 3 SGB IV); im Übergangsbereich bis 2.000 € ist der Arbeitnehmeranteil geringer; das gilt nicht für Auszubildende (§ 20 Abs. 2 und 2a SGB IV). Die Beiträge zur Unfallversicherung trägt für Beschäftigte der Arbeitgeber allein (§ 150 Abs. 1 SGB VII).

Beispielrechnung

Annahmen: Steuerklasse I, ohne Kirchensteuer, durchschnittlicher Zusatzbeitrag der Krankenkassen, Pflegeversicherung ohne Zuschlag für Kinderlose und ohne Abschlag für mehrere Kinder, Beschäftigung außerhalb Sachsens.

Ein Solidaritätszuschlag fällt bei dieser Lohnsteuer nicht an. Wer mindestens 23 Jahre alt und kinderlos ist, zahlt 21,75 %, hier also 652,50 €.

Der Arbeitgeber trägt zusätzlich zum Bruttolohn seinen Anteil an der Sozialversicherung und den Beitrag zur Unfallversicherung. Beides zählt wie Urlaubsentgelt und Lohnfortzahlung zu den Personalzusatzkosten.

Beim Akkordlohn richtet sich der Verdienst nach der Leistung.

Akkordrichtsatz und Normalleistung

Grundlohn 18 €/h, Akkordzuschlag 25 %.
Akkordrichtsatz = 18 € × 1,25 = 22,50 €/h.
Vorgabezeit 6 Minuten je Stück → Normalleistung = 60 ÷ 6 = 10 Stück je Stunde.

Lohn je Stück: Zeitakkord und Geldakkord

• Zeitakkord: Minutenfaktor = 22,50 € ÷ 60 = 0,375 € je Minute; je Stück 6 × 0,375 € = 2,25 €.
• Geldakkord: Stückgeldsatz = 22,50 € ÷ 10 Stück = 2,25 € je Stück.

Bei gleichen Vorgaben führen beide Wege zum selben Lohn: Der Zeitakkord rechnet mit Vorgabeminuten, der Geldakkord mit einem festen Betrag je Stück.

Verdienstvergleich

Bei Normalleistung fertigt der Mitarbeiter in 8 Stunden 80 Stück; das ergibt 80 × 2,25 € = 180 € (= Akkordrichtsatz 22,50 € × 8 h). Fertigt der Mitarbeiter in 8 Stunden 100 Stück (Leistungsgrad 125 %): Akkordlohn = 100 × 2,25 € = 225 €. Reiner Zeitlohn wäre 8 × 18 € = 144 €. Von den 81 € Unterschied stammen 36 € aus dem Akkordzuschlag, der schon bei Normalleistung gezahlt wird, und 45 € aus der Mehrleistung. Der Akkord belohnt also Mehrleistung – kann aber zu Qualitätsdruck führen.

Zahlreiche Gesetze schützen die Arbeitnehmer.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

• Werktägliche Höchstarbeitszeit grundsätzlich 8 Stunden; bis zu 10 Stunden sind erlaubt, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen bei höchstens 8 Stunden je Werktag liegt (§ 3 ArbZG).
• Nach Arbeitsende mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit (§ 5 ArbZG).
• Ruhepausen: bei mehr als 6 bis 9 Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als 9 Stunden mindestens 45 Minuten, teilbar in Abschnitte von mindestens 15 Minuten; länger als 6 Stunden hintereinander darf niemand ohne Pause arbeiten (§ 4 ArbZG).

Weitere Schutzgesetze

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Gefährdungsbeurteilung, sichere Arbeitsbedingungen.
• Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG): Schutz Minderjähriger.
• Mutterschutzgesetz und Bundesurlaubsgesetz (mindestens 24 Werktage Urlaub).

Bevor ein Betrieb Stellen ausschreibt oder Leiharbeitskräfte anfordert, klärt die Personalbedarfsplanung, wie viele Beschäftigte er braucht (quantitativ), mit welchen Kenntnissen (qualitativ), ab wann (zeitlich) und in welcher Abteilung oder an welchem Standort (örtlich). Ausgangspunkt sind die Pläne der anderen Bereiche: Absatz- und Produktionsplan, Investitionen in neue Anlagen, geplante Umstellungen in der Verwaltung.

Arten des Personalbedarfs

Manche Lehrbücher nennen außerdem den Zusatzbedarf: zusätzliches Personal nur für eine begrenzte Zeit, etwa für eine Auftragsspitze. Anders als beim Neubedarf entsteht dabei keine dauerhafte Stelle.

Einsatzbedarf und Reservebedarf ergeben zusammen den Bruttopersonalbedarf. Den Einsatzbedarf berechnet man oft mit Arbeitsmenge und Zeit je Einheit: Arbeitsmenge · Zeit je Einheit ÷ verfügbare Arbeitszeit je Vollzeitkraft. Zieht man vom Bruttobedarf den fortgeschriebenen Personalbestand ab, also den heutigen Bestand plus feststehende Zugänge minus absehbare Abgänge, bleibt der Nettopersonalbedarf (Kapitel „Personalbedarf & -beschaffung“).

Stellenplan und Stellenbesetzungsplan

Der Stellenplan zeigt je Abteilung alle Stellen, die das Unternehmen vorsieht, mit Bezeichnung, Zahl, Umfang (Vollzeit oder Teilzeit) und meist der Entgeltgruppe. Namen stehen darin nicht. Der Stellenbesetzungsplan ordnet jeder Stelle die Person zu, die sie innehat, und macht offene Stellen sichtbar. Für die Planung vergleicht die Personalabteilung den Stellenplan des nächsten Jahres mit der Besetzung, die sich bis dahin ergibt.

Die Montage hat heute 24 Planstellen, besetzt sind 23. Für das nächste Jahr sieht der Stellenplan wegen einer neuen Linie 26 Stellen vor. Zwei Monteure gehen in den Ruhestand, eine Monteurin wechselt nach dem Ende ihrer Befristung nicht weiter. Ein Auszubildender wird übernommen, und eine Mitarbeiterin kehrt aus der Elternzeit zurück; während der Elternzeit zählt sie nicht zu den 23 besetzten Stellen.

Fortgeschriebener Bestand: 23 + 2 − 3 = 22. Nettopersonalbedarf: 26 − 22 = 4 Stellen. Sie setzen sich zusammen aus 1 Stelle Nachholbedarf, 2 Stellen Neubedarf und 3 Stellen Ersatzbedarf, abzüglich der 2 feststehenden Zugänge.

Qualitative Planung: Anforderungen und Qualifikationen

Die qualitative Planung vergleicht das Anforderungsprofil einer Stelle mit dem Qualifikationsprofil der Beschäftigten, die dafür infrage kommen. Das Anforderungsprofil leitet sich aus der Stellenbeschreibung ab, etwa Fachkenntnisse, Erfahrung, Sprachkenntnisse und Belastbarkeit. Wo Anforderung und Qualifikation auseinanderfallen, entsteht eine Lücke. Der Betrieb schließt sie entweder durch Personalentwicklung, also Schulung, Einarbeitung oder Umschulung eigener Beschäftigter, oder durch Personalbeschaffung von außen. Entwicklung dauert länger, bindet aber die eigenen Leute; Beschaffung bringt das Wissen schneller ins Haus, kostet aber Suche und Einarbeitung.

Besteht ein Betriebsrat, unterrichtet ihn der Arbeitgeber rechtzeitig und umfassend über die Personalplanung, vor allem über den heutigen und künftigen Bedarf und die geplanten Maßnahmen, und berät mit ihm darüber (§ 92 Abs. 1 BetrVG).

Arbeitnehmerüberlassung

Für einen Bedarf auf Zeit, etwa eine Auftragsspitze, kann der Betrieb Leiharbeitskräfte einsetzen. Bei der Arbeitnehmerüberlassung stehen drei Beteiligte zueinander in Beziehung:

• Der Verleiher (Personaldienstleister) braucht eine Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit (§ 1 Abs. 1 AÜG). Er schließt den Arbeitsvertrag mit der Leiharbeitskraft und zahlt ihr das Entgelt samt Sozialversicherungsbeiträgen.
• Der Entleiher schließt mit dem Verleiher einen Überlassungsvertrag und zahlt ihm einen Stundensatz. Im Einsatzbetrieb gibt er die Arbeitsanweisungen.
• Die Leiharbeitskraft arbeitet beim Entleiher, bleibt aber Arbeitnehmer des Verleihers.

Wichtige Grenzen: Dieselbe Leiharbeitskraft darf demselben Entleiher grundsätzlich höchstens 18 aufeinanderfolgende Monate überlassen werden; ein Tarifvertrag der Einsatzbranche kann anderes regeln (§ 1 Abs. 1b AÜG). Für die Zeit der Überlassung hat sie Anspruch auf die wesentlichen Arbeitsbedingungen einschließlich des Entgelts, die vergleichbare Stammbeschäftigte des Entleihers erhalten (Gleichstellungsgrundsatz, § 8 Abs. 1 AÜG); ein Tarifvertrag darf davon abweichen, beim Entgelt aber grundsätzlich nur in den ersten neun Monaten (§ 8 Abs. 4 AÜG). Im bestreikten Betrieb dürfen Leiharbeitskräfte keine Arbeit von Streikenden übernehmen (§ 11 Abs. 5 AÜG). Hat der Entleiher in der Regel mehr als 20 wahlberechtigte Arbeitnehmer, ist sein Betriebsrat vor dem Einsatz wie bei einer Einstellung zu beteiligen (§ 14 Abs. 3 AÜG, § 99 Abs. 1 BetrVG).

Steht fest, dass eine Stelle zu besetzen ist, beschreibt der Betrieb zuerst die Stelle selbst. Daraus entsteht die Stellenausschreibung, mit der er intern oder extern Bewerbungen gewinnt. Wie viele und welche Bewerbungen kommen, hängt auch davon ab, wie der Betrieb als Arbeitgeber wahrgenommen wird.

Stellenbeschreibung und Anforderungsprofil

Die Stellenbeschreibung beschreibt die Stelle unabhängig von der Person, die sie gerade besetzt. Übliche Bestandteile:

Der Abschnitt Anforderungen bildet das Anforderungsprofil. Es dient als Maßstab für Ausschreibung und Auswahl. Später braucht der Betrieb die Stellenbeschreibung für Einarbeitung, Beurteilung und Eingruppierung. Ihr Nachteil: Sie veraltet schnell, wenn sich Aufgaben ändern, und muss deshalb regelmäßig angepasst werden.

Stellenausschreibung intern und extern

Eine interne Ausschreibung erscheint etwa im Intranet oder am Schwarzen Brett. Der Betriebsrat kann verlangen, dass Stellen vor der Besetzung allgemein oder für bestimmte Tätigkeiten im Betrieb ausgeschrieben werden (§ 93 BetrVG). Unterbleibt die verlangte Ausschreibung, darf er die Zustimmung zur Einstellung verweigern (§ 99 Abs. 2 Nr. 5 BetrVG). Eine externe Stellenanzeige erscheint auf der eigenen Karriereseite, in Jobbörsen, in sozialen Netzwerken oder bei der Agentur für Arbeit.

Eine vollständige Anzeige beantwortet fünf Fragen: Wer sind wir? Was ist zu tun? Was erwarten wir? Was bieten wir, etwa Entgelt nach Tarifvertrag, Arbeitszeit, mobiles Arbeiten, Weiterbildung? Wie und bis wann bewirbt man sich?

Die Ausschreibung darf niemanden wegen eines Merkmals nach § 1 AGG benachteiligen: Rasse oder ethnische Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexuelle Identität (§ 11 AGG). Deshalb steht hinter der Bezeichnung „(m/w/d)“. Formulierungen wie „junges Team sucht Verstärkung bis 30 Jahre“ oder „Deutsch als Muttersprache“ deuten auf eine Benachteiligung wegen Alter oder Herkunft hin. Passend ist eine Anforderung an die Sache, etwa „sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift“. Wer wegen eines solchen Merkmals benachteiligt wird, kann Schadensersatz und Entschädigung verlangen (§ 15 Abs. 1 und 2 AGG).

Die Ausschreibung auf Englisch

Sucht der Betrieb international oder für ein Team, das Englisch spricht, erscheint die Anzeige auch auf Englisch. Die Gliederung bleibt gleich:

Purchasing Clerk (m/f/d), full-time, permanent

Your tasks: You order production materials on time, compare offers and handle complaints with our suppliers.

Your profile: You have completed vocational training as an industrial clerk, you know how to work with an ERP system, and you communicate confidently in German and English.

What we offer: pay according to the collective agreement, flexible working hours, two days of mobile work per week.

How to apply: Please send your CV and certificates via our careers page by 15 January.

Achte im Englischen auf neutrale Bezeichnungen wie „clerk“ oder „manager“ und auf den Zusatz „(m/f/d)“.

Arbeitgebermarke

Die Arbeitgebermarke ist das Bild, das Beschäftigte und Bewerbende vom Betrieb als Arbeitgeber haben. Wer sie planmäßig aufbaut, spricht von Employer Branding. Kern ist ein Arbeitgeberversprechen: Was bietet der Betrieb, was andere nicht bieten? Das kann ein sicherer Arbeitsplatz in einem Familienunternehmen sein, eine gute Ausbildung mit hoher Übernahmequote oder flexible Arbeitszeiten.

• Nach außen: Karriereseite mit echten Einblicken, Beiträge von Beschäftigten in sozialen Netzwerken, Ausbildungsmessen, Kooperationen mit Schulen und Hochschulen, Antworten auf Bewertungen in Arbeitgeberportalen.
• Nach innen: gute Einarbeitung, faire Führung, Weiterbildung, Mitarbeiterempfehlungen mit Prämie.

Ob die Marke wirkt, zeigen Kennzahlen wie Bewerbungen je Stelle, Zeit bis zur Besetzung, Fluktuationsquote und die Bewertungen in Portalen. Glaubwürdig bleibt die Marke nur, wenn der Arbeitsalltag hält, was Anzeigen und Karriereseite versprechen; sonst verlassen neue Beschäftigte den Betrieb rasch wieder.

Neben dem Arbeitszeitgesetz (Kapitel „Arbeitszeit & Arbeitsschutz“) regeln vier Gesetze Fragen, die in der Personalabteilung jede Woche vorkommen: Wer bezahlt Krankheitstage? Wie viel Urlaub steht jemandem zu? Darf eine Stelle befristet besetzt werden? Was gilt bei einer Schwangerschaft? Von den meisten ihrer Regeln darf ein Arbeitsvertrag nicht zum Nachteil der Beschäftigten abweichen; Arbeits- und Tarifverträge dürfen mehr gewähren.

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (EFZG)

Wer durch Krankheit ohne eigenes Verschulden arbeitsunfähig ist, erhält vom Arbeitgeber bis zu sechs Wochen das Entgelt weiter (§ 3 Abs. 1 EFZG), und zwar in voller Höhe des regelmäßigen Entgelts; Überstundenvergütung zählt nicht mit (§ 4 Abs. 1 und 1a EFZG). Der Anspruch entsteht erst, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen ununterbrochen besteht (§ 3 Abs. 3 EFZG). Die Arbeitsunfähigkeit ist unverzüglich zu melden. Dauert sie länger als drei Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein (§ 5 Abs. 1 EFZG); bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die Bescheinigung bei der Krankenkasse ab.

Jede neue Krankheit löst einen neuen Anspruch von bis zu sechs Wochen aus. Bei derselben Krankheit werden die Zeiten zusammengerechnet. Neu entsteht der Anspruch erst, wenn der Beschäftigte zwischendurch mindestens sechs Monate nicht wegen dieser Krankheit arbeitsunfähig war oder seit Beginn der ersten Arbeitsunfähigkeit zwölf Monate vergangen sind (§ 3 Abs. 1 Satz 2 EFZG). Nach dem Ende der Entgeltfortzahlung zahlt die Krankenkasse Krankengeld (§ 44 SGB V).

Ein Lagerist fehlt wegen eines Bandscheibenleidens vier Wochen, kehrt zurück und wird sieben Wochen später wegen desselben Leidens erneut krankgeschrieben, diesmal für fünf Wochen. Sechs Monate sind nicht vergangen, also zählen beide Zeiten zusammen. Der Arbeitgeber zahlt beim zweiten Mal nur noch zwei Wochen, danach erhält der Lagerist Krankengeld. Eine Grippe dazwischen wäre eine neue Krankheit mit eigenem Anspruch.

Urlaub (BUrlG)

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage im Kalenderjahr; Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen, also auch der Samstag (§ 3 BUrlG). Wer weniger Tage in der Woche arbeitet, rechnet um: Urlaubstage = 24 · Arbeitstage je Woche ÷ 6. Bei einer Fünftagewoche sind das 20, bei einer Dreitagewoche 12 Arbeitstage. Den vollen Anspruch gibt es erstmals nach sechs Monaten Wartezeit (§ 4 BUrlG). Wer die Wartezeit im Kalenderjahr nicht mehr erfüllt oder vorher ausscheidet, erhält für jeden vollen Monat ein Zwölftel (§ 5 Abs. 1 BUrlG). Dasselbe gilt, wenn jemand nach erfüllter Wartezeit schon in der ersten Hälfte des Kalenderjahrs ausscheidet (§ 5 Abs. 1 Buchst. c BUrlG); wer erst in der zweiten Jahreshälfte geht, behält den vollen Jahresurlaub. Bruchteile ab einem halben Tag werden aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG).

Der Arbeitgeber berücksichtigt die Wünsche der Beschäftigten, soweit keine dringenden betrieblichen Gründe oder vorrangigen Wünsche anderer entgegenstehen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Urlaub ist im laufenden Jahr zu nehmen; aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen wird er übertragen und muss dann bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Nach der Rechtsprechung verfällt er nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat. Wird jemand im Urlaub krank und weist das ärztlich nach, zählen diese Tage nicht als Urlaub (§ 9 BUrlG). Endet das Arbeitsverhältnis, wird offener Urlaub in Geld abgegolten (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Teilzeit und Befristung (TzBfG)

Teilzeitbeschäftigte dürfen wegen der Teilzeit nicht schlechter behandelt werden; sie erhalten Entgelt mindestens anteilig (§ 4 Abs. 1 TzBfG). Wer länger als sechs Monate bei einem Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmern beschäftigt ist, kann verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Den Wunsch meldet er spätestens drei Monate vor dem Beginn in Textform an; der Arbeitgeber kann nur aus betrieblichen Gründen ablehnen (§ 8 TzBfG). Eine Rückkehr zur alten Arbeitszeit ist bei dieser Form nicht gesichert. Sicher ist sie bei der Brückenteilzeit für ein bis fünf Jahre bei Arbeitgebern mit in der Regel mehr als 45 Arbeitnehmern (§ 9a TzBfG).

Eine Befristung ist mit sachlichem Grund zulässig, etwa zur Vertretung oder für einen vorübergehenden Mehrbedarf (§ 14 Abs. 1 TzBfG). Ohne sachlichen Grund darf ein neu eingestellter Beschäftigter bis zu zwei Jahre befristet beschäftigt werden; innerhalb dieser Zeit ist der Vertrag höchstens dreimal verlängerbar. War er bei demselben Arbeitgeber schon einmal beschäftigt, ist diese Befristung grundsätzlich ausgeschlossen (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Die Befristung muss vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart sein; sonst gilt der Vertrag als unbefristet (§ 14 Abs. 4, § 16 TzBfG). Ordentlich kündbar ist ein befristeter Vertrag nur, wenn das vereinbart ist (§ 15 Abs. 4 TzBfG).

Mutterschutz (MuSchG)

Die werdende Mutter soll dem Arbeitgeber die Schwangerschaft und den voraussichtlichen Entbindungstag mitteilen, sobald sie davon weiß (§ 15 Abs. 1 MuSchG). Es gelten besondere Schutzregeln:

• Schutzfristen: sechs Wochen vor der Entbindung nur, wenn sie ausdrücklich arbeiten will; acht Wochen nach der Entbindung gar nicht, bei Früh- und Mehrlingsgeburten zwölf Wochen (§ 3 MuSchG).
• Arbeitszeit: keine Mehrarbeit über 8,5 Stunden täglich, grundsätzlich keine Arbeit zwischen 20 und 6 Uhr (§§ 4, 5 MuSchG); Gefährdungen am Arbeitsplatz sind zu beseitigen, sonst gilt ein Beschäftigungsverbot.
• Kündigungsverbot: in der Schwangerschaft und bis mindestens vier Monate nach der Entbindung, wenn der Arbeitgeber davon weiß oder es innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Kündigung erfährt (§ 17 Abs. 1 MuSchG).
• Geld: In den Schutzfristen zahlt die Krankenkasse Mutterschaftsgeld, der Arbeitgeber einen Zuschuss bis zum bisherigen durchschnittlichen Nettoentgelt (§§ 19, 20 MuSchG); den Zuschuss erhält er über eine Umlage erstattet.

An den Mutterschutz kann sich die Elternzeit anschließen, die Mütter und Väter beim Arbeitgeber verlangen (Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz). Elterngeld zahlt nicht der Arbeitgeber, sondern die Elterngeldstelle.

Das Kollektivarbeitsrecht regelt Arbeitsbedingungen für viele Beschäftigte zugleich. Es hat zwei Ebenen: Auf der überbetrieblichen Ebene schließen Gewerkschaften und Arbeitgeberseite Tarifverträge, notfalls nach einem Arbeitskampf. Im Betrieb schließen Arbeitgeber und Betriebsrat Betriebsvereinbarungen. Dazu kommt die Mitbestimmung der Arbeitnehmer im Aufsichtsrat großer Kapitalgesellschaften.

Tarifvertrag: Arten, Bindung und Wirkung

Nach dem Inhalt unterscheidet man den Entgelttarifvertrag (Höhe der Löhne und Gehälter, meist kurze Laufzeit), den Entgeltrahmentarifvertrag (Entgeltgruppen und ihre Merkmale) und den Manteltarifvertrag (Arbeitszeit, Urlaub, Zuschläge, Kündigungsfristen, meist mehrere Jahre). Nach den Partnern unterscheidet man den Verbandstarifvertrag mit einem Arbeitgeberverband und den Firmentarifvertrag mit einem einzelnen Arbeitgeber (§ 2 Abs. 1 TVG).

Tarifgebunden sind die Mitglieder der Gewerkschaft und des Arbeitgeberverbands sowie ein Arbeitgeber, der den Tarifvertrag selbst abschließt (§ 3 Abs. 1 TVG). Für beiderseits Tarifgebundene gilt der Tarifvertrag unmittelbar und zwingend (§ 4 Abs. 1 TVG). Abweichungen sind nur erlaubt, wenn der Tarifvertrag sie zulässt (Öffnungsklausel) oder wenn sie die Beschäftigten besserstellen (Günstigkeitsprinzip, § 4 Abs. 3 TVG). Nach dem Ablauf wirkt er weiter, bis eine neue Abmachung ihn ersetzt (§ 4 Abs. 5 TVG). In der Praxis verweisen viele Arbeitsverträge auf den Tarifvertrag; dann gilt er auch für Beschäftigte, die nicht in der Gewerkschaft sind.

Für alle Arbeitgeber und Beschäftigten seiner Branche und Region, auch die nicht organisierten, gilt ein Tarifvertrag nach einer Allgemeinverbindlicherklärung. Sie spricht das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf gemeinsamen Antrag beider Tarifvertragsparteien aus, im Einvernehmen mit dem Tarifausschuss und nur, wenn sie im öffentlichen Interesse geboten ist (§ 5 Abs. 1 und 4 TVG).

Friedenspflicht und Arbeitskampf

Solange ein Tarifvertrag läuft, gilt die Friedenspflicht: Über Fragen, die er regelt, darf nicht gestreikt und nicht ausgesperrt werden. Sie ergibt sich aus dem Tarifvertrag selbst und gilt nur für dessen Inhalt (relative Friedenspflicht). Will eine Seite etwas ändern, kündigt sie den Tarifvertrag zum Ende der Laufzeit. Danach verhandeln die Parteien; ein typischer Ablauf, wenn sie sich nicht einigen:

1. Die Verhandlungen scheitern, eine vereinbarte Schlichtung bringt keine Einigung.
2. Die Gewerkschaft lässt ihre Mitglieder in einer Urabstimmung über den Streik entscheiden; die nötige Mehrheit steht in ihrer Satzung.
3. Streik und gegebenenfalls Aussperrung, danach neue Verhandlungen.
4. Die Mitglieder stimmen in einer zweiten Urabstimmung über das Ergebnis ab, der neue Tarifvertrag wird abgeschlossen.

Schon während laufender Verhandlungen sind kurze Warnstreiks üblich, sobald die Friedenspflicht abgelaufen ist.

Gesetzlich geregelt ist der Arbeitskampf kaum; er beruht auf der Koalitionsfreiheit (Art. 9 Abs. 3 GG), seine Regeln stammen aus der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts. Ein Streik ist danach nur rechtmäßig, wenn eine Gewerkschaft ihn führt, er ein Ziel verfolgt, das in einem Tarifvertrag geregelt werden kann, keine Friedenspflicht besteht und er verhältnismäßig ist. Ein „wilder“ Streik ohne Gewerkschaft und ein politischer Streik sind rechtswidrig. Während des Streiks ruhen Arbeits- und Entgeltpflicht; Gewerkschaftsmitglieder erhalten Streikgeld von ihrer Gewerkschaft. Mit der Aussperrung schließt der Arbeitgeber Beschäftigte von der Arbeit und vom Entgelt aus; zulässig ist sie als verhältnismäßige Antwort auf einen Streik. Leiharbeitskräfte dürfen bestreikte Arbeit nicht übernehmen (§ 11 Abs. 5 AÜG).

Betriebsvereinbarung und Rangfolge

Die Betriebsvereinbarung ist der Vertrag zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat; sie gilt unmittelbar und zwingend für die Beschäftigten des Betriebs (§ 77 Abs. 4 BetrVG). Wie sie zustande kommt, steht im Kapitel zur Mitbestimmung. Für die Rangfolge gilt: Gesetz vor Tarifvertrag, Tarifvertrag vor Betriebsvereinbarung, Betriebsvereinbarung vor Arbeitsvertrag; eine niedrigere Ebene darf aber günstigere Regeln enthalten. Eine Ausnahme bildet der Tarifvorbehalt: Entgelte und sonstige Arbeitsbedingungen, die durch Tarifvertrag geregelt sind oder üblicherweise geregelt werden, dürfen nicht Inhalt einer Betriebsvereinbarung sein, außer der Tarifvertrag lässt es ausdrücklich zu (§ 77 Abs. 3 BetrVG). Besserstellen kann der Arbeitgeber dann nur über den einzelnen Arbeitsvertrag.

Mitbestimmung im Aufsichtsrat

Die Unternehmensmitbestimmung gibt den Beschäftigten Sitze im Aufsichtsrat, der den Vorstand bzw. die Geschäftsführung überwacht. Sie ist zu unterscheiden von der betrieblichen Mitbestimmung durch den Betriebsrat.

Nach dem Mitbestimmungsgesetz und dem Montan-Mitbestimmungsgesetz gehört dem Vorstand bzw. der Geschäftsführung außerdem ein Arbeitsdirektor an, der in der Regel für Personal und Soziales zuständig ist (§ 33 MitbestG, § 13 Montan-MitbestG).

Die Bergmoor Kältetechnik GmbH hat 640 Beschäftigte. Sie muss einen Aufsichtsrat bilden, in dem ein Drittel der Sitze auf Vertreterinnen und Vertreter der Beschäftigten entfällt (§ 1 Abs. 1 Nr. 3, § 4 Abs. 1 DrittelbG). Wächst sie auf mehr als 2.000 Beschäftigte, gilt das Mitbestimmungsgesetz mit einem Aufsichtsrat aus 12 Mitgliedern, davon 6 für die Beschäftigten (§ 7 Abs. 1 MitbestG).

Im Betrieb vertritt der Betriebsrat die Beschäftigten gegenüber dem Arbeitgeber, die Jugend- und Auszubildendenvertretung (JAV) die Jugendlichen und Auszubildenden. Beide arbeiten nach dem Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Arbeitgeber und Betriebsrat arbeiten vertrauensvoll zusammen (§ 2 Abs. 1 BetrVG); Arbeitskämpfe zwischen ihnen sind verboten (§ 74 Abs. 2 BetrVG). Für leitende Angestellte gilt das Gesetz grundsätzlich nicht (§ 5 Abs. 3 BetrVG).

Betriebsrat: Wahl und Größe

Einen Betriebsrat können die Beschäftigten wählen, wenn der Betrieb in der Regel mindestens fünf ständige wahlberechtigte Arbeitnehmer hat, von denen drei wählbar sind (§ 1 Abs. 1 BetrVG). Wählen darf, wer mindestens 16 Jahre alt ist; Leiharbeitskräfte dürfen mitwählen, wenn sie länger als drei Monate im Betrieb eingesetzt werden (§ 7 BetrVG). Gewählt werden kann, wer mindestens 18 Jahre alt ist und dem Betrieb seit sechs Monaten angehört (§ 8 Abs. 1 BetrVG). Die regelmäßigen Wahlen finden alle vier Jahre zwischen dem 1. März und dem 31. Mai statt (§ 13 Abs. 1, § 21 BetrVG). Die Zahl der Mitglieder richtet sich nach der Zahl der Beschäftigten (§ 9 BetrVG), zum Beispiel 1 Mitglied bei 5 bis 20 Wahlberechtigten, 5 Mitglieder bei 51 bis 100 und 9 bei 201 bis 400 Arbeitnehmern. Die Kosten der Betriebsratsarbeit trägt der Arbeitgeber (§ 40 BetrVG); ordentlich kündigen darf er Betriebsratsmitgliedern grundsätzlich nicht (§ 15 Abs. 1 KSchG).

Abgestufte Beteiligungsrechte

Wie stark der Betriebsrat mitreden kann, hängt von der Angelegenheit ab. Die Rechte bauen aufeinander auf:

Bei einer Kündigung äußert der Betriebsrat Bedenken innerhalb einer Woche, bei einer fristlosen Kündigung innerhalb von drei Tagen (§ 102 Abs. 2 BetrVG). Sein Widerspruch verhindert die Kündigung nicht, kann der gekündigten Person aber einen Anspruch auf Weiterbeschäftigung bis zum Ende des Kündigungsschutzprozesses geben (§ 102 Abs. 3 und 5 BetrVG). Bei einer Einstellung muss er die Zustimmung innerhalb einer Woche schriftlich und mit Gründen verweigern, sonst gilt sie als erteilt; der Arbeitgeber kann die verweigerte Zustimmung durch das Arbeitsgericht ersetzen lassen (§ 99 Abs. 3 und 4 BetrVG). In wirtschaftlichen Fragen wie Produkten, Preisen und Investitionen entscheidet der Arbeitgeber allein.

Betriebsvereinbarung und Einigungsstelle

Was Arbeitgeber und Betriebsrat gemeinsam regeln, halten sie in einer Betriebsvereinbarung fest. Beide beschließen sie gemeinsam, legen sie schriftlich nieder und unterschreiben sie; der Arbeitgeber macht sie im Betrieb zugänglich (§ 77 Abs. 2 BetrVG). Sie gilt unmittelbar und zwingend für alle Beschäftigten des Betriebs außer den leitenden Angestellten (§ 77 Abs. 4 BetrVG). Typische Inhalte sind Gleitzeit, mobiles Arbeiten, Zeiterfassung, Urlaubsplanung oder eine Kantinenordnung. Ohne andere Abrede ist sie mit einer Frist von drei Monaten kündbar (§ 77 Abs. 5 BetrVG). In Angelegenheiten der echten Mitbestimmung gilt sie danach weiter, bis eine neue Abmachung sie ersetzt (§ 77 Abs. 6 BetrVG). Was der Tarifvertrag regelt, bleibt ihr verschlossen (Tarifvorbehalt, § 77 Abs. 3 BetrVG).

Einigen sich beide Seiten in einer Frage der echten Mitbestimmung nicht, entscheidet die Einigungsstelle. Sie besteht aus gleich vielen Beisitzern beider Seiten und einem unparteiischen Vorsitz; ihr Spruch ersetzt die Einigung (§ 76, § 87 Abs. 2 BetrVG).

Jugend- und Auszubildendenvertretung

Eine JAV wird gewählt, wenn im Betrieb ein Betriebsrat besteht und in der Regel mindestens fünf Arbeitnehmer unter 18 Jahren oder Auszubildende arbeiten (§ 60 Abs. 1 BetrVG). Wählen dürfen alle aus diesem Kreis; wählbar sind Beschäftigte unter 25 Jahren und Auszubildende jeden Alters, aber keine Betriebsratsmitglieder (§ 61 BetrVG). Gewählt wird alle zwei Jahre zwischen dem 1. Oktober und dem 30. November (§ 64 Abs. 1 BetrVG). Die Größe reicht von einem Mitglied bei 5 bis 20 Wahlberechtigten bis zu 15 Mitgliedern (§ 62 BetrVG).

Die JAV verhandelt nicht selbst mit dem Arbeitgeber. Sie beantragt Maßnahmen beim Betriebsrat, vor allem in der Ausbildung und bei der Übernahme, wacht über die Einhaltung von Gesetzen und Tarifverträgen zugunsten ihrer Gruppe und nimmt Anregungen entgegen (§ 70 Abs. 1 BetrVG). Ein Mitglied darf an jeder Betriebsratssitzung teilnehmen, die ganze JAV, wenn ein Punkt ihre Gruppe besonders betrifft; überwiegend betroffene Beschlüsse stimmt sie mit ab (§ 67 BetrVG).

Ein Auszubildender in der JAV ist bei der Übernahme geschützt: Will der Arbeitgeber ihn nach der Prüfung nicht übernehmen, muss er das drei Monate vor dem Ende der Ausbildung schriftlich mitteilen. Verlangt der Auszubildende in den letzten drei Monaten schriftlich die Weiterbeschäftigung, entsteht ein unbefristetes Arbeitsverhältnis (§ 78a Abs. 1 und 2 BetrVG). Davon befreien kann nur das Arbeitsgericht, wenn die Übernahme dem Arbeitgeber nicht zuzumuten ist (§ 78a Abs. 4 BetrVG).

Ein Industriebetrieb beschäftigt 14 Auszubildende, davon drei unter 18 Jahren. Ein Betriebsrat besteht. Wählen dürfen alle 14, gewählt werden können alle 14, soweit sie nicht dem Betriebsrat angehören, und weil es 5 bis 20 Wahlberechtigte sind, hat die JAV ein Mitglied.

Neben Zeitlohn und Akkordlohn (Kapitel „Rechenbeispiel: Akkordlohn“) gibt es zwei weitere Formen, die Leistung zu bezahlen: den Prämienlohn in Fertigung und Verwaltung und die Provision im Vertrieb.

Prämienlohn

Beim Prämienlohn erhält die beschäftigte Person einen festen Grundlohn, meist als Zeitlohn, und zusätzlich eine Prämie für eine messbare Leistung, die über eine vereinbarte Bezugsgröße hinausgeht. Anders als beim Akkord bleibt der Grundlohn auch bei schwacher Leistung gesichert, und die Prämie kann andere Ziele belohnen als die reine Menge:

Prämienlohn passt dort, wo die Menge nicht allein von der beschäftigten Person abhängt, etwa an Anlagen mit vorgegebenem Takt, oder wo Qualität und Sorgfalt wichtiger sind als Tempo. Die Prämie ist oft nach oben begrenzt, damit niemand Sicherheit oder Gesundheit für mehr Geld riskiert. Ein Nachteil: Die Bezugsgrößen müssen genau gemessen werden, und eine Prämie, die selten erreicht wird, motiviert kaum. Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er bei Entlohnungsgrundsätzen sowie bei Akkord- und Prämiensätzen mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 und 11 BetrVG).

Ein Maschinenbediener erhält 18,40 € Grundlohn je Stunde und arbeitet im Monat 160 Stunden: 18,40 € × 160 = 2.944,00 €. Die Qualitätsprämie beträgt 6 % des Grundlohns, wenn die Ausschussquote unter 2,0 % liegt, und 10 %, wenn sie unter 1,0 % liegt. Im Mai liegt seine Quote bei 1,4 %. Prämie: 2.944,00 € × 6 % = 176,64 €. Bruttolohn: 2.944,00 € + 176,64 € = 3.120,64 €.

Provision

Die Provision ist ein Anteil am Wert der Geschäfte, die jemand vermittelt oder abschließt. Angestellte im Außendienst (Reisende) erhalten meist ein festes Monatsgehalt, das Fixum, und zusätzlich eine Provision; beides ist Arbeitsentgelt und unterliegt Lohnsteuer und Sozialversicherung. Selbstständige Handelsvertreter erhalten in der Regel nur Provision und stellen sie dem Unternehmen in Rechnung.

Für die Berechnung gelten die Regeln des Handelsgesetzbuchs zum Handelsvertreter auch für angestellte Reisende (§ 65 HGB), soweit der Vertrag nichts anderes bestimmt:

• Bemessungsgrundlage ist das Entgelt, das der Kunde zu zahlen hat (§ 87b Abs. 2 Satz 1 HGB).
• Skonto, das der Kunde bei der Zahlung abzieht, mindert die Bemessungsgrundlage nicht (§ 87b Abs. 2 Satz 2 HGB).
• Auch die Umsatzsteuer wird nicht abgezogen, wenn sie nur wegen der Steuervorschriften gesondert auf der Rechnung steht (§ 87b Abs. 2 Satz 3 HGB). Ohne abweichende Vereinbarung zählt also der Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer.
• Der Anspruch entsteht, sobald das Unternehmen das Geschäft ausführt; zahlt der Kunde nicht, entfällt er (§ 87a Abs. 1 und 2 HGB).

In Arbeits- und Handelsvertreterverträgen wird meist der Nettoumsatz ohne Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage vereinbart. Die Beispiele und Aufgaben hier setzen eine solche Vereinbarung voraus.

Eine Außendienstmitarbeiterin erhält 2.400,00 € Fixum und laut Arbeitsvertrag 3 % Provision auf den Nettoumsatz. Im März vermittelt sie Aufträge über 68.500,00 € netto. Provision: 68.500,00 € × 3 % = 2.055,00 €. Bruttoentgelt: 2.400,00 € + 2.055,00 € = 4.455,00 €.

Der Vorteil der Provision: Die Kosten des Vertriebs steigen nur, wenn auch der Umsatz steigt. Der Nachteil: Wer nur nach Umsatz bezahlt wird, vernachlässigt leicht Beratung, Service und Kunden mit kleinen Aufträgen. Viele Betriebe koppeln die Provision deshalb an den Deckungsbeitrag statt an den Umsatz oder ergänzen sie um Ziele wie Kundenzufriedenheit.

Die Entgeltabrechnung zeigt jeden Monat, wie aus dem vereinbarten Gehalt der Betrag wird, der auf dem Konto ankommt. Das Grundschema steht im Kapitel „Entgelt & Sozialversicherung“; hier geht es um alle Bausteine, die in einer vollständigen Abrechnung vorkommen. Alle Sätze und Grenzen gelten für 2026.

Steuerliche Abzüge: Steuerklasse, Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag, Kirchensteuer

Der Arbeitgeber ruft die Lohnsteuerabzugsmerkmale der beschäftigten Person elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab (ELStAM, § 39e EStG): Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Religionszugehörigkeit. Nach der Steuerklasse richtet sich, wie viel Lohnsteuer er einbehält (§ 38b Abs. 1 EStG):

Die Lohnsteuer liest das Abrechnungsprogramm aus der Lohnsteuertabelle ab. Der Solidaritätszuschlag beträgt 5,5 % der Lohnsteuer, fällt aber erst oberhalb einer Freigrenze an; die meisten Beschäftigten zahlen ihn nicht mehr. Wer Mitglied einer Kirche ist, die Kirchensteuer erhebt, zahlt Kirchensteuer: 8 % der Lohnsteuer in Bayern und Baden-Württemberg, 9 % in den übrigen Ländern.

Sozialversicherung: Sätze, Träger, Grenzen

In Sachsen trägt der Arbeitnehmer in der Pflegeversicherung 2,3 % statt 1,8 %. Eltern mit zwei und mehr Kindern unter 25 Jahren zahlen in der Pflegeversicherung weniger (§ 55 Abs. 3 SGB XI). Den Gesamtbetrag der Beiträge zu Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung schuldet der Arbeitgeber; er behält den Arbeitnehmeranteil vom Lohn ein und überweist alles an die Krankenkasse als Einzugsstelle (§ 28e Abs. 1, § 28h Abs. 1 SGB IV). Den Beitrag zur Unfallversicherung zahlt er direkt an die Berufsgenossenschaft.

Beiträge fallen nur bis zur Beitragsbemessungsgrenze an. 2026 liegt sie in der Kranken- und Pflegeversicherung bei 5.812,50 € im Monat (69.750 € im Jahr), in der Renten- und Arbeitslosenversicherung bei 8.450 € im Monat (101.400 € im Jahr). Vom Entgelt darüber werden keine Beiträge erhoben. Davon zu unterscheiden ist die Versicherungspflichtgrenze der Krankenversicherung von 77.400 € im Jahr. Wer mit seinem regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt darüber liegt, ist nicht mehr pflichtversichert und kann wählen, ob er freiwillig gesetzlich oder privat versichert ist. Die Pflicht endet mit dem Ablauf des Jahres, in dem die Grenze überschritten wird, wenn das Entgelt auch über der Grenze des nächsten Jahres liegt (§ 6 Abs. 4 SGB V). Für Minijobs bis 603 € und den Übergangsbereich von 603,01 € bis 2.000 € im Monat gelten eigene Regeln.

Sachbezug und vermögenswirksame Leistungen

Ein Sachbezug ist Arbeitslohn, der nicht in Geld besteht, etwa die private Nutzung eines Firmenwagens. Sein Wert, der geldwerte Vorteil, erhöht das steuer- und beitragspflichtige Brutto. Für einen Firmenwagen mit Verbrennungsmotor sind das im Monat 1 % des inländischen Bruttolistenpreises und für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte zusätzlich 0,03 % des Listenpreises je Entfernungskilometer (§ 8 Abs. 2 Satz 2 und 3, § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG); für Elektro- und Hybridfahrzeuge gelten geringere Werte. Weil der Vorteil schon in Form des Wagens zugeflossen ist, wird er nach der Berechnung des Nettos wieder abgezogen. Kleine Sachbezüge wie Gutscheine bleiben bis zu einer monatlichen Freigrenze steuerfrei (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG).

Vermögenswirksame Leistungen (VL) zahlt der Arbeitgeber nach Tarif- oder Arbeitsvertrag zusätzlich. Sie sind steuer- und beitragspflichtig und erhöhen deshalb das Brutto. Den ganzen Sparbetrag, also VL des Arbeitgebers und einen möglichen eigenen Anteil, überweist der Arbeitgeber direkt an einen Bausparvertrag oder Fondssparplan; er wird vom Netto abgezogen. Wer unter bestimmten Einkommensgrenzen bleibt, erhält vom Finanzamt eine Arbeitnehmer-Sparzulage (Fünftes Vermögensbildungsgesetz).

Die vollständige Abrechnung

Ein Konstrukteur, 29 Jahre, ledig, ohne Kinder, Steuerklasse I, kirchensteuerpflichtig in Nordrhein-Westfalen, Krankenkasse mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag. Grundgehalt 3.480,00 €, VL des Arbeitgebers 40,00 € (gespart werden genau diese 40,00 €). Firmenwagen mit Verbrennungsmotor, Bruttolistenpreis 32.000 €, 12 km bis zum Werk: 320,00 € + 115,20 € = 435,20 € geldwerter Vorteil. Lohnsteuer laut Tabelle (Beispielwert) 498,00 €, kein Solidaritätszuschlag.

Position	Betrag
Grundgehalt	3.480,00 €
+ VL des Arbeitgebers	40,00 €
+ geldwerter Vorteil Firmenwagen	435,20 €
= steuer- und beitragspflichtiges Brutto	3.955,20 €
− Lohnsteuer	498,00 €
− Kirchensteuer 9 %	44,82 €
− Krankenversicherung 8,75 %	346,08 €
− Pflegeversicherung 2,4 %	94,92 €
− Rentenversicherung 9,3 %	367,83 €
− Arbeitslosenversicherung 1,3 %	51,42 €
= Nettoentgelt	2.552,13 €
− geldwerter Vorteil	435,20 €
− Sparbetrag VL	40,00 €
= Auszahlungsbetrag	2.076,93 €

Der Arbeitgeber zahlt zusätzlich seinen Anteil von 836,52 € (8,75 % + 1,8 % + 9,3 % + 1,3 %, ohne den Zuschlag für Kinderlose) und den Beitrag zur Unfallversicherung.

Personalbeurteilung und Personalentwicklung gehören zusammen: Die Beurteilung zeigt, wo jemand steht und was er braucht, die Entwicklung schließt die Lücke oder bereitet auf neue Aufgaben vor.

Personalbeurteilung: Anlässe, Merkmale, Verfahren

Beurteilt wird regelmäßig, etwa einmal im Jahr, und zu besonderen Anlässen: am Ende der Probezeit, vor einer Versetzung oder Beförderung, beim Wechsel der Vorgesetzten und für ein Arbeitszeugnis. Die Ergebnisse dienen der Förderung, der Entgeltfindung, etwa bei Leistungszulagen, und der Personalplanung.

Beurteilt werden Leistung (Arbeitsmenge, Qualität, Fachkenntnisse, Selbstständigkeit), Verhalten (Zusammenarbeit, Umgang mit Kunden, bei Führungskräften das Führungsverhalten) und oft das Potenzial, also welche Aufgaben jemand künftig übernehmen könnte. Übliche Verfahren:

• freie Beurteilung: ein Text ohne Vorgaben; persönlich, aber schwer zu vergleichen.
• Einstufungsverfahren: jedes Merkmal auf einer Skala, etwa von 1 bis 5, möglichst mit Beschreibungen, woran man jede Stufe erkennt.
• Zielvereinbarung: Vorgesetzte und Beschäftigte vereinbaren für einen Zeitraum messbare Ziele; beurteilt wird, wie weit sie erreicht sind.

Den Abschluss bildet das Beurteilungsgespräch. Die Vorgesetzte bereitet es mit Notizen über das ganze Jahr vor, nennt konkrete Beispiele, hört die Selbsteinschätzung der beschäftigten Person und vereinbart mit ihr Ziele und Entwicklungsmaßnahmen. Beschäftigte können verlangen, dass ihre Beurteilung mit ihnen erörtert wird, und ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen (§ 82 Abs. 2 BetrVG). Allgemeine Beurteilungsgrundsätze, etwa ein einheitlicher Beurteilungsbogen, brauchen die Zustimmung eines vorhandenen Betriebsrats (§ 94 Abs. 2 BetrVG).

Beurteilungsfehler

Wer beurteilt, nimmt nie alles wahr und bewertet nie ganz neutral. Typische Fehler:

Vorbeugen lässt sich mit klaren Merkmalen und Stufenbeschreibungen, laufenden Notizen über das ganze Jahr, Schulungen der Beurteilenden, einer zweiten Beurteilung durch eine andere Führungskraft und der Selbsteinschätzung der beschäftigten Person.

Personalentwicklung: into, on, near, off und out of the job

Die Personalentwicklung fördert Kenntnisse und Fähigkeiten so, dass die Beschäftigten heutige und künftige Aufgaben bewältigen. Nach dem Ort und der Nähe zur Arbeit unterscheidet man:

Eine Maßnahme läuft in Schritten ab: Bedarf ermitteln, etwa aus Beurteilung und Profilvergleich, Ziele festlegen, Maßnahme auswählen und planen, durchführen und den Erfolg prüfen, auch daran, ob das Gelernte am Arbeitsplatz angewendet wird. Manche Lehrbücher, etwa der Funktionszyklus nach Becker, führen die Sicherung des Transfers als eigenen letzten Schritt nach der Erfolgskontrolle. Geprüft werden kann die Zufriedenheit der Teilnehmenden, der Lernerfolg, etwa mit einem Test, die Anwendung am Arbeitsplatz und das Ergebnis für den Betrieb, etwa weniger Reklamationen. Arbeitgeber und Betriebsrat fördern die Berufsbildung gemeinsam (§ 96 BetrVG); bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen bestimmt der Betriebsrat mit (§ 98 Abs. 1 BetrVG).

Ein Arbeitsverhältnis endet durch Kündigung, durch Aufhebungsvertrag oder mit dem Ablauf einer Befristung. Vor einer Kündigung wegen Fehlverhaltens steht meist eine Abmahnung, am Ende jedes Arbeitsverhältnisses das Arbeitszeugnis. Arten der Kündigung und den allgemeinen Kündigungsschutz beschreibt das Kapitel „Arbeitsrecht & Arbeitsvertrag“.

Kündigungsfristen nach § 622 BGB

Jede Kündigung muss schriftlich erfolgen, also auf Papier und eigenhändig unterschrieben; eine E-Mail oder eine Nachricht im Messenger genügt nicht (§ 623 BGB). Wirksam wird sie mit dem Zugang, die Frist beginnt am Tag danach (§ 187 Abs. 1 BGB).

Die verlängerten Fristen gelten nur für die Kündigung durch den Arbeitgeber. Kündigt die beschäftigte Person selbst, gilt für sie die Grundfrist, sofern Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes bestimmen. Tarifverträge dürfen abweichende Fristen festlegen (§ 622 Abs. 4 BGB). Wer sich gegen eine Kündigung wehren will, muss innerhalb von drei Wochen nach dem Zugang Klage beim Arbeitsgericht erheben (§ 4 KSchG).

Eine Buchhalterin ist seit sechs Jahren im Betrieb. Die Kündigung des Arbeitgebers geht ihr am Montag, 16.02.2026, zu. Nach mehr als fünf Jahren beträgt die Frist zwei Monate zum Monatsende: Das Arbeitsverhältnis endet am 30.04.2026. Kündigt sie selbst mit Zugang am selben Tag, endet es nach vier Wochen zum nächsten 15. oder Monatsende, also am 31.03.2026; der 15.03.2026 liegt noch innerhalb der vier Wochen, die erst am 16.03. ablaufen.

Abmahnung

Mit einer Abmahnung beanstandet der Arbeitgeber eine Pflichtverletzung und kündigt für den Wiederholungsfall Folgen an. Sie hat drei Aufgaben: Sie beschreibt das Fehlverhalten so genau, dass kein Zweifel bleibt, mit Datum, Uhrzeit und Vorgang. Sie fordert auf, sich künftig vertragsgerecht zu verhalten. Und sie warnt, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Fehlt die Warnung, ist es nur eine Ermahnung.

Vor einer verhaltensbedingten Kündigung ist eine Abmahnung in der Regel nötig, weil die Kündigung das letzte Mittel sein muss. Entbehrlich ist sie bei schweren Verstößen, bei denen die beschäftigte Person nicht mit einer Duldung rechnen konnte, etwa Diebstahl oder Tätlichkeiten (Rechtsgedanke des § 314 Abs. 2 BGB). Eine spätere Kündigung stützt sich nur dann auf die Abmahnung, wenn es um ein gleichartiges Fehlverhalten geht. Abmahnen darf jede Person, die der beschäftigten Person Weisungen erteilen darf. Eine Form ist nicht vorgeschrieben, zum Nachweis wird schriftlich abgemahnt. Die beschäftigte Person kann eine Gegendarstellung zur Personalakte geben (§ 83 Abs. 2 BetrVG); eine unberechtigte Abmahnung muss aus der Akte entfernt werden.

Aufhebungsvertrag

Im Aufhebungsvertrag vereinbaren Arbeitgeber und beschäftigte Person, dass das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Tag endet. Auch er braucht die Schriftform (§ 623 BGB). Weil keine Kündigung ausgesprochen wird, gelten weder Kündigungsfristen noch der Kündigungsschutz, und der Betriebsrat wird nicht angehört. Auch der besondere Schutz, etwa im Mutterschutz, steht dem Vertrag nicht entgegen. Oft zahlt der Arbeitgeber eine Abfindung.

Für die beschäftigte Person hat das Risiken. Weil sie an der Beendigung mitwirkt, kann die Agentur für Arbeit eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld von in der Regel zwölf Wochen verhängen, wenn kein wichtiger Grund vorliegt (§ 159 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 und Abs. 3 SGB III). Endet das Arbeitsverhältnis früher, als es die Kündigungsfrist erlaubt hätte, und fließt eine Abfindung, kann der Anspruch zusätzlich ruhen (§ 158 SGB III). Außerdem muss sie sich spätestens drei Tage, nachdem sie vom Ende erfahren hat, bei der Agentur für Arbeit arbeitsuchend melden, bei längerer Restlaufzeit spätestens drei Monate vor dem Ende (§ 38 Abs. 1 SGB III). Ein Widerrufsrecht gibt es nicht.

Arbeitszeugnis nach § 109 GewO

Bei der Beendigung hat jede beschäftigte Person Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das einfache Zeugnis nennt Art und Dauer der Tätigkeit, das qualifizierte Zeugnis auf Verlangen auch Leistung und Verhalten (§ 109 Abs. 1 GewO). Es muss klar und verständlich sein und darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die etwas anderes aussagen, als der Wortlaut zeigt (§ 109 Abs. 2 GewO). Mit Einwilligung der beschäftigten Person darf es elektronisch erteilt werden (§ 109 Abs. 3 GewO). Nach der Rechtsprechung soll es wahr und zugleich wohlwollend sein. Krankheiten, ein Betriebsratsamt oder der Grund der Kündigung gehören in der Regel nicht hinein. Ein Zwischenzeugnis gibt es bei berechtigtem Interesse, etwa beim Wechsel der Vorgesetzten oder vor einer Versetzung.

Ein qualifiziertes Zeugnis enthält Überschrift, Angaben zur Person und Dauer, eine Beschreibung des Unternehmens und der Aufgaben, die Beurteilung von Leistung und Verhalten und eine Schlussformel. Für die Gesamtnote der Leistung hat sich eine Zeugnissprache eingebürgert:

Wer aus dem Kreis der Bewerbenden passt am besten zur Stelle? Den Maßstab liefert das Anforderungsprofil aus der Stellenbeschreibung. Es trennt Muss-Anforderungen, ohne die niemand in die engere Wahl kommt, von Kann-Anforderungen, die am Ende den Ausschlag geben.

Instrumente in Stufen

Der Aufwand steigt nur für aussichtsreiche Personen. Begründen lässt sich die Entscheidung mit einer gewichteten Bewertung: Jedes Kriterium erhält ein Gewicht, jede Person je Kriterium Punkte nach einer vorher festgelegten Skala. Die Summe aus Gewicht mal Punkten macht die Personen vergleichbar und hält die Gründe fest.

Die Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH besetzt eine Stelle im Einkauf. Gewichte: Fachkenntnisse 40, Englisch 20, Teamfähigkeit 25, Erfahrung mit dem ERP-System 15, Punkte von 1 bis 5. Bewerberin A erhält 5, 3, 4 und 3 Punkte: (200 + 60 + 100 + 45) ÷ 100 = 4,05. Bewerber B erhält 4, 4, 4 und 5 Punkte: (160 + 80 + 100 + 75) ÷ 100 = 4,15. B liegt vorn, obwohl A im wichtigsten Kriterium besser ist.

AGG und Fragerecht

Bewerbende gelten nach § 6 Abs. 1 AGG als Beschäftigte. Sie dürfen nicht wegen der Rasse (so der Gesetzestext), der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität benachteiligt werden (§§ 1, 7 Abs. 1 AGG), weder in der Anzeige (§ 11 AGG) noch im Gespräch oder bei der Entscheidung. Erlaubt ist eine unterschiedliche Behandlung nur, wenn das Merkmal für die Tätigkeit eine wesentliche und entscheidende Anforderung ist (§ 8 Abs. 1 AGG). Zeigt eine abgelehnte Person Indizien, etwa eine Absage mit Hinweis auf ihr Alter, muss der Arbeitgeber beweisen, dass er nicht benachteiligt hat (§ 22 AGG). Sie kann eine Entschädigung verlangen, höchstens drei Monatsgehälter, wenn sie auch bei fairer Auswahl nicht eingestellt worden wäre (§ 15 Abs. 2 AGG); eine Einstellung kann sie nicht erzwingen (§ 15 Abs. 6 AGG). Den Anspruch muss sie innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage schriftlich geltend machen (§ 15 Abs. 4 AGG).

Fragen sind nur zulässig, wenn die Antwort für die Stelle wichtig ist. Nach einer Schwangerschaft darf nicht gefragt werden, nach Vorstrafen nur, soweit sie zur Tätigkeit passen. Auf eine unzulässige Frage darf die Person falsch antworten, ohne dass der Vertrag deshalb später angefochten werden kann.

Betriebsrat

Personalfragebogen und Auswahlrichtlinien brauchen seine Zustimmung (§§ 94 Abs. 1, 95 Abs. 1 BetrVG). Er kann verlangen, dass Stellen vorher im Betrieb ausgeschrieben werden (§ 93 BetrVG). In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern ist er vor jeder Einstellung zu unterrichten und kann die Zustimmung aus den Gründen des § 99 Abs. 2 BetrVG verweigern (§ 99 Abs. 1 BetrVG).

Zwischen Zusage und erstem Arbeitstag erledigt die Personalabteilung mehrere Pflichten, einige davon mit festen Fristen.

Arbeitsvertrag und Nachweisgesetz

Ein Arbeitsvertrag kann formlos geschlossen werden; nur eine Befristung muss schriftlich vereinbart sein (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Die wesentlichen Bedingungen muss der Arbeitgeber trotzdem festhalten und aushändigen (§ 2 Abs. 1 NachwG). Grundsätzlich genügt die Textform, etwa ein PDF per E-Mail, wenn die Beschäftigten das Dokument speichern und ausdrucken können und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert. Verlangen sie eine unterschriebene Niederschrift, ist sie unverzüglich zu erteilen.

Ein ausgehändigter schriftlicher Vertrag mit allen Angaben ersetzt den Nachweis (§ 2 Abs. 5 NachwG). Verstöße kosten bis zu 2.000 € Bußgeld (§ 4 NachwG).

Unterlagen und Meldungen

• Lohnsteuer: Die neue Beschäftigte nennt ihre steuerliche Identifikationsnummer und ihr Geburtsdatum (§ 39e Abs. 4 EStG). Damit ruft der Arbeitgeber ihre elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern ab, etwa Steuerklasse und Kinderfreibeträge.
• Sozialversicherung: Sie teilt Versicherungsnummer und Krankenkasse mit (§ 28o Abs. 1 SGB IV). Der Arbeitgeber meldet den Beginn der Beschäftigung an die Krankenkasse als Einzugsstelle (§ 28a Abs. 1 SGB IV), mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV). Einige Branchen, etwa Bau und Gastronomie, müssen zusätzlich schon bei Arbeitsaufnahme eine Sofortmeldung abgeben (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
• Je nach Fall: Bankverbindung, Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers, bei Jugendlichen die Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung (§ 32 JArbSchG), bei Staatsangehörigen von Ländern außerhalb der EU eine Kopie des Aufenthaltstitels (§ 4a Abs. 5 AufenthG).

Personalakte und Datenschutz

In die Personalakte gehören nur Unterlagen zum Arbeitsverhältnis, etwa Vertrag, Bescheinigungen und Beurteilungen. Daten dürfen nur verarbeitet werden, soweit das Arbeitsverhältnis es erfordert (Art. 6 Abs. 1 DSGVO), und nur befugte Personen dürfen zugreifen. Beschäftigte dürfen ihre Akte einsehen, dazu ein Betriebsratsmitglied hinzuziehen und eigene Erklärungen beifügen lassen (§ 83 BetrVG).

Ein Konstrukteur beginnt bei der Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH am Montag, 01.02.2027. Den Vertrag mit allen Angaben hat er im Dezember unterschrieben erhalten; damit ist der Nachweis erfüllt. Am ersten Tag nennt er Steuer-ID, Geburtsdatum, Versicherungsnummer und Krankenkasse. Die Entgeltabrechnung für Februar läuft am 25.02.2027, mit ihr geht die Anmeldung an die Krankenkasse. Die Frist von sechs Wochen hätte am 15.03.2027 geendet.

Arbeitszeitmodelle regeln, wie lange, wann und wo gearbeitet wird. Für alle gilt das Arbeitszeitgesetz: höchstens acht Stunden je Werktag, mit Ausgleich bis zu zehn (§ 3 ArbZG), Pausen und elf Stunden Ruhezeit.

Modelle im Überblick

Bei Arbeit auf Abruf gelten ohne Vereinbarung 20 Wochenstunden als vereinbart; die Lage der Arbeit muss mindestens vier Tage vorher feststehen (§ 12 Abs. 1 und 3 TzBfG). Beim Jobsharing muss eine Person die andere nur vertreten, wenn sie im Einzelfall zustimmt oder der Vertrag es für dringende betriebliche Fälle vorsieht und es zumutbar ist. Scheidet eine aus, darf der anderen deshalb nicht gekündigt werden (§ 13 Abs. 1 und 2 TzBfG). In der Nachtarbeit sind werktäglich acht Stunden die Regel, zehn nur mit Ausgleich innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen; für Nachtstunden gibt es bezahlte freie Tage oder einen Zuschlag (§ 6 Abs. 2 und 5 ArbZG).

Auch bei Gleitzeit und Vertrauensarbeitszeit muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen. Das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG abgeleitet.

In der Verwaltung der Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH gilt Gleitzeit mit einem Rahmen von 6:30 bis 19:00 Uhr und einer Kernzeit von 9:00 bis 15:00 Uhr. Eine Sachbearbeiterin mit 39 Wochenstunden hat eine Sollzeit von 7,8 Stunden je Tag. Am Montag kommt sie um 7:15 Uhr, macht 30 Minuten Pause und geht um 16:30 Uhr: 9,25 − 0,5 = 8,75 Stunden. Ihr Zeitkonto wächst um 0,95 Stunden, also um 57 Minuten.

Arbeitsort: mobil oder im Betrieb

Mobiles Arbeiten heißt: mit Laptop außerhalb des Betriebs, zu Hause, beim Kunden oder unterwegs. Telearbeit ist enger: ein vom Arbeitgeber fest eingerichteter und ausgestatteter Bildschirmarbeitsplatz in der Wohnung, mit vereinbarter Wochenarbeitszeit (§ 2 Abs. 7 ArbStättV). Einen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten gibt es nicht. Vertrag oder Betriebsvereinbarung regeln es, bei der Ausgestaltung bestimmt der Betriebsrat mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG). Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutz und Datenschutz gelten auch am Küchentisch.

Die Personaleinsatzplanung legt fest, wer wann wo welche Aufgabe übernimmt. Sie beantwortet drei Fragen: Wie viel Arbeit fällt an? Wer kann sie? Wer ist da?

Bedarf, Qualifikation und Verfügbarkeit

Der Arbeitsanfall ergibt sich aus Aufträgen, Produktionsplan oder Erfahrungswerten und wird in Arbeitsstunden je Tag oder Schicht umgerechnet. Geteilt durch die Stunden, die eine Person am Tag produktiv arbeitet, ergibt er die nötige Kopfzahl. Eine Qualifikationsmatrix zeigt, wer welche Tätigkeit selbstständig, nur mit Anleitung oder gar nicht ausführen kann. Jede Tätigkeit sollte mehrere Personen haben, die sie beherrschen. Zuletzt prüfst du die Verfügbarkeit: Urlaub, Berufsschule, Schulungen, Teilzeit.

Im Versand der Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH können zwölf von 18 Beschäftigten Stapler fahren, aber nur zwei die Ausfuhrpapiere für Kunden in der Schweiz erstellen. Wollen beide in denselben zwei Augustwochen Urlaub, fehlt diese Qualifikation ganz. Die Planung lässt nur eine von beiden gehen und schult bis dahin eine dritte Person ein.

Rechtliche Grenzen

• Erwachsene: höchstens acht Stunden je Werktag, bis zu zehn, wenn im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Pausen nach § 4 ArbZG, nach Arbeitsende elf Stunden Ruhezeit (§ 5 Abs. 1 ArbZG), an Sonn- und Feiertagen grundsätzlich keine Beschäftigung (§ 9 Abs. 1 ArbZG).
• Jugendliche: höchstens acht Stunden täglich und 40 Stunden wöchentlich (§ 8 Abs. 1 JArbSchG) an höchstens fünf Tagen (§ 15 JArbSchG); Pausen von 30 Minuten bei mehr als viereinhalb und 60 Minuten bei mehr als sechs Stunden, nie länger als viereinhalb Stunden ohne Pause (§ 11 JArbSchG); Arbeit grundsätzlich nur von 6 bis 20 Uhr, in mehrschichtigen Betrieben ab 16 Jahren bis 23 Uhr (§ 14 JArbSchG).
• Urlaub: Die Wünsche der Beschäftigten gehen vor, außer dringende betriebliche Belange oder Wünsche anderer, die sozial Vorrang verdienen, stehen entgegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Soziale Gesichtspunkte sind etwa schulpflichtige Kinder, der Urlaub des Partners oder wer im Vorjahr zurückstecken musste.
• Betriebsrat: Er bestimmt bei Beginn und Ende der Arbeitszeit, ihrer Verteilung auf die Wochentage, den Urlaubsgrundsätzen und dem Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 5 BetrVG).

Ergebnisse der Planung

Am Ende stehen Dienst- oder Schichtplan, Urlaubsplan und Vertretungsregelung. Sie werden angepasst, sobald jemand ausfällt oder sich der Arbeitsanfall ändert. Wer früh plant, kann Engpässe mit Einarbeitung, Gleitzeit oder befristeten Kräften auffangen, statt kurzfristig Überstunden anzuordnen.

Die Personalstatistik macht sichtbar, was im Alltag untergeht: Wo kündigen viele? Wo steigen die Fehlzeiten? Was kostet das Personal? Sie liefert die Zahlen für Personalplanung, Personalcontrolling und Gespräche mit dem Betriebsrat.

Arten der Personalstatistik

Köpfe und Vollzeitstellen dürfen nicht vermischt werden: Zwei Teilzeitkräfte mit je 20 Wochenstunden sind zwei Köpfe, aber bei 40 Stunden Vollzeit nur eine Vollzeitstelle.

Krankenquote berechnen

Krankenquote = krankheitsbedingte Ausfalltage × 100 ÷ Soll-Arbeitstage. Soll-Arbeitstage sind die Tage, an denen die Beschäftigten laut Vertrag hätten arbeiten sollen, also ohne Urlaub, Wochenenden und Feiertage.

In der Verwaltung der Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH arbeiteten 2025 durchschnittlich 40 Beschäftigte an je 220 Soll-Arbeitstagen, zusammen 8.800 Tage. Krankheitsbedingt fielen 418 Tage aus: 418 × 100 ÷ 8.800 = 4,75 %. Im Jahr 2024 lag die Quote bei 5,25 %. Sie ist um 0,5 Prozentpunkte gesunken; bezogen auf den alten Wert sind das rund 9,5 % weniger.

Prozentpunkte geben den Abstand zwischen zwei Prozentwerten an, Prozent die Veränderung im Verhältnis zum Ausgangswert. Wer beides verwechselt, über- oder untertreibt eine Entwicklung deutlich.

Auswerten statt nur zählen

Eine Kennzahl allein sagt wenig. Aussagekräftig wird sie im Vergleich: mit Vorjahren (Zeitvergleich), zwischen Abteilungen (Betriebsvergleich) oder mit Werten der Branche. Wichtig ist, dass jeweils gleich gerechnet wird, etwa bei der Fluktuation mit denselben Abgängen. Fällt ein Wert auf, sucht die Personalabteilung nach Ursachen, zum Beispiel in Austrittsgesprächen oder Mitarbeiterbefragungen, und leitet Maßnahmen ab. Weil Personaldaten persönliche Daten sind, wertet sie kleine Gruppen so aus, dass niemand einzeln erkennbar ist.

Inklusion heißt, dass Menschen mit Behinderung gleichberechtigt am Arbeitsleben teilhaben. Integration meint hier, Beschäftigte aus anderen Ländern und Kulturen so aufzunehmen, dass sie ihre Fähigkeiten einbringen können. Beides hilft gegen den Fachkräftemangel und bringt unterschiedliche Erfahrungen ins Team; beides verlangt aber Planung.

Schwerbehinderte Menschen im Betrieb

Schwerbehindert ist, wer einen Grad der Behinderung (GdB) von mindestens 50 hat. Bei einem GdB von 30 bis unter 50 kann die Agentur für Arbeit auf Antrag gleichstellen, wenn die Person sonst keinen geeigneten Arbeitsplatz erlangt oder behält (§ 2 Abs. 2 und 3, § 151 Abs. 2 SGB IX).

• Beschäftigungspflicht: Arbeitgeber mit durchschnittlich mindestens 20 Arbeitsplätzen besetzen mindestens 5 % davon mit schwerbehinderten Menschen (§ 154 Abs. 1 SGB IX). Stellen von Auszubildenden zählen bei der Berechnung nicht mit, Bruchteile ab 0,5 werden aufgerundet, bei weniger als 60 Arbeitsplätzen abgerundet (§ 157 Abs. 2 SGB IX). Schwerbehinderte Auszubildende zählen doppelt (§ 159 Abs. 2 SGB IX).
• Ausgleichsabgabe: Für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz zahlt der Arbeitgeber einen Betrag, der mit sinkender Quote steigt. Die Zahlung hebt die Pflicht nicht auf (§ 160 Abs. 1 SGB IX).
• Pflichten bei freien Stellen: Der Arbeitgeber prüft, ob er sie mit schwerbehinderten Menschen besetzen kann, und nimmt Kontakt zur Agentur für Arbeit auf (§ 164 Abs. 1 SGB IX).
• Rechte der Beschäftigten: behinderungsgerechte Arbeitsplätze und Arbeitszeiten (§ 164 Abs. 4 SGB IX), fünf Arbeitstage Zusatzurlaub bei einer Fünftagewoche (§ 208 SGB IX, nicht für Gleichgestellte), nach den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses Kündigung nur mit vorheriger Zustimmung des Integrationsamts (§§ 168, 173 Abs. 1 Nr. 1 SGB IX).
• Vertretung: Ab fünf schwerbehinderten Beschäftigten wird eine Schwerbehindertenvertretung gewählt (§ 177 Abs. 1 SGB IX).

Die Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH baut für einen Lageristen im Rollstuhl einen höhenverstellbaren Packtisch ein und verlegt seine Ware in die unteren Regalfächer. Das Integrationsamt kann solche Umbauten bezuschussen.

Beschäftigte aus dem Ausland

Staatsangehörige der EU dürfen ohne Erlaubnis arbeiten. Wer aus einem anderen Staat kommt, braucht einen Aufenthaltstitel, der die Beschäftigung erlaubt; Beschränkungen stehen im Titel (§ 4a Abs. 3 AufenthG). Der Arbeitgeber prüft das vor Arbeitsbeginn und bewahrt für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie auf (§ 4a Abs. 5 AufenthG). Ausländische Berufsabschlüsse lassen sich anerkennen, für IHK-Berufe über die IHK FOSA. Für das Ankommen helfen Sprachkurse, eine Patin oder ein Pate im Team, klare schriftliche Arbeitsanweisungen und Hilfe bei Behördengängen. Benachteiligungen wegen der ethnischen Herkunft verbietet das AGG (§§ 1, 7 AGG).

Neue Beschäftigte zu gewinnen kostet Zeit und Geld. Ob sich der Aufwand lohnt, entscheidet sich danach: in der Einarbeitung, im Arbeitsalltag und wenn jemand lange krank war.

Einarbeitung und Personalbindung

Eine geplante Einarbeitung verläuft in Phasen:

• Vor dem ersten Tag: Arbeitsplatz, Zugänge und Einarbeitungsplan stehen bereit, eine Patin oder ein Pate ist benannt.
• Erster Tag: Begrüßung, Rundgang, Vorstellung im Team. Vor Aufnahme der Tätigkeit wird zu Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz unterwiesen (§ 12 Abs. 1 ArbSchG).
• Erste Wochen: Stationen und Lernziele nach Plan, regelmäßige kurze Feedbackgespräche.
• Vor Ende der Probezeit: Gespräch mit Bilanz beider Seiten und Zielen für die nächste Zeit.

Personalbindung heißt, gute Leute zu halten. Jede Kündigung verursacht Kosten für Suche, Einarbeitung und die Zeit, bis die Nachfolge voll arbeitet. Bindend wirken faires Entgelt und Zusatzleistungen, Entwicklungsmöglichkeiten, flexible Arbeitszeiten, gute Führung mit Rückmeldung und Anerkennung sowie Beteiligung, etwa über das Vorschlagswesen. Welche Mittel wirken, zeigen Austrittsgespräche und Befragungen.

Die Elbwiesen Kunststofftechnik GmbH verlor im ersten Jahr jede vierte neue Kraft in der Fertigung. Seit jede Neue einen Paten aus der Schicht erhält und nach vier und zwölf Wochen ein Gespräch mit der Meisterin führt, bleiben deutlich mehr.

Gesundheit, Eingliederung und Kurzarbeit

Zum betrieblichen Gesundheitsmanagement gehören Pflichten und freiwillige Angebote. Pflicht ist der Arbeitsschutz mit Gefährdungsbeurteilung, auch für psychische Belastungen (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Freiwillig sind etwa Rückenkurse, Bewegungsangebote oder Seminare gegen Stress; zertifizierte Angebote dieser Art sind bis zu einem Jahresbetrag steuerfrei (§ 3 Nr. 34 EStG).

Wer innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt ganz oder teilweise arbeitsunfähig war, dem muss der Arbeitgeber ein betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Die Teilnahme ist freiwillig. Gemeinsam mit Betriebsrat und gegebenenfalls Betriebsarzt wird geklärt, wie die Arbeitsunfähigkeit überwunden und erneuter vorgebeugt werden kann: durch angepasste Arbeitsplätze, andere Aufgaben, geänderte Arbeitszeit oder eine stufenweise Wiedereingliederung auf ärztlichen Vorschlag (§ 74 SGB V).

Bricht die Arbeit vorübergehend weg, etwa durch einen Auftragseinbruch, kann Kurzarbeit Kündigungen vermeiden. Die Arbeitszeit sinkt, die Agentur für Arbeit zahlt Kurzarbeitergeld. Voraussetzungen: ein erheblicher, vorübergehender und unvermeidbarer Arbeitsausfall, von dem mindestens ein Drittel der Beschäftigten ohne Auszubildende mit mehr als 10 % Entgeltausfall betroffen ist (§ 96 Abs. 1 SGB III), und eine Anzeige bei der Agentur für Arbeit mit Stellungnahme des Betriebsrats (§ 99 Abs. 1 SGB III). Einseitig anordnen darf der Arbeitgeber Kurzarbeit nicht. Er braucht eine Grundlage in Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag, und der Betriebsrat bestimmt mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 3 BetrVG). Das Kurzarbeitergeld beträgt 60 % der Nettoentgeltdifferenz, mit Kind 67 % (§ 105 SGB III).