Lernfeld 3: Aufträge bearbeiten

Fast jeder Verkauf folgt derselben Belegkette – wer sie kennt, weiß immer, welches Dokument als Nächstes fällig ist.

Die Belegkette

• Anfrage des Kunden → Angebot des Verkäufers → Bestellung (Auftrag) → Auftragsbestätigung → Lieferung mit Lieferschein → Rechnung → Zahlung.
• Die Auftragsbestätigung ist die Annahme, wenn die Bestellung selbst der Antrag ist: Es gab kein oder nur ein freibleibendes Angebot, die Bestellung kam zu spät (§ 150 Abs. 1 BGB) oder sie weicht vom Angebot ab (§ 150 Abs. 2 BGB). Statt mit einer Auftragsbestätigung kann der Verkäufer auch durch die Lieferung annehmen. Folgt die Bestellung rechtzeitig und unverändert auf ein verbindliches Angebot, ist der Vertrag schon geschlossen; die Auftragsbestätigung dient dann der Klarheit und dem Nachweis. Ist die Auftragsbestätigung die Annahme und weicht sie von der Bestellung ab, gilt sie als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB); den kann der Käufer annehmen oder ablehnen. War der Vertrag schon mit der Bestellung geschlossen, ändert eine abweichende Auftragsbestätigung daran grundsätzlich nichts; ändern lässt er sich nur durch eine neue Vereinbarung beider Seiten (§ 311 Abs. 1 BGB).

Daten im Auftragsprozess

• Stammdaten: langfristig gültig (Kundennummer, Anschrift, Zahlungsbedingungen, Artikeldaten).
• Bewegungsdaten: vorgangsbezogen (Bestellmenge, Lieferdatum, Rechnungsbetrag).
• Gepflegte Stammdaten sparen Zeit und verhindern Fehler – z. B. beim Serienbrief oder in der Rechnung.

Sorgfaltspunkte

• Termine und Fristen aus Auftragsdokumenten sofort in die Wiedervorlage übernehmen.
• Abweichungen (Menge, Preis, Termin) schriftlich klären, bevor geliefert wird.

Merke: Anfrage → Angebot → Bestellung → Auftragsbestätigung → Lieferschein → Rechnung – diese Kette solltest du im Schlaf können.

Ein Angebot ist rechtlich mehr als eine Preisinfo: Es bindet den Anbieter – außer er schützt sich.

Inhalt eines vollständigen Angebots

• Art, Güte und Beschaffenheit der Ware, Menge, Preis, Rabatte und Skonto, Verpackungs- und Lieferkosten, Lieferzeit, Zahlungsbedingungen, Erfüllungsort/Gerichtsstand.

Bindung an das Angebot

• Grundsatz (§ 145 BGB): Der Antragende ist an sein Angebot gebunden.
• Dauer (§§ 147, 148 BGB): Unter Anwesenden, auch am Telefon oder im Videotelefonat, nur sofort. Unter Abwesenden (Brief, E-Mail, Fax) bis zu dem Zeitpunkt, zu dem der Anbieter die Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf. Hat der Anbieter eine Frist gesetzt, gilt das Angebot bis zu ihrem Ablauf.
• Verspätete oder abweichende Annahme gilt als neuer Antrag (§ 150 BGB) – jetzt entscheidet die Gegenseite. Sonderfall § 149 BGB: Wurde die Annahme rechtzeitig abgeschickt und kam sie erkennbar nur wegen der Beförderung zu spät, muss der Anbieter die Verspätung unverzüglich anzeigen; sonst gilt sie als rechtzeitig.

Freizeichnungsklauseln

• „Unverbindlich“, „freibleibend“, „solange der Vorrat reicht“, „Preis vorbehalten“ – sie heben die Bindung ganz oder teilweise auf.
• Werbung an die Allgemeinheit (Prospekte, Kataloge, Anzeigen, Schaufenster, Onlineshop) ist kein Angebot, sondern eine Aufforderung, selbst ein Angebot abzugeben (invitatio ad offerendum). Den Antrag macht dann der Kunde mit seiner Bestellung. Ein Angebot an eine bestimmte Person bindet dagegen, egal ob der Kunde es angefragt hat (verlangtes Angebot) oder nicht (unverlangtes Angebot).

Merke: Katalog, Schaufenster und Onlineshop laden nur ein; den Antrag macht der Kunde. Ein Angebot an einen bestimmten Kunden bindet, verlangt oder unverlangt, außer der Anbieter zeichnet sich frei.

Zwei Werkzeuge, mit denen du fast jede Alltagsrechnung im Büro löst.

Dreisatz

• Gerader Dreisatz (je mehr, desto mehr): 12 Ordner kosten 30,00 € → 1 Ordner 2,50 € → 20 Ordner 50,00 €.
• Ungerader Dreisatz (je mehr, desto weniger): 4 Mitarbeitende brauchen 6 Stunden → 1 Person 24 Stunden → 8 Personen 3 Stunden.

Prozentrechnung – die drei Fragen

• Prozentwert: Wie viel sind 19 % von 400 €? → 400 · 19 / 100 = 76,00 €.
• Prozentsatz: 76 € von 400 € sind wie viel %? → 76 / 400 · 100 = 19 %.
• Grundwert: 76 € sind 19 % – wie hoch ist das Ganze? → 76 / 19 · 100 = 400,00 €.

Vermehrter und verminderter Grundwert

• Vermehrt (z. B. Brutto = 119 %): Bruttopreis 476,00 € → netto = 476 / 119 · 100 = 400,00 €.
• Vermindert (z. B. nach 10 % Rabatt = 90 %): Preis nach Rabatt 360,00 € → Listenpreis = 360 / 90 · 100 = 400,00 €.

Merke: Steckt der Prozentsatz schon im Betrag, rechnest du vom veränderten Grundwert zurück. Bruttopreis = 119 %: auf Hundert, also geteilt durch 119. Preis nach Rabatt = 90 %: im Hundert, also geteilt durch 90. Danach jeweils mal 100. Nie einfach 19 % vom Bruttopreis abziehen oder 10 % auf den Preis nach Rabatt aufschlagen.

Preisnachlässe kommen in fester Reihenfolge – und werden immer vom jeweils letzten Zwischenwert berechnet.

Die Kette

• Listenpreis (netto) − Rabatt = Zielverkaufspreis. Die Rechnung weist den Zielverkaufspreis plus Umsatzsteuer aus und nennt die Skontobedingung. Zahlt der Kunde innerhalb der Frist, zieht er das Skonto vom Rechnungsbetrag (brutto) ab; Umsatzsteuer und Vorsteuer werden anteilig berichtigt (§ 17 UStG). In der Kalkulation gilt: Zielverkaufspreis − Skonto = Barverkaufspreis (alle Beträge netto).

Beispiel vorwärts

• Listenpreis 2.500,00 € − 10 % Rabatt (250,00 €) = 2.250,00 €.
• − 2 % Skonto (45,00 €) bei Zahlung binnen 10 Tagen = Barverkaufspreis 2.205,00 € (netto). Überwiesen werden einschließlich Umsatzsteuer 2.677,50 € − 2 % = 2.623,95 €.

Beispiel rückwärts („im Hundert“)

• Nach 2 % Skonto bleiben netto 2.205,00 € (Barverkaufspreis) – wie hoch war der Zielverkaufspreis? → 2.205 / 98 · 100 = 2.250,00 €.
• Und der Listenpreis vor 10 % Rabatt? → 2.250 / 90 · 100 = 2.500,00 €.

Begriffe sauber halten

• Rabatt: Nachlass beim Kauf (Mengen-, Treue-, Sonderrabatt) – sofort abgezogen.
• Skonto: Belohnung für schnelle Zahlung innerhalb der Skontofrist – der Kunde entscheidet bei Zahlung.
• Bonus: nachträglicher Nachlass, meist am Jahresende auf den Gesamtumsatz.

Merke: Rabatt vor Skonto. Rückwärts teilst du durch den verminderten Prozentsatz (98 bzw. 90) und nimmst dann mal 100. Nie einfach 2 % oder 10 % auf den Endbetrag aufschlagen.

Eine Rechnung ohne Pflichtangaben gefährdet den Vorsteuerabzug des Kunden – deshalb wird hier genau geprüft.

Pflichtangaben einer Rechnung

• Vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer.
• Menge und Art der Leistung, Liefer-/Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Rabatt, Skonto), Steuersatz und Steuerbetrag (bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung).

Kleinbetragsrechnung (bis 250 € brutto)

• Erleichtert: Name/Anschrift des Leistenden, Datum, Menge/Art, Bruttobetrag und Steuersatz genügen.

E-Rechnung & Lieferschein

• Seit 01.01.2025 müssen alle im Inland ansässigen Unternehmer E-Rechnungen (strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931, z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1, bei ZUGFeRD aber nicht in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) empfangen können. Für Rechnungen an andere inländische Unternehmer gelten Übergangsregeln (§ 14 Abs. 2, § 27 Abs. 38 UStG): Für Umsätze aus 2025 und 2026 dürfen alle noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, andere elektronische Formate nutzen, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird. Für Umsätze aus 2027 gilt das nur noch bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und Übermittlung bis 31.12.2027; das EDI-Verfahren bleibt mit Zustimmung für Umsätze aus 2027 bei Ausstellung bis 31.12.2027 für alle erlaubt. Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung grundsätzlich für alle. Wer eine Lieferung aus 2026 erst 2027 abrechnet, muss also schon eine E-Rechnung ausstellen, auch bei höchstens 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr. Dauerhaft ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern (§§ 33, 34, 34a UStDV).
• Der Lieferschein begleitet die Ware und dient der Wareneingangskontrolle – er ist keine Zahlungsaufforderung.

Merke: Eigene Rechnungen vor dem Versand auf alle Pflichtangaben prüfen, sonst kann der Kunde die Vorsteuer erst nach einer Berichtigung abziehen. Fehlt bei einer Eingangsrechnung etwas, eine Berichtigung anfordern (§ 31 Abs. 5 UStDV). Die Schuld aus dem Kaufvertrag besteht trotzdem; nur der Vorsteuerabzug setzt die ordnungsgemäße Rechnung voraus.

Die DIN 5008 sorgt dafür, dass Geschäftsbriefe überall gleich aussehen – und professionell wirken.

Aufbau des Geschäftsbriefs

• Briefkopf mit Absender, Anschriftfeld (Form B, 85 × 45 mm): oben die Zusatz- und Vermerkzone mit 5 Zeilen in kleinerer Schrift, von unten nach oben beschrieben, die Rücksendeangabe über allen anderen Vermerken wie „Einschreiben“; darunter die Anschriftzone mit 6 Zeilen. Beim hochgestellten Anschriftfeld der Form A (85 × 40 mm) hat die Zusatz- und Vermerkzone nur 3 Zeilen. Im ganzen Anschriftfeld keine Leerzeilen.
• Informationsblock rechts neben dem Anschriftfeld: Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom, Unser Zeichen, Unsere Nachricht vom; Name, Telefon, E-Mail; Datum. Die frühere Bezugszeichenzeile sieht die DIN 5008 seit 2020 nicht mehr vor.
• Betreff: ohne das Wort „Betreff“; er kann hervorgehoben werden (üblich fett, auch farbig). Danach zwei Leerzeilen bis zur Anrede.
• Text mit Absätzen (je eine Leerzeile), Grußformel, maschinenschriftliche Wiederholung des Namens, darunter Anlagen- und Verteilvermerk.

Schreibweisen (Auswahl)

• Datum: 06.07.2026 oder 6. Juli 2026; Uhrzeit 09:30 Uhr; Telefonnummern in Funktionsgruppen (0871 123456-78).
• Beträge: 1.234,56 EUR oder 1.234,56 € – Zahl und Einheit mit Leerzeichen; Prozent ebenfalls mit Leerzeichen (19 %).

Stil & Effizienz

• Kundenorientiert („Sie“-Stil), aktiv statt passiv, kurze Sätze, keine Floskeln; rechtlich Wichtiges präzise formulieren.
• Textbausteine und die Serienbrieffunktion (Datenquelle + Hauptdokument + Seriendruckfelder) sparen Zeit bei Standardpost.

Merke: Kein Wort „Betreff“, keine Leerzeile in der Anschrift – zwei Klassiker, auf die in Prüfungen geachtet wird.

Ein Formular besteht aus festem Text und Feldern. Überschrift, Beschriftungen und Hinweise stehen schon da; wer das Formular nutzt, trägt nur noch die Angaben ein, die sich jedes Mal ändern. Typische Formulare im Büro sind der Urlaubsantrag, die Reisekostenabrechnung, die Bestellanforderung oder die Anmeldung zu einer Schulung. In der Kommunikation mit Kundinnen und Kunden kommen etwa das Bestellformular, der Rücksendeschein oder die Anmeldung zu einer Veranstaltung dazu.

Wozu ein elektronisches Formular?

• Einheitliche Angaben: Alle tragen dieselben Angaben an derselben Stelle ein. Das spart Rückfragen und erleichtert die Auswertung.
• Hilfe beim Ausfüllen: Platzhaltertexte sagen, was in ein Feld gehört. Auswahllisten verhindern Tippfehler und unterschiedliche Schreibweisen.
• Geschützter Formulartext: Ist die Bearbeitung eingeschränkt und sind nur die Felder freigegeben, lässt sich nur noch dort etwas eintragen. Beschriftungen und Hinweise bleiben, wie sie sind.

Die Steuerelemente

In Word heißen die Felder Inhaltssteuerelemente. Du findest sie auf der Registerkarte Entwicklertools in der Gruppe Steuerelemente. Diese Registerkarte ist zunächst ausgeblendet: Unter Datei > Optionen > Menüband anpassen aktivierst du bei den Hauptregisterkarten das Kontrollkästchen Entwicklertools.

Ältere Formularfelder aus Vorversionen gibt es ebenfalls; sie dienen der Kompatibilität mit älteren Word-Versionen. Für neue Formulare nimmst du die Inhaltssteuerelemente.

Eigenschaften einstellen

Markiere ein Steuerelement und wähle in der Gruppe Steuerelemente Eigenschaften:

• Dropdownliste und Kombinationsfeld: Mit Hinzufügen legst du jeden Eintrag der Liste an, zum Beispiel die Abteilungen des Betriebs.
• Datumsauswahl: Du legst fest, wie das gewählte Datum erscheint, etwa als 06.07.2026. Diese Schreibweise mit Tag, Monat und Jahr entspricht der DIN 5008.
• Sperren: „Das Inhaltssteuerelement kann nicht gelöscht werden“ verhindert, dass jemand ein Feld versehentlich entfernt. „Der Inhalt kann nicht bearbeitet werden“ gehört nie zu einem Feld, das ausgefüllt werden soll: Dann lässt sich dort nichts eintragen und in einer Liste nichts auswählen.

Den Platzhaltertext, also den Hinweis im leeren Feld, änderst du im Entwurfsmodus (ebenfalls Gruppe Steuerelemente), zum Beispiel in „Vor- und Nachnamen eingeben“. Danach schaltest du den Entwurfsmodus wieder aus.

Gestaltung

• Raster: Beschriftungen und Felder richtest du mit einer Tabelle oder mit Tabstopps aus, damit alle Felder bündig untereinanderstehen. Die Rahmenlinien der Tabelle kannst du ausblenden.
• Beschriftung: Jedes Feld bekommt eine sichtbare Beschriftung. Der Platzhaltertext ersetzt sie nicht, denn er verschwindet, sobald etwas eingetragen ist.
• Reihenfolge: Die Felder stehen in der Reihenfolge, in der man sie ausfüllt, und zusammengehörende Angaben bilden einen Block, etwa Angaben zur Person, Angaben zum Antrag und Genehmigung.
• Kontrollkästchen: Kästchen für Bestätigungen bleiben in der Vorlage leer, damit die Person selbst ankreuzt. Bei einer Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten kommt es darauf besonders an: Nötig ist eine eindeutige bestätigende Handlung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO), ein bereits angekreuztes Kästchen ist keine wirksame Einwilligung (Erwägungsgrund 32 DSGVO; EuGH, Urteil vom 01.10.2019, C-673/17).
• Einheitlicher Auftritt: Für den festen Text gelten die Schreibregeln der DIN 5008 und das Corporate Design des Betriebs mit Logo, Schrift und Farben.

Beim Ausdruck erscheinen die Rahmen der Steuerelemente nicht.

Vom leeren Dokument zur Formularvorlage

1. Registerkarte Entwicklertools einblenden (einmalig).
2. Festen Text schreiben und das Raster anlegen, zum Beispiel eine Tabelle mit den Beschriftungen in der linken Spalte.
3. In die Zellen neben den Beschriftungen die passenden Steuerelemente einfügen.
4. Eigenschaften und Platzhaltertexte einstellen.
5. Das Dokument schützen: Auf der Registerkarte Überprüfen Bearbeitung einschränken wählen, das Kontrollkästchen Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen aktivieren und in der Liste Keine Änderungen (Schreibgeschützt) wählen. Dann alle Steuerelemente markieren (das erste anklicken, die weiteren bei gedrückter Strg-Taste) und unter Ausnahmen das Kontrollkästchen Jeder aktivieren: Die markierten Felder bleiben für alle bearbeitbar, der übrige Text ist gesperrt. Mit Ja, Schutz jetzt anwenden bestätigen. Ein Kennwort ist freiwillig; ohne Kennwort kann jeder den Schutz wieder aufheben. In der Liste steht auch Ausfüllen von Formularen. Diese Einschränkung ist für die Formularfelder aus Vorversionen gedacht: Sie lässt nur Eingaben in Felder zu und sperrt die Formatierung, in einem Rich-Text-Feld also auch die Fettschrift. Für Inhaltssteuerelemente nimmst du deshalb Keine Änderungen mit Ausnahmen.
6. Als Dokumentvorlage speichern (Dateityp Word-Vorlage, .dotx). Nicht zu verwechseln mit einer Formatvorlage, die nur Formatierungen bündelt. Jedes neue Formular entsteht als Dokument auf Grundlage der Dokumentvorlage, die Vorlage selbst bleibt leer. Um die Vorlage später zu ändern, öffnest du sie in Word über Datei > Öffnen und hebst mit Schutz beenden den Schutz auf; ein Doppelklick auf die Datei im Ordner erzeugt nur ein neues Dokument.
7. Testen: aus der Vorlage ein neues Dokument erzeugen, jedes Feld ausfüllen und prüfen, ob sich der feste Text wirklich nicht ändern lässt.

In deinem Ausbildungsbetrieb melden sich die Beschäftigten bisher per E-Mail zu internen Schulungen an, und jede Anmeldung sieht anders aus. Dein Formular „Anmeldung zur Schulung“:

• Name: Nur-Text mit dem Platzhaltertext „Vor- und Nachnamen eingeben“
• Abteilung: Dropdownliste mit Einkauf, Vertrieb, Personal und Rechnungswesen
• Schulungstag: Datumsauswahl, Anzeige als TT.MM.JJJJ
• Schulungsort: Kombinationsfeld mit Hauptsitz und Filiale, ein anderer Ort kann eingetippt werden
• Parkplatz benötigt: Kontrollkästchen, nicht angekreuzt

Danach schränkst du die Bearbeitung ein (Keine Änderungen, die fünf Felder als Ausnahme für Jeder) und speicherst das Formular als Dokumentvorlage im Teamordner.

Merke: Fester Text und passende Steuerelemente, dann die Eigenschaften einstellen, die Bearbeitung einschränken und nur die Felder freigeben, zum Schluss als Dokumentvorlage speichern.

Angebote, Preislisten, Protokolle und Rundschreiben entstehen im Büro in der Textverarbeitung. Wer ihre Werkzeuge gezielt einsetzt, arbeitet schneller und macht weniger Fehler. Die Befehle heißen hier wie in Microsoft Word; LibreOffice Writer bietet dieselben Möglichkeiten, teils unter anderem Namen oder auf anderem Weg.

Zeichen, Absätze und Formatvorlagen

• Zeichenformatierung wirkt auf die markierten Zeichen: Schriftart, Schriftgrad, fett, kursiv. Absatzformatierung wirkt auf den ganzen Absatz: Ausrichtung, Einzüge, Abstände, Zeilenabstand und Tabstopps.
• Eine Formatvorlage fasst Formatierungen unter einem Namen zusammen, etwa „Überschrift 1“. Änderst du die Vorlage, ändert sich jeder Text, der diese Vorlage trägt, auf einmal.
• Ein automatisches Inhaltsverzeichnis baut auf den Überschriften auf. Formatierst du sie mit den Formatvorlagen für Überschriften, entsteht es per Befehl und lässt sich nach Änderungen aktualisieren.
• Nummerierte Listen zählen selbst weiter, wenn du einen Punkt einfügst oder löschst. Von Hand getippte Ziffern musst du jedes Mal anpassen.

Tabstopps

Mit der Tabulatortaste springt der Cursor zur nächsten Tabstopp-Position des Absatzes. Mit Leerzeichen ausgerichtete Spalten verrutschen, sobald sich Schrift oder Text ändern; ein Tabstopp hält die Position.

Füllzeichen (Punkte, Striche oder eine durchgezogene Linie) füllen den Raum vor dem Tabstopp und führen das Auge zur nächsten Angabe, etwa in Preislisten und Inhaltsverzeichnissen. Tabstopps gehören zum Absatz: Setze sie vor dem Tippen oder markiere vorher alle Absätze, für die sie gelten sollen.

Für eine Preisliste setzt du einen Dezimaltabstopp bei 14 cm mit dem Füllzeichen Punkte. Nach der Artikelbezeichnung drückst du die Tabulatortaste und tippst den Preis. Die Beträge 4,99 €, 89,90 € und 1.249,00 € stehen dann genau am Komma untereinander, und eine Punktreihe verbindet Bezeichnung und Preis.

Tabellen

• Sobald ein Eintrag über mehrere Zeilen läuft, ist eine Tabelle übersichtlicher als Tabstopps: Der Text bricht innerhalb der Zelle um, die Spalten bleiben stehen.
• Spaltenbreiten passt du an den Inhalt an. Beträge richtest du in der Zelle rechtsbündig aus; bei gleich vielen Nachkommastellen stehen sie dann Stelle unter Stelle.
• Läuft eine Tabelle über mehrere Seiten, markierst du den Tabellenkopf (die Zeile mit den Spaltenüberschriften) und lässt ihn auf jeder Seite wiederholen (Word: Register Tabellenlayout, Gruppe Daten; Writer: „Kopfzeile wiederholen“). Nach einem manuellen Seitenumbruch innerhalb der Tabelle wiederholt Word den Tabellenkopf nicht.

Kopf- und Fußzeile, Seitenzahlen, Abschnitte

• Kopf- und Fußzeile stehen auf jeder Seite, zum Beispiel mit Dokumenttitel, Stand oder Seitenzahl. Die Seitenzahl fügst du als Feld ein, nicht als getippte Zahl: Sie zählt selbst weiter.
• Erste Seite anders: Die erste Seite bekommt eine eigene Kopf- und Fußzeile (Writer: in der Seitenvorlage „Gleicher Inhalt auf der ersten Seite“ abwählen oder die Seitenvorlage „Erste Seite“ verwenden). So steht die Fußzeile mit den Geschäftsangaben nur auf Seite 1 eines Briefs, oder das Deckblatt bleibt ohne Seitenzahl, während die zweite Seite trotzdem „2“ zeigt. Soll dort „1“ stehen, lässt du in Word die Nummerierung bei 0 beginnen (Seitenzahlen formatieren, „Beginnen bei“). In Writer legst du eine neue Seitennummer beim manuellen Umbruch mit Seitenvorlage fest; prüfe danach in der Druckvorschau, ob Writer eine Leerseite eingefügt hat.
• Ein Abschnittsumbruch (etwa „Nächste Seite“) teilt das Dokument in Abschnitte. Jeder Abschnitt kann eigene Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen und Spalten haben. Ein neuer Abschnitt übernimmt zunächst Kopf- und Fußzeile des vorherigen. Erst wenn du die Verknüpfung löst (Word: „Mit vorheriger verknüpfen“ ausschalten), änderst du sie getrennt, zum Beispiel für eine Anlage. Writer regelt unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen über Seitenvorlagen: Vor der Anlage fügst du einen manuellen Umbruch ein und weist ihr eine andere Seitenvorlage mit eigener Kopfzeile zu.

Überarbeiten: Fußnoten, Änderungen, Kommentare

• Eine Fußnote setzt ein Verweiszeichen in den Text und den Erläuterungstext unten auf die Seite; die Nummern verwaltet die Textverarbeitung selbst.
• Änderungen nachverfolgen macht jede Überarbeitung sichtbar: Einfügungen unterstrichen, Löschungen durchgestrichen, jede Person in eigener Farbe. Wer das Dokument abschließt, nimmt jede Änderung an oder lehnt sie ab.
• Kommentare halten Rückfragen am Rand fest, ohne den Text zu ändern.
• Vor dem Versand an Kunden nimmst du alle Änderungen an oder lehnst sie ab und löschst die Kommentare. Blendest du die Markierungen nur aus oder schaltest du die Nachverfolgung ab, bleiben sie im Dokument.

Serienbrief mit Bedingung

Der Serienbrief verbindet ein Hauptdokument mit festem Text und eine Datenquelle, etwa eine Kundentabelle. Seriendruckfelder holen die Daten jedes Empfängers in den Brief (Einsatz für Werbebriefe in Lernfeld 5). Die Spaltenüberschriften der Datenquelle werden zu Feldnamen; Anrede, Vorname und Nachname stehen deshalb in eigenen Spalten.

1. Hauptdokument öffnen und als Serienbrief (Dokumenttyp Brief) festlegen.
2. Empfänger auswählen, also die Datenquelle verbinden, und die Empfängerliste filtern.
3. Seriendruckfelder und Bedingungen einfügen. Ohne verbundene Datenquelle stehen diese Befehle nicht zur Verfügung.
4. Die Vorschau mit mehreren Datensätzen prüfen.
5. Fertig stellen und zusammenführen: drucken, als einzelne Dokumente bearbeiten oder als E-Mail senden. Werbe-E-Mails brauchen die vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG); eine Ausnahme für Bestandskunden gilt nur unter den engen Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG.

Zwei Werkzeuge werden oft verwechselt:

• Der Filter entscheidet, wer einen Brief bekommt, zum Beispiel nur Kundinnen und Kunden aus Bayern (Word: „Empfängerliste bearbeiten“). Wer der Werbung widersprochen hat (Werbesperre), fällt heraus: Werbung, obwohl erkennbar ist, dass die Person sie nicht wünscht, ist eine unzumutbare Belästigung und unzulässig (§ 7 Abs. 1 Satz 2 UWG). Nach einem Widerspruch dürfen ihre Daten auch nicht mehr für Direktwerbung verarbeitet werden (Art. 21 Abs. 3 DSGVO).
• Die Bedingung entscheidet, welcher Text im Brief steht (Word: Regel „Wenn … Dann … Sonst“, Writer: Feld „Bedingter Text“). Du wählst ein Feld, einen Vergleich (etwa gleich, ungleich, ist leer) und, wo nötig, einen Vergleichswert, dann den Text für „Dann“ und den Text für „Sonst“.

Die Bedingung lautet: Wenn Anrede gleich „Frau“, dann „Sehr geehrte“, sonst „Sehr geehrter“. Dahinter folgen die Felder «Anrede» und «Nachname». Für Petra Albers entsteht „Sehr geehrte Frau Albers,“, für Jonas Kaya „Sehr geehrter Herr Kaya,“.

Der Sonst-Text greift bei jedem anderen Inhalt, auch bei einem leeren Feld. Aus einem Datensatz ohne Anrede würde „Sehr geehrter Berger,“. Im Personenstandsregister kann das Geschlecht auch als „divers“ oder gar nicht eingetragen sein (§ 22 Abs. 3 PStG, § 2 SBGG). Sieh für solche Datensätze eine neutrale Anrede vor, etwa „Guten Tag Kim Berger,“. Am einfachsten geht das mit einer eigenen Spalte „Briefanrede“ in der Datenquelle, die für jeden Datensatz die vollständige Anrede enthält. In der Anredezeile steht dann nur das Seriendruckfeld «Briefanrede» statt Bedingung und Namensfeldern. Eine zusätzliche Bedingung neben der gezeigten reicht nicht, denn der Sonst-Text der gezeigten Bedingung setzt beim leeren Feld weiter „Sehr geehrter“ ein. Wer mit Bedingungen arbeitet, muss deshalb den ganzen Aufbau der Anredezeile ändern. Prüfe in der Vorschau je einen Datensatz jeder Anredeform, bevor du zusammenführst.

Merke: Der Filter wählt die Empfänger aus, die Bedingung den Text. Beides prüfst du in der Vorschau, bevor du die Briefe zusammenführst.

Wo im Geschäftsbrief was steht, zeigt das Kapitel „Geschäftsbriefe nach DIN 5008“. Dieses Kapitel ergänzt drei Punkte, an denen Briefe und E-Mails in der Praxis oft scheitern: die Angaben, die das Gesetz verlangt, die Endkontrolle vor dem Versand und einen Stil, der die Kundin oder den Kunden in den Mittelpunkt stellt.

Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen

Jeder Geschäftsbrief eines Kaufmanns oder einer Handelsgesellschaft wie OHG, KG, GmbH oder AG an einen bestimmten Empfänger muss Angaben zum Unternehmen enthalten, und zwar unabhängig von seiner Form, also auch als E-Mail oder Fax (§ 37a Abs. 1 und § 125 Abs. 1 HGB, § 35a Abs. 1 GmbHG, § 80 Abs. 1 AktG). Im Brief stehen die Angaben meist in der Fußzeile, in der E-Mail in der Signatur. Die Tabelle zeigt die häufigsten Rechtsformen.

• Bestellscheine gelten immer als Geschäftsbriefe (§ 37a Abs. 3, § 125 Abs. 2 HGB, § 35a Abs. 3 GmbHG, § 80 Abs. 3 AktG).
• Ausnahme: Die Angaben entfallen bei Mitteilungen in einer bestehenden Geschäftsverbindung, für die man üblicherweise Vordrucke nutzt und nur noch die Angaben des Einzelfalls einträgt (§ 37a Abs. 2, § 125 Abs. 2 HGB, § 35a Abs. 2 GmbHG, § 80 Abs. 2 AktG). Für Bestellscheine gilt diese Ausnahme nicht.
• Kapital: Angaben zum Kapital sind freiwillig. Nennt eine GmbH ihr Kapital, muss sie das Stammkapital angeben und, solange nicht alle Geldeinlagen eingezahlt sind, auch den Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen (§ 35a Abs. 1 Satz 2 GmbHG). Bei der AG gilt das Gleiche für das Grundkapital (§ 80 Abs. 1 Satz 3 AktG).
• Nicht zu den Pflichtangaben nach HGB, GmbHG und AktG gehören etwa Bankverbindung, Telefonnummer, Steuernummer und die Namen der Gesellschafter einer GmbH. Viele Unternehmen drucken Bank- und Kontaktdaten trotzdem in die Fußzeile. Auf der Rechnung ist die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Pflicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG).
• Folge: Fehlen Angaben, hält das Registergericht die Verantwortlichen, bei der GmbH die Geschäftsführung, bei der AG den Vorstand, mit Zwangsgeld dazu an. Das einzelne Zwangsgeld beträgt höchstens 5.000 € (§ 37a Abs. 4, § 125 Abs. 2 und § 14 HGB, § 79 Abs. 1 GmbHG, § 407 Abs. 1 AktG).

Du arbeitest bei der Wendland Objekteinrichtung GmbH in Kassel. Fußzeile des Briefbogens und Signatur der E-Mails enthalten:

Wendland Objekteinrichtung GmbH · Sitz: Kassel · Registergericht: Amtsgericht Kassel, HRB 7788 · Geschäftsführung: Carla Wendland, Martin Oberle

Damit stehen Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und beide Mitglieder der Geschäftsführung mit ausgeschriebenem Vornamen da. Einen Aufsichtsrat hat die GmbH nicht, Angaben zum Kapital macht sie nicht. Bankverbindung und Telefonzentrale dürfen zusätzlich in der Fußzeile stehen.

Endkontrolle vor dem Versand

Arbeite mit der Briefvorlage deines Betriebs. Sie verbindet die Positionen nach DIN 5008 mit dem Corporate Design, also Logo, Hausschrift und Farben, und enthält meist schon die Fußzeile mit den Pflichtangaben. Prüfe jeden Brief trotzdem einmal von oben nach unten:

1. Anschriftfeld (85 × 45 mm): Die Zusatz- und Vermerkzone wird von unten nach oben beschrieben. Direkt über der Anschrift stehen Vermerke wie „Einschreiben“, darüber als oberste Angabe die Rücksendeangabe. Die Empfängeranschrift hat in der Anschriftzone höchstens 6 Zeilen. Im ganzen Feld gibt es keine Leerzeile.
2. Informationsblock: Er steht rechts neben dem Anschriftfeld. Oben stehen die Bezugszeichen, erst die der Empfängerseite („Ihr Zeichen“, „Ihre Nachricht vom“), dann die eigenen („Unser Zeichen“, „Unsere Nachricht vom“). Es folgen die Kontaktdaten der Ansprechperson wie Name, Telefon und E-Mail; die letzte Angabe ist das Datum. Leitwörter ohne Inhalt darfst du weglassen. Eine Bezugszeichenzeile sieht die DIN 5008 seit 2020 nicht mehr vor.
3. Betreff: ohne das Wort „Betreff“ und ohne Schlusspunkt. Er darf fett oder farbig hervorgehoben werden. Bis zur Anrede folgen zwei Leerzeilen.
4. Anrede: mit Namen, wenn du die Ansprechperson kennst, sonst „Sehr geehrte Damen und Herren,“. Nach dem Komma geht der erste Absatz klein weiter, etwa mit „vielen Dank für Ihre Anfrage“; groß bleiben Nomen, Namen und die Anrede „Sie“ („Sie erhalten …“, „Ihre Bestellung …“).
5. Text und Schreibweisen: Absätze trennst du durch je eine Leerzeile. Datum: 2026-10-06; die Form 06.10.2026 nur, wenn keine Missverständnisse entstehen, also bei Empfängern im Inland; alphanumerisch 6. Oktober 2026 ohne führende Null. Telefonnummer: 0561 123456-40, also Vorwahl mit Leerzeichen und Durchwahl mit Bindestrich, ohne Klammern und ohne Schrägstrich. Betrag: 289,00 € mit Leerzeichen zwischen Zahl und Währungszeichen.
6. Briefschluss: Die Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand auf den Text und steht ohne Satzzeichen: „Mit freundlichen Grüßen“. Darunter kann mit einer Leerzeile Abstand die Firma stehen. Nach dem Raum für die Unterschrift wiederholst du den Namen in Maschinenschrift, am besten mit ausgeschriebenem Vornamen. Einen Unterschriftszusatz setzt du vor die Unterschrift oder vor den maschinenschriftlichen Namen. Wer Prokura hat, zeichnet mit einem Zusatz, der die Prokura andeutet, üblich „ppa.“ (§ 51 HGB). Wer Handlungsvollmacht hat, darf keinen Prokura-Zusatz verwenden und zeichnet mit einem Zusatz, der das Vollmachtsverhältnis ausdrückt (§ 57 HGB); welcher Zusatz das ist, schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich sind „i. V.“ (in Vertretung) und „i. A.“ (im Auftrag). Welchen Zusatz du in welchem Fall verwendest, regelt dein Betrieb, meist in einer Unterschriftenregelung.
7. Anlagenvermerk: im Regelfall mit einer Leerzeile Abstand unter dem maschinenschriftlichen Namen. Das Wort „Anlage“ oder „Anlagen“ darf fett sein, die Anlagen kannst du einzeln darunter aufführen. Reicht der Platz nicht, darf der Vermerk rechts neben der Grußformel stehen.
8. Fußzeile: Sind alle Pflichtangaben der Rechtsform vollständig?

Geschäftliche E-Mails

• Betreff: immer ausfüllen, kurz und so genau, dass die Empfängerin oder der Empfänger sofort weiß, worum es geht.
• Aufbau: Anrede, Text mit Absätzen, die durch eine Leerzeile getrennt sind, Grußformel und Signatur. Die Signatur enthält Name, Funktion, Kontaktdaten und die Pflichtangaben des Unternehmens.
• Empfängerfelder: In „An“ steht, wer handeln soll, in „Cc“, wer nur informiert wird. Diese Adressen sehen alle Empfänger. Adressen in „Bcc“ sehen die anderen nicht; das brauchst du etwa bei einer E-Mail an viele Kunden, die sich untereinander nicht kennen.
• Anhänge erwähnst du im Text und schickst sie in einem gängigen Format wie PDF.
• Keine durchgehenden Großbuchstaben: Sie sind schwer zu lesen und wirken wie Schreien.

Die Wendland Objekteinrichtung GmbH braucht für einen Kundenauftrag Aktenschränke. Lea Petersen aus dem Einkauf schreibt eine Anfrage an einen Lieferer:

Teil	Inhalt
Betreff	Anfrage über 20 abschließbare Aktenschränke, Lieferung bis 30.10.2026
Anrede	Sehr geehrter Herr Lindemann,
Text	für einen Kundenauftrag benötigen wir 20 abschließbare Aktenschränke aus Stahl, etwa 100 cm breit und 195 cm hoch. Bitte senden Sie uns bis zum 09.10.2026 ein Angebot mit Stückpreis, Lieferzeit und Zahlungsbedingungen. Die Schränke müssen bis zum 30.10.2026 bei uns sein.
Grußformel	Mit freundlichen Grüßen
Signatur	Lea Petersen, Einkauf, Telefon 0561 123456-25; Wendland Objekteinrichtung GmbH, Sitz: Kassel, Registergericht: Amtsgericht Kassel, HRB 7788, Geschäftsführung: Carla Wendland, Martin Oberle

Kundenorientiert formulieren

• Sie-Stil: Schreib aus der Sicht der Leserin oder des Lesers. „Sie erhalten die Stühle am Donnerstag, 08.10.2026.“ statt „Wir werden die Auslieferung der Stühle am 08.10.2026 vornehmen.“
• Aktiv statt passiv: „Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 16.10.2026.“ statt „Es wird um Überweisung des Betrags gebeten.“
• Konkret statt vage: Datum, Menge und Ansprechperson nennen statt „zeitnah“ oder „baldmöglichst“.
• Lösungsorientiert: sagen, was möglich ist, und bei einem Problem eine Lösung anbieten.
• Das Wichtigste zuerst, kurze Sätze, ein Gedanke je Satz.

Eine Lieferung an eine Kundin verspätet sich um zwei Tage.

• Vorher: „Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass sich die Lieferung aufgrund von Lieferschwierigkeiten verzögert. Wir bitten um Ihr Verständnis.“
• Nachher: „Ihre 12 Bürodrehstühle erhalten Sie am Donnerstag, 08.10.2026, zwei Tage später als vereinbart. Bitte entschuldigen Sie die Verzögerung. Bei der Lieferung bauen wir die Stühle ohne Aufpreis für Sie auf.“

Die zweite Fassung nennt Termin und Menge, spricht die Kundin direkt an und bietet einen Ausgleich.

Merke: Das Gesetz bestimmt die Pflichtangaben, die DIN 5008 die Form und die Sicht der Kundin oder des Kunden den Stil.

Nicht jedes Schriftstück verlässt das Haus. Viele Informationen laufen zwischen Abteilungen, Teams und einzelnen Beschäftigten. Wer sie schriftlich weitergibt, erreicht die richtigen Personen und kann später belegen, was mitgeteilt, vereinbart oder beschlossen wurde. Fünf Formen kommen im Büroalltag immer wieder vor.

Was für alle internen Schriftstücke gilt

• Kopf statt Anschriftfeld: Hausmitteilung, Rundschreiben und Einladung beginnen mit der Art des Schriftstücks als Überschrift, Absender (Name, Abteilung, Durchwahl), Empfänger, Datum und Betreff. Aktenvermerk und Protokoll haben einen eigenen Kopf (siehe unten). Postanschrift und Informationsblock wie im Geschäftsbrief entfallen immer. Viele Betriebe geben dafür Vorlagen im eigenen Corporate Design vor. Oft gehen interne Schriftstücke heute als E-Mail hinaus oder stehen im Intranet; die Bestandteile bleiben dieselben. In der E-Mail stehen Absender, Empfänger, Datum und Betreff in den Kopfzeilen, die Art des Schriftstücks nennt der Betreff. Das Wort „Betreff“ ist in der E-Mail die Bezeichnung des Eingabefelds und im Vordruck ein Leitwort wie „Von“ und „An“. Im Geschäftsbrief nach DIN 5008 steht es dagegen nicht.
• Schreibweisen nach DIN 5008: Die Schreib- und Gestaltungsregeln der Norm gelten auch intern. Das Datum schreibst du numerisch (14.10.2026), alphanumerisch (14. Oktober 2026) oder international (2026-10-14). Uhrzeiten stehen mit Doppelpunkt und zweistellig: 09:30 Uhr, 14:00 Uhr. Bei vollen Stunden dürfen die Minuten und die führende Null entfallen: 14 Uhr, 7 Uhr. Ein Punkt statt des Doppelpunkts (9.30 Uhr) entspricht nicht der Norm.
• Anlagen- und Verteilvermerk: Der Anlagenvermerk nennt die beigefügten Unterlagen und steht mit einer Leerzeile Abstand unter dem Namen. Mit einer weiteren Leerzeile folgt der Verteilvermerk mit allen Personen oder Stellen, die das Schriftstück ebenfalls erhalten. Die Wörter „Anlage“ oder „Anlagen“ und „Verteiler“ stehen ohne Doppelpunkt allein in ihrer Zeile und dürfen fett sein, die Unterlagen oder Empfänger folgen darunter. In einer E-Mail nennst du die Anhänge im Text, etwa mit „im Anhang findet ihr …“; das E-Mail-Programm zeigt sie ohnehin an.
• Stil: Der Betreff sagt in wenigen Wörtern, worum es geht. Der Text bringt das Wichtigste zuerst, bleibt sachlich und nennt Termine und Zuständigkeiten ausdrücklich: Wer macht was bis wann?

Hausmitteilung

Die Hausmitteilung (auch interne Mitteilung) richtet sich an eine bestimmte Person oder Stelle im Unternehmen, meist zu einem einzelnen Vorgang. Du gibst eine Information weiter, bittest um etwas oder fragst nach.

• Kopf: „Hausmitteilung“, Von (Name, Abteilung, Durchwahl), An (Name, Abteilung), bei Bedarf eine Kopie an weitere Stellen, Datum, Betreff.
• Text: Anlass, Bitte oder Information, gegebenenfalls eine Frist.
• Schluss: Name, bei Bedarf der Anlagenvermerk.

Anrede und Grußformel fallen knapper aus als im Geschäftsbrief oder entfallen ganz, wenn der Vordruck des Betriebs das so vorsieht.

Hausmitteilung

• Von: Svenja Okafor, Einkauf, Durchwahl 214
• An: Finn Kowalski, Buchhaltung
• Datum: 12.10.2026
• Betreff: Rechnung 2026-0877 der Adomeit Papierhandel KG

Die Rechnung über 1.428,00 € ist sachlich und rechnerisch geprüft. Zahlung bitte bis 19.10.2026 anweisen; dann ziehen wir 2 % Skonto (28,56 €) ab und überweisen 1.399,44 €.

Svenja Okafor

Anlage
Rechnung 2026-0877 mit Prüfvermerk

Aktenvermerk

Ein Aktenvermerk (auch Aktennotiz, bei Telefonaten Telefon- oder Gesprächsnotiz) hält einen Sachverhalt schriftlich fest, der sonst nur mündlich vorläge: ein Telefonat, eine Absprache, eine Beobachtung oder eine Entscheidung. So können Kolleginnen, Kollegen und Vertretungen den Vorgang später nachvollziehen, und dein Betrieb kann zeigen, was wann besprochen wurde.

• Kopf: „Aktenvermerk“, Vorgang (etwa Kunden- oder Auftragsnummer), Anlass mit Datum und Uhrzeit, Beteiligte.
• Sachverhalt: knapp und sachlich, mit konkreten Angaben zu Mengen, Beträgen und Terminen.
• Ergebnis: Was wurde vereinbart oder entschieden, was ist noch offen?
• Weiteres Vorgehen: Wer macht was bis wann?
• Schluss: Datum der Erstellung, Name oder Kürzel der Person, die den Vermerk schreibt, bei Bedarf ein Verteiler.

Schreibe den Vermerk möglichst bald nach dem Gespräch, solange du die Einzelheiten sicher weißt. Er enthält Fakten, keine Wertungen über Personen. Eine Einschätzung, die für den Vorgang wichtig ist, kennzeichnest du als solche. Relative Angaben wie „morgen“ ersetzt du durch das Datum. Der Aktenvermerk bleibt im Haus: Soll auch der Kunde etwas schriftlich bekommen, etwa einen neuen Liefertermin, schreibst du ihm zusätzlich einen Brief oder eine E-Mail.

Aktenvermerk

• Vorgang: Kopiersystem im Lager, Wartungsvertrag 2025-114
• Anlass: Besuch des Servicetechnikers am 08.10.2026, 13:40 bis 14:25 Uhr
• Beteiligte: Servicetechniker des Herstellers; Malte Thielen, Verwaltung

Der Techniker tauscht die Bildtrommel aus. Danach druckt das Gerät wieder ohne Streifen. Nach Auskunft des Technikers ist der Austausch durch den Wartungsvertrag abgedeckt.

Weiteres Vorgehen: Malte Thielen prüft bis 30.10.2026, ob trotzdem eine Rechnung eingeht.

08.10.2026, Malte Thielen

Rundschreiben

Das Rundschreiben geht mit demselben Text an viele Empfänger, intern etwa an alle Beschäftigten eines Standorts oder an alle Führungskräfte. Typische Anlässe sind neue Regelungen, geänderte Abläufe und Termine, die alle betreffen.

• Kopf: „Rundschreiben“, oft mit laufender Nummer, Absender (Stelle und verantwortliche Person), Empfängerkreis wie „an alle Beschäftigten der Verwaltung“ oder ein Verteiler, Datum, Betreff.
• Text: Was ändert sich, ab wann gilt es, wen betrifft es, wer beantwortet Fragen? Die Anrede richtet sich an alle, zum Beispiel „Liebe Kolleginnen und Kollegen“.
• Verbreitung: E-Mail-Verteiler, Intranet, Aushang am Schwarzen Brett oder Umlauf. Beim Umlauf wandert ein Exemplar mit einer Namensliste von Person zu Person; wer es gelesen hat, zeichnet mit Kürzel und Datum ab und gibt es weiter.
• Kenntnisnahme: Muss nachweisbar sein, dass alle die Regelung kennen, bittet das Rundschreiben um eine Bestätigung, etwa per Unterschrift auf einer Liste oder per Klick im Intranet.

Der Unterschied zur Hausmitteilung: Die Hausmitteilung richtet sich an eine bestimmte Person oder Stelle und betrifft meist einen einzelnen Vorgang. Das Rundschreiben hat viele Empfänger und denselben Text für alle.

Rundschreiben 07/2026 der Verwaltung an alle Beschäftigten, Betreff: Neue Regeln für die Buchung der Besprechungsräume ab 02.11.2026. Der Text nennt die Regeln, den Tag, ab dem sie gelten, und die Ansprechperson. Am Ende steht die Bitte, die Kenntnisnahme bis 30.10.2026 im Intranet zu bestätigen.

Einladung

Die Einladung zu einer Besprechung geht rechtzeitig an alle Teilnehmenden, damit sie sich den Termin freihalten und vorbereiten können. Sie enthält:

• Anlass und Ziel der Besprechung,
• Datum, Beginn und voraussichtliches Ende,
• Ort mit Raum oder bei einer Videokonferenz den Zugang,
• Teilnehmerkreis,
• Tagesordnung mit nummerierten Tagesordnungspunkten (TOP 1, TOP 2 …), oft mit „Verschiedenes“ als letztem Punkt,
• Unterlagen zur Vorbereitung als Anlage, in der E-Mail als Anhang,
• eine Frist für die Rückmeldung, etwa zur Teilnahme oder zu weiteren Themen,
• eine Ansprechperson für Rückfragen.

Im Beispiel geht die Einladung als E-Mail an alle Teilnehmenden:

• Von: Finn Kowalski, Buchhaltung
• An: alle Beschäftigten der Buchhaltung
• Betreff: Einladung zur Besprechung „Umzug der Buchhaltung in das Erdgeschoss“ am 29.10.2026

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

im November zieht die Buchhaltung in das Erdgeschoss. In der Besprechung legen wir den Zeitplan fest und verteilen die Arbeitsplätze. Wir treffen uns am Donnerstag, 29.10.2026, von 10:00 bis 11:30 Uhr im Besprechungsraum 104.

Tagesordnung:

1. Zeitplan des Umzugs
2. Verteilung der Arbeitsplätze
3. Verschiedenes

Im Anhang findet ihr den Grundriss des Erdgeschosses. Bitte seht ihn euch vor der Besprechung an und gebt mir bis 23.10.2026 Bescheid, ob ihr teilnehmt. Fragen beantworte ich unter der Durchwahl 231.

Viele Grüße
Finn Kowalski

Protokoll

Das Protokoll hält fest, was in einer Besprechung besprochen und beschlossen wurde. Welche Protokollart passt (Ergebnis-, Verlaufs- oder Wortprotokoll), steht im Kapitel „Termine, Besprechungen & Protokolle“ in Lernfeld 2. Seit der Ausgabe von 2020 enthält die DIN 5008 einen eigenen Abschnitt zu Protokollen. Er regelt vor allem den Rahmen:

• Protokollkopf: Unternehmen oder Abteilung, Protokollart, Anlass, Datum, Beginn und Ende, Anwesende und Abwesende, Leitung, Protokollführung und Tagesordnung. In der Praxis steht meist auch der Ort dabei.
• Sprache: Der Inhalt steht im Präsens, sachlich und ohne Wertung.
• Protokollfuß: Datum der Ausfertigung, Name und Unterschrift der Leitung und der Protokollführung, der Verteiler, wenn er von den Teilnehmenden abweicht, und die Liste der Anlagen.

Den Hauptteil gliederst du nach den Tagesordnungspunkten im Protokollkopf, in der Regel in derselben Reihenfolge und Nummerierung wie in der Einladung. Wird die Tagesordnung zu Beginn der Besprechung ergänzt oder umgestellt, gilt die geänderte Fassung. Beschlüsse und Aufgaben hältst du eindeutig fest: Wer erledigt was bis wann? Sie stehen im Indikativ. Wortbeiträge einzelner Personen, etwa im Verlaufsprotokoll, gibst du in indirekter Rede wieder, also im Konjunktiv I: „Frau Stahlberg erklärt, der Entwurf sei mit allen Teamleitungen abgestimmt.“

TOP 2: Urlaubsplanung Dezember

Frau Stahlberg stellt den Entwurf der Urlaubsplanung vor. Nach dem Entwurf ist zwischen dem 23.12.2026 und dem 02.01.2027 an jedem Arbeitstag mindestens eine Person in der Auftragsannahme anwesend.

Beschluss: Die Urlaubsplanung gilt in der vorgestellten Form.

Aufgabe: Malte Thielen trägt die Urlaube bis 30.10.2026 in den Teamkalender ein.

Merke: Die Hausmitteilung geht an eine Stelle, das Rundschreiben an viele. Der Aktenvermerk ist für die Akte, die Einladung kommt vor der Besprechung, das Protokoll danach.

Viele Zahlen im Büro sagen erst etwas, wenn du sie verdichtest oder vergleichst: Wie viel kostet ein Karton Papier im Schnitt? Um wie viel Prozent ist der Umsatz gestiegen? Welchen Teil der Heizkosten trägt jede Abteilung? Drei Rechenarten beantworten solche Fragen.

Durchschnitt und gewogener Durchschnitt

Der einfache Durchschnitt (arithmetisches Mittel) ist die Summe aller Werte geteilt durch ihre Anzahl. Er passt, wenn jeder Wert gleich viel zählt, etwa die Zahl der ausgehenden Briefe an fünf Tagen: 46, 52, 38, 61 und 43 Briefe ergeben 240 Briefe, geteilt durch 5 Tage sind das 48 Briefe am Tag.

Zählen die Werte unterschiedlich viel, brauchst du den gewogenen Durchschnitt. Typisch ist der durchschnittliche Einkaufspreis bei mehreren Lieferungen mit verschiedenen Mengen. Du multiplizierst jeden Preis mit seiner Menge, addierst die Produkte und teilst durch die Gesamtmenge. Wer nur die Preise addiert und durch ihre Zahl teilt, tut so, als wäre jede Lieferung gleich groß gewesen.

Die Quellmann Dokumentenservice GmbH hat im Quartal Kopierpapier in drei Lieferungen gekauft: 40 Kartons zu 21,50 €, 60 Kartons zu 19,80 € und 20 Kartons zu 23,00 €.

Lieferung	Menge	Preis je Karton	Wert
1	40	21,50 €	860,00 €
2	60	19,80 €	1.188,00 €
3	20	23,00 €	460,00 €
Summe	120		2.508,00 €

Gewogener Durchschnitt: 2.508,00 € ÷ 120 = 20,90 € je Karton. Der einfache Durchschnitt der drei Preise läge bei 21,43 € und wäre falsch, weil die günstige Lieferung die größte war.

Prozentuale Veränderung

Die prozentuale Veränderung vergleicht einen neuen Wert mit einem alten: (neuer Wert − alter Wert) × 100 ÷ alter Wert. Grundwert ist immer der alte Wert, also der Wert des früheren Zeitraums oder der Ausgangswert. Ein positives Ergebnis ist eine Zunahme, ein negatives eine Abnahme.

Rundungsregel: Rechne mit allen Nachkommastellen und runde erst das Ergebnis, in der Regel auf zwei Nachkommastellen. Steigt der Umsatz von 418.000 € auf 452.000 €, sind das 34.000 € × 100 ÷ 418.000 € = 8,1339… %, gerundet 8,13 %. Sinkt er umgekehrt von 452.000 € auf 418.000 €, beträgt die Abnahme nur 7,52 %, weil der Grundwert größer ist.

Vergleichst du zwei Prozentsätze, unterscheide Prozentpunkte und Prozent. Steigt die Reklamationsquote von 2,4 % auf 3,0 %, ist sie um 0,6 Prozentpunkte gestiegen, bezogen auf den alten Wert aber um 25 %.

Verteilungsrechnung

Mit der Verteilungsrechnung teilst du einen Gesamtbetrag nach einem Schlüssel auf, etwa Miete und Heizkosten nach der Fläche, Kosten einer Betriebsfeier nach Köpfen oder einen Gewinn nach vereinbarten Anteilen. Du gehst in drei Schritten vor:

1. Teile addieren, z. B. alle Quadratmeter.
2. Wert eines Teils berechnen: Gesamtbetrag ÷ Summe der Teile.
3. Anteil jeder Stelle berechnen: Wert eines Teils × Teile der Stelle.

Zur Kontrolle addierst du alle Anteile; die Summe muss den Gesamtbetrag ergeben. Rundest du die Anteile auf Cent und fehlen dadurch einige Cent, gleichst du die Differenz bei einem Anteil aus, meist beim größten.

Für ein Stockwerk zahlt die Quellmann Dokumentenservice GmbH im Monat 3.600 € Reinigungskosten. Sie werden nach der Fläche verteilt: Verwaltung 120 m², Vertrieb 90 m², Scanzentrum 190 m². Summe der Teile 400 m², Wert eines Teils 3.600 € ÷ 400 = 9,00 € je m². Anteile: Verwaltung 1.080 €, Vertrieb 810 €, Scanzentrum 1.710 €; zusammen wieder 3.600 €.

Ist ein Auftrag bestätigt, muss die Ware zum Kunden und die Unterlagen in einer Form, die er gut weiterverarbeiten kann. Dabei klärst du drei Dinge: Wer transportiert? Wer zahlt den Transport? In welchem Format gehen die Dokumente hinaus?

Versand, Lieferbedingungen und Dateiformate

Versandart: Kleine Sendungen bis zu einigen Kilogramm übernimmt ein Paketdienst. Schwere oder sperrige Ware, etwa Möbel auf Paletten, geht per Spedition als Stückgut. Muss eine Sendung zu einer festen Uhrzeit ankommen, ist ein Express- oder Kurierdienst die richtige Wahl, er kostet aber deutlich mehr. Bei wertvoller Ware achtest du auf eine ausreichende Haftung oder Versicherung. Wer das Risiko eines Transportschadens trägt, regelt das Gesetz zum Gefahrübergang, siehe das Kapitel „Erfüllungsort, Gefahrübergang und Gerichtsstand im Kaufvertrag“.

Lieferbedingungen: Ohne Vereinbarung trägt der Käufer die Kosten der Versendung an seinen Ort (§ 448 Abs. 1 BGB). Häufig wird deshalb eine Kostenklausel vereinbart. Die Transportkosten bestehen klassisch aus drei Teilen: Zustellung zur Versandstation beim Verkäufer, Fracht und Zustellung von der Empfangsstation zum Käufer.

Die Klausel regelt nur die Kosten. Übernimmt der Verkäufer die Versandkosten, wird der Ort des Käufers dadurch nicht zum Erfüllungsort (§ 269 Abs. 3 BGB). Für Lieferungen ins Ausland vereinbaren Betriebe meist die Incoterms der Internationalen Handelskammer.

Dateiformate: Angebote, Auftragsbestätigungen und Briefe verschickst du als PDF: Das Layout bleibt erhalten, der Text ist durchsuchbar, und der Empfänger kann den Inhalt nicht versehentlich ändern. Für die Langzeitarchivierung gibt es die Variante PDF/A. Bearbeitbare Formate wie DOCX oder XLSX nutzt du intern oder wenn der Empfänger weiterarbeiten soll; Dateien mit Makros schickst du nicht nach außen. CSV überträgt reine Tabellendaten, etwa eine Preisliste für das System des Kunden. E-Rechnungen sind strukturierte Datensätze, z. B. XRechnung als reine XML-Datei oder ZUGFeRD als PDF mit eingebetteter XML-Datei. Viele Dateien fasst ein ZIP-Archiv zusammen.

Die Wendland Objekteinrichtung GmbH liefert 24 Schreibtische auf vier Paletten per Spedition „frachtfrei“. Die Zustellung zur Versandstation und die Fracht zahlt Wendland, die Zustellung von der Empfangsstation zum Kunden zahlt der Kunde. Angebot und Auftragsbestätigung gingen als PDF hinaus.

In Teil 1 der Abschlussprüfung bearbeitest du am PC in 120 Minuten einen zusammenhängenden Arbeitsauftrag mit Textverarbeitung und Tabellenkalkulation. Bewertet werden die Ausdrucke, die du abgibst. Viele Punkte gehen nicht am Fachwissen verloren, sondern an Zeitnot, fehlenden Fußzeilen oder einer vergessenen Formelansicht. Diese Checkliste hilft dir, den Ablauf zu üben. Die App prüft dazu nur das Wissen; die Arbeit am PC übst du mit eigenen Dateien.

Vor dem Start: lesen und planen

• Lies den ganzen Auftrag einmal durch, bevor du eine Datei öffnest. Markiere, was jede Teilaufgabe verlangt und wie viele Punkte sie bringt.
• Plane die Zeit nach Punkten. Zieh vorher etwa 10 Minuten zum Lesen und 10 bis 15 Minuten für den Schluss-Check ab und verteile den Rest im Verhältnis der Punkte.
• Öffne die vorgegebenen Dateien und speichere sie sofort unter dem verlangten Dateinamen im verlangten Ordner. Danach speicherst du regelmäßig zwischendurch.
• Hängst du an einer Teilaufgabe fest, gehst du weiter und kommst später zurück.

Während der Arbeit: Formate prüfen

Textverarbeitung

• Geschäftsbriefe nach DIN 5008, Schrift und Gestaltung so, wie es die Vorgaben des Unternehmens verlangen
• Kopf- oder Fußzeile mit den verlangten Angaben, etwa Name, Prüflingsnummer, Dateiname und Seitenzahl, am besten als Felder
• Formulare vor dem Speichern schützen, wenn es verlangt ist
• Rechtschreibprüfung laufen lassen und den Text danach selbst lesen; die Prüfung findet nicht jeden Fehler

Tabellenkalkulation

• Ergebnisse immer mit Formeln berechnen, nie als Zahl eintippen; beim Kopieren auf absolute Bezüge achten
• Zahlenformate setzen: Euro mit zwei Nachkommastellen, Prozent, Datum
• Spalten so breit ziehen, dass keine Rauten (####) erscheinen
• Diagramm mit Titel, Achsentiteln mit Einheit und, wo nötig, Legende und Datenbeschriftungen

Am Ende: druckfertig vorbereiten und abgeben

1. Seitenansicht prüfen: Ränder, Hoch- oder Querformat, keine abgeschnittene Spalte, sinnvolle Seitenumbrüche. Breite Tabellen passt du unter Seite einrichten auf eine Seite an.
2. Normalansicht druckfertig einrichten, wenn sie verlangt ist: Seite einrichten, Kopf- und Fußzeile, Druckbereich.
3. Formelansicht druckfertig einrichten, wenn sie verlangt ist, am besten in einer Kopie des Tabellenblatts: Auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formelüberwachung schaltest du Formeln anzeigen ein. Zieh die Spalten breiter, bis jede Formel ganz lesbar ist, und lass unter Seitenlayout in den Blattoptionen die Überschriften und die Gitternetzlinien mitdrucken. Dann sieht der Prüfer, auf welche Zellen sich jede Formel bezieht.
4. Jede Seitenansicht kontrollieren: Stehen die verlangten Angaben in Kopf- oder Fußzeile? Ist jede Teilaufgabe auf einem Blatt, das sich so drucken lässt?
5. Endgültig speichern und die Formelansicht wieder ausschalten, falls die Datei in der Normalansicht abgegeben wird.

Gedruckt wird in der Prüfung meist erst nach Ende der Bearbeitungszeit; es gilt die Aufgabenstellung. Richte deshalb alles innerhalb der 120 Minuten fertig ein und speichere es.

Ein Auftrag hat vier Teilaufgaben mit 30, 25, 25 und 20 Punkten. Du planst 10 Minuten zum Lesen und 14 Minuten für den Schluss-Check, es bleiben 96 Minuten. Auf jeden Punkt entfallen 96 ÷ 100 = 0,96 Minuten. Für die erste Teilaufgabe planst du also rund 29 Minuten, für die letzte rund 19 Minuten. Liegst du nach der ersten Teilaufgabe deutlich hinter dem Plan, kürzt du bei Verzierungen, nicht bei Formeln und Fußzeilen.

In Teil 1 wird jeder Text, den du schreibst, auch sprachlich bewertet: Rechtschreibung, Zeichensetzung und Ausdruck zählen zusammen mit der Gestaltung. Ein Brief mit „ihre Bestellung“ statt „Ihre Bestellung“ wirkt nachlässig, auch wenn der Inhalt stimmt. Die meisten Fehler in Geschäftstexten wiederholen sich. Wer sie kennt, findet sie beim Korrekturlesen schneller.

Rechtschreibung: die häufigsten Fehler

• Anrede Sie: „Sie“, „Ihnen“, „Ihr“ und „Ihre“ schreibst du in der höflichen Anrede immer groß. „Du“ und „dein“ dürfen im Brief klein oder groß stehen.
• das oder dass: „das“ ist Artikel oder Pronomen und lässt sich durch „dieses“ oder „welches“ ersetzen. „dass“ leitet einen Nebensatz ein: „Wir bestätigen, dass die Ware eintrifft.“
• seit oder seid: „seit“ gibt eine Zeit an („seit Montag“), „seid“ ist eine Form von „sein“ („Ihr seid eingeladen.“).
• Zeitangaben: „heute Abend“, „am Dienstagvormittag“, aber „abends“, „dienstags“. Mit Artikel wird ein Wort zum Nomen: „im Voraus“, „beim Bestellen“, „zum Unterschreiben“.
• Wörter, die oft danebengehen: Standard (nicht Standart), Adresse, Gebühr, Reparatur, Rhythmus, nämlich, Maschine, Interesse.
• Adjektive klein: „versandkostenfrei“, „termingerecht“, „kostenlos“, auch wenn sie lang sind.

Zeichensetzung: Kommas, die Pflicht sind

Ein Komma steht in diesen Fällen:

• zwischen Haupt- und Nebensatz, etwa vor „dass“, „weil“, „ob“, „wenn“, „obwohl“: „Bitte teilen Sie uns mit, ob der Termin passt.“
• vor und nach einem Relativsatz: „Die Stühle, die Sie bestellt haben, sind eingetroffen.“
• in Aufzählungen zwischen den Gliedern, außer vor „und“ und „oder“: „Stühle, Tische und Regale“
• vor und nach einem Einschub: „Frau Petersen, unsere Einkäuferin, ruft Sie an.“
• vor einer Infinitivgruppe mit „um“, „ohne“, „statt“ oder „anstatt“: „Wir rufen Sie an, um einen Termin zu vereinbaren.“
• nach der Anrede im Brief; danach geht es klein weiter: „Sehr geehrte Frau Albers,“ und dann „vielen Dank für …“.

Ausdruck: klar statt umständlich

• Verben statt Nomen: „Wir liefern am 12.11.2026.“ statt „Die Durchführung der Lieferung erfolgt am 12.11.2026.“
• Aktiv statt Passiv, wenn klar ist, wer handelt: „Unser Monteur baut die Stühle auf.“
• Doppeltes streichen: „bereits schon“, „neu renoviert“, „zusammen addieren“ sagen dasselbe zweimal.
• Konkret statt Floskel: Termin, Menge und Ansprechperson nennen. Mehr Beispiele stehen im Kapitel zu Geschäftsbriefen und E-Mails.

So liest du Korrektur

1. Rechtschreibprüfung laufen lassen. Sie findet Tippfehler, übersieht aber oft „das“ statt „dass“ oder ein fehlendes Komma.
2. Den Text langsam lesen, einmal nur auf den Inhalt und einmal nur auf Kommas achten.
3. Zahlen, Daten und Namen mit der Vorlage vergleichen.
4. Die Anrede „Sie“ in allen Formen suchen und prüfen.

Ein Satz aus einer E-Mail an einen Kunden, vor und nach der Korrektur:

• Vorher: „Wir möchten ihnen mitteilen das die Auslieferung der Ware durch unseren Fahrer seid Montag erfolgt.“
• Nachher: „Seit Montag liefert unser Fahrer Ihre Ware aus.“

Verbessert sind die Anrede (Ihnen), das Wort „seit“ und der Stil. Der umständliche dass-Satz fällt ganz weg.

Im Büro arbeiten Textverarbeitung und Tabellenkalkulation zusammen: Eine Preistabelle aus Excel kommt in ein Angebot, ein Diagramm in einen Bericht, eine Kundenliste aus der Warenwirtschaft in die Tabelle. Wie du die Daten übernimmst, entscheidet, ob sie sich später noch ändern und ob die Datei beim Empfänger funktioniert.

Einfügen, einbetten oder verknüpfen

Kopierst du einen Tabellenbereich in Excel und fügst ihn in Word ein, bietet Word über die Einfügeoptionen mehrere Wege an:

Einbetten geht über Inhalte einfügen und die Auswahl als Excel-Arbeitsblatt-Objekt. Dann steckt eine Kopie der Excel-Daten mit Formeln in der Word-Datei. Ein Doppelklick öffnet sie zum Bearbeiten; mit der Originaldatei besteht keine Verbindung mehr, und die Word-Datei wird größer.

Eine Verknüpfung braucht die Quelldatei am selben Speicherort. Öffnet jemand das Dokument auf einem anderen Rechner ohne Zugriff darauf, kann Word nicht aktualisieren. Bevor du ein Dokument nach außen schickst, löst du deshalb die Verknüpfung oder versendest es als PDF. Diagramme fügst du nach denselben Regeln ein.

Lea Petersen schreibt jeden Monat einen Einkaufsbericht in Word. Die Zahlen stehen in einer Excel-Datei auf dem Netzlaufwerk. Sie fügt die Tabelle einmal verknüpft ein. Im nächsten Monat aktualisiert sie nur die Verknüpfung, statt die Tabelle neu zu kopieren. Bevor der Bericht an die Geschäftsführung geht, speichert sie ihn als PDF.

Exportieren und importieren

• PDF: für Dokumente, die der Empfänger lesen, aber nicht ändern soll, etwa ein Angebot. Über Speichern unter oder Exportieren wählst du den Dateityp PDF.
• CSV: eine einfache Textdatei, in der jede Zeile ein Datensatz ist und Trennzeichen die Felder trennen. In deutschen Programmen ist das meist ein Semikolon. CSV enthält nur die Werte des aktuellen Tabellenblatts, keine Formeln, Formate oder Diagramme. Damit tauschst du Daten mit anderen Programmen aus, zum Beispiel mit einer Warenwirtschaft oder einem Shop.
• Importieren: Eine CSV- oder Textdatei holst du in Excel über die Registerkarte Daten mit Aus Text/CSV. In der Vorschau prüfst du das Trennzeichen, die Zeichencodierung (Umlaute) und den Datentyp jeder Spalte. Postleitzahlen oder Artikelnummern mit führender Null legst du als Text an, sonst schneidet Excel die Null ab.

Für einen Serienbrief greift Word direkt auf eine Excel-Tabelle als Datenquelle zu; siehe Lernfeld 5.

Zwischen einem Unternehmen und einer Privatperson ist das Kräfteverhältnis ungleich: Das Unternehmen kennt Ware, Vertrag und Recht besser. Deshalb schützt das BGB Verbraucher, also Menschen, die ein Geschäft überwiegend privat abschließen (§ 13 BGB), gegenüber Unternehmern (§ 14 BGB). Zwischen zwei Unternehmen gelten diese Regeln nicht.

Fernabsatz und Widerrufsrecht

Ein Fernabsatzvertrag wird ausschließlich über Fernkommunikationsmittel geschlossen, etwa im Onlineshop, per E-Mail oder Telefon (§ 312c BGB). Der Verbraucher hat dann ein Widerrufsrecht (§ 312g Abs. 1 BGB):

• Frist: 14 Tage (§ 355 Abs. 2 BGB), beim Warenkauf ab Erhalt der Ware, bei mehreren getrennt gelieferten Waren ab Erhalt der letzten (§ 356 Abs. 2 BGB). Fehlt eine ordnungsgemäße Belehrung, beginnt die Frist nicht; das Recht erlischt dann spätestens zwölf Monate und 14 Tage nach dem Erhalt (§ 356 Abs. 3 BGB).
• Form: Der Verbraucher muss den Widerruf eindeutig erklären, aber nicht begründen (§ 355 Abs. 1 BGB), z. B. per E-Mail, Brief oder über die Widerrufsfunktion „Vertrag widerrufen“, die Onlineshops seit 19.06.2026 anbieten müssen (§ 356a BGB). Die Ware nur kommentarlos zurückzuschicken reicht nicht.
• Rückabwicklung: Der Händler erstattet innerhalb von 14 Tagen den Kaufpreis und die Hinsendekosten der günstigsten Standardlieferung (§ 357 Abs. 1 und 2 BGB). Er darf warten, bis die Ware zurück ist oder der Kunde die Absendung nachweist (§ 357 Abs. 4 BGB). Die Rücksendekosten trägt der Kunde, wenn der Händler ihn vorher darüber informiert hat (§ 357 Abs. 5 BGB). Hat der Kunde die Ware stärker genutzt, als zum Prüfen nötig war, schuldet er Wertersatz (§ 357a Abs. 1 BGB).
• Ausnahmen: kein Widerrufsrecht u. a. bei Waren, die nach Kundenwunsch angefertigt sind, bei schnell verderblicher Ware und bei versiegelten Hygieneartikeln, deren Siegel entfernt wurde (§ 312g Abs. 2 BGB).

Zum Schutz bei der Bestellung gehört auch die Button-Lösung: Der Bestellknopf muss eindeutig zeigen, dass die Bestellung etwas kostet, etwa „zahlungspflichtig bestellen“ (§ 312j Abs. 3 BGB).

Eine Kundin bestellt online einen Bürostuhl für 249,00 € und wählt den Standardversand für 4,90 €. Sie widerruft fristgerecht über die Widerrufsfunktion. Der Händler erstattet 249,00 € + 4,90 € = 253,90 €. Hat er sie vor der Bestellung informiert, dass sie die Rücksendung selbst zahlt, trägt sie das Porto zurück.

Verbrauchsgüterkauf

Kauft ein Verbraucher von einem Unternehmer eine Ware, ist das ein Verbrauchsgüterkauf (§ 474 BGB), im Laden wie online. Dann gelten zusätzliche Regeln zum Schutz des Käufers:

• Die Rechte bei Mängeln dürfen vorab nicht ausgeschlossen oder beschränkt werden (§ 476 Abs. 1 BGB). Die Verjährung von zwei Jahren lässt sich nur bei gebrauchter Ware auf ein Jahr verkürzen, und nur mit eigenem Hinweis und ausdrücklicher, gesonderter Vereinbarung (§ 476 Abs. 2 BGB).
• Zeigt sich ein Mangel innerhalb von zwölf Monaten nach Übergabe, wird vermutet, dass er schon bei Übergabe da war (Beweislastumkehr, § 477 BGB).
• Beim Versand trägt in der Regel der Händler das Risiko, bis die Ware beim Kunden ankommt (§ 475 Abs. 2 BGB).
• Für Kaufverträge ab 31.07.2026 informiert der Händler vor der Nacherfüllung über das Wahlrecht zwischen Reparatur und neuer Ware und darüber, dass sich die Verjährung nach einer Reparatur um zwölf Monate verlängert (§ 475 Abs. 4, § 475e Abs. 5 BGB).

Merke: Widerruf und Gewährleistung sind zwei verschiedene Rechte. Widerrufen kann der Verbraucher ohne Grund innerhalb der Frist; Gewährleistung setzt einen Mangel voraus.