Lernfeld 6: Werteströme erfassen und beurteilen

Die Buchführung dokumentiert alle Werteströme des Betriebs – lückenlos, nachvollziehbar und gesetzlich vorgeschrieben.

Pflicht & Grundsätze

• Nach § 238 HGB muss jeder Kaufmann Bücher führen. Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 € Umsatzerlösen und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind befreit (§ 241a HGB). Die Pflicht aus dem HGB gilt auch für die Besteuerung (§ 140 AO). Gewerbetreibende ohne diese Pflicht müssen Bücher führen, wenn das Finanzamt einen Umsatz von mehr als 800.000 € oder einen Gewinn von mehr als 80.000 € feststellt und ihnen das mitteilt (§ 141 AO). Das UStG verlangt eigene Aufzeichnungen (§ 22 UStG).
• Maßstab sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB): klar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet – keine Buchung ohne Beleg.

Inventur → Inventar → Bilanz

• Inventur: körperliche und buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensteile und Schulden zum Stichtag.
• Inventar: das ausführliche Verzeichnis in Staffelform (Vermögen, Schulden, Reinvermögen).
• Bilanz: die Kurzfassung in Kontoform – links Aktiva (Mittelverwendung), rechts Passiva (Mittelherkunft).

Bilanzaufbau

• Aktiva: Anlagevermögen (dauerhaft: Gebäude, BGA, Maschinen) und Umlaufvermögen (kurzfristig: Vorräte, Forderungen, Bank, Kasse).
• Passiva: Eigenkapital und Fremdkapital (Verbindlichkeiten, Darlehen).
• Bilanzgleichung: Summe Aktiva = Summe Passiva; Eigenkapital = Vermögen − Schulden.

Merke: Aktiva zeigen, wohin das Geld geflossen ist – Passiva, woher es kommt.

Aus der Bilanz werden Konten – und jeder Geschäftsfall wird als Buchungssatz erfasst.

Konten & Buchungsregeln

• Aktivkonten: Anfangsbestand und Zugänge im Soll, Abgänge im Haben.
• Passivkonten: spiegelbildlich – Anfangsbestand und Zugänge im Haben, Abgänge im Soll.
• Der Buchungssatz nennt immer zuerst das Soll-Konto: „Soll an Haben“; Soll- und Habensumme sind stets gleich (Doppik).

Die vier Grundfälle

Die Beispiele sind vereinfacht ohne Umsatzsteuer; wie sie gebucht wird, zeigt das Kapitel „Umsatzsteuer buchen“.

• Aktivtausch: Kauf eines PCs gegen Banküberweisung → BGA an Bank (Bilanzsumme unverändert).
• Passivtausch: kurzfristige Verbindlichkeit wird zum Darlehen → Verbindlichkeiten an Darlehen.
• Aktiv-Passiv-Mehrung: Büroschrank auf Ziel gekauft → BGA an Verbindlichkeiten aLL (Bilanzsumme steigt). Handelswaren bucht der Betrieb dagegen beim Einkauf als Aufwand (aufwandsrechnerisches Verfahren, siehe „Umsatzsteuer buchen“).
• Aktiv-Passiv-Minderung: Verbindlichkeit per Bank bezahlt → Verbindlichkeiten an Bank (Bilanzsumme sinkt).

Abschluss

• Am Jahresende werden die Salden der Bestandskonten über das Schlussbilanzkonto (SBK) abgeschlossen.

Merke: „Soll an Haben“ – und bei Aktivkonten wohnt der Zugang links, bei Passivkonten rechts.

Aufwendungen und Erträge verändern das Eigenkapital – sie laufen deshalb über eigene Erfolgskonten.

Aufwand & Ertrag

• Aufwendungen (Werteverzehr): Mieten, Löhne und Gehälter, Büromaterial, Abschreibungen, Zinsaufwand → Buchung im Soll.
• Erträge (Wertezuwachs): Umsatzerlöse, Zinserträge, Provisionserlöse → Buchung im Haben.

Beispiele

• Büromiete per Bank 1.500 €: Mietaufwand 1.500 an Bank 1.500.
• Dienstleistung auf Rechnung 2.000 € netto: Forderungen an Umsatzerlöse (zur Umsatzsteuer gleich mehr).

Abschluss über die GuV

• Alle Erfolgskonten werden über das GuV-Konto abgeschlossen: Erträge im Haben, Aufwendungen im Soll.
• Saldo = Gewinn (Erträge größer) oder Verlust; der Saldo wird auf das Eigenkapitalkonto übertragen – Gewinn mehrt, Verlust mindert das Eigenkapital.

Merke: Bestandskonten enden im SBK, Erfolgskonten in der GuV – und die GuV endet im Eigenkapital.

Die Umsatzsteuer ist für den Betrieb erfolgsneutral (kein Aufwand, kein Ertrag); wirtschaftlich trägt sie der Endverbraucher. Gebucht wird sie bei steuerpflichtigen Ein- und Verkäufen. Keine Umsatzsteuer enthalten z. B. Versicherungsbeiträge, Kreditzinsen, Briefporto im Universaldienst und Rechnungen von Kleinunternehmern; Mieten für Grundstücke und Büroräume sind steuerfrei, wenn der Vermieter nicht zur Steuerpflicht optiert hat (§ 4 Nr. 12, § 9 UStG).

Das System

• Die Umsatzsteuer in Eingangsrechnungen anderer Unternehmer ist als Vorsteuer abziehbar (Forderung an das Finanzamt), wenn die Leistung für das Unternehmen ausgeführt ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 UStG); bei Anzahlungen vor Ausführung der Leistung genügen Rechnung und Zahlung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG).
• Für eigene steuerpflichtige Leistungen schuldet der Betrieb Umsatzsteuer (Verbindlichkeit an das Finanzamt). Im Regelfall (Sollbesteuerung) entsteht sie mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde, unabhängig vom Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 1 UStG; bei Anzahlungen schon mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Vereinnahmung, Satz 4); nur Betriebe mit Istbesteuerung (§ 20 UStG) versteuern nach Zahlungseingang.
• Zahllast = Umsatzsteuer − Vorsteuer; ist die Vorsteuer höher, entsteht ein Erstattungsanspruch (Vorsteuerüberhang).

Buchungsbeispiele (19 %)

• Einkauf Büromaterial auf Ziel, 200 € netto: Büromaterial 200,00 + Vorsteuer 38,00 an Verbindlichkeiten aLL 238,00.
• Handelswaren auf Ziel, 1.000 € netto (aufwandsrechnerisches Verfahren): Aufwendungen für Handelswaren 1.000,00 + Vorsteuer 190,00 an Verbindlichkeiten aLL 1.190,00. Der Einkauf wird sofort als Aufwand erfasst und läuft über die GuV.
• Verkauf auf Ziel, 2.000 € netto: Forderungen aLL 2.380,00 an Umsatzerlöse 2.000,00 an Umsatzsteuer 380,00.
• Am Ende des Voranmeldungszeitraums die Vorsteuer verrechnen (alle drei Beispiele im selben Zeitraum): Umsatzsteuer 228,00 an Vorsteuer 228,00.
• Zahllast ans Finanzamt überweisen: Umsatzsteuer 152,00 an Bank 152,00. Bei Vorsteuerüberhang wird ebenfalls „Umsatzsteuer an Vorsteuer“ gebucht, aber nur in Höhe der Umsatzsteuer; der Rest auf dem Vorsteuerkonto ist ein Erstattungsanspruch, den das Finanzamt überweist.

Voranmeldung

• Die Umsatzsteuervoranmeldung ist elektronisch bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums zu übermitteln; zum selben Tag ist die Vorauszahlung (Zahllast) fällig (§ 18 Abs. 1 UStG).
• Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr, der Kalendermonat, wenn die Steuer im Vorjahr mehr als 9.000 € betrug; bei höchstens 2.000 € kann das Finanzamt von der Voranmeldung befreien (§ 18 Abs. 2 UStG).
• Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Fristen um einen Monat (Dauerfristverlängerung, § 46 UStDV); Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres (§ 47 UStDV).
• Vereinfacht mit den Zahlen oben: steuerpflichtige Umsätze 19 % 2.000 €, Steuer 380 €, abziehbare Vorsteuer 228 €, Vorauszahlung 152 €.

Merke: Vorsteuer = Steuer aus Eingangsrechnungen (Forderung), Umsatzsteuer = Steuer aus Ausgangsrechnungen (Verbindlichkeit), Zahllast = Differenz im Voranmeldungszeitraum.

Nachlässe und Korrekturen verändern nachträglich Aufwand und Erlös – bei steuerpflichtigen Umsätzen auch die Umsatzsteuer bzw. die Vorsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG).

Lieferantenskonto (wir zahlen früher)

• Eingangsrechnung über Handelswaren 1.000 € netto + 190 € Vorsteuer = 1.190 € Verbindlichkeit.
• Zahlung mit 2 % Skonto (23,80 € brutto = 20,00 € netto + 3,80 € Vorsteuerkorrektur):
• Verbindlichkeiten aLL 1.190,00 an Bank 1.166,20 an Nachlässe für Handelswaren 20,00 an Vorsteuer 3,80.

Kundenskonto (der Kunde zahlt früher)

• Spiegelbildlich: Bank 1.166,20 + Erlösberichtigungen 20,00 + Umsatzsteuer 3,80 an Forderungen aLL 1.190,00. Erlösberichtigungen mindern als Erlösschmälerung die Umsatzerlöse (§ 277 Abs. 1 HGB).

Rücksendung & Storno

• Rücksendung an den Lieferanten ist eine Stornobuchung: Die Einkaufsbuchung wird anteilig umgekehrt – Verbindlichkeiten aLL an Aufwendungen für Handelswaren (bzw. Büromaterial) und an Vorsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG).
• Stornobuchung: Eine Fehlbuchung wird nicht radiert oder gelöscht, denn ihr ursprünglicher Inhalt muss erkennbar bleiben (§ 239 Abs. 3 HGB). Berichtigt wird sie durch eine Gegenbuchung: Die Umkehrbuchung wiederholt den falschen Buchungssatz mit vertauschten Seiten. Viele Buchhaltungsprogramme bieten daneben die Generalumkehr; sie bucht auf denselben Seiten mit negativem Betrag, sodass die Kontensummen nicht künstlich steigen.

Merke: Nachlässe auf steuerpflichtige Umsätze korrigieren auch die Steuer; Skonto buchen heißt dann drei Haben- bzw. drei Sollpositionen denken.

Abnutzbare Anlagegüter (z. B. Gebäude, Fahrzeuge, BGA) verlieren durch Nutzung, Zeit und Technik an Wert – die Abschreibung verteilt die Anschaffungskosten (netto, ohne abziehbare Vorsteuer) auf die Nutzungsjahre. Grundstücke werden nicht planmäßig abgeschrieben.

Lineare Abschreibung

• Jahresbetrag = Anschaffungskosten / Nutzungsdauer.
• Beispiel: Firmenwagen, Anschaffungskosten 30.000 € netto, Anschaffung im Januar, vorgegebene Nutzungsdauer 5 Jahre → 30.000 / 5 = 6.000 € pro Jahr; Restbuchwert nach 2 Jahren: 18.000 €.
• Bei Anschaffung im Laufe des Jahres wird monatsgenau abgeschrieben (zeitanteilig).

Buchung

• Abschreibungen auf Sachanlagen an Fuhrpark (bzw. BGA, Maschinen) – der Aufwand mindert über die GuV den Gewinn.

Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

• Abnutzbare, bewegliche und selbstständig nutzbare Anlagegüter mit Anschaffungskosten bis 800 € netto können im Anschaffungsjahr sofort voll abgeschrieben werden (§ 6 Abs. 2 EStG). Über 250 € ist ein Verzeichnis nötig, wenn die Angaben nicht aus der Buchführung hervorgehen.
• Stattdessen kann der Betrieb für alle Güter eines Jahres über 250 € bis 1.000 € einen Sammelposten bilden, der über fünf Jahre aufgelöst wird; sofort abgeschrieben werden dann nur Güter bis 250 € (§ 6 Abs. 2a EStG).

Warum abschreiben?

• Richtiger Gewinn (Aufwand in den Jahren der Nutzung), richtige Bilanzwerte. Die AfA-Tabellen des BMF geben steuerliche Richtwerte für die Nutzungsdauer (z. B. Pkw 6 Jahre); in Aufgaben ist die Nutzungsdauer meist vorgegeben.

Merke: Linear = Anschaffungskosten geteilt durch Jahre – gleicher Betrag, jedes Jahr.

Buchen allein reicht nicht – Lernfeld 6 heißt auch: Werteströme beurteilen.

Vom Ergebnis zur Kennzahl

• Unternehmenserfolg = Erträge − Aufwendungen (Saldo der GuV).
• Eigenkapitalrentabilität = Gewinn / Eigenkapital × 100. Beispiel: 40.000 € Gewinn bei 400.000 € EK → 10 % – zu vergleichen mit alternativen Anlagen und dem Risiko.
• Umsatzrentabilität = Gewinn / Umsatz × 100. Beispiel: 40.000 / 800.000 × 100 = 5 % – von jedem Umsatz-Euro bleiben 5 Cent.
• Wirtschaftlichkeit = Erträge / Aufwendungen (auf Basis der GuV); ein Wert über 1 bedeutet Gewinn. Beispiel: Erträge 840.000 €, Aufwendungen 800.000 € → 1,05.

Aussagen richtig einordnen

• Kennzahlen immer im Zeitvergleich (Vorjahre) und Betriebsvergleich (Branche) lesen.
• Ein steigender Umsatz bei sinkender Umsatzrentabilität deutet auf Kostenprobleme oder Preisnachlässe hin.

Ausblick

• Die Steuerung über Kosten und Kalkulation vertieft Lernfeld 10 (BAB, Deckungsbeitrag, Gewinnschwelle).

Merke: Rentabilität = Gewinn im Verhältnis zur Basis (EK oder Umsatz) × 100 – nie den Gewinn allein beurteilen.

Wer im Büro Belege bucht, braucht für jeden Geschäftsfall das passende Konto, und zwar unter dem Namen und der Nummer, die alle im Betrieb verwenden. Bucht eine Kollegin Druckerpapier auf Büromaterial und ein Kollege dieselbe Rechnung auf sonstige Aufwendungen, lassen sich die Zahlen nicht mehr vergleichen. Für diese Ordnung sorgen Kontenrahmen und Kontenplan.

Kontenrahmen und Kontenplan

Ein Kontenrahmen ordnet alle Konten, die in den Betrieben einer Branche vorkommen können, nach einem festen System. Kein Gesetz schreibt einen bestimmten Kontenrahmen vor; er ist eine Empfehlung. In der Berufsschule und in der Abschlussprüfung arbeitest du mit dem Industriekontenrahmen (IKR) in einer gekürzten Fassung.

Der Kontenplan gilt dagegen nur für einen Betrieb. Er übernimmt aus dem Kontenrahmen die Konten, die der Betrieb wirklich braucht, und legt für jedes Konto Nummer und Namen verbindlich fest. Das verlangt auch das HGB: Werden in den Büchern Ziffern oder Abkürzungen verwendet, muss ihre Bedeutung eindeutig feststehen (§ 239 Abs. 1 HGB).

Die Wendland Objekteinrichtung GmbH in Kassel kauft Büromöbel bei Herstellern ein, verkauft sie weiter und montiert sie beim Kunden. In ihren Kontenplan übernimmt sie Konten für den Wareneinkauf und für die Umsatzerlöse aus Verkauf und Montage. Konten für Rohstoffe legt sie nicht an, weil sie nichts selbst herstellt. Für jede ihrer zwei Bankverbindungen führt sie ein eigenes Bankkonto.

So ist der IKR aufgebaut

Der IKR hat zehn Kontenklassen. Eine Kontonummer liest du von links: Die erste Ziffer nennt die Kontenklasse, die zweite die Kontengruppe, jede weitere Ziffer grenzt das Konto genauer ein. Je mehr Ziffern, desto feiner die Unterteilung.

Die Reihenfolge der Klassen folgt dem Jahresabschluss (Abschlussgliederungsprinzip):

Vorsteuer und Umsatzsteuer sind keine Erfolgskonten: Die Vorsteuer ist eine Forderung an das Finanzamt, die Umsatzsteuer eine Schuld.

Mit dem Kontenplanauszug kontieren

In der Prüfung liegt ein Auszug aus dem Kontenplan bei. Kontieren heißt, zu jedem Beleg festzulegen, auf welchen Konten im Soll und im Haben mit welchen Beträgen gebucht wird. So gehst du vor:

1. Beleg lesen: Was ist passiert, wer ist der Partner, welche Beträge stehen netto, als Steuer und brutto da?
2. Konten bestimmen: Bestand oder Erfolg? Aktiv oder Passiv, Aufwand oder Ertrag? Zugang oder Abgang?
3. Den Buchungssatz bilden: Soll an Haben, Summe Soll gleich Summe Haben.
4. Im Auszug das passende Konto suchen und Nummer und Namen genau so übernehmen, wie sie dort stehen.

Verwende nur Konten aus dem Auszug und erfinde keine Nummern. Namen können von dem abweichen, was du gewohnt bist: Das Konto für eingekaufte Handelswaren heißt in manchen Fassungen „Aufwendungen für Waren“, in anderen „Aufwendungen für Handelswaren“. Es gilt immer der Auszug. Auch die Zahl der Ziffern hängt vom Auszug ab.

Eingangsrechnung eines Möbelherstellers über 20 Bürostühle zum Weiterverkauf, 4.000,00 € netto zuzüglich 760,00 € Umsatzsteuer, zahlbar in 30 Tagen. Konten: Der Einkauf ist Aufwand, die Steuer eine Forderung an das Finanzamt, die Schuld eine Verbindlichkeit. Buchungssatz: Aufwendungen für Handelswaren 4.000,00 € und Vorsteuer 760,00 € an Verbindlichkeiten aLL 4.760,00 €. Zu jedem der drei Konten schreibst du die Nummer aus dem Auszug dazu.

Personenkonten und Sammelkonten

Im Hauptbuch stehen für alle Kunden zusammen nur ein Konto Forderungen aLL und für alle Lieferer ein Konto Verbindlichkeiten aLL. Man nennt sie Sammelkonten. Wer an welchen Kunden welche Rechnung offen hat, zeigen sie nicht. Dafür führt die Kontokorrentbuchhaltung für jeden Kunden ein Personenkonto (Debitor) und für jeden Lieferer ein Personenkonto (Kreditor), meist mit eigener Nummer. Mit den Personenkonten überwachst du Zahlungsziele, erkennst säumige Kunden und nutzt Skontofristen bei Lieferern.

Buchhaltungsprogramme buchen eine Ausgangsrechnung auf das Debitorenkonto und übertragen sie zugleich auf das Sammelkonto. Die Summe aller Debitorensalden muss deshalb dem Saldo der Forderungen aLL entsprechen, die Summe aller Kreditorensalden dem Saldo der Verbindlichkeiten aLL. Diese Abstimmung gehört zu jedem Monats- und Jahresabschluss.

Am 30.09. zeigen die Debitorenkonten der Wendland Objekteinrichtung GmbH diese Salden: Steuerkanzlei 3.570,00 €, Arztpraxis 1.190,00 €, Wohnungsbaugenossenschaft 6.545,00 €. Zusammen sind das 11.305,00 €. Das Sammelkonto Forderungen aLL zeigt ebenfalls 11.305,00 €; die Abstimmung stimmt.

Jede Buchung braucht einen Beleg. Nur so lässt sich jeder Geschäftsfall von seiner Entstehung bis zu seiner Abwicklung verfolgen (§ 238 Abs. 1 Satz 3 HGB). Der Beleg beweist, dass die Buchung stimmt; die Buchung verweist über die Belegnummer zurück auf den Beleg. In der Buchhaltung kommen jeden Tag Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen an, und alle durchlaufen denselben Weg.

Belegarten

Nach ihrer Herkunft unterscheidest du zwei Gruppen:

• Fremdbelege stellen andere aus, etwa Lieferer, Banken oder Behörden: Eingangsrechnungen, Gutschriften von Lieferern, Kontoauszüge, Quittungen, Steuerbescheide.
• Eigenbelege stellt der Betrieb selbst aus: Kopien der eigenen Ausgangsrechnungen, Gehaltslisten, Reisekostenabrechnungen, Belege über Privatentnahmen, Umbuchungsbelege.

Fehlt ein Fremdbeleg, etwa weil eine Parkquittung verloren ging, schreibt der Betrieb einen Ersatzbeleg. Er ist ein Eigenbeleg und enthält Datum, Betrag, Empfänger, Anlass der Ausgabe, den Grund für das Fehlen des Originals und die Unterschrift. Vorsteuer darf daraus nicht abgezogen werden, weil der Abzug eine Rechnung des Leistenden voraussetzt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG).

Nicht jedes Schriftstück ist ein Buchungsbeleg. Eine Anfrage, ein Angebot oder eine Bestellung verändert weder Vermögen noch Schulden; diese Unterlagen werden als Handelsbriefe aufbewahrt, aber nicht gebucht.

In der Buchhaltung der Wendland Objekteinrichtung GmbH liegen am Morgen: die Rechnung eines Möbelherstellers, der Kontoauszug vom Vortag, die Kopie einer Ausgangsrechnung an eine Arztpraxis, die Reisekostenabrechnung eines Monteurs und das Angebot eines Teppichlieferers. Fremdbelege sind Rechnung und Kontoauszug, Eigenbelege die Kopie der Ausgangsrechnung und die Reisekostenabrechnung. Das Angebot wird nicht gebucht.

Vom Eingang bis zur Ablage

Die Belegbearbeitung folgt einem festen Ablauf:

1. Prüfen: Eingangsrechnungen werden sachlich und rechnerisch geprüft, also mit Bestellung und Lieferschein verglichen und nachgerechnet (siehe Lernfeld 4, Rechnungsprüfung). Erst eine geprüfte Rechnung wird gebucht und bezahlt.
2. Kontieren: Auf dem Beleg oder in der Buchungsmaske wird festgehalten, welche Konten im Soll und im Haben mit welchen Beträgen angesprochen werden.
3. Buchen: Die Buchung wird im Grundbuch in zeitlicher Reihenfolge und auf den Konten des Hauptbuchs erfasst.
4. Ablegen und aufbewahren: Der Beleg kommt mit seiner Nummer geordnet in die Ablage, auf Papier oder elektronisch.
5. Vernichten: erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.

Buchungsbelege bewahrt der Betrieb acht Jahre auf (§ 257 Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Elektronische Belege müssen unverändert und jederzeit lesbar bleiben.

Kontieren nach Beleg

Der Kontierungsvermerk enthält Belegnummer, Buchungsdatum, Konto im Soll, Konto im Haben, die Beträge und das Kürzel der Person, die kontiert hat. In der Prüfung schreibst du zu jedem Konto die Nummer aus dem beiliegenden Kontenplanauszug.

Bei einem Kontoauszug ist jede Zeile ein eigener Geschäftsfall. Der Auszug zeigt keine Umsatzsteuer: Zahlst du eine Eingangsrechnung, gleichst du nur die Verbindlichkeit aus, denn die Vorsteuer wurde schon mit der Rechnung gebucht.

Kontoauszug der Wendland Objekteinrichtung GmbH vom 14.10.:

Zeile	Text	Betrag	Buchungssatz
1	Gutschrift Arztpraxis, Ausgangsrechnung 2026-418	+ 1.190,00 €	Bank an Forderungen aLL 1.190,00 €
2	Überweisung an Möbelhersteller, Rechnung 7731	− 3.570,00 €	Verbindlichkeiten aLL an Bank 3.570,00 €
3	Einzahlung aus der Geschäftskasse	+ 800,00 €	Bank an Kasse 800,00 €

Keine der drei Zeilen berührt ein Steuerkonto, und keine verändert den Gewinn.

Die Bilanz darf nur zeigen, was wirklich da ist. Deshalb vergleicht der Betrieb zum Jahresende die Bestände der Buchführung mit dem, was die Inventur ergibt. Wie die Inventur organisiert wird, lässt das HGB in Grenzen offen. Abweichungen zwischen Buchführung und Inventur müssen dagegen immer bereinigt werden.

Inventurverfahren

Vermögensgegenstände, die man anfassen kann, werden körperlich aufgenommen: gezählt, gemessen oder gewogen. Forderungen, Bankguthaben und Schulden nimmt der Betrieb buchmäßig auf, also anhand von Kontoauszügen, Saldenbestätigungen und offenen Rechnungen. Für den Zeitpunkt der körperlichen Aufnahme gibt es vier Verfahren:

Kleine Betriebe mit überschaubarem Lager zählen meist am Stichtag. Die permanente Inventur entlastet die Tage um den Jahreswechsel, verlangt aber eine sorgfältige Lagerbuchführung.

Buchbestand und Inventurbestand abgleichen

Die Buchführung zeigt den Sollbestand, die Inventur den Istbestand. Weichen beide voneinander ab, gilt der Istbestand: Die Buchführung wird an ihn angepasst. Vorher suchst du die Ursache, denn oft fehlt nur eine Buchung, etwa ein Barkauf ohne Eintrag im Kassenbuch oder ein Zahlungseingang, der noch nicht erfasst ist. Dann holst du diese Buchung nach. Lässt sich keine Ursache finden, wird der Unterschied als Aufwand oder Ertrag ausgebucht.

Bei Handelswaren mit aufwandsorientierter Erfassung steht auf dem Konto Handelswaren das ganze Jahr nur der Anfangsbestand, weil jeder Einkauf sofort als Aufwand gebucht wird. Erst die Inventur liefert den Schlussbestand. Den Unterschied bucht der Betrieb als Bestandsveränderung:

• Mehrbestand (Schlussbestand größer als Anfangsbestand): Handelswaren an Aufwendungen für Handelswaren. Ein Teil der eingekauften Ware liegt noch im Lager und war kein Aufwand dieses Jahres.
• Minderbestand (Schlussbestand kleiner): Aufwendungen für Handelswaren an Handelswaren. Es wurde auch Ware aus dem Vorjahr verkauft.

Danach zeigt das Konto Aufwendungen für Handelswaren den Wareneinsatz, also die Ware, die im Jahr tatsächlich verkauft wurde.

Eine Fachhändlerin für Bürobedarf hatte am 01.01. Handelswaren im Wert von 40.000 €. Eingekauft und als Aufwand gebucht hat sie im Jahr 250.000 €. Die Inventur am 31.12. ergibt einen Schlussbestand von 46.000 €. Mehrbestand: 46.000 € − 40.000 € = 6.000 €. Buchung: Handelswaren an Aufwendungen für Handelswaren 6.000 €. Wareneinsatz: 250.000 € − 6.000 € = 244.000 €.