Lernfeld 8: Personalwirtschaftliche Aufgaben wahrnehmen

Das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Platz – dafür sorgt die Personalplanung.

Personalbedarf ermitteln

• Quantitativ: Wie viele Stellen? (Ersatzbedarf durch Abgänge, Neubedarf durch Wachstum, Reservebedarf für Ausfälle.)
• Qualitativ: Welche Qualifikationen? → Anforderungsprofil aus der Stellenbeschreibung ableiten.
• Rechnung: Arbeitsmenge × Zeit je Einheit ÷ verfügbare Arbeitszeit je Vollzeitkraft ergibt den Einsatzbedarf in Vollzeitkräften. Beispiel: 12.000 Rechnungen im Jahr zu je 12 Minuten ergeben 2.400 Stunden; bei 1.600 Stunden je Vollzeitkraft sind das 1,5 Vollzeitkräfte.
• Einsatzbedarf + Reservebedarf (für Urlaub, Krankheit, Fortbildung) = Bruttopersonalbedarf. Rechnet man schon mit der Arbeitszeit nach Abzug dieser Ausfälle, ist die Reserve darin enthalten und wird nicht noch einmal addiert.
• Bruttopersonalbedarf − (Bestand + feststehende Zugänge − absehbare Abgänge) = Nettopersonalbedarf. Ist er positiv, sind so viele Stellen zu besetzen; ist er negativ, gibt es eine Personalüberdeckung.

Interne Beschaffung

• Versetzung, Beförderung, interne Ausschreibung, Übernahme von Azubis.
• Vorteile: schnell, günstig, motivierend, Kandidat bekannt. Nachteile: kleiner Auswahlkreis, „Betriebsblindheit“, Lücke an anderer Stelle.

Externe Beschaffung

• Online-Stellenbörsen und eigene Karriereseite, Business-Netzwerke, Agentur für Arbeit, Personaldienstleister, Empfehlungen.
• Vorteile: frisches Wissen, große Auswahl. Nachteile: teurer, längere Einarbeitung, Fehlbesetzungsrisiko.

AGG-konform ausschreiben

• Neutral formulieren (m/w/d). Keine Anforderungen, die an ein AGG-Merkmal anknüpfen (z. B. Höchstalter, „junges Team“), außer §§ 8 bis 10 AGG erlauben es ausnahmsweise.
• Auch scheinbar neutrale Anforderungen, die eine geschützte Gruppe besonders treffen (z. B. „Deutsch als Muttersprache“ statt „sehr gute Deutschkenntnisse“), sind nur zulässig, wenn ein rechtmäßiges Ziel sie sachlich rechtfertigt und sie dafür angemessen und erforderlich sind (§ 3 Abs. 2, § 11 AGG).

Merke: Erst Anforderungsprofil, dann Suchweg – nie umgekehrt.

Auswahl heißt vergleichen – fair, nachvollziehbar und diskriminierungsfrei.

Der Auswahlprozess

• Unterlagen sichten: Vollständigkeit, Anforderungsabgleich, Lücken sachlich hinterfragen.
• Instrumente: strukturiertes Vorstellungsgespräch (allen dieselben Kernfragen), Arbeitsproben, Assessment-Center, Probearbeiten.
• Entscheidung im Team dokumentieren – das schützt bei Nachfragen und AGG-Beschwerden.

Das AGG in der Personalauswahl

• Benachteiligungen wegen Rasse/ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität sind verboten (§§ 1, 7 Abs. 1 AGG); geschützt sind auch Bewerberinnen und Bewerber (§ 6 Abs. 1 Satz 2 AGG). Ausnahmen regeln §§ 8 bis 10 AGG, z. B. wenn das Merkmal eine wesentliche und entscheidende berufliche Anforderung ist (§ 8 AGG), beim Alter nur mit legitimem Ziel (§ 10 AGG).
• Unzulässige Fragen muss niemand wahrheitsgemäß beantworten: z. B. nach einer Schwangerschaft (Benachteiligung wegen des Geschlechts, § 3 Abs. 1 Satz 2 AGG), nach der Religion (außer bei Religionsgemeinschaften und ihren Einrichtungen, wenn die Religion für die konkrete Stelle eine gerechtfertigte berufliche Anforderung ist, § 9 AGG) oder nach der Gewerkschaftszugehörigkeit (Koalitionsfreiheit, Art. 9 Abs. 3 GG).
• Zulässig sind Fragen mit Jobbezug: Qualifikation, Berufserfahrung, bei Tätigkeitsbezug auch Gesundheit.

Absagen richtig formulieren

• Freundlich, ohne Begründung, die auf ein AGG-Merkmal schließen lässt; Bewerbungsunterlagen datenschutzkonform zurückgeben bzw. löschen (Aufbewahrung der Daten nur befristet zur Abwehr möglicher Ansprüche).

Merke: Sechs AGG-Merkmale – und jede Auswahlentscheidung so dokumentieren, dass sie sachlich begründbar ist.

Mit der Zusage beginnt die Vertragsarbeit: Was muss hinein – und was gilt bei Befristungen?

Inhalte des Arbeitsvertrags

• Vertragsparteien, Beginn, Tätigkeit und Arbeitsort, Arbeitszeit, Vergütung inkl. Zuschlägen, Urlaub, Kündigungsfristen, Probezeit (höchstens 6 Monate; Kündigungsfrist in dieser Zeit 2 Wochen, § 622 Abs. 3 BGB), Verweis auf Tarifvertrag/Betriebsvereinbarungen.

Nachweisgesetz

• Die wesentlichen Vertragsbedingungen müssen den Beschäftigten schriftlich niedergelegt werden. Seit 01.01.2025 genügt auch die Textform (z. B. PDF per E-Mail), wenn die Beschäftigten das Dokument abrufen, speichern und ausdrucken können und der Arbeitgeber einen Empfangsnachweis anfordert (§ 2 Abs. 1 NachwG).
• Nicht in Branchen nach § 2a SchwarzArbG (z. B. Bau, Gastronomie, Logistik): Dort bleibt es bei der unterschriebenen Niederschrift. Auf Verlangen muss der Arbeitgeber den Nachweis schriftlich erteilen.
• Kernbedingungen sind schon am ersten Arbeitstag auszuhändigen.

Befristete Arbeitsverträge (TzBfG)

• Mit Sachgrund (Vertretung, Projekt, Saison): auch länger und mehrfach möglich.
• Ohne Sachgrund: grundsätzlich höchstens 2 Jahre, in dieser Zeit höchstens dreimal verlängerbar (§ 14 Abs. 2 TzBfG). Nicht zulässig, wenn mit demselben Arbeitgeber schon früher ein Arbeitsverhältnis bestand; eine Ausbildung im selben Betrieb zählt nicht mit.
• Abweichungen: Tarifvertrag, Neugründung (bis 4 Jahre), Beschäftigte ab 52 nach mindestens 4 Monaten Beschäftigungslosigkeit (bis 5 Jahre). Für Beschäftigte, die die Regelaltersgrenze erreicht haben, gilt das Verbot der Vorbeschäftigung nicht (insgesamt höchstens 8 Jahre und 12 Verträge, § 41 Abs. 2 SGB VI).
• Befristungen bedürfen der Schriftform, sonst gilt der Vertrag als unbefristet.

Merke: Sachgrundlos befristet heißt grundsätzlich: höchstens 2 Jahre, höchstens 3 Verlängerungen – und die Befristung selbst immer schriftlich.

Drei Schutzgesetze, die jede Personalabteilung täglich anwendet.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

• Werktägliche Arbeitszeit höchstens 8 Stunden; bis zu 10 Stunden sind erlaubt, wenn der Durchschnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen bei höchstens 8 Stunden je Werktag liegt (§ 3 ArbZG).
• Ruhepausen: 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen: mindestens 11 Stunden.

Bundesurlaubsgesetz (BUrlG)

• Gesetzlicher Mindesturlaub: 24 Werktage bei 6-Tage-Woche – entspricht 20 Arbeitstagen bei 5-Tage-Woche; voller Anspruch nach 6 Monaten Wartezeit.

Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG)

• Bei Arbeitsunfähigkeit infolge Krankheit ohne eigenes Verschulden zahlt der Arbeitgeber bis zu 6 Wochen weiter; der Anspruch entsteht nach 4 Wochen ununterbrochenem Arbeitsverhältnis (§ 3 EFZG).
• Die Arbeitsunfähigkeit und ihre voraussichtliche Dauer sind unverzüglich zu melden. Dauert sie länger als 3 Kalendertage, muss sie spätestens am darauffolgenden Arbeitstag ärztlich festgestellt sein; der Arbeitgeber darf das auch früher verlangen. Bei gesetzlich Versicherten ruft der Arbeitgeber die eAU bei der Krankenkasse ab, Privatversicherte legen die ärztliche Bescheinigung selbst vor (§ 5 Abs. 1 und 1a EFZG).

Besondere Schutzrechte

• Mutterschutz, Schutzfristen: 6 Wochen vor der Entbindung (die Frau kann ausdrücklich erklären, dass sie weiterarbeiten will) und 8 Wochen danach; 12 Wochen bei Früh- oder Mehrlingsgeburt sowie auf Antrag, wenn beim Kind eine Behinderung festgestellt wird (§ 3 Abs. 1 und 2 MuSchG). Seit 01.06.2025 nach einer Fehlgeburt ab der 13. Woche 2, ab der 17. Woche 6, ab der 20. Woche 8 Wochen, außer die Frau will ausdrücklich arbeiten (§ 3 Abs. 5 MuSchG).
• Mutterschutz, Kündigungsverbot: während der Schwangerschaft, bis 4 Monate nach einer Fehlgeburt nach der 12. Woche und bis zum Ende der Schutzfrist nach der Entbindung, mindestens 4 Monate. Voraussetzung: Der Arbeitgeber weiß davon oder erfährt es binnen 2 Wochen nach Zugang der Kündigung. Ausnahmen nur mit Zulassung der zuständigen Landesbehörde (§ 17 MuSchG).
• Elternzeit: bis zu 3 Jahre je Kind, grundsätzlich bis zum 3. Geburtstag; bis zu 24 Monate davon können bis zum 8. Geburtstag genommen werden (§ 15 Abs. 2 BEEG).
• Dazu kommt der besondere Schutz schwerbehinderter Menschen. Die Fristen gehören ins Grundwissen.

Merke: 8/10 – 30/45 – 11: Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit – dieses Zahlentrio fragt die Prüfung gern ab.

Das Ende eines Arbeitsverhältnisses ist formstreng – Fehler kosten den Arbeitgeber schnell den Prozess.

Ordentliche Kündigung (§ 622 BGB)

• Grundfrist: 4 Wochen zum 15. oder zum Monatsende; für den Arbeitgeber verlängert sie sich mit der Betriebszugehörigkeit (z. B. nach 2 Jahren 1 Monat, nach 10 Jahren 4 Monate – jeweils zum Monatsende).
• Kündigungen bedürfen immer der Schriftform mit Originalunterschrift (§ 623 BGB) – E-Mail genügt nicht.
• Besteht ein Betriebsrat, muss der Arbeitgeber ihn vor jeder Kündigung, die er ausspricht (auch vor einer fristlosen), unter Angabe der Gründe anhören; ohne Anhörung ist die Kündigung unwirksam. Bedenken muss der Betriebsrat bei einer ordentlichen Kündigung binnen einer Woche, bei einer fristlosen binnen 3 Tagen schriftlich mitteilen (§ 102 Abs. 1 und 2 BetrVG).

Außerordentliche Kündigung (§ 626 BGB)

• Fristlos nur aus wichtigem Grund (z. B. Diebstahl) und binnen 2 Wochen ab Kenntnis; bei verhaltensbedingten Gründen geht in der Regel eine Abmahnung voraus.

Kündigungsschutzgesetz (KSchG)

• Gilt, wenn im Betrieb in der Regel mehr als 10 Arbeitnehmer beschäftigt sind (Auszubildende zählen nicht, Teilzeitkräfte anteilig: bis 20 Stunden pro Woche 0,5, bis 30 Stunden 0,75) und das Arbeitsverhältnis länger als 6 Monate besteht (§§ 1, 23 KSchG). Die Kündigung braucht dann einen Grund: personen-, verhaltens- oder betriebsbedingt.
• Bei betriebsbedingter Kündigung: Sozialauswahl nach Betriebszugehörigkeit, Alter, Unterhaltspflichten, Schwerbehinderung.

Das Arbeitszeugnis

• Einfaches Zeugnis (Art und Dauer) oder qualifiziertes Zeugnis (zusätzlich Leistung und Verhalten) – Anspruch bei Beendigung.
• Grundsätze: wahr und wohlwollend; die „Zeugnissprache“ codiert Noten („stets zur vollsten Zufriedenheit“ = sehr gut).

Merke: Kündigung nur schriftlich, fristlos nur binnen 2 Wochen, bei einer Arbeitgeberkündigung vorher den Betriebsrat anhören – und bei in der Regel mehr als 10 Arbeitnehmern (ohne Azubis) greift das KSchG.

Zwischen Brutto und Netto liegen Steuern und Sozialversicherung – das Rechenschema musst du sicher beherrschen.

Die Abzüge

• Steuern: Lohnsteuer (nach Steuerklasse), ggf. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag (nur noch bei hohen Einkommen).
• Sozialversicherung – je etwa zur Hälfte von Arbeitnehmer und Arbeitgeber getragen: Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung. Die Beitragssätze ändern sich regelmäßig – in der Abrechnung zählen die aktuellen Werte.

Rechenschema (vereinfachtes Beispiel)

Annahmen: ohne Kirchensteuer, durchschnittlicher Zusatzbeitrag der Krankenkassen, Pflegeversicherung ohne Zuschlag für Kinderlose und ohne Abschlag für mehrere Kinder, Beschäftigung außerhalb Sachsens.

• Bruttoentgelt 3.000,00 €
• − Lohnsteuer (angenommen) 350,00 €
• − Sozialversicherung Arbeitnehmeranteil (21,15 %, Stand 2026) 634,50 €
• = Nettoentgelt 2.015,50 € – die Zahlen sind Übungswerte; das Schema ist das Prüfungswissen.

Ein Solidaritätszuschlag fällt bei dieser Lohnsteuer nicht an. Wer mindestens 23 Jahre alt und kinderlos ist, zahlt 21,75 %, hier also 652,50 €; das Netto sinkt dann auf 1.997,50 €.

Blick des Arbeitgebers

• Personalkosten = Brutto + Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung + Umlagen – der Mitarbeiter „kostet“ also deutlich mehr als sein Brutto.
• Vermögenswirksame Leistungen und Sachbezüge (z. B. Jobticket) erscheinen ebenfalls in der Abrechnung.

Merke: Brutto − Steuern − AN-Anteil Sozialversicherung = Netto; der Arbeitgeber zahlt seinen Anteil obendrauf.

Personalarbeit wird messbar – mit wenigen Kennzahlen erkennst du Trends, bevor sie teuer werden.

Wichtige Kennzahlen

• Fluktuationsquote = Personalabgänge / durchschnittlicher Personalbestand × 100. Beispiel: 12 Abgänge bei Ø 150 Beschäftigten → 8 %.
• Krankenquote = Krankheitstage / Soll-Arbeitstage × 100 – hohe Werte einzelner Abteilungen sind ein Alarmsignal (Führung? Belastung?).
• Überstundenquote = geleistete Überstunden / Sollstunden × 100 – dauerhaft hoch spricht für Personalunterdeckung.
• Teilzeitquote, Ausbildungsquote, Durchschnittsalter für die längerfristige Planung.

Richtig interpretieren

• Immer im Zeitverlauf und im Vergleich (Abteilungen, Branche) lesen; eine Kennzahl allein erklärt keine Ursache – sie zeigt, wo man nachfragen muss.
• Darstellung: Diagramme in der Tabellenkalkulation, klar beschriftet, ohne verzerrte Achsen.

Datenschutz

• Personaldaten sind besonders sensibel: Auswertungen nur anonymisiert bzw. aggregiert weitergeben (DSGVO, siehe Lernfeld 2).

Merke: Fluktuation = Abgänge durch Ø-Bestand mal 100 – und jede Kennzahl braucht einen Vergleichswert.

Beurteilen, Fördern und Motivieren hängen zusammen: Die Beurteilung zeigt, wo jemand steht, die Personalentwicklung, wohin sich die Person entwickeln kann, und die Motivation entscheidet mit darüber, ob sie es will.

Personalbeurteilung

Eine Personalbeurteilung bewertet Leistung und Verhalten von Beschäftigten nach festgelegten Kriterien. Sie ist Grundlage für

• Entscheidungen über das Entgelt, etwa eine Leistungszulage,
• Beförderung, Versetzung und Übernahme nach der Probezeit oder der Ausbildung,
• Maßnahmen der Personalentwicklung,
• Rückmeldungen an die Beschäftigten und für Arbeitszeugnisse.

Übliche Kriterien sind Arbeitsmenge und Arbeitsqualität, Arbeitsweise (Sorgfalt, Selbstständigkeit, Termintreue), Fachkenntnisse, Zusammenarbeit und Umgang mit der Kundschaft, bei Führungskräften auch das Führungsverhalten. Beurteilt wird aus einem Anlass, etwa vor dem Ende der Probezeit, oder regelmäßig, zum Beispiel einmal im Jahr.

Beschäftigte können verlangen, dass ihre Leistungsbeurteilung und die Möglichkeiten ihrer beruflichen Entwicklung mit ihnen besprochen werden, und zu diesem Gespräch ein Betriebsratsmitglied mitbringen (§ 82 Abs. 2 BetrVG). Allgemeine Beurteilungsgrundsätze, die im Betrieb gelten sollen, brauchen die Zustimmung des Betriebsrats (§ 94 Abs. 2 BetrVG).

Beurteilungsfehler

Dagegen helfen klare Kriterien mit beschriebenen Stufen, Notizen zu Beobachtungen über den ganzen Zeitraum, eine getrennte Bewertung jedes Merkmals und der Abgleich der Maßstäbe zwischen den Führungskräften.

Beurteilungsgespräch und Feedback

1. Vorbereiten: Beobachtungen, Unterlagen und die Ziele des letzten Gesprächs sammeln, Termin und einen ungestörten Raum rechtzeitig festlegen, der beurteilten Person Zeit für eine Selbsteinschätzung geben.
2. Eröffnen: Anlass und Ablauf nennen.
3. Selbsteinschätzung der beurteilten Person anhören.
4. Einschätzung der Führungskraft mit konkreten Beispielen begründen.
5. Unterschiede besprechen und Ursachen klären.
6. Ziele und Maßnahmen vereinbaren, etwa eine Fortbildung.
7. Abschließen: Ergebnis schriftlich festhalten.

Wer Feedback gibt, beschreibt beobachtbares Verhalten, statt die Person zu bewerten, und zwar konkret und zeitnah. Ich-Botschaften zeigen die eigene Wahrnehmung („Mir ist aufgefallen, dass …“) statt eines Urteils über den anderen („Du bist immer …“). Angesprochen wird nur, was die Person ändern kann, und am Ende steht ein Vorschlag oder eine Bitte. Wer Feedback erhält, hört zu, fragt nach und rechtfertigt sich nicht sofort.

Zielvereinbarung

Ziele werden gemeinsam vereinbart und nicht nur vorgegeben. Gut formulierte Ziele erfüllen die SMART-Regel:

• Spezifisch: Das Ziel beschreibt genau, was erreicht werden soll.
• Messbar: Eine Kennzahl oder ein klares Kriterium zeigt, ob es erreicht ist.
• Attraktiv (auch: akzeptiert): Beide Seiten tragen das Ziel mit, und es lohnt sich, es zu erreichen.
• Realistisch: Das Ziel ist mit den vorhandenen Mitteln und in der verfügbaren Zeit erreichbar.
• Terminiert: Ein Datum legt fest, bis wann es erreicht ist.

Unscharf: „Die Ablage soll ordentlicher werden.“ Nach SMART: „Bis zum 30.06. sind alle Kundenakten des Vorjahres nach dem neuen Aktenplan digital abgelegt; neue Vorgänge werden ab sofort innerhalb von zwei Arbeitstagen abgelegt. Dafür steht jede Woche ein fester Zeitblock von zwei Stunden zur Verfügung.“

Motivation

Motivation ist die Bereitschaft, sich für ein Ziel einzusetzen. Sie kommt von innen (intrinsisch, etwa aus Freude an der Aufgabe) oder von außen (extrinsisch, etwa durch Geld, Lob oder Druck).

• Bedürfnispyramide nach Maslow: Grundbedürfnisse, Sicherheit, soziale Bedürfnisse, Wertschätzung und Selbstverwirklichung bauen aufeinander auf. Ein höheres Bedürfnis wird meist erst wichtig, wenn die darunterliegenden weitgehend erfüllt sind. Im Betrieb entsprechen dem etwa das Entgelt, ein sicherer Arbeitsplatz, ein gutes Team, Anerkennung und eigenverantwortliche, sinnvolle Aufgaben.
• Zwei-Faktoren-Theorie nach Herzberg: Hygienefaktoren wie Gehalt, Arbeitsplatzsicherheit, Arbeitsbedingungen, Unternehmenspolitik und das Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen verhindern Unzufriedenheit. Sind sie gut, ist die Person nicht unzufrieden, aber deshalb noch nicht zufrieden. Motivatoren wie Leistungserfolg, Anerkennung, interessanter Arbeitsinhalt, Verantwortung, Aufstieg und die Möglichkeit, sich weiterzuentwickeln, erzeugen Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft.

Daraus folgt: Eine Gehaltserhöhung beseitigt Unzufriedenheit mit dem Gehalt, macht auf Dauer aber nicht zufriedener. Dafür braucht es Motivatoren.

Personalentwicklung

Die höherqualifizierende Berufsbildung hat drei Fortbildungsstufen (§ 53a BBiG): Geprüfte Berufsspezialistin oder Geprüfter Berufsspezialist mit einem Lernumfang von in der Regel mindestens 400 Stunden (§ 53b BBiG), Bachelor Professional mit in der Regel mindestens 1.200 Stunden (§ 53c BBiG) und Master Professional mit in der Regel mindestens 1.600 Stunden (§ 53d BBiG).

Arbeitgeber und Betriebsrat fördern gemeinsam die Berufsbildung der Beschäftigten. Auf Verlangen des Betriebsrats ermittelt der Arbeitgeber den Berufsbildungsbedarf und berät mit ihm darüber (§ 96 Abs. 1 BetrVG).

Merke: Gut beurteilt, wer beobachtbares Verhalten über den ganzen Zeitraum und jedes Merkmal für sich bewertet. Geld ist nach Herzberg ein Hygienefaktor; Zufriedenheit und Einsatz entstehen durch Motivatoren wie Anerkennung, Verantwortung und interessante Aufgaben.

Die Personaleinsatzplanung sorgt dafür, dass zur richtigen Zeit genug Beschäftigte mit der passenden Qualifikation am richtigen Ort arbeiten. Sie verbindet den Bedarf der Abteilungen mit den Wünschen der Beschäftigten und den Grenzen des Arbeitsrechts. Dargestellt ist der Rechtsstand vom 08.10.2026.

Drei Fragen der Einsatzplanung

• Menge: Wie viele Beschäftigte braucht ein Bereich in einer Schicht, an einem Tag oder in einer Woche? Daraus ergibt sich die Mindestbesetzung.
• Zeit: Wann fällt die Arbeit an? Spitzen wie Monatsabschluss, Inventur oder Saisongeschäft brauchen mehr Personal; in solchen Zeiten kann der Betrieb Urlaub einschränken.
• Qualifikation: Wer kann welche Aufgabe übernehmen? Für eine Vertretung zählt nicht nur, wer anwesend ist, sondern auch, ob die Person die Aufgabe beherrscht.

Instrumente

Urlaub planen

Bei der zeitlichen Lage des Urlaubs berücksichtigt der Arbeitgeber die Wünsche der Beschäftigten. Er darf nur abweichen, wenn dringende betriebliche Belange oder Wünsche anderer Beschäftigter entgegenstehen, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, etwa von Eltern schulpflichtiger Kinder in den Schulferien (§ 7 Abs. 1 BUrlG). Der Urlaub ist grundsätzlich zusammenhängend zu gewähren (§ 7 Abs. 2 BUrlG).

Ein Urlaubsplan wird gegen feste Vorgaben geprüft, etwa eine Mindestbesetzung, Vertretungspaare, die nicht gleichzeitig fehlen dürfen, und Sperrzeiten wie den Monatsabschluss. Geprüft wird Woche für Woche und Person für Person. Dazu gehören auch Abwesenheiten, die nicht als Urlaub im Plan stehen, zum Beispiel das Ende eines befristeten Vertrags oder eine Schulung.

Arbeitszeitrecht für die Planung

Zur Arbeitszeit zählt alles zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende; die Ruhepausen zählen nicht mit (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Für Erwachsene gilt:

• Höchstarbeitszeit: werktäglich 8 Stunden; bis 10 Stunden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Werktage sind Montag bis Samstag.
• Ruhepausen: im Voraus feststehend, 30 Minuten bei mehr als 6 bis zu 9 Stunden Arbeitszeit und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Die Pausen dürfen in Abschnitte von mindestens 15 Minuten geteilt werden; länger als 6 Stunden hintereinander darf niemand ohne Ruhepause arbeiten (§ 4 ArbZG).
• Ruhezeit: mindestens 11 Stunden ohne Unterbrechung nach dem Ende der täglichen Arbeitszeit (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Gemessen wird vom Arbeitsende, nicht vom Schichtbeginn.
• Sonn- und Feiertage: Beschäftigung von 0 bis 24 Uhr grundsätzlich verboten (§ 9 Abs. 1 ArbZG). Ausnahmen regelt das Gesetz für bestimmte Tätigkeiten (§ 10 ArbZG); daneben kann die Aufsichtsbehörde Ausnahmen bewilligen (§ 13 ArbZG).

Für Jugendliche, also Personen ab 15 und unter 18 Jahren, gilt stattdessen das Jugendarbeitsschutzgesetz mit engeren Grenzen:

Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes mit einer wöchentlichen statt einer werktäglichen Höchstarbeitszeit und mit Regeln zur elektronischen Zeiterfassung ist angekündigt, am 08.10.2026 aber nicht in Kraft.

Arbeitszeit erfassen

• Der Arbeitgeber zeichnet die Arbeitszeit auf, die über 8 Stunden werktäglich hinausgeht, und bewahrt die Nachweise mindestens zwei Jahre auf (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
• Nach dem Bundesarbeitsgericht muss er darüber hinaus ein System einführen, mit dem Beginn, Ende und damit die Dauer der gesamten Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst werden (BAG, Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21, gestützt auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Eine bestimmte Form, etwa eine elektronische Erfassung, schreibt das Gesetz bisher nicht vor.
• Arbeitszeitkonto: Die Istzeit eines Tages ist die Zeit zwischen Kommen und Gehen abzüglich der Pausen. Viele Systeme ziehen die gebuchte Pause ab, mindestens aber die gesetzlich vorgeschriebene. Der Saldo ist die Summe der Istzeiten minus der Sollzeit: Ein Plus sind Überstunden oder Gleitzeitguthaben, ein Minus fehlende Stunden.

Kommen 7:45 Uhr, Gehen 16:15 Uhr, gebuchte Pause 20 Minuten: Die Anwesenheit beträgt 8 Stunden 30 Minuten. Die Arbeitszeit liegt über 6 und nicht über 9 Stunden, vorgeschrieben sind also 30 Minuten Pause. Abgezogen werden 30 statt 20 Minuten; die Istzeit beträgt 8,00 Stunden.

Fristen in der Personalakte überwachen

Fristen werden nach §§ 187 und 188 BGB berechnet:

• Beginnt die Frist mit einem Ereignis im Lauf eines Tages, etwa der Entbindung, zählt dieser Tag nicht mit (§ 187 Abs. 1 BGB). Die Frist endet mit dem Tag der letzten Woche oder des letzten Monats, der denselben Namen oder dieselbe Zahl trägt wie der Ereignistag (§ 188 Abs. 2 BGB).
• Beginnt die Frist mit dem Beginn eines Tages, etwa dem ersten Arbeitstag, zählt dieser Tag mit (§ 187 Abs. 2 BGB). Die Frist endet dann mit dem Tag davor (§ 188 Abs. 2 BGB).
• Fehlt der passende Tag im letzten Monat, endet die Frist mit dem letzten Tag dieses Monats (§ 188 Abs. 3 BGB).
• Wochen und Monate sind Kalenderzeit: 6 Wochen sind 42 Kalendertage, nicht 30 Arbeitstage.

Eintritt am Montag, 01.03.2027, Probezeit 3 Monate: Der 01.03. zählt mit, die Probezeit endet mit Ablauf des 31.05.2027. Entbindung am Freitag, 05.03.2027: Der Entbindungstag zählt nicht mit, die Schutzfrist von 8 Wochen endet mit Ablauf von Freitag, 30.04.2027.

Ein Fristenkalender legt die Personalakte einige Tage vor dem Fristende wieder vor. So bleibt Zeit, etwa über die Übernahme nach der Probezeit oder die Verlängerung einer Befristung zu entscheiden.

Mitbestimmung des Betriebsrats

Hat der Betrieb einen Betriebsrat, bestimmt er unter anderem mit bei der Lage der täglichen Arbeitszeit mit den Pausen und ihrer Verteilung auf die Wochentage (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG), bei einer vorübergehenden Verlängerung oder Verkürzung der betriebsüblichen Arbeitszeit, etwa bei Überstunden (Nr. 3), bei allgemeinen Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan (Nr. 5) sowie bei technischen Einrichtungen zur Überwachung von Verhalten oder Leistung, zum Beispiel einer elektronischen Zeiterfassung (Nr. 6).

Merke: Einsatzplanung prüft Menge, Zeit und Qualifikation. Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit, die Ruhezeit zählt ab Arbeitsende, und für Jugendliche gelten eigene Grenzen. Fristen werden nach §§ 187, 188 BGB in Kalendertagen berechnet und rechtzeitig vorgelegt.

Das Kapitel „Personalplanung & Personalbeschaffung“ zeigt das Rechenschema in Stichpunkten. Hier rechnest du es Schritt für Schritt durch und lernst, an welchen Stellen die meisten Fehler passieren.

Bedarfsarten und Rechenweg

Der Personalbedarf hat eine Menge und eine Qualität. Die Menge sagt, wie viele Vollzeitkräfte (VK) eine Abteilung im Planungszeitraum braucht. Die Qualität beschreibt, welche Kenntnisse diese Kräfte mitbringen müssen; sie steht im Anforderungsprofil der Stelle. Nach dem Anlass unterscheidet man:

• Ersatzbedarf: Jemand scheidet aus, etwa durch Ruhestand, Kündigung oder Elternzeit, und die Stelle soll weiter besetzt sein.
• Neubedarf (auch Mehrbedarf): Es kommt zusätzliche Arbeit hinzu, zum Beispiel durch einen neuen Großkunden.
• Reservebedarf: Ausfälle durch Urlaub, Krankheit und Fortbildung müssen aufgefangen werden.
• Freisetzungsbedarf (auch Minderbedarf): Es ist mehr Personal da als nötig.

Gerechnet wird in vier Schritten:

1. Einsatzbedarf = Arbeitsmenge × Zeit je Einheit ÷ Sollarbeitszeit je VK
2. Bruttopersonalbedarf = Einsatzbedarf + Reservebedarf
3. Fortgeschriebener Bestand = heutiger Bestand + feststehende Zugänge − absehbare Abgänge
4. Nettopersonalbedarf = Bruttopersonalbedarf − fortgeschriebener Bestand

Drei Fehler kommen häufig vor. Erstens wird die Reserve doppelt gezählt: Wer im ersten Schritt schon mit der verfügbaren Arbeitszeit nach Abzug von Urlaub und Krankheit rechnet, hat die Ausfälle bereits berücksichtigt und schlägt keine Reserve mehr auf. Zweitens werden Köpfe statt Vollzeitkräfte gezählt: Eine Teilzeitkraft mit halber Stelle zählt 0,5 VK. Drittens fließen unsichere Zugänge ein; in die Fortschreibung gehören nur Zugänge, die feststehen, etwa eine schon zugesagte Übernahme nach der Ausbildung.

Ein positiver Nettobedarf heißt: So viele VK sind zu beschaffen. Ein negativer Wert zeigt eine Überdeckung, die das Unternehmen etwa über Versetzung, Abbau von Überstunden oder nicht nachbesetzte Abgänge ausgleicht.

Die Quellmann Dokumentenservice GmbH erwartet im Planjahr 30.000 Scanaufträge zu je 21 Minuten. Das sind 30.000 × 21 ÷ 60 = 10.500 Stunden. Bei einer Sollarbeitszeit von 1.750 Stunden je VK ergibt das einen Einsatzbedarf von 6,0 VK. Mit 10 % Reserve beträgt der Bruttobedarf 6,6 VK. Heute arbeiten 6,0 VK in der Abteilung; eine Vollzeitkraft geht in den Ruhestand, Zugänge stehen nicht fest. Fortgeschriebener Bestand: 6,0 − 1,0 = 5,0 VK. Nettopersonalbedarf: 6,6 − 5,0 = 1,6 VK.

Das Kapitel „Entgeltabrechnung: vom Brutto zum Netto“ setzt das Bruttoentgelt als bekannt voraus. Hier siehst du, woraus es sich zusammensetzt und was nach dem Netto noch abgezogen wird.

Woher das Bruttoentgelt kommt

Das Entgelt kann auf drei Ebenen geregelt sein. Ein Tarifvertrag legt für Entgeltgruppen ein Mindestgehalt fest. Er gilt zwingend, wenn Arbeitgeber und Beschäftigte tarifgebunden sind (§ 3 Abs. 1, § 4 Abs. 1 TVG); oft verweist auch der Arbeitsvertrag auf ihn. Eine Betriebsvereinbarung darf Entgelte, die ein Tarifvertrag regelt oder üblicherweise regelt, nur festlegen, wenn der Tarifvertrag das erlaubt (§ 77 Abs. 3 BetrVG). Der Arbeitsvertrag darf vom Tarif nur zugunsten der beschäftigten Person abweichen (Günstigkeitsprinzip, § 4 Abs. 3 TVG). Ganz unten steht der gesetzliche Mindestlohn als Untergrenze für jede Stunde.

Zum Grundgehalt kommen weitere Bestandteile:

• Zulagen sind feste Beträge, etwa für eine besondere Funktion oder erschwerte Arbeit.
• Zuschläge werden meist in Prozent auf den Stundensatz gezahlt, zum Beispiel für Überstunden, Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge können in Grenzen steuer- und beitragsfrei sein (§ 3b EStG), Überstundenzuschläge sind voll steuer- und beitragspflichtig.
• Vermögenswirksame Leistungen, die der Arbeitgeber zahlt, erhöhen das Brutto.
• Sachbezüge, etwa die private Nutzung eines Dienstwagens, zählen als geldwerter Vorteil zum steuerpflichtigen Brutto, werden aber nicht ausgezahlt.

Vom Bruttoentgelt gehen Lohnsteuer und Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung ab; das Ergebnis ist das Nettoentgelt. Danach zieht der Arbeitgeber noch ab, was er für die beschäftigte Person überweist, zum Beispiel die vermögenswirksame Sparrate an eine Bausparkasse. Übrig bleibt der Auszahlungsbetrag.

Eine Sachbearbeiterin erhält laut Tarif 2.850,00 € und laut Arbeitsvertrag eine Funktionszulage von 95,00 €. Im Monat leistet sie 6 Überstunden; der Stundensatz beträgt 17,50 €, der Überstundenzuschlag 25 %. Dazu zahlt der Arbeitgeber 26,59 € vermögenswirksame Leistungen.

Überstunden: 6 × 17,50 € × 1,25 = 131,25 €
Bruttoentgelt: 2.850,00 € + 95,00 € + 131,25 € + 26,59 € = 3.102,84 €

Ist die Auswahl getroffen und der Arbeitsvertrag unterschrieben, beginnt in der Personalabteilung die Verwaltungsarbeit. Den Nachweis der Vertragsbedingungen behandelt das Kapitel „Arbeitsvertrag, Nachweisgesetz & Befristung“; hier geht es um das, was die neue Kraft mitbringt und was der Arbeitgeber meldet.

Was die neue Kraft liefert und was der Arbeitgeber erledigt

Für die Lohnsteuer teilt die beschäftigte Person ihre steuerliche Identifikationsnummer, ihr Geburtsdatum und die Angabe mit, ob es sich um die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung handelt (§ 39e Abs. 4 EStG). Damit ruft der Arbeitgeber die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) beim Bundeszentralamt für Steuern ab: Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal. Eine Lohnsteuerkarte aus Papier gibt es nicht mehr, und nach der Religion muss niemand gefragt werden.

Für die Sozialversicherung braucht der Arbeitgeber die Versicherungsnummer der Rentenversicherung, soweit sie schon vergeben ist, und den Namen der gewählten Krankenkasse; die beschäftigte Person muss die dafür nötigen Angaben machen (§ 28o Abs. 1 SGB IV). Wer zum ersten Mal beschäftigt wird, hat oft noch keine Nummer; dann gibt der Arbeitgeber bei der Anmeldung die Angaben an, mit denen sie vergeben wird, etwa Geburtsname und Geburtsort (§ 28a Abs. 3 SGB IV). Der Arbeitgeber meldet den Beginn der Beschäftigung bei der Krankenkasse an (§ 28a Abs. 1 SGB IV), und zwar mit der ersten folgenden Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn (§ 6 DEÜV).

Je nach Person kommen weitere Unterlagen hinzu:

• Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers: Sie zeigt, wie viel Urlaub im laufenden Jahr schon gewährt wurde; doppelt entsteht der Anspruch nicht (§ 6 BUrlG).
• Bescheinigung über die ärztliche Erstuntersuchung bei Jugendlichen unter 18 Jahren, die ins Berufsleben eintreten: Ohne sie darf der Betrieb sie nicht beschäftigen, außer bei geringfügigen oder höchstens zwei Monate dauernden leichten Arbeiten; die Untersuchung darf höchstens 14 Monate zurückliegen (§ 32 Abs. 1 und 2 JArbSchG).
• Aufenthaltstitel bei Personen ohne Staatsangehörigkeit der EU, des EWR oder der Schweiz: Der Arbeitgeber prüft, ob er die Beschäftigung erlaubt, und bewahrt für die Dauer der Beschäftigung eine Kopie auf (§ 4a Abs. 5 AufenthG).
• Bankverbindung für die Überweisung des Entgelts und gegebenenfalls der Vertrag über vermögenswirksame Leistungen.

Danach legt die Personalabteilung die Personalakte an, plant die Einarbeitung und sorgt für die Unterweisung im Arbeitsschutz.

Nele Brandt beginnt am 01.01.2027 bei der Quellmann Dokumentenservice GmbH. Die Personalabteilung bittet sie vorab per E-Mail um Identifikationsnummer, Versicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung. Eine Urlaubsbescheinigung ihres bisherigen Arbeitgebers ist nicht nötig: Sie beginnt am ersten Tag des neuen Kalenderjahrs und hat 2027 noch keinen Urlaub erhalten. Die Anmeldung bei der Krankenkasse geht mit der Abrechnung für Januar hinaus.

Über jede beschäftigte Person sammelt die Personalabteilung die Unterlagen, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind. Wie Personaldaten allgemein zu schützen sind, steht im Lernfeld 2; hier geht es um die Akte selbst.

Inhalt, Zugriff und Rechte

Eine Personalakte kann auf Papier oder digital geführt werden. Übersichtlich ist eine feste Gliederung, zum Beispiel:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsangaben
• Vertrag: Bewerbung, Arbeitsvertrag, Nachweis der Vertragsbedingungen, Änderungen und Zusatzvereinbarungen
• Entgelt und Zeiten: Eingruppierung, Gehaltsänderungen, Urlaubs- und Elternzeitanträge
• Entwicklung: Zeugnisse, Fortbildungsnachweise, Beurteilungen, Zielvereinbarungen
• Schriftverkehr: Abmahnungen, Ermahnungen, Gegendarstellungen

In die Akte gehört nur, was der Arbeitgeber für das Arbeitsverhältnis braucht (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c, Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Private Notizen, Gerüchte oder Angaben zu Partei und Freizeit haben dort nichts zu suchen. Gesundheitsdaten wie ärztliche Atteste zählen zu den besonderen Kategorien (Art. 9 DSGVO); sie werden getrennt und mit engerem Zugriff aufbewahrt. Einsehen dürfen die Akte nur Personen, die sie für ihre Aufgabe brauchen, etwa die Personalabteilung und die zuständige Führungskraft. Papierakten liegen verschlossen, digitale Akten sind mit Rechten und Protokoll gesichert (Art. 32 DSGVO).

Die beschäftigte Person hat eigene Rechte:

• Einsicht in ihre Akte, auf Wunsch zusammen mit einem Mitglied des Betriebsrats, das darüber schweigen muss (§ 83 Abs. 1 BetrVG).
• Gegendarstellung: Eigene Erklärungen, etwa zu einer Abmahnung, werden auf Verlangen beigefügt (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
• Auskunft und Kopie der gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO) und Berichtigung falscher Angaben (Art. 16 DSGVO). Eine unberechtigte Abmahnung kann sie entfernen lassen.

Nach dem Ausscheiden bleiben Unterlagen nur so lange, wie Gesetze es verlangen oder Ansprüche drohen; danach werden sie gelöscht (Art. 17 DSGVO). Das Lohnkonto etwa ist bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren (§ 41 Abs. 1 EStG).

Ein Sachbearbeiter der Quellmann Dokumentenservice GmbH hat eine Abmahnung wegen wiederholter Verspätung erhalten. Er hält sie für falsch, weil sein Zug zweimal ausgefallen ist. Er sieht seine Akte mit einem Betriebsratsmitglied ein und gibt eine schriftliche Stellungnahme ab. Die Personalabteilung heftet sie direkt hinter die Abmahnung.

Wann, wo und wofür jemand bezahlt wird, legen Arbeitsvertrag, Tarifvertrag und Betriebsvereinbarungen fest. Wie ein Arbeitszeitkonto geführt wird und welche Grenzen das Arbeitszeitgesetz setzt, steht im Kapitel „Personaleinsatz planen, Arbeitszeit erfassen, Fristen überwachen“.

Arbeitszeitmodelle und Arbeitsort

• Feste Arbeitszeit: Beginn und Ende sind für alle gleich, etwa 8 bis 16:30 Uhr.
• Gleitzeit: Innerhalb einer Rahmenzeit wählen Beschäftigte Beginn und Ende selbst; in der Kernzeit müssen alle da sein. Plus- und Minusstunden laufen über ein Arbeitszeitkonto.
• Schichtarbeit: Teams wechseln sich nach einem Plan ab, damit ein Betrieb länger als acht Stunden am Tag läuft.
• Teilzeit: Die regelmäßige Wochenarbeitszeit ist kürzer als bei vergleichbaren Vollzeitkräften (§ 2 Abs. 1 TzBfG). Wer länger als sechs Monate beschäftigt ist, kann bei mehr als 15 Arbeitnehmern eine dauerhafte Verringerung verlangen (§ 8 TzBfG), bei mehr als 45 Arbeitnehmern auch eine befristete für ein bis fünf Jahre, die Brückenteilzeit (§ 9a TzBfG). Der Antrag muss drei Monate vor Beginn in Textform gestellt werden; ablehnen darf der Arbeitgeber nur aus betrieblichen Gründen.
• Jobsharing: Zwei Personen teilen sich einen Arbeitsplatz und stimmen ihre Zeiten ab (§ 13 TzBfG).
• Vertrauensarbeitszeit: Der Arbeitgeber kontrolliert nicht, wann gearbeitet wird, sondern ob die Aufgaben erledigt sind. Die Arbeitszeit muss trotzdem erfasst werden; das hat das Bundesarbeitsgericht 2022 klargestellt, und die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes gelten weiter.

Beim Arbeitsort unterscheidet man den Arbeitsplatz im Betrieb, das mobile Arbeiten an wechselnden Orten, zum Beispiel zu Hause oder beim Kunden, und die Telearbeit an einem fest eingerichteten Bildschirmarbeitsplatz im Privatbereich (§ 2 Abs. 7 ArbStättV). Einen gesetzlichen Anspruch auf mobiles Arbeiten gibt es nicht. Über Gleitzeitregeln und die Ausgestaltung mobiler Arbeit bestimmt ein Betriebsrat mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 und 14 BetrVG).

Bei der Quellmann Dokumentenservice GmbH gilt Gleitzeit mit der Rahmenzeit 6:30 bis 19 Uhr und der Kernzeit 9 bis 14:30 Uhr. Eine Sachbearbeiterin, die um 7 Uhr beginnt und um 15:15 Uhr geht, bleibt im Rahmen. Kommt sie um 9:30 Uhr, verstößt sie gegen die Kernzeit, auch wenn sie abends länger bleibt.

Entgeltformen

• Zeitlohn: Bezahlt wird die Anwesenheit, als Stunden- oder Monatsentgelt. Er passt, wenn sich Leistung schlecht in Stück messen lässt, wie bei den meisten Bürotätigkeiten, und setzt keinen Anreiz zur Eile.
• Akkordlohn: Bezahlt wird die Menge. Grundlage ist eine Vorgabezeit je Stück, die zum Beispiel aus einer Zeitstudie stammt. Der Akkordrichtsatz, also der Verdienst je Stunde bei Normalleistung, besteht meist aus dem Grundlohn und einem Akkordzuschlag. Wer schneller als vorgegeben arbeitet, verdient mehr, wer langsamer arbeitet, weniger. Akkord eignet sich nur für gleichartige, gut messbare Arbeiten und kann zu Hektik und Qualitätsmängeln führen.
• Prämienlohn: Zu einem gesicherten Grundlohn kommt eine Prämie, wenn eine vereinbarte Bezugsgröße übertroffen wird, etwa Menge, Fehlerquote oder Termintreue. Der Grundlohn bleibt auch bei geringer Leistung.
• Provision: Ein Anteil am vermittelten oder abgeschlossenen Umsatz, typisch im Vertrieb, meist zusätzlich zu einem festen Gehalt, dem Fixum. So bleibt ein sicheres Einkommen, und gute Verkaufszahlen werden belohnt.

Besteht ein Betriebsrat, bestimmt er bei Akkord- und Prämiensätzen und anderen leistungsbezogenen Entgelten mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 11 BetrVG).

Jede Form muss den gesetzlichen Mindestlohn je Stunde einhalten. Gerade bei Akkord und Provision muss die Abrechnung zeigen, dass die gearbeiteten Stunden zusammen mindestens so vergütet sind.

Im Scanservice erhält ein Mitarbeiter seinen Stundenlohn als Grundlohn. Für jeden Auftrag über 300 Aufträge in der Woche gibt es 0,50 € Prämie. Bearbeitet er 318 Aufträge, beträgt die Prämie 18 × 0,50 € = 9,00 €. Bearbeitet er nur 280, bekommt er keine Prämie, sein Grundlohn bleibt aber voll erhalten.

Personalarbeit mit Betriebsrat heißt: Bei vielen Maßnahmen muss die Personalabteilung ihn vorher beteiligen, sonst sind sie angreifbar oder sogar unwirksam. Wie der Betriebsrat gewählt wird, steht im Lernfeld 1.

Zustimmung nach § 99 BetrVG und Anhörung nach § 102 BetrVG

Schon bei der Personalplanung muss der Arbeitgeber den Betriebsrat unterrichten und mit ihm beraten (§ 92 Abs. 1 BetrVG). Der Betriebsrat kann verlangen, dass freie Stellen zuerst im Betrieb ausgeschrieben werden (§ 93 BetrVG).

In Unternehmen mit in der Regel mehr als 20 wahlberechtigten Arbeitnehmern braucht der Arbeitgeber vor jeder Einstellung, Eingruppierung, Umgruppierung und Versetzung die Zustimmung des Betriebsrats (§ 99 Abs. 1 BetrVG). Eine Versetzung liegt vor, wenn jemand einen anderen Arbeitsbereich voraussichtlich länger als einen Monat erhält oder sich die Umstände der Arbeit erheblich ändern (§ 95 Abs. 3 BetrVG). Der Ablauf:

1. Der Arbeitgeber unterrichtet den Betriebsrat, legt die Bewerbungsunterlagen vor und nennt Arbeitsplatz und Eingruppierung.
2. Der Betriebsrat hat eine Woche Zeit. Verweigert er die Zustimmung, muss er das schriftlich und mit Gründen tun. Schweigt er, gilt die Zustimmung als erteilt (§ 99 Abs. 3 BetrVG).
3. Verweigern darf er nur aus den Gründen des § 99 Abs. 2 BetrVG, zum Beispiel wenn die Maßnahme gegen ein Gesetz oder einen Tarifvertrag verstößt, Beschäftigte ohne Rechtfertigung Nachteile befürchten müssen, eine verlangte interne Ausschreibung fehlt oder die Person den Betriebsfrieden zu stören droht.
4. Bei einer Verweigerung kann der Arbeitgeber beim Arbeitsgericht beantragen, die Zustimmung zu ersetzen (§ 99 Abs. 4 BetrVG). Ist die Maßnahme dringend, darf er sie vorläufig durchführen, muss den Betriebsrat aber sofort informieren (§ 100 BetrVG).

Vor jeder Kündigung durch den Arbeitgeber ist der Betriebsrat anzuhören; der Arbeitgeber nennt ihm die Gründe. Eine Kündigung ohne Anhörung ist unwirksam (§ 102 Abs. 1 BetrVG). Bedenken gegen eine ordentliche Kündigung muss der Betriebsrat binnen einer Woche, gegen eine außerordentliche binnen drei Tagen schriftlich mitteilen. Einer ordentlichen Kündigung kann er aus bestimmten Gründen widersprechen, etwa wenn eine Weiterbeschäftigung an einem anderen Arbeitsplatz möglich ist (§ 102 Abs. 3 BetrVG). Kündigen darf der Arbeitgeber trotzdem, ein Widerspruch stärkt aber die Lage der gekündigten Person im Kündigungsschutzprozess.

Die Quellmann Dokumentenservice GmbH will eine Mitarbeiterin für sechs Monate aus dem Scanservice in den Versand versetzen. Sie unterrichtet den Betriebsrat am Montag, 09.11.2026. Äußert er sich bis Montag, 16.11.2026, nicht schriftlich, gilt seine Zustimmung als erteilt.

Die Abzüge auf deiner Entgeltabrechnung finanzieren fünf Zweige der gesetzlichen Sozialversicherung. Jeder Zweig hat eigene Träger und eigene Leistungen. Vier Zweige werden aus Beiträgen von Arbeitnehmern und Arbeitgebern bezahlt, die Unfallversicherung trägt der Arbeitgeber allein.

Wer leistet was?

Wichtig für die Abgrenzung: Nach einem Arbeits- oder Wegeunfall zahlt die Unfallversicherung, nicht die Krankenkasse. Krankengeld gibt es erst, wenn der Arbeitgeber nach sechs Wochen kein Entgelt mehr fortzahlt.

Beitragsbemessungsgrenzen

Beiträge werden nur bis zu einer Obergrenze des Entgelts berechnet, der Beitragsbemessungsgrenze. Was darüber liegt, ist beitragsfrei. Es gibt zwei Grenzen:

• Kranken- und Pflegeversicherung: 5.812,50 € im Monat (2026)
• Renten- und Arbeitslosenversicherung: 8.450 € im Monat (2026)

Davon zu trennen ist die Versicherungspflichtgrenze der Krankenversicherung von 77.400 € im Jahr (2026). Wer mit seinem regelmäßigen Jahresarbeitsentgelt darüber liegt, ist nicht mehr pflichtversichert und darf sich privat versichern. Die Beitragsbemessungsgrenze begrenzt dagegen nur die Höhe des Beitrags. Beide Grenzen werden jedes Jahr neu festgesetzt.

Eine Abteilungsleiterin verdient 7.000 € im Monat. Ihr Zusatzbeitrag liegt beim Durchschnitt von 2,9 %, ihr Arbeitnehmeranteil zur Krankenversicherung also bei 7,3 % + 1,45 % = 8,75 %. Berechnet wird er nur aus 5.812,50 €: 5.812,50 € × 8,75 % = 508,59 €. Für die Rentenversicherung zählt das volle Gehalt, weil es unter 8.450 € liegt: 7.000 € × 9,3 % = 651,00 €. Mit 84.000 € im Jahr liegt sie über der Versicherungspflichtgrenze und könnte in die private Krankenversicherung wechseln.

Merke: Die Beitragsbemessungsgrenze deckelt den Beitrag, die Versicherungspflichtgrenze entscheidet, ob jemand in der gesetzlichen Krankenversicherung pflichtversichert bleibt.