Lernfeld 8: Geschäftsprozesse erfassen und kontrollieren

Fachbegriffe aus diesem Lernfeld

Anlagevermögen

Vermögensgegenstände, die dem Betrieb dauerhaft dienen, z. B. Maschinen und Gebäude.

Aufbewahrungsfrist

Zeitraum, in dem Unterlagen der Buchführung geordnet aufbewahrt werden müssen (§ 257 HGB, § 147 AO): zehn Jahre für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege, sechs Jahre für empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem zum Beispiel der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Jahresabschluss festgestellt worden ist.

Aufwandsorientierte Erfassung

Buchungsverfahren, bei dem eingekaufte Werkstoffe oder Waren schon beim Einkauf als Aufwand gebucht werden, weil sie zum baldigen Verbrauch oder Verkauf bestimmt sind. Das Bestandskonto zeigt bis zum Abschluss nur den Anfangsbestand; die Inventur liefert den Schlussbestand, und die Bestandsveränderung berichtigt den Aufwand. Gegenbegriff ist die bestandsorientierte Erfassung: Der Einkauf wird auf dem Bestandskonto gebucht, und erst jede Entnahme wird als Aufwand erfasst.

Belegprinzip

Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“: Jede Buchung stützt sich auf einen Beleg, damit sich jeder Geschäftsvorfall von seiner Entstehung bis zu seiner Abwicklung verfolgen lässt (§ 238 Abs. 1 HGB). Die Buchungsbelege gehören zu den Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen (§ 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB).

Bestandskonto

Konto, das einen Bilanzposten während des Geschäftsjahrs fortschreibt: aktive Bestandskonten für Vermögensposten, passive Bestandskonten für Eigen- und Fremdkapital. Auf Aktivkonten stehen Anfangsbestand und Zugänge im Soll und die Abgänge im Haben, auf Passivkonten ist es umgekehrt. Der Saldo ist der Schlussbestand; er wird über das Schlussbilanzkonto abgeschlossen.

Bestandsveränderung

Unterschied zwischen Schlussbestand und Anfangsbestand eines Vorratspostens im Geschäftsjahr, ermittelt durch Inventur. Bei unfertigen und fertigen Erzeugnissen, bewertet höchstens zu Herstellungskosten (§ 253 Abs. 1 HGB), wird sie auf dem Konto Bestandsveränderungen gebucht: Ein Mehrbestand erhöht, ein Minderbestand mindert die Gesamtleistung (§ 275 Abs. 2 Nr. 2 HGB). Bei Werkstoffen und Handelswaren wird sie bei aufwandsorientierter Erfassung auf dem jeweiligen Aufwandskonto gebucht.

Betriebsvergleich

Vergleich von Kennzahlen des eigenen Unternehmens mit denen anderer Betriebe derselben Branche und ähnlicher Größe, z. B. Umsatz je Beschäftigten, Personalkostenquote oder Lagerumschlag; die Vergleichswerte stammen oft aus Branchendurchschnitten von Verbänden. Er zeigt Stärken und Schwächen gegenüber der Konkurrenz. Beim Zeitvergleich werden dagegen Werte desselben Betriebs aus verschiedenen Zeiträumen gegenübergestellt, beim Soll-Ist-Vergleich Plan- und Istwerte.

Bezugskosten

Kosten, die beim Einkauf zusätzlich zum Kaufpreis anfallen, bis die Ware oder der Werkstoff im Betrieb ankommt, zum Beispiel Fracht, Transportversicherung, Verpackung, Zoll oder Einkaufsprovision. Sie sind Anschaffungsnebenkosten und gehören zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 HGB); in der Bezugskalkulation werden sie zum Bareinkaufspreis addiert und ergeben den Bezugspreis. Die abziehbare Vorsteuer auf Bezugskosten gehört nicht dazu.

Bilanz

Stichtagsbezogene Gegenüberstellung von Vermögen (Aktiva) und Kapital (Passiva).

Bonus

Nachträglicher Preisnachlass, den ein Lieferer seinem Kunden gewährt, meist am Ende eines Zeitraums, wenn ein vereinbarter Umsatz erreicht ist. Anders als der Rabatt wird er nicht schon in der Rechnung abgezogen, und anders als Skonto hängt er nicht von einer schnellen Zahlung ab. Weil er das Entgelt nachträglich mindert, berichtigen der Lieferer seine Umsatzsteuer und der Kunde seine Vorsteuer (§ 17 Abs. 1 UStG).

Buchungssatz

Anweisung, auf welchen Konten ein Geschäftsfall gebucht wird: zuerst das Konto oder die Konten im Soll, dann nach dem Wort „an“ das Konto oder die Konten im Haben, jeweils mit Betrag. Die Sollbeträge ergeben zusammen dieselbe Summe wie die Habenbeträge. Ein einfacher Buchungssatz berührt zwei Konten, ein zusammengesetzter mehr als zwei.

Datenreihe

Zusammengehörige Werte aus einer Zeile oder Spalte einer Tabelle, die ein Diagramm gemeinsam darstellt, zum Beispiel die Monatswerte eines Artikels. Im Säulen- oder Liniendiagramm erhält jede Datenreihe eine eigene Farbe, die Legende ordnet die Farben zu. Ein Kreisdiagramm stellt nur eine Datenreihe dar; dort hat jedes Segment eine eigene Farbe.

Eigenbeleg

Beleg, den der Betrieb selbst ausstellt, etwa die Kopie einer Ausgangsrechnung, ein Materialentnahmeschein, eine Lohnliste oder ein Ersatzbeleg, wenn eine Quittung verloren gegangen ist. Gegenbegriff ist der Fremdbeleg, den Dritte ausstellen, zum Beispiel eine Eingangsrechnung oder ein Kontoauszug. Ein Ersatzbeleg ersetzt für den Vorsteuerabzug keine Rechnung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG).

Eigenkapital

Vom Eigentümer aufgebrachtes bzw. im Unternehmen verbliebenes Kapital; Restgröße aus Vermögen minus Schulden.

Fremdkapital

Von Gläubigern bereitgestelltes Kapital mit Rückzahlungs- und meist Zinspflicht (Verbindlichkeiten, Rückstellungen).

Geschäftsbrief

Schriftliche geschäftliche Mitteilung eines Unternehmens nach außen an einen bestimmten Empfänger, gleich in welcher Form, also auch als E-Mail oder Fax; Bestellscheine gelten stets als Geschäftsbriefe. Welche Angaben darauf stehen müssen, hängt von der Rechtsform ab, bei der GmbH etwa Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer (§§ 37a, 125 HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG). Für die Aufbewahrung spricht das Gesetz von Handelsbriefen, also Schriftstücken über ein Handelsgeschäft: Empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten sind sechs Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 2 und 4 HGB).

GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff: Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen, das festlegt, wie die Finanzverwaltung die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung auf die elektronische Buchführung anwendet, etwa Unveränderbarkeit der Daten, Verfahrensdokumentation und Datenzugriff bei der Außenprüfung. Die GoBD sind kein Gesetz.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Regeln, nach denen Kaufleute ihre Bücher führen müssen (§ 238 Abs. 1 HGB). Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage des Unternehmens verschaffen können. Dazu gehören vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Eintragungen (§ 239 Abs. 2 HGB), keine Änderung, die den ursprünglichen Inhalt unkenntlich macht, und keine Buchung ohne Beleg. Nur ein Teil der GoB ist gesetzlich geregelt.

GuV

Gewinn- und Verlustrechnung – Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen zur Ermittlung des Periodenerfolgs.

Handlungskosten

Kosten eines Handelsbetriebs, die beim Einkaufen, Lagern und Verkaufen der Waren entstehen, ohne den Wareneinsatz selbst (Bezugspreis einschließlich Bezugskosten wie Fracht), z. B. Personal-, Miet-, Energie- und Werbekosten sowie Abschreibungen. In der Handelskalkulation werden sie meist als Handlungskostenzuschlag in Prozent auf den Bezugspreis (Einstandspreis) aufgeschlagen; der Zuschlagssatz ergibt sich aus den Handlungskosten einer Periode im Verhältnis zum Wareneinsatz, und Bezugspreis plus Handlungskosten ergibt die Selbstkosten. In der Erfolgsrechnung müssen die Handlungskosten aus dem Rohgewinn gedeckt werden; was danach bleibt, ist der Reingewinn.

Inventar

Ausführliches Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden nach Art, Menge und Wert (Ergebnis der Inventur).

Inventur

Körperliche und buchmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag.

Kontierung

Vorbereitung eines Belegs für die Buchung: Nach der sachlichen und rechnerischen Prüfung wird auf dem Beleg oder im Buchungsprogramm festgehalten, auf welchen Konten im Soll und im Haben mit welchen Beträgen gebucht wird. Dazu gehören meist auch Buchungsdatum und Belegnummer, damit sich jede Buchung zu ihrem Beleg zurückverfolgen lässt.

Privatentnahme

Entnahme von Geld, Waren, Erzeugnissen, Nutzungen oder Leistungen aus dem Betrieb für private oder andere betriebsfremde Zwecke durch den Inhaber eines Einzelunternehmens oder einen Gesellschafter einer Personengesellschaft (§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG). Sie wird auf dem Privatkonto gebucht, das über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen wird, und mindert das Eigenkapital, aber nicht den Gewinn. Beim Eigenkapitalvergleich wird sie deshalb dem Unterschied der Eigenkapitalbestände wieder hinzugerechnet (§ 4 Abs. 1 Satz 1 EStG).

Renner-Penner-Liste

Auswertung aus dem Warenwirtschaftssystem, die Artikel für einen Zeitraum nach Absatzmenge, Umsatz oder Rohgewinn ordnet: oben die gut verkauften Artikel (Renner), unten die Ladenhüter (Penner). Daraus leitet der Händler ab, welche Artikel er häufiger nachbestellt und gut platziert und welche er seltener bestellt, im Preis senkt oder aus dem Sortiment nimmt.

Schlussbilanzkonto

Abschlusskonto, auf dem am Ende des Geschäftsjahrs die Schlussbestände aller Bestandskonten zusammenlaufen: die der Aktivkonten im Soll, die der Passivkonten im Haben. Vorher werden Inventurdifferenzen berichtigt und das GuV-Konto über das Eigenkapitalkonto abgeschlossen, sodass die Werte mit dem Inventar übereinstimmen. Aus dem Schlussbilanzkonto wird die Schlussbilanz aufgestellt.

Soll-Ist-Vergleich

Gegenüberstellung geplanter oder vorgegebener Werte (Soll) und tatsächlich erreichter Werte (Ist), etwa bei Kosten, Terminen oder Umsätzen. Die Abweichung wird als Ist minus Soll berechnet; ob sie günstig ist, hängt davon ab, welche Größe verglichen wird: Mehrkosten sind ungünstig, ein Mehrumsatz ist günstig. Danach werden die Ursachen analysiert und Gegenmaßnahmen eingeleitet.

Umlaufvermögen

Vermögensgegenstände, die nicht dauerhaft im Betrieb bleiben: Vorräte, Forderungen, Kasse.

Umsatzsteuer

Steuer auf Umsätze (umgangssprachlich Mehrwertsteuer), vor allem auf Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Rahmen seines Unternehmens gegen Entgelt im Inland erbringt; er schuldet sie dem Finanzamt (§ 1 Abs. 1, § 13a Abs. 1 Nr. 1 UStG). Der Regelsatz beträgt 19 %, der ermäßigte Satz 7 % des Nettoentgelts (§ 12 UStG). Weil Unternehmer die ihnen berechnete Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können, trägt sie wirtschaftlich der Endverbraucher.

Vorsteuer

Umsatzsteuer, die andere Unternehmer einem Unternehmer für Lieferungen und Leistungen an sein Unternehmen in Rechnung stellen. Er darf sie von seiner eigenen Umsatzsteuer abziehen, sobald die Leistung ausgeführt ist und eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt, auf die Zahlung kommt es nur bei Anzahlungen an; ausgeschlossen ist der Abzug, soweit er die Leistung für bestimmte steuerfreie Umsätze verwendet (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und Abs. 2 UStG). In der Buchführung ist die Vorsteuer eine Forderung gegenüber dem Finanzamt.

Warenwirtschaftssystem

Computergestütztes System, das die Warenbewegungen eines Handelsbetriebs artikelgenau nach Menge und Wert erfasst, von Bestellung und Wareneingang über das Lager bis zum Verkauf an der Kasse. Weil es die Bestände laufend fortschreibt, liefert es jederzeit Auswertungen wie Bestandslisten, Bestellvorschläge, Renner-Penner-Listen und Kennzahlen als Grundlage für Entscheidungen zu Einkauf, Sortiment und Preisen. Werden alle Bereiche vom Wareneingang bis zur Scannerkasse lückenlos artikelgenau erfasst, spricht man von einem geschlossenen, sonst von einem offenen Warenwirtschaftssystem.

Zahllast

Betrag, den ein Unternehmer für einen Voranmeldungszeitraum an das Finanzamt abführt (Umsatzsteuer-Vorauszahlung): die Umsatzsteuer auf seine Umsätze dieses Zeitraums abzüglich der abziehbaren Vorsteuer (§ 16 Abs. 2, § 18 Abs. 1 UStG). Sie wird grundsätzlich bis zum 10. Tag nach Ablauf des Monats oder Vierteljahrs angemeldet und gezahlt und ist bis dahin eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt. Ist die Vorsteuer höher als die Umsatzsteuer, entsteht statt einer Zahllast ein Vorsteuerüberhang, also ein Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt.

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