Lernfeld 3: Beschaffungs­prozesse durchführen

Alles, was ein Handelsbetrieb seinen Kunden an Waren und Dienstleistungen anbietet, bildet sein Sortiment. Im Großhandel richtet es sich an gewerbliche Kunden: Handwerksbetriebe, Industrie, öffentliche Auftraggeber und Wiederverkäufer erwarten, dass sie möglichst viel aus einer Hand bekommen, dass die Ware schnell verfügbar ist und dass jemand sie fachkundig berät. Die Velbrink Technischer Großhandel GmbH in Kassel führt rund 26.000 Artikel in sechs Warengruppen. Wie dieses Sortiment aufgebaut ist und wie es sich verändern soll, entscheidet das Unternehmen immer wieder neu.

Aufbau, Breite und Tiefe des Sortiments

Ein Sortiment ist vom Allgemeinen zum Besonderen gegliedert. Die Bezeichnungen der Stufen sind nicht in jedem Betrieb gleich; verbreitet ist diese Ordnung:

Große Betriebe fassen mehrere Warengruppen zu Warenbereichen zusammen. Im Warenwirtschaftssystem bekommt jede Sorte eine eigene Artikelnummer. Wenn ein Großhändler von 26.000 Artikeln spricht, zählt er deshalb meist die Artikelnummern, also die Sorten.

Breite und Tiefe beschreiben, wie umfangreich ein Sortiment ist:

• Die Sortimentsbreite gibt an, wie viele Warengruppen ein Betrieb führt. Ein breites Sortiment umfasst viele verschiedene Warengruppen, ein schmales nur wenige.
• Die Sortimentstiefe gibt an, wie groß die Auswahl innerhalb einer Warengruppe ist, also wie viele Artikel und Sorten der Betrieb dort anbietet. Ein tiefes Sortiment bietet große Auswahl, ein flaches nur wenige Ausführungen.

Eindeutig sind zwei Fälle: Eine ganz neue Warengruppe macht das Sortiment breiter, weitere Artikel oder Sorten einer schon geführten Warenart machen es tiefer. Kommt eine neue Warenart in eine vorhandene Warengruppe, bleibt die Zahl der Warengruppen gleich, und die Auswahl in dieser Warengruppe wächst. Nach den Begriffen oben, denen die meisten Lehrbücher und Lernmaterialien für die Ausbildung folgen, wird das Sortiment dadurch tiefer. Einige Nachschlagewerke und Lernmaterialien zählen auch die Warenarten zur Breite; nach dieser Zählung wird das Sortiment breiter. Gib deshalb in einer offenen Antwort an, auf welcher Stufe du zählst.

Velbrink hat ein breites Sortiment: Es reicht von Werkzeugen über Befestigungstechnik und Arbeitsschutz bis zu chemisch-technischen Produkten. In der Befestigungstechnik ist es zudem sehr tief, weil Handwerk und Industrie Schrauben in vielen Abmessungen, Werkstoffen und Oberflächen brauchen. Ein solcher Sortimentsgroßhändler deckt einen großen Teil des Bedarfs seiner Kunden ab. Ein Spezialgroßhändler führt dagegen ein schmales, aber sehr tiefes Sortiment, etwa nur Schweißtechnik.

Kern- und Randsortiment. Das Kernsortiment bildet den Schwerpunkt: Es bringt einen großen Teil des Umsatzes und prägt das Bild, das Kunden vom Betrieb haben. Bei Velbrink sind das vor allem die beiden umsatzstärksten Warengruppen Werkzeuge und Befestigungstechnik mit zusammen 46 % des Umsatzes. Das Randsortiment ergänzt das Kernsortiment und rundet das Angebot ab, trägt aber nur wenig zum Umsatz bei, zum Beispiel Erste-Hilfe-Material, Arbeitsplatzleuchten oder Reinigungsmittel für Werkstätten. Randartikel lohnen sich, wenn Kunden sie zusammen mit Waren des Kernsortiments kaufen und dafür keinen zweiten Lieferanten brauchen.

Hersteller- und Handelsmarken. Eine Herstellermarke trägt den Namen oder das Zeichen des Herstellers, der die Ware unter seiner Marke anbietet und bekannt macht. Eine Handelsmarke (Eigenmarke) lässt das Handelsunternehmen von einem Hersteller fertigen und verkauft sie unter seinem eigenen Zeichen. Handelsmarken grenzen vom Wettbewerb ab, weil Kunden sie nur bei diesem Händler bekommen, und bringen oft eine höhere Spanne. Dafür trägt der Händler mehr Verantwortung: Wer ein Produkt unter eigenem Namen oder eigener Handelsmarke vermarktet, gilt als Hersteller (§ 2 Nr. 14 ProdSG, bei persönlicher Schutzausrüstung Artikel 12 der Verordnung (EU) 2016/425). Daneben gibt es Waren, die ohne Marke gehandelt werden, etwa genormte Unterlegscheiben.

Artikelstatus. Im Warenwirtschaftssystem hat jeder Artikel einen Status, der seine Rolle im Sortiment zeigt:

• Lagerartikel sind ständig vorrätig, Bestellartikel werden erst auf Kundenauftrag beschafft, oft im Streckengeschäft.
• Saisonartikel werden nur zu bestimmten Zeiten angeboten, etwa Streusalz und Schneeschieber im Winter.
• Neuartikel sind gerade ins Sortiment aufgenommen; ihr Absatz wird besonders beobachtet.
• Auslaufartikel werden nicht mehr nachbestellt; der Restbestand wird abverkauft.
• Nachfolgeartikel ersetzen einen Auslaufartikel. Ein Verweis im Artikelstamm sorgt dafür, dass Innendienst und Webshop den Kunden den Ersatz anbieten.

Das Sortiment marktorientiert gestalten

Ein Sortiment bleibt nur dann passend, wenn es sich mit dem Markt verändert. Kunden brauchen neue Produkte, Wettbewerber ändern ihr Angebot, Techniken und Vorschriften ändern sich. Velbrink beobachtet deshalb drei Dinge: die Nachfrage der eigenen Kunden, das Angebot der Wettbewerber und die Marktentwicklung, zum Beispiel den Wechsel von kabelgebundenen Elektrowerkzeugen zu Akkugeräten oder die wachsende Nachfrage nach nachhaltigen Produkten.

Informationen dafür liefern interne und externe Quellen:

• intern: Absatz, Umsatz und Rohgewinn je Artikel aus dem Warenwirtschaftssystem, Lagerumschlag, Reklamationen und Retouren, Berichte des Außendienstes und Fehlanfragen, also Anfragen nach Waren, die Velbrink nicht führt;
• extern: Kataloge und Webshops von Wettbewerbern, Fachmessen, Fachzeitschriften, Informationen der Hersteller und Branchenstatistiken.

Produktlebenszyklus. Viele Waren durchlaufen am Markt die Phasen Einführung, Wachstum, Reife, Sättigung und Rückgang. Für das Sortiment heißt das: Neue Produkte in der Einführung werden geprüft und oft zunächst als Bestellartikel geführt. Im Wachstum lohnt es sich, das Angebot zu vertiefen. In Reife und Sättigung sichern gute Einkaufskonditionen und Lieferfähigkeit den Ertrag. Im Rückgang wird ein Artikel zum Auslaufartikel und, wenn möglich, durch einen Nachfolgeartikel ersetzt.

Möglichkeiten der Sortimentsgestaltung:

Kriterien für die Entscheidung. Der Umsatz allein reicht nicht. Velbrink prüft:

• Absatz und Umsatz und ihre Entwicklung über mehrere Jahre;
• Rohgewinn, also Umsatz minus Wareneinsatz zu Einstandspreisen;
• Lagerumschlag und Kapitalbindung: Ware, die lange liegt, bindet Geld und Lagerplatz;
• Reklamationsquote: Reklamationen kosten Bearbeitung und schaden dem Ansehen;
• Verfügbarkeit: Wie zuverlässig liefert der Lieferant?
• Verbund und Stammkunden: Ein Artikel mit wenig Umsatz kann bleiben, wenn wichtige Kunden ihn zusammen mit anderen Waren kaufen;
• Nachhaltigkeit: Langlebigkeit, Reparierbarkeit, Nachfüllbarkeit, Herkunft und Verpackung. Velbrink will in jeder Warengruppe nachhaltige Alternativen anbieten.

Zwei Artikel einer Warenart im Vergleich: Artikel X bringt 48.000 € Umsatz bei 39.600 € Wareneinsatz, Artikel Y 30.000 € Umsatz bei 21.000 € Wareneinsatz. Rohgewinn X: 48.000 € − 39.600 € = 8.400 €. Rohgewinn Y: 30.000 € − 21.000 € = 9.000 €. Der Artikel mit dem kleineren Umsatz trägt mehr zum Ertrag bei.

Eine Sortimentsbereinigung läuft in Schritten: Kandidaten aus den Daten der Warenwirtschaft ermitteln, mit Verkauf und Außendienst prüfen, ob Stammkunden betroffen sind, entscheiden, die Kunden informieren und auf eine vorhandene Alternative hinweisen, den Restbestand abverkaufen und den Artikel im Artikelstamm sperren.

Wer im Großhandel verkauft oder einkauft, muss die Waren kennen: woraus sie bestehen, wie sie gemessen und verpackt werden und welche Vorschriften für sie gelten. Fehler bei Einheiten oder Kennzeichnung führen zu falschen Lieferungen, falschen Preisen oder zu Ware, die gar nicht verkauft werden darf.

Wareninformationen und Einheiten

Informationsquellen. Informationen über Waren und Dienstleistungen kommen vor allem vom Hersteller: aus Produkt- und technischen Datenblättern, Katalogen, Montage- und Gebrauchsanleitungen, Schulungen und vom Außendienst des Herstellers. Viele Hersteller liefern ihre Produktdaten elektronisch; Velbrink übernimmt sie in den Artikelstamm, in den Webshop und in die elektronischen Kataloge für Großkunden. Für Gefahrstoffe wie Reiniger, Klebstoffe oder Sprays gibt es das Sicherheitsdatenblatt. Weitere Quellen sind Normen, Fachzeitschriften, Fachmessen und Prüfberichte.

Fachbegriffe. Im technischen Großhandel sind unter anderem diese Begriffe üblich:

• Meterware: Ware, die auf Länge geschnitten verkauft wird, etwa Ketten oder Schläuche;
• Gebinde: Behälter für flüssige oder pastöse Ware, etwa Kanister, Eimer oder Fass;
• Satz: zusammengehörende Teile, die gemeinsam verkauft werden, etwa ein Steckschlüsselsatz;
• Paar: Mengeneinheit für Handschuhe und Schuhe.

Gesetzliche Einheiten. Im geschäftlichen Verkehr sind Größen in gesetzlichen Einheiten mit ihren vorgeschriebenen Namen und Einheitenzeichen anzugeben (§ 1 Abs. 1 EinhZeitG). Für Längen ist das der Meter, auch als Millimeter oder Zentimeter, für Massen (im Alltag: Gewichte) das Kilogramm, auch als Gramm oder Tonne, für Rauminhalte der Liter und der Kubikmeter.

Einheiten im Ein- und Verkauf. Ein Artikel hat im Artikelstamm mehrere Einheiten, die genau stimmen müssen:

Zwischen den Einheiten wird umgerechnet. Wird nur in vollen Verpackungseinheiten verkauft, rundet man die Zahl der Packungen auf.

Dübel kosten 6,40 € je 100 Stück und werden in Packungen zu 250 Stück verkauft. Ein Kunde braucht 800 Dübel: 800 ÷ 250 = 3,2, also 4 Packungen mit zusammen 1.000 Dübeln. Preis: 1.000 × 6,40 € ÷ 100 = 64,00 €.

Brutto, netto, Tara. Das Nettogewicht ist das Gewicht der Ware allein, die Tara das Gewicht der Verpackung, bei einer Palettensendung einschließlich der Palette. Das Bruttogewicht ist beides zusammen: Bruttogewicht = Nettogewicht + Tara.

Eine Palette trägt 30 Kartons mit je 15 kg Ware. Nettogewicht: 30 × 15 kg = 450 kg. Die Kartons wiegen zusammen 12 kg, die Palette 24 kg, die Tara beträgt also 36 kg. Bruttogewicht: 450 kg + 36 kg = 486 kg.

Verpackungen und Ladungsträger auswählen

Funktionen. Eine Verpackung erfüllt mehrere Aufgaben:

• Schutzfunktion: Sie schützt die Ware vor Bruch, Schmutz und Feuchtigkeit, bei Gefahrstoffen auch Menschen und Umwelt vor der Ware.
• Lager- und Transportfunktion: Sie macht Ware stapelbar und greifbar und fasst sie zu Lade- und Lagereinheiten zusammen.
• Informationsfunktion: Sie nennt Inhalt, Menge, Artikelnummer und Strichcode, Handhabungs- und Warnhinweise.
• Verkaufs- und Werbefunktion: Sie präsentiert die Ware, etwa im Abholmarkt.
• Verwendungsfunktion: Sie erleichtert den Gebrauch, etwa eine Kartusche, aus der Dichtstoff direkt verarbeitet wird, oder ein wiederverschließbarer Eimer.

Arten nach der Stellung in der Lieferkette:

• Die Verkaufsverpackung umschließt die Ware so, wie der Endabnehmer sie kauft, etwa die Kartusche Dichtstoff oder die Packung mit 100 Schrauben.
• Die Umverpackung fasst mehrere Verkaufseinheiten zusammen, etwa ein Karton mit 12 Kartuschen, der im Abholmarkt ins Regal gestellt wird.
• Die Transportverpackung erleichtert Umschlag und Transport und schützt vor Transportschäden, etwa die Palette mit Stretchfolie, die Transportkiste oder die Gitterbox.

Einweg und Mehrweg. Einwegverpackungen werden nach einmaligem Gebrauch entsorgt oder verwertet. Mehrwegverpackungen und Mehrweg-Ladungsträger laufen immer wieder um. Gebräuchliche Ladungsträger sind:

• die genormte Flachpalette im Format 1.200 × 800 mm; bei vereinbartem Palettentausch gibt der Empfänger gleich viele leere Paletten gleicher Qualität zurück;
• die Gitterboxpalette für Kleinteile und unförmige Ware, stapelbar;
• Kleinladungsträger, also Kunststoffbehälter in genormten Maßen, etwa für die Kanban-Regale beim Kunden;
• Rollbehälter für die Verteilung im Nahbereich.

Auswahl. Welche Verpackung passt, entscheidet Velbrink nach drei Gesichtspunkten:

Mehrweg lohnt sich vor allem bei regelmäßigen Lieferungen an dieselben Empfänger. Velbrink will deshalb mit Stammkunden Mehrweg-Ladungsträger einsetzen, die die eigenen Lkw bei der nächsten Lieferung wieder mitnehmen.

Normen, Kennzeichen und Prüfzeichen

Normen legen einheitliche Maße, Eigenschaften, Prüfverfahren und Begriffe fest. Dadurch passen Schrauben und Muttern mit genormtem Gewinde von verschiedenen Herstellern zusammen, und Angebote lassen sich vergleichen. Die Kurzzeichen zeigen, wo eine Norm herkommt:

• DIN: deutsche Norm des Deutschen Instituts für Normung;
• DIN EN: europäische Norm, in Deutschland übernommen;
• DIN EN ISO: internationale Norm, die als europäische und deutsche Norm übernommen wurde.

Die Anwendung von Normen ist grundsätzlich freiwillig. Verbindlich wird eine Norm, wenn ein Gesetz oder eine Verordnung auf sie verweist oder wenn Käufer und Verkäufer sie im Vertrag vereinbaren. Velbrink selbst arbeitet mit einem Qualitätsmanagement nach ISO 9001.

CE-Kennzeichnung. Mit der CE-Kennzeichnung erklärt der Hersteller, dass sein Produkt die Anforderungen der EU-Vorschriften erfüllt, die diese Kennzeichnung vorschreiben (§ 2 Nr. 7 ProdSG). Vorgeschrieben ist sie zum Beispiel für persönliche Schutzausrüstung wie Schutzhandschuhe (Verordnung (EU) 2016/425), für elektrische Geräte und für Maschinen. Die CE-Kennzeichnung ist kein Prüf- oder Gütezeichen: In vielen Fällen bringt der Hersteller sie nach eigener Bewertung an. Ist eine notifizierte Stelle an der Fertigungskontrolle beteiligt, folgt ihre Kennnummer auf das CE-Zeichen (§ 7 Abs. 4 ProdSG).

Ein Produkt darf nicht auf dem Markt bereitgestellt werden, wenn ihm eine vorgeschriebene CE-Kennzeichnung fehlt oder wenn es sie trägt, obwohl keine Vorschrift sie vorsieht (§ 7 Abs. 2 ProdSG, etwa bei Elektrowerkzeugen und Maschinen). Das betrifft auch Händler wie Velbrink. Für persönliche Schutzausrüstung regelt die EU-Verordnung die Pflichten des Händlers selbst: Bevor er sie verkauft, prüft er, ob sie die CE-Kennzeichnung trägt und ob Anleitung und Informationen beiliegen (Artikel 11 Abs. 2 der Verordnung (EU) 2016/425), in Deutschland auf Deutsch (§ 7 Abs. 2 PSA-DG).

Prüf- und Gütezeichen sind freiwillig. Das GS-Zeichen („geprüfte Sicherheit“) darf ein verwendungsfertiges Produkt tragen, wenn eine GS-Stelle es dem Hersteller auf seinen Antrag zuerkannt hat (§ 20 Abs. 1 ProdSG). GS-Stellen sind Konformitätsbewertungsstellen, die eine Behörde dazu befugt hat (§ 2 Nr. 11 ProdSG). Gütezeichen und Umweltzeichen zeigen, dass ein Produkt Anforderungen an Qualität oder Umweltverträglichkeit erfüllt, die der Zeichengeber festlegt. Im Verkauf sollte man wissen, was ein Zeichen aussagt und was nicht.

Gefahrstoffe kennzeichnen (Grundzüge). Velbrink führt chemisch-technische Produkte wie Reiniger, Klebstoffe, Sprays und Schmierstoffe. Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung gefährlicher Stoffe und Gemische richten sich nach der Verordnung (EG) Nr. 1272/2008, der CLP-Verordnung (§ 4 Abs. 1 GefStoffV); in Deutschland muss die Kennzeichnung auf Deutsch sein (§ 4 Abs. 3 GefStoffV). Das Etikett enthält unter anderem:

• Gefahrenpiktogramme: schwarze Symbole auf weißem Grund in einer auf der Spitze stehenden Raute mit rotem Rand; es gibt neun verschiedene;
• ein Signalwort: „Gefahr“ für schwerwiegende, „Achtung“ für weniger schwerwiegende Gefahrenkategorien;
• Gefahrenhinweise (H-Sätze), die die Gefahren beschreiben, und Sicherheitshinweise (P-Sätze) für den sicheren Umgang;
• Name, Anschrift und Telefonnummer des Lieferanten.

Für die berufliche Verwendung übermittelt der Lieferant außerdem ein Sicherheitsdatenblatt (§ 5 Abs. 1 GefStoffV in Verbindung mit Artikel 31 der REACH-Verordnung). Als Lieferant gibt Velbrink die Sicherheitsdatenblätter an seine gewerblichen Kunden weiter. Für Lagerung und Transport von Gefahrstoffen gelten weitere Regeln, die hier nicht vertieft werden.

Werkzeuge, Schrauben oder Schutzhandschuhe bekommen gewerbliche Kunden bei vielen Anbietern, oft zu ähnlichen Preisen. Abheben kann sich ein Großhändler mit Dienstleistungen: Sie lösen Probleme der Kunden, binden sie an das Unternehmen und bringen zusätzliche Erträge.

Dienstleistungen entwickeln und bewerten

Arten. Man unterscheidet waren- und kundenbezogene Dienstleistungen:

Andere Großhändler übernehmen auch die Montage beim Kunden (eine warenbezogene Dienstleistung), etwa den Aufbau von Regalanlagen. Bei Velbrink montiert in solchen Fällen der Hersteller, der die Anlage im Streckengeschäft liefert.

Zu den Leistungen nach dem Kauf, dem After-Sales-Service, gehören etwa Ersatzteile, Reparaturen, die Bearbeitung von Reklamationen und die Erinnerung an fällige Prüftermine.

Beim C-Teile-Management übernimmt Velbrink für Industriekunden wie die Imbertal Fördertechnik GmbH die Versorgung mit Kleinteilen wie Schrauben, Dübeln und Kabelbindern. Die Teile stehen in Kanban-Regalen direkt beim Kunden. Ist ein Behälter leer, löst das eine Nachbestellung aus, und Velbrink füllt nach. Der Kunde spart Bestellvorgänge, Lagerfläche und die Zeit für die Suche nach fehlenden Teilen.

Dienstleistungen entwickeln. Eine neue Dienstleistung beginnt mit einem Problem der Kunden. Hinweise geben Berichte des Außendienstes, Anfragen, Reklamationen und Gespräche mit Stammkunden. Danach geht Velbrink so vor:

1. Kundennutzen beschreiben: Welches Problem löst die Leistung, für welche Kunden?
2. Leistungsumfang festlegen: Was genau gehört dazu, was nicht?
3. Voraussetzungen klären: Personal und Qualifikation, Fahrzeuge, Geräte, Räume, rechtliche Anforderungen und Versicherung.
4. Kosten ermitteln und den Preis festlegen: eigener Preis, Pauschale oder im Warenpreis enthalten.
5. Mit ausgewählten Kunden erproben, dann einführen und bekannt machen.
6. Auswerten: Nutzung, Kosten, Erträge und Rückmeldungen der Kunden.

Dienstleistungen bewerten. Ob sich eine Dienstleistung lohnt, beurteilt Velbrink nach diesen Kriterien:

• Kundennutzen: Spart der Kunde Zeit, Kosten oder Risiko? Kann er eigene Pflichten leichter erfüllen, etwa regelmäßige Prüfungen?
• Kosten: Personal, Fahrzeuge, Geräte, Schulungen, Verwaltung, Versicherung;
• Ertrag: Entgelt für die Leistung und zusätzlicher Warenumsatz, etwa Ersatzbedarf, der bei einer Prüfung auffällt;
• Kundenbindung und Wettbewerb: Bindet die Leistung Kunden? Bieten Wettbewerber sie schon an?
• Passung: Passt die Leistung zum Sortiment und zu den Fähigkeiten der Beschäftigten?
• Risiken: Haftung bei Fehlern, etwa bei einer fehlerhaften Prüfung;
• Nachhaltigkeit: Reparatur statt Neukauf, gebündelte Lieferungen statt vieler Einzelfahrten.

Prüfservice für Leitern: Ein Kunde lässt 40 Leitern prüfen, Velbrink berechnet 18 € je Leiter. Erlös: 40 × 18 € = 720 €. Ein Prüfer schafft 4 Leitern je Stunde, eine Prüferstunde kostet Velbrink 52 €. Prüfzeit: 40 ÷ 4 = 10 Stunden, Personalkosten 10 × 52 € = 520 €. Mit 60 € für die Anfahrt kostet der Auftrag 580 €. Es bleiben 720 € − 580 € = 140 €. Dazu kommt Warenumsatz, wenn der Kunde defekte Leitern bei Velbrink ersetzt.

Dienstleistungen beauftragen. Velbrink kauft auch selbst Dienstleistungen ein, etwa bei Speditionen, Paketdiensten oder Wartungsfirmen für die Regalanlagen. Solche Angebote vergleicht der Einkauf nach Umfang, Qualität, Verfügbarkeit und Preis. Auch bei eigenen Dienstleistungen stellt sich die Frage, ob Velbrink sie selbst erbringt oder einen Partner beauftragt, etwa den Kundendienst des Herstellers für die Reparatur von Elektrowerkzeugen.

Ein Großhändler kann nur verkaufen, was er rechtzeitig beschafft hat. Zu viel Ware bindet Kapital und Lagerplatz, zu wenig kostet Aufträge und Kunden. Die Beschaffung muss deshalb geplant werden: welche Waren in welcher Menge und Qualität, wann, bei wem und zu welchem Preis.

Beschaffung planen

Ablauf. Eine Beschaffung bei einem neuen Lieferanten läuft im Großhandel typischerweise so:

1. Bedarf ermitteln: Welche Ware wird in welcher Menge bis wann gebraucht?
2. Bezugsquellen ermitteln: Welche Lieferanten kommen in Frage?
3. Anfragen an mögliche Lieferanten richten.
4. Angebote vergleichen und den Lieferanten auswählen.
5. Bestellen.
6. Auftragsbestätigung prüfen und den Liefertermin überwachen.
7. Wareneingang prüfen und die Ware einlagern oder weiterleiten.
8. Rechnung prüfen und die Zahlung anweisen.
9. Lieferanten bewerten.

Bei Stammlieferanten und Rahmenverträgen entfallen die Schritte 2 bis 4 meist: Das Warenwirtschaftssystem schlägt Bestellungen vor, und der Einkauf bestellt direkt. Wie Bestellzeitpunkt und Bestellmenge bestimmt und Angebote verglichen werden, behandeln eigene Abschnitte dieses Lernfelds.

Beschaffungsplanung. Die Planung beantwortet fünf Fragen:

Die Ziele stehen im Konflikt: Eine hohe Lieferbereitschaft verlangt Vorräte, niedrige Lagerkosten und wenig Kapitalbindung verlangen kleine Bestände. Große Bestellmengen bringen Mengenrabatte, aber höhere Lagerkosten.

Beschaffungsprinzipien:

Lager- oder Streckengeschäft. Im Lagergeschäft geht die Ware über das Lager des Großhändlers: Velbrink kauft ein, lagert ein und liefert aus dem Lager an die Kunden. Im Streckengeschäft liefert der Hersteller die Ware direkt an den Kunden. Velbrink schließt trotzdem beide Kaufverträge, berät, wickelt den Auftrag ab, stellt die Rechnung und trägt das Zahlungsrisiko. Velbrink macht 82 % des Umsatzes im Lagergeschäft und 18 % im Streckengeschäft.

• Das Streckengeschäft eignet sich für sperrige, schwere oder für den Kunden gefertigte Ware, für große Mengen und Großgebinde, etwa Regalanlagen, Maschinen oder ganze Lkw-Ladungen. Es spart Lagerplatz, Umschlag und Kapitalbindung.
• Das Lagergeschäft eignet sich für Ware, die Kunden häufig, in kleinen Mengen und kurzfristig brauchen. Nur aus dem Lager kann Velbrink sofort liefern und Ware vieler Hersteller zu einer Lieferung bündeln.
• Im Streckengeschäft sieht Velbrink die Ware nicht im eigenen Wareneingang und hängt bei Lieferzeit und Lieferqualität vom Hersteller ab.

Bedarf ermitteln: Prognose, ABC- und XYZ-Analyse

Im Großhandel ergibt sich der Bedarf aus dem erwarteten Absatz an die Kunden. Grundlage sind die Daten der Warenwirtschaft: Absatz je Artikel und Monat, Bestände, offene Bestellungen beim Lieferanten, Kundenaufträge und Abrufmengen aus Rahmenverträgen. Dazu kommen Informationen von außen, etwa zur Auftragslage im Baugewerbe oder Wettervorhersagen für Saisonartikel.

Einfache Prognosen:

• Gleitender Durchschnitt: Mittelwert der letzten Monate; er gleicht Zufallsschwankungen aus, hinkt aber einem Trend hinterher.
• Trend: Steigt oder sinkt der Absatz gleichmäßig, wird die Veränderung fortgeschrieben.
• Saison: Bei Saisonartikeln geht man vom Absatz im selben Zeitraum der Vorjahre aus und passt ihn an die erwartete Entwicklung an.

Aus der Prognose folgt die Beschaffungsmenge für einen Zeitraum: erwarteter Absatz plus gewünschter Bestand am Ende des Zeitraums, minus Bestand am Anfang, minus bereits bestellte Menge.

Trennscheiben, Absatz in Packungen: April 410, Mai 430, Juni 450. Gleitender Durchschnitt: (410 + 430 + 450) ÷ 3 = 430 Packungen. Der Absatz steigt aber jeden Monat um 20 Packungen; mit Trend sind für Juli 470 Packungen zu erwarten. Bestand Anfang Juli 220 Packungen, offene Bestellung 100 Packungen, gewünschter Bestand Ende Juli 150 Packungen. Beschaffungsmenge: 470 + 150 − 220 − 100 = 300 Packungen.

ABC-Analyse. Sie teilt Artikel nach ihrem Wertanteil ein. Für die Beschaffung rechnet man meist mit dem Einkaufswert (Menge × Einstandspreis), für die Sortimentsanalyse mit dem Umsatz oder dem Rohgewinn. Vorgehen:

1. Wert je Artikel berechnen.
2. Artikel nach dem Wert absteigend ordnen.
3. Anteil jedes Artikels am Gesamtwert in Prozent berechnen und die Anteile aufsummieren (kumulieren).
4. Klassen nach betrieblichen Grenzen bilden. Velbrink rechnet mit diesen Grenzen: A-Artikel bis 75 % des kumulierten Werts, B-Artikel über 75 % bis 95 %, C-Artikel über 95 %.

Die Tabelle zeigt fünf ausgewählte Artikel der Befestigungstechnik; gerechnet wird mit dem Einkaufswert dieser Auswahl.

Folgerungen: A-Artikel werden genau geplant, häufiger in kleineren Mengen bestellt, ihre Bestände eng überwacht und ihre Preise intensiv verhandelt. C-Artikel werden vereinfacht beschafft, etwa in größeren Mengen, über automatische Bestellvorschläge oder Rahmenverträge. B-Artikel liegen dazwischen.

XYZ-Analyse. Sie teilt Artikel nach der Regelmäßigkeit ihres Absatzes ein: X-Artikel werden gleichmäßig abgesetzt und sind gut vorhersagbar, Y-Artikel schwanken, etwa saisonal oder mit einem Trend, Z-Artikel werden unregelmäßig abgesetzt und sind kaum vorhersagbar. Zusammen mit der ABC-Analyse zeigt sie, wie ein Artikel beschafft werden sollte:

• AX (hoher Wert, gut planbar): enge Planung, Rahmenvertrag mit Abrufen, bedarfssynchrone Beschaffung prüfen;
• AZ (hoher Wert, kaum planbar): möglichst Einzelbeschaffung im Bedarfsfall, Vorrat nur nach genauer Abwägung;
• CX (geringer Wert, gut planbar): Vorrat in größeren Mengen mit automatischen Bestellvorschlägen;
• CZ (geringer Wert, kaum planbar): wegen der geringen Kapitalbindung oft ein kleiner Vorrat mit Sicherheitsbestand; sehr selten gefragte Artikel als Bestellartikel führen oder eine Bereinigung prüfen.

Nachhaltiger Bedarf. Ein genau ermittelter Bedarf ist auch nachhaltig: Er vermeidet Ware, die veraltet oder verdirbt und abgeschrieben werden muss. Gebündelte Bestellungen sparen Transporte und Verpackung. Außerdem fragt Velbrink bei Kunden gezielt nach langlebigen, reparierbaren oder nachfüllbaren Produkten und plant diesen Bedarf mit ein.

Velbrink führt rund 26.000 Artikel, und 82 % des Umsatzes kommen aus dem Lagergeschäft. Für jeden Lagerartikel muss der Einkauf zwei Fragen beantworten: Wie viel wird auf einmal bestellt, und wann wird bestellt? Bestellt Velbrink zu spät, fehlt Ware im Abholmarkt und für die Expresslieferung. Bestellt Velbrink zu viel, bindet die Ware Kapital und Lagerplatz. Die Warenwirtschaft rechnet beides vor, entscheiden muss der Einkauf.

Die optimale Bestellmenge

Mit der Bestellmenge ändern sich zwei Arten von Kosten, und zwar in entgegengesetzter Richtung.

• Bestellkosten fallen je Bestellung an, fast unabhängig von der Menge: Bestellung anlegen und freigeben, Auftragsbestätigung prüfen, Wareneingang buchen, Rechnung prüfen und bezahlen. Wer selten und viel bestellt, hat im Jahr niedrige Bestellkosten.
• Lagerhaltungskosten wachsen mit dem Bestand: Kosten für Lagerfläche und Regale, Versicherung, Schwund und Veralten sowie Zinsen für das Kapital, das in der Ware steckt. Wer selten und viel bestellt, hat einen hohen durchschnittlichen Lagerbestand und damit hohe Lagerhaltungskosten.

Die optimale Bestellmenge ist die Menge, bei der die Summe aus Bestellkosten und Lagerhaltungskosten im Jahr am kleinsten ist.

Durchschnittlicher Lagerbestand. Verkauft Velbrink einen Artikel gleichmäßig und trifft die neue Lieferung genau dann ein, wenn der alte Bestand verbraucht ist, liegt im Durchschnitt die Hälfte der Bestellmenge auf Lager. Ein Sicherheitsbestand bleibt bei dieser Rechnung außen vor: Er verursacht Lagerhaltungskosten unabhängig von der Bestellmenge und ändert das Ergebnis deshalb nicht.

Lagerhaltungskosten je Stück und Jahr. In diesem Kapitel sind sie als Eurobetrag vorgegeben, bezogen auf ein Stück des durchschnittlichen Lagerbestands. Ist stattdessen ein Prozentsatz vom Einstandspreis genannt, ergibt sich der Eurobetrag als Einstandspreis × Prozentsatz ÷ 100.

Tabellarisches Verfahren. Für einige mögliche Bestellhäufigkeiten werden Bestellmenge, Bestellkosten und Lagerhaltungskosten im Jahr nebeneinandergestellt. Beispiel: Velbrink verkauft im Jahr gleichmäßig 4.000 Packungen Trennscheiben. Eine Bestellung beim Hersteller kostet 40 €, die Lagerhaltungskosten betragen 2,00 € je Packung und Jahr.

Am günstigsten sind 10 Bestellungen zu je 400 Packungen mit 800,00 € im Jahr. Rechenweg für diese Zeile: 4.000 ÷ 10 = 400 Packungen; 10 × 40 € = 400,00 € Bestellkosten; 400 ÷ 2 = 200 Packungen durchschnittlicher Lagerbestand; 200 × 2,00 € = 400,00 € Lagerhaltungskosten.

Bei der optimalen Menge sind Bestellkosten und Lagerhaltungskosten gleich hoch, hier je 400,00 €. Die Tabelle zeigt allerdings nur die Mengen, die in ihr stehen. Liegt das Optimum zwischen zwei Zeilen, findet sie es nicht genau.

Andler-Formel. Sie berechnet die optimale Bestellmenge direkt:

optimale Bestellmenge = √(2 × Jahresbedarf × Bestellkosten je Bestellung ÷ Lagerhaltungskosten je Stück und Jahr)

Mit den Zahlen des Beispiels: √(2 × 4.000 × 40 ÷ 2,00) = √160.000 = 400 Packungen.

Grenzen im Großhandel. Die Formel setzt voraus, dass der Bedarf bekannt ist und gleichmäßig anfällt, dass der Preis nicht von der Menge abhängt, dass die Kosten je Bestellung und je Stück feststehen und dass Lagerplatz und Haltbarkeit keine Rolle spielen. Im Großhandel trifft das oft nicht zu:

• Mengenrabatte und Staffelpreise: Eine größere Menge kann billiger sein, als die Formel annimmt. Dann ist der Preisvorteil mit den höheren Lagerhaltungskosten zu vergleichen.
• Frei-Haus-Grenzen und Mindestbestellwerte: Liegt eine Bestellung darunter, kommen Versandkosten oder ein Mindermengenzuschlag hinzu. Oft bündelt der Einkauf deshalb mehrere Artikel eines Lieferers in einer Bestellung.
• Verpackungseinheiten: Bestellt wird in ganzen Kartons oder Paletten; das Ergebnis wird auf eine passende Einheit gerundet.
• Lagerplatz: Die Menge muss in den Platz passen, der für den Artikel vorgesehen ist.
• Haltbarkeit: Chemisch-technische Produkte wie Kleber oder Dichtstoffe sind nur begrenzt lagerfähig. Ware, deren Haltbarkeit abläuft, lässt sich nicht mehr verkaufen.
• Schwankender Absatz: Bei Saisonware, etwa Winterarbeitskleidung, passt eine feste Menge für das ganze Jahr nicht.

Die Andler-Formel liefert deshalb einen Richtwert. Die Warenwirtschaft schlägt ihn vor, der Einkauf passt ihn an die Bedingungen des Lieferers und des Lagers an.

Der Bestellzeitpunkt: Meldebestand und Bestellrhythmus

Ein Artikel muss nachbestellt werden, bevor er ausgeht. Wann das ist, hängt vom Absatz, von der Beschaffungszeit und vom gewünschten Sicherheitspolster ab. Drei Bestandsgrößen helfen dabei:

• Mindestbestand (Sicherheitsbestand, eiserner Bestand): Er soll Lieferverzögerungen und unerwartet hohen Absatz auffangen und wird nur im Notfall angegriffen. Velbrink legt ihn als Absatz einer bestimmten Zahl von Verkaufstagen fest. Je wichtiger die Lieferbereitschaft und je unsicherer die Lieferung, desto höher ist er.
• Meldebestand (Bestellpunkt): Erreicht der Bestand diese Größe, wird bestellt. Er muss den Absatz während der ganzen Beschaffungszeit decken, damit die neue Ware eintrifft, bevor der Mindestbestand angegriffen wird.
• Höchstbestand: die Menge, die höchstens auf Lager liegen soll, begrenzt durch Lagerplatz und Kapitalbindung. Trifft die Lieferung ein, wenn der Mindestbestand erreicht ist, gilt: Höchstbestand = Mindestbestand + Bestellmenge.

Meldebestand = Tagesabsatz × Beschaffungszeit in Tagen + Mindestbestand

Die Beschaffungszeit ist länger als die Lieferzeit des Lieferers. Sie reicht vom Auslösen der Bestellung bis zu dem Zeitpunkt, an dem die Ware eingelagert und verkaufsbereit ist: Bestellung prüfen und freigeben, Lieferzeit, Wareneingangsprüfung und Einlagerung.

Velbrink verkauft je Verkaufstag 40 Dosen Montageschaum. Die Beschaffungszeit beträgt 6 Verkaufstage: 1 Tag für Prüfung und Freigabe der Bestellung, 4 Tage Lieferzeit, 1 Tag für Wareneingang und Einlagerung. Der Mindestbestand soll den Absatz von 3 Verkaufstagen decken, also 3 × 40 = 120 Dosen. Meldebestand: 40 × 6 + 120 = 360 Dosen. Bestellt Velbrink jeweils 960 Dosen (80 Kartons zu 12 Dosen), liegt der Höchstbestand bei 120 + 960 = 1.080 Dosen.

Bestellpunktverfahren. Bestellt wird, sobald der Bestand den Meldebestand erreicht. Die Menge steht meist fest, zum Beispiel die optimale Bestellmenge; der Zeitpunkt ergibt sich aus dem Absatz. Das Verfahren braucht eine laufende Bestandsführung. Bei Velbrink meldet die Warenwirtschaft, sobald ein Artikel den Meldebestand erreicht, und legt einen Bestellvorschlag an. Das Verfahren eignet sich auch für Artikel mit unregelmäßigem Absatz: Die Bestellung wird früher oder später ausgelöst, je nachdem, wie schnell der Bestand sinkt.

Bestellrhythmusverfahren. Bestellt wird in festen Abständen, zum Beispiel jeden zweiten Montag. Die Menge ändert sich: Bestellt wird so viel, dass der Bestand nach dem Eintreffen der Lieferung wieder den Höchstbestand erreicht. Das Verfahren passt, wenn viele Artikel eines Lieferers gemeinsam bestellt werden sollen, etwa um eine Frei-Haus-Grenze zu erreichen oder weil der Lieferer nur an festen Tagen liefert, und wenn der Absatz recht gleichmäßig ist. Steigt der Absatz unerwartet, löst erst der nächste Bestelltag eine Bestellung aus. Das Bestellrhythmusverfahren braucht deshalb meist einen höheren Sicherheitsbestand.

Just-in-time. Bei der Just-in-time-Belieferung kommt die Ware genau dann, wenn sie gebraucht wird, in kleinen Mengen und in kurzen Abständen. Das spart Lagerfläche und Kapitalbindung, setzt aber zuverlässige Lieferer, kurze Wege und einen genauen Datenaustausch voraus; jede Störung im Transport trifft sofort die Lieferfähigkeit. Ein Großhändler mit Abholmarkt wie Velbrink kann für seine Lagerartikel kaum auf Bestand verzichten, denn seine Kunden erwarten, dass die Ware sofort verfügbar ist. Häufiger ist Velbrink selbst der Lieferer, der just in time liefert: Beim C-Teile-Management füllt Velbrink die Kanban-Regale der Imbertal Fördertechnik GmbH auf, sobald ein Behälter leer ist. Dafür braucht Velbrink einen verlässlichen eigenen Bestand.

Waren, die Velbrink regelmäßig bezieht, fragt der Einkauf meist bei bekannten Lieferern an. Bei größeren oder neuen Beschaffungen, vor allem bei Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum, lohnt sich eine Ausschreibung.

Ausschreibungen und Beschaffungsplattformen

Bei einer Ausschreibung fordert der Einkauf mehrere Anbieter auf, nach denselben Vorgaben ein Angebot abzugeben. Weil alle dieselbe Leistung anbieten und dieselben Angaben machen, lassen sich die Angebote gut vergleichen. Velbrink nutzt Ausschreibungen zum Beispiel für einen Rahmenvertrag über Palettentransporte, für die Wartung der Gabelstapler oder für die Erweiterung der Fachbodenregale.

Rechtliche Wirkung. Die Ausschreibung selbst ist noch kein Angebot, sondern eine Aufforderung, Angebote abzugeben. Erst die Anbieter, die Bieter, machen mit ihrem Angebot einen Antrag, an den sie gebunden sind (§ 145 BGB). Nennt das Angebot eine Frist für die Annahme, etwa die Bindefrist aus den Ausschreibungsunterlagen, kann es nur innerhalb dieser Frist angenommen werden (§ 148 BGB). Der Vertrag kommt zustande, wenn der Einkäufer ein Angebot annimmt. Bei Ausschreibungen heißt diese Annahme Zuschlag.

Ablauf einer Ausschreibung bei Velbrink:

1. Bedarf klären: Was genau wird gebraucht, in welcher Menge, ab wann und wie lange?
2. Leistungsbeschreibung erstellen: Gegenstand, Mengen, Qualität, Termine, Liefer- und Zahlungsbedingungen, geforderte Nachweise. Sie muss so eindeutig sein, dass alle Bieter sie gleich verstehen.
3. Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung festlegen, bevor die ersten Angebote eingehen, zum Beispiel Preis 50, Termintreue 30 und Umweltleistung 20 von 100 Gewichtungspunkten.
4. Bieter auswählen oder die Ausschreibung bekannt machen, Unterlagen versenden und eine Angebotsfrist setzen.
5. Fragen einzelner Bieter beantworten und die Antworten allen Bietern zukommen lassen, damit alle mit denselben Informationen anbieten.
6. Nach Ablauf der Frist die Angebote öffnen, auf Vollständigkeit prüfen und nach den festgelegten Kriterien bewerten, etwa mit Bezugskalkulation und Nutzwertanalyse.
7. Bei einer privaten Ausschreibung bei Bedarf mit den besten Bietern verhandeln, dann den Zuschlag erteilen und den übrigen Bietern absagen.
8. Vertrag schließen oder bestellen und die Leistung danach laufend bewerten.

Öffentliche Auftraggeber. Rund 10 % seines Umsatzes macht Velbrink mit öffentlichen Auftraggebern, etwa Bauhöfen, Schulen oder Kliniken. Sie vergeben ihre Aufträge im Wettbewerb und in transparenten Verfahren, achten auf Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit und behandeln alle Bieter gleich; für Aufträge ab den EU-Schwellenwerten schreibt das § 97 Abs. 1 und 2 GWB ausdrücklich vor. Hier ist Velbrink nicht Einkäufer, sondern Bieter. Für die Ausbildung genügen die Grundzüge:

• Erreicht der geschätzte Auftragswert ohne Umsatzsteuer die EU-Schwellenwerte, gilt das Vergaberecht des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) mit der Vergabeverordnung (VgV) (§ 106 GWB). Die Schwellenwerte ergeben sich aus EU-Richtlinien und werden regelmäßig angepasst. Unterhalb der Schwellenwerte gelten das Haushaltsrecht, für den Bund § 55 der Bundeshaushaltsordnung (BHO), und die Vergaberegeln, die Bund und Länder dafür erlassen haben.
• Der Auftraggeber kann zwischen dem offenen Verfahren, in dem jedes interessierte Unternehmen ein Angebot abgeben darf, und dem nicht offenen Verfahren wählen, in dem nach einem öffentlichen Teilnahmewettbewerb nur ausgewählte Unternehmen anbieten. Andere Verfahren wie das Verhandlungsverfahren sind nur zulässig, wenn das Gesetz sie gestattet (§ 119 GWB).
• Die Leistungsbeschreibung muss so eindeutig sein, dass alle Unternehmen sie gleich verstehen und die Angebote vergleichbar sind (§ 121 GWB).
• Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das mit dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis, nicht zwingend das billigste. Die Zuschlagskriterien und ihre Gewichtung stehen in der Bekanntmachung oder in den Vergabeunterlagen (§ 127 GWB).
• Angebote werden grundsätzlich elektronisch abgegeben (§ 53 VgV). Ausgeschlossen werden unter anderem Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingehen, es sei denn, der Bieter hat das nicht zu vertreten, und Angebote, in denen der Bieter die Vergabeunterlagen geändert oder ergänzt hat (§ 57 Abs. 1 VgV).

Elektronische Beschaffungsplattformen und Marktplätze.

• Vergabeplattformen: Öffentliche Auftraggeber veröffentlichen dort Bekanntmachungen und Unterlagen, Bieter geben ihre Angebote elektronisch ab. Velbrink lässt sich über neue Ausschreibungen in seinen Warengruppen benachrichtigen.
• B2B-Marktplätze: Viele Anbieter stellen ihre Artikel auf einer Plattform ein; Einkäufer vergleichen Preise und Lieferzeiten und bestellen direkt. Das eignet sich für Standardartikel und für die Suche nach neuen Bezugsquellen.
• Lieferantenportale und elektronische Kataloge: Der Lieferer stellt Artikel, Preise und Verfügbarkeit bereit. Bestellungen gehen direkt aus der Warenwirtschaft per elektronischem Datenaustausch (EDI) an den Lieferer.
• Elektronische Ausschreibung und Auktion: Der Einkäufer stellt seine Ausschreibung auf eine Plattform. Bei einer umgekehrten Auktion unterbieten sich die Bieter in einer festgelegten Zeit gegenseitig.

Plattformen schaffen Markttransparenz, beschleunigen die Abläufe, sparen Papier und vermeiden Erfassungsfehler, und sie helfen, neue Lieferer zu finden. Dem stehen Gebühren, die Abhängigkeit von einer Plattform und Anbieter gegenüber, deren Zuverlässigkeit erst geprüft werden muss. Auch Betrugsversuche kommen vor, etwa gefälschte Anbieter oder angeblich geänderte Bankverbindungen. Velbrink prüft neue Lieferer deshalb vor der ersten Bestellung und gibt vertrauliche Daten wie Preise und Mengen nur über gesicherte Zugänge weiter.

Quantitativer Angebotsvergleich

Angebote nennen Listenpreise, Rabatte, Zahlungsbedingungen und Lieferbedingungen jeweils anders. Vergleichbar werden sie erst, wenn für jedes Angebot der Bezugspreis (Einstandspreis) berechnet ist: der Betrag, den die Ware Velbrink kostet, bis sie im eigenen Lager liegt. Diese Rechnung heißt Bezugskalkulation.

Kalkulationsschema

Rechenzeichen	Position
	Listeneinkaufspreis (Menge × Listenpreis je Einheit)
−	Liefererrabatt
=	Zieleinkaufspreis
−	Liefererskonto
=	Bareinkaufspreis
+	Bezugskosten
=	Bezugspreis (Einstandspreis)

• Rabatt wird vom Listeneinkaufspreis abgezogen, zum Beispiel als Mengenrabatt, Treuerabatt, Wiederverkäuferrabatt oder Sonderrabatt. Ein Bonus wird erst nachträglich gewährt, etwa auf den Jahresumsatz, und geht nicht in den Bezugspreis einer einzelnen Bestellung ein.
• Skonto wird vom Zieleinkaufspreis berechnet, also vom Betrag nach Rabatt. Im Angebotsvergleich nimmt Velbrink an, dass es Skonto zieht. Ob sich das auch mit einem Kredit lohnt, zeigt das Kapitel „Skonto ausnutzen: Wann lohnt sich ein Kredit?“.
• Bezugskosten sind Fracht, Rollgeld, Verpackung und Transportversicherung, bei Einfuhren auch Zoll. Wer sie trägt, regelt die Lieferbedingung: Bei „frei Haus“ trägt der Lieferer die Versandkosten bis zum Lager von Velbrink, bei „ab Werk“ trägt Velbrink sie vom Werk des Lieferers an. Ist nichts vereinbart, trägt der Käufer die Kosten der Versendung an einen anderen Ort als den Erfüllungsort (§ 448 Abs. 1 BGB).
• Umsatzsteuer gehört nicht in den Bezugspreis. Velbrink zieht sie als Vorsteuer ab (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG); gerechnet wird deshalb mit Nettobeträgen.

Velbrink braucht 300 Schutzhelme. Angebot A: 14,20 € je Helm, 10 % Mengenrabatt ab 250 Stück, 2 % Skonto, Lieferung frei Haus. Angebot B: 12,90 € je Helm, kein Rabatt, 3 % Skonto, Versandkosten pauschal 48,00 €.

Angebot A ist um 44,58 € günstiger, obwohl sein Listenpreis um 1,30 € je Helm höher liegt. Unterscheiden sich die Mengen der Angebote, vergleicht Velbrink den Bezugspreis je Einheit.

Mengenstaffel. Viele Lieferer staffeln den Preis nach der Bestellmenge, zum Beispiel 38,00 € je Stück bis 199 Stück und 35,50 € ab 200 Stück. Zuerst ist zu prüfen, welche Stufe für die Bestellmenge gilt. Dann lohnt ein Blick auf die nächste Stufe: 190 Stück kosten 190 × 38,00 € = 7.220,00 €, 200 Stück nur 200 × 35,50 € = 7.100,00 €. Die Mehrmenge lohnt sich aber nur, wenn sie sich verkaufen lässt und Platz im Lager hat.

Mindermengenzuschlag. Manche Lieferer berechnen bei Bestellungen unter einer Mindestmenge oder einem Mindestwert einen festen Zuschlag. Berechnet der Lieferer ihn ohne Rabatt und Skonto, wird er wie Bezugskosten zum Bareinkaufspreis addiert. Wie ein Lieferer ihn tatsächlich berechnet, steht in seinem Angebot. Die Grenze ist genau zu lesen: „unter 150 Stück“ heißt, dass bei genau 150 Stück kein Zuschlag anfällt.

Angebotsvergleich in der Tabellenkalkulation. Für wiederkehrende Vergleiche baut der Einkauf eine Vorlage:

• Eingaben wie Bestellmenge, Listenpreis, Rabatt und Skonto in Prozent sowie Bezugskosten stehen in eigenen Zellen, eine Spalte je Angebot.
• Die Rechenzeilen folgen dem Schema der Bezugskalkulation und verweisen nur auf diese Zellen. Die Formeln der ersten Spalte werden nach rechts kopiert.
• Zellen, die für alle Angebote gelten, etwa die Bestellmenge, werden absolut adressiert (mit Dollarzeichen), damit der Bezug beim Kopieren gleich bleibt.
• Die Funktion MIN findet den niedrigsten Bezugspreis, eine bedingte Formatierung hebt ihn hervor. Staffelpreise lassen sich mit WENN oder mit einer Staffeltabelle und SVERWEIS mit ungefährer Übereinstimmung abbilden.

Typische Fehler sind falsche Zellbezüge nach dem Kopieren, Prozentsätze in der falschen Form (5 statt 0,05 oder umgekehrt) und leere Angebotsspalten, die einen Bezugspreis von 0 ergeben und dann scheinbar am günstigsten sind.

Versandkosten ermitteln und Bezugskosten verteilen

Dieser Abschnitt wendet die Bezugskalkulation aus dem Abschnitt „Quantitativer Angebotsvergleich“ auf zwei häufige Fälle an: Fracht nach einem Gewichtstarif und Bezugskosten, die für eine ganze Sendung anfallen und auf mehrere Artikel verteilt werden müssen.

Versandkosten nach Gewichtsstaffel. Speditionen und Paketdienste berechnen die Fracht meist nach dem Gewicht der Sendung, oft gestaffelt: Je schwerer die Sendung, desto niedriger der Preis je 100 kg. Vorgehen:

1. Bruttogewicht ermitteln: Nettogewicht der Ware + Tara (Gewicht der Verpackung, etwa Karton oder Palette) = Bruttogewicht. Die Fracht richtet sich nach dem Bruttogewicht.
2. Einheiten angleichen: Alle Gewichte in dieselbe Einheit umrechnen, meist Kilogramm (1 kg = 1.000 g, 1 t = 1.000 kg).
3. Staffelstufe bestimmen: Grenzen genau lesen. „bis 500 kg“ schließt 500 kg ein, „über 500 kg“ beginnt danach.
4. Fracht berechnen: nach der Regel des Tarifs, zum Beispiel ein Satz je angefangene 100 kg. 536 kg sind dann 6 angefangene 100 kg.
5. Zuschläge des Tarifs addieren, sofern er welche nennt.

Bezugskosten verteilen. Kommen mehrere Artikel in einer Sendung, braucht Velbrink für jeden Artikel seinen eigenen Bezugspreis. Die gemeinsamen Bezugskosten werden deshalb nach einem passenden Schlüssel verteilt:

• Gewichtsspesen wie Fracht und Rollgeld nach dem Bruttogewicht der Positionen, weil auch die Fracht nach dem Bruttogewicht berechnet wird.
• Wertspesen wie Transportversicherung oder ein Zoll, der sich nach dem Wert richtet, nach dem Warenwert.
• Kosten je Packstück, etwa für das Entladen je Palette, nach der Zahl der Packstücke.

Rechenweg: Kosten ÷ Summe der Schlüsselgröße = Kosten je Einheit der Schlüsselgröße (je kg oder je Euro Warenwert); mal Schlüsselgröße der Position = Anteil der Position. Die Kosten je Einheit werden mit allen Nachkommastellen weiterverwendet, gerundet werden erst die Anteile. Zur Probe ergeben alle Anteile zusammen die Gesamtkosten. Weil jeder Anteil auf Cent gerundet wird, kann die Summe um einen Cent, bei vielen Positionen um wenige Cent abweichen.

Ein Hersteller von Spann- und Messwerkzeugen in Thüringen liefert ab Werk. Position 1: 30 Kartons Schraubzwingen zu je 12 kg Ware und 800 g Verpackung, zusammen 360 Stück, Warenwert 2.700,00 €. Position 2: 20 Kartons Wasserwaagen zu je 7 kg Ware und 600 g Verpackung, zusammen 200 Stück, Warenwert 3.300,00 €. Die Warenwerte verstehen sich nach Rabatt und Skonto. Tarif der Spedition je angefangene 100 kg: bis 200 kg 19,80 €, über 200 kg bis 500 kg 16,40 €, über 500 kg bis 1.000 kg 13,90 €, über 1.000 kg 11,60 €. Die Transportversicherung kostet 0,3 % des Warenwerts.

Bruttogewicht: 30 × 12,8 kg = 384 kg und 20 × 7,6 kg = 152 kg, zusammen 536 kg. Das ist die Stufe über 500 kg bis 1.000 kg: 6 × 13,90 € = 83,40 € Fracht. Versicherung: 0,3 % von 6.000,00 € = 18,00 €.

Rechenweg Fracht: 83,40 € ÷ 536 kg = 0,155597… € je kg; × 384 kg = 59,75 €; × 152 kg = 23,65 €. Je Stück: 2.700,00 € ÷ 360 = 7,50 € Warenwert, dazu 67,85 € ÷ 360 = 0,19 € Bezugskosten, also 7,69 € Bezugspreis (ungerundet 7,688… €); entsprechend 16,50 € + 0,17 € = 16,67 € je Wasserwaage.

Typische Fehler: die Tara vergessen; Gramm nicht in Kilogramm umgerechnet; die Staffelgrenze falsch gelesen; die Fracht nach dem Warenwert oder die Versicherung nach dem Gewicht verteilt; die Kosten je kg zu früh gerundet, sodass die Anteile zusammen nicht mehr die Gesamtkosten ergeben.

Nutzwertanalyse für Waren und Dienstleistungen

Der Bezugspreis zeigt, was ein Angebot kostet, aber nicht, was es leistet. Lieferzeit, Termintreue, Qualität, Service oder Umweltleistung lassen sich nicht in Euro ausdrücken. Bei Dienstleistungen wie Transporten, Wartung oder Prüfungen entscheiden sie oft mehr als der Preis. Die Nutzwertanalyse macht solche Unterschiede vergleichbar: Jedes Angebot wird nach gewichteten Kriterien mit Punkten bewertet.

1. Muss-Kriterien (K.-o.-Kriterien) prüfen. Angebote, die eine unverzichtbare Anforderung nicht erfüllen, scheiden vorab aus, zum Beispiel eine Spedition ohne Sendungsverfolgung, wenn Velbrink seinen Kunden Liefertermine zusagt.
2. Bewertungskriterien festlegen. Die Kriterien dürfen sich nicht überschneiden. Wer „Preis je Sendung“ und „Frachtkosten im Jahr“ getrennt bewertet, zählt denselben Vorteil doppelt.
3. Kriterien gewichten. Alle Gewichte zusammen ergeben 100. So ist erkennbar, wie wichtig ein Kriterium im Verhältnis zu den anderen ist.
4. Bewertungsmaßstab festlegen. Eine Punkteskala für alle Kriterien, zum Beispiel 0 bis 10 Punkte, und für jedes Kriterium die Regel, wofür es wie viele Punkte gibt. Beides steht am besten fest, bevor die Angebote bewertet werden.
5. Angebote bewerten. Die Punkte vergeben möglichst zwei Personen unabhängig voneinander; große Abweichungen werden besprochen.
6. Nutzwert berechnen. Teilnutzen = Gewicht × Punkte. Der Nutzwert ist die Summe der Teilnutzen eines Angebots.
7. Ergebnis prüfen und entscheiden. Vorn liegt das Angebot mit dem höchsten Nutzwert. Liegen die Nutzwerte eng beieinander, lohnt die Frage, ob sich die Reihenfolge ändert, wenn ein Gewicht etwas anders gesetzt wird.

Velbrink sucht eine Spedition für Palettentransporte. Drei Angebote werden mit 0 bis 10 Punkten bewertet.

Rechenweg für die Spedition aus Kassel: 40 × 9 + 25 × 6 + 15 × 7 + 10 × 8 + 10 × 5 = 360 + 150 + 105 + 80 + 50 = 745. Die Spedition aus Göttingen liegt mit 755 vorn, aber nur 10 Punkte vor Kassel. Gewichtet Velbrink den Preis mit 50 und die Termintreue mit 15, kommt Kassel auf 775 und Göttingen auf 735: Die Reihenfolge kehrt sich um. Die Entscheidung hängt also daran, was Velbrink wichtiger ist. Weil Handwerks- und Industriekunden ihre Ware zum zugesagten Termin brauchen, spricht viel für die hohe Gewichtung der Termintreue und damit für die Spedition aus Göttingen.

Grenzen. Gewichte und Punkte sind Einschätzungen. Die Nutzwertanalyse macht eine Entscheidung nachvollziehbar und überprüfbar, aber nicht objektiv. Kleine Unterschiede im Nutzwert belegen nicht sicher, welches Angebot besser ist. Werden die Gewichte als Anteil geschrieben (0,4 statt 40), wird jeder Nutzwert 100-mal kleiner; die Reihenfolge bleibt gleich. Wichtig ist, innerhalb einer Analyse bei einem Maßstab zu bleiben.

Preis und Nutzwert. Der Preis kann wie im Beispiel als Kriterium mit Punkten eingehen. Velbrink kann ihn auch getrennt betrachten: Dann stehen der Bezugspreis aus der Bezugskalkulation und der Nutzwert der übrigen Kriterien nebeneinander, und die Entscheidung wird mit beiden begründet. Euro-Beträge und Nutzwertpunkte werden dabei nicht miteinander verrechnet.

Dienstleistungen bewerten. Typische Kriterien sind bei einer Spedition Termintreue, Schadensquote, Abholzeit, Sendungsverfolgung und Umweltleistung, bei einem Wartungsdienst Reaktionszeit bei Störungen, Ersatzgerät während einer Reparatur, Qualifikation der Techniker und Referenzen.

Finanzierungserfolg der Skontoausnutzung

Viele Lieferer von Velbrink bieten Zahlungsbedingungen wie „zahlbar innerhalb von 45 Tagen ohne Abzug oder innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto“. Wer erst am 45. Tag zahlt, nutzt einen Lieferantenkredit: Der Lieferer wartet 35 Tage länger auf sein Geld, und Velbrink verzichtet dafür auf das Skonto. Der Lieferantenkredit ist also nicht kostenlos; sein Preis ist das Skonto, auf das Velbrink verzichtet.

Hat Velbrink am 10. Tag nicht genug Geld auf dem Konto, kann es seinen Kontokorrentkredit nutzen, im Modellbetrieb mit 9,25 % Sollzins im Jahr. Velbrink zahlt dann mit Skonto und führt den Kredit aus den Zahlungseingängen bis zum 45. Tag zurück. Ob sich das lohnt, zeigt der Finanzierungserfolg (auch Finanzierungsvorteil genannt): das Skonto abzüglich der Zinsen für den Kredit.

1. Skonto = Rechnungsbetrag × Skonto in Prozent ÷ 100
2. Überweisungsbetrag = Rechnungsbetrag − Skonto. Diesen Betrag muss Velbrink finanzieren, nicht den Rechnungsbetrag und nicht das Skonto.
3. Kreditdauer in Tagen = Zahlungsziel − Skontofrist. Velbrink zahlt am letzten Tag der Skontofrist und braucht den Kredit bis zum letzten Tag des Zahlungsziels.
4. Kreditzinsen = Überweisungsbetrag × Zinssatz × Tage ÷ (100 × 360)
5. Finanzierungserfolg = Skonto − Kreditzinsen

In diesem Kapitel gilt die kaufmännische Zinsrechnung mit einem Zinsjahr von 360 Tagen. Die Bank rechnet die Zinsen nach ihren eigenen Bedingungen ab; für die Entscheidung genügt diese Planungsrechnung.

Ein Hersteller von Leitern und Tritten stellt Velbrink 24.000,00 € in Rechnung, zahlbar innerhalb von 45 Tagen ohne Abzug oder innerhalb von 10 Tagen mit 2 % Skonto.

Kalkulationsschema

Rechenzeichen	Position	Betrag
	Rechnungsbetrag	24.000,00 €
−	2 % Skonto	480,00 €
=	Überweisungsbetrag (Kreditbetrag)	23.520,00 €

Kreditdauer: 45 − 10 = 35 Tage. Zinsen: 23.520,00 € × 9,25 × 35 ÷ 36.000 = 211,52 €. Finanzierungserfolg: 480,00 € − 211,52 € = 268,48 €. Velbrink sollte also mit Skonto zahlen, auch wenn es dafür den Kontokorrentkredit braucht.

Wie teuer ist der Lieferantenkredit? Dafür rechnet man das Skonto in den effektiven Jahreszins des Lieferantenkredits um: Skontobetrag ÷ Überweisungsbetrag × 100 × 360 ÷ (Zahlungsziel − Skontofrist). Im Beispiel sind das 480,00 € ÷ 23.520,00 € × 100 × 360 ÷ 35 ≈ 20,99 % im Jahr, deutlich mehr als der Kontokorrentzins von 9,25 %. Einen schnellen Überschlag liefert die Faustformel Skonto in Prozent × 360 ÷ (Zahlungsziel − Skontofrist), hier 2 × 360 ÷ 35 ≈ 20,57 %. Sie ist eine Näherung, weil sie das Skonto auf den Rechnungsbetrag statt auf den Überweisungsbetrag bezieht. Beide Rechenwege sind verbreitet; der sichere Weg ist die genaue Rechnung.

Mehr als eine Rechnung. Ein positiver Finanzierungserfolg spricht für die Zahlung mit Skonto. Vor der Entscheidung prüft Velbrink außerdem:

• Reicht die freie Kreditlinie? Andere Zahlungen wie Gehälter und Steuern müssen gesichert bleiben.
• Gehen die erwarteten Kundenzahlungen bis zum Ende des Zahlungsziels sicher ein? Sonst läuft der Kredit länger, und die Zinsen steigen.
• Wird die Skontofrist eingehalten? Wer Skonto nach Ablauf der Frist abzieht, kürzt die Rechnung zu Unrecht und belastet die Beziehung zum Lieferer.

Zahlt Velbrink aus eigenem Guthaben, entgehen ihm Zinsen auf dieses Guthaben. Auch dann ist der Vergleich mit dem Skonto die richtige Rechnung.

Bestellen und die Auftragsbestätigung prüfen

Bestellung. Mit der Bestellung erklärt Velbrink, die Ware zu den genannten Bedingungen kaufen zu wollen. Welche Wirkung sie hat, hängt davon ab, was vorher geschah:

• Bestellt Velbrink rechtzeitig und ohne Änderungen auf ein verbindliches Angebot, ist die Bestellung die Annahme, und der Kaufvertrag ist geschlossen. Der Lieferer war an sein Angebot gebunden (§ 145 BGB) und kann es nicht mehr zurücknehmen. Aus dem Kaufvertrag muss er liefern, Velbrink muss zahlen und die Ware abnehmen (§ 433 BGB).
• Bestellt Velbrink ohne vorheriges Angebot oder aus einem Katalog oder einer Preisliste, ist die Bestellung selbst ein Antrag. Dasselbe gilt für eine Bestellung nach Ablauf der Annahmefrist, also der Frist, bis zu der der Lieferer an sein Angebot gebunden ist: Das Angebot ist erloschen, die verspätete Annahme gilt als neuer Antrag (§§ 146, 150 Abs. 1 BGB). Bestellt Velbrink mit Änderungen, lehnt es das Angebot ab und macht einen neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB). In diesen Fällen kommt der Vertrag erst zustande, wenn der Lieferer annimmt, etwa mit einer Auftragsbestätigung oder schlicht, indem er liefert (§ 151 BGB).

Ein Kaufvertrag braucht keine bestimmte Form. Velbrink bestellt trotzdem in Textform, per E-Mail, über das Lieferantenportal oder per elektronischem Datenaustausch direkt aus der Warenwirtschaft, damit Inhalt und Zeitpunkt nachweisbar sind. Eine Bestellung enthält:

• Bestellnummer und Datum, Bezug auf das Angebot
• Artikel mit Artikelnummer des Lieferers, Menge und Einheit
• Preis und Rabatt
• Liefertermin, Lieferbedingung und Lieferanschrift
• Zahlungsbedingung
• Ansprechperson bei Velbrink

Bestellvorschläge der Warenwirtschaft. Erreicht ein Artikel den Meldebestand oder ist ein Bestelltag erreicht, legt die Warenwirtschaft einen Bestellvorschlag mit Menge, Lieferer und Preis aus den Stammdaten an. Der Einkauf prüft ihn, bevor er ihn freigibt: Gibt es Kundenaufträge oder Aktionen, die mehr Ware brauchen? Ändert sich der Absatz mit der Saison? Lassen sich Bestellungen beim selben Lieferer bündeln, um die Frei-Haus-Grenze zu erreichen? Stimmen Preis und Lieferzeit in den Stammdaten noch? Bestellungen über einer festgelegten Wertgrenze gibt bei Velbrink Frau Krohn, Leiterin Einkauf, frei.

Auftragsbestätigung prüfen. Mit der Auftragsbestätigung bestätigt der Lieferer die Bestellung. Der Einkauf vergleicht sie Position für Position mit der Bestellung: Artikel, Menge, Preis, Rabatt, Liefertermin, Lieferbedingung, Zahlungsbedingung und Hinweise auf Geschäftsbedingungen. Weicht sie ab, kommt es darauf an, ob der Vertrag schon besteht:

• War die Bestellung ein Antrag, gilt eine Auftragsbestätigung mit Änderungen als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB). Ein Vertrag besteht noch nicht. Velbrink kann die Änderung annehmen oder ablehnen.
• War die Bestellung die Annahme eines verbindlichen Angebots, besteht der Vertrag schon. Der Lieferer kann ihn mit einer abweichenden Bestätigung nicht einseitig ändern, und Velbrink kann auf den vereinbarten Bedingungen bestehen.

In beiden Fällen antwortet Velbrink schnell und schriftlich: Es nimmt die Abweichung an, lehnt sie ab oder verhandelt darüber. Wer schweigt und die Ware später ohne Vorbehalt annimmt, riskiert Streit darüber, ob er den geänderten Bedingungen zugestimmt hat.

Bestellungen überwachen. Der bestätigte Liefertermin wird in der Warenwirtschaft hinterlegt. Eine Liste der offenen Bestellungen zeigt, was überfällig ist. Wird Ware für einen Kundenauftrag gebraucht, fragt der Einkauf schon vor dem Termin beim Lieferer nach. Kommt die Ware nicht rechtzeitig, prüft er die Rechte aus dem Lieferverzug (Lernfeld 5).

Dienstleister beauftragen. Auch Dienstleistungen kauft Velbrink ein.

• Spedition: Mit dem Speditionsvertrag verpflichtet sich die Spedition, die Versendung zu besorgen, also den Transport zu organisieren (§ 453 Abs. 1 HGB). Wer sich verpflichtet, das Gut selbst zum Bestimmungsort zu befördern, ist Frachtführer (§ 407 Abs. 1 HGB). In der Praxis befördern Spediteure das Gut oft selbst (Selbsteintritt, § 458 HGB) oder vereinbaren einen festen Preis, der die Kosten der Beförderung einschließt (Spedition zu festen Kosten, § 459 HGB). Für die Beförderung haben sie dann die Rechte und Pflichten eines Frachtführers. Deshalb heißen im Alltag auch Unternehmen „Spedition“, die die Ware selbst fahren. Der Auftrag nennt Absender und Empfänger, Abhol- und Zustelltermin, Zahl und Art der Packstücke, Bruttogewicht, besondere Hinweise zur Ware, etwa zu Gefahrgut, und eine gewünschte Versicherung.
• Wartung und Prüfung: Für die Wartung der Gabelstapler oder die Prüfung der Regalanlage regelt ein Wartungsvertrag Leistungsumfang, Abstände der Wartungen, Reaktionszeit bei Störungen, Preis und Nachweise. Die Angebote vergleicht Velbrink mit einer Nutzwertanalyse (Kapitel „Angebote qualitativ vergleichen: Nutzwertanalyse“).

Auch hier prüft der Einkauf die Bestätigung des Dienstleisters und überwacht, ob die Leistung wie vereinbart erbracht wird.

Bevor die Hollerbrook Handelskontor KG in Bremen Schutzhandschuhe, Arbeitskleidung oder Sicherheitsschuhe bestellt, muss der Einkauf wissen, wer liefern kann, zu welchen Bedingungen und wie zuverlässig. Dieses Kapitel zeigt, wie du Bezugsquellen im In- und Ausland findest, Anfragen stellst, Lieferanten bewertest und mit ihnen verhandelst, auch auf Englisch.

Bezugsquellen im In- und Ausland ermitteln

Eine Bezugsquelle ist ein Lieferant, der eine Ware in der gewünschten Art, Qualität und Menge zu passenden Bedingungen liefern kann. Für Artikel, die regelmäßig nachbestellt werden, kennt der Einkauf seine Lieferanten. Neue Bezugsquellen sucht er, wenn ein Artikel ins Sortiment kommt, ein Lieferant ausfällt oder Preise und Bedingungen nicht mehr passen. Bezugsquellen findet der Einkauf über interne, externe und internationale Informationsquellen.

Was bei Bezugsquellen im Ausland dazukommt. Ein niedriger Stückpreis in Asien sagt noch wenig über die Kosten. Der Einkauf prüft zusätzlich:

• Lieferzeit einschließlich mehrerer Wochen Seetransport und Mindestbestellmengen,
• Lieferbedingung (Incoterms-Klausel), Währung und Zahlungsbedingung,
• Zoll und Einfuhrumsatzsteuer bei Waren aus Drittländern,
• Nachweise zu Qualität und Sicherheit: Als Einführer darf Hollerbrook nur Schutzausrüstung in Verkehr bringen, die den EU-Anforderungen entspricht und eine CE-Kennzeichnung trägt (Art. 10 Verordnung (EU) 2016/425),
• Sozial- und Umweltstandards beim Hersteller (Kapitel „Nachhaltig beschaffen“).

Anfrage. Mit einer Anfrage bittet der Einkauf einen möglichen Lieferanten um ein Angebot oder um Informationen.

• Die allgemeine Anfrage bittet um Katalog, Preisliste, Muster oder Informationen über das Sortiment, ohne einen bestimmten Bedarf zu nennen.
• Die bestimmte Anfrage beschreibt eine konkrete Ware: Artikel mit Qualität und Normen, Menge, gewünschten Liefertermin, Lieferbedingung mit Ort, Währung, Zahlungsbedingung und bei Bedarf Muster und Nachweise.

Eine Anfrage ist rechtlich unverbindlich. Sie ist kein Antrag auf einen Vertragsschluss; gebunden ist nach deutschem Recht erst, wer einem anderen den Abschluss eines Vertrags anträgt, also ein Angebot macht, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB). Du kannst deshalb dieselbe bestimmte Anfrage an mehrere Lieferanten schicken. Je genauer sie formuliert ist, desto besser lassen sich die Angebote vergleichen.

Beschaffungsrichtlinien. Viele Unternehmen legen in einer internen Richtlinie fest, wie eingekauft wird. Solche Regeln machen Einkäufe nachvollziehbar, verringern die Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten und schützen vor Bestechung und Betrug.

Auszug aus der Beschaffungsrichtlinie der Hollerbrook Handelskontor KG:

• Ab 10.000 € Bestellwert holt der Einkauf mindestens drei vergleichbare Angebote ein.
• Ein neuer Lieferant wird erst nach einer Musterprüfung und mit unterschriebenem Lieferantenkodex freigegeben.
• Neue Lieferanten im Ausland werden über ein Dokumentenakkreditiv bezahlt.
• Bestellungen über 50.000 € zeichnet die Komplementärin Birte Hollerbrook mit (Vier-Augen-Prinzip).

Lieferanten bewerten und verhandeln, auch auf Englisch

Hollerbrook bewertet seine Lieferanten einmal im Jahr. Die Bewertung zeigt, mit wem sich die Zusammenarbeit lohnt, wo nachverhandelt werden muss und welche Lieferanten ersetzt werden sollten. Grundlage sind Daten aus Wareneingang, Einkauf und Buchhaltung.

Kriterien und Kennzahlen. Typische Kriterien sind:

• Qualität: Anteil der beanstandeten Lieferungen (Reklamationsquote),
• Termintreue: Anteil der Lieferungen, die zum bestätigten Termin eintreffen,
• Mengentreue: Anteil der Lieferungen in der bestellten Menge,
• Preis und Konditionen: Preis, Rabatte, Zahlungsbedingung, Lieferbedingung, Nebenleistungen,
• Kommunikation und Service: Antwortzeit, Erreichbarkeit, Umgang mit Reklamationen,
• Sozial- und Umweltstandards: Einhaltung des Lieferantenkodex, Ergebnisse von Audits.

Termintreue in % = termingerechte Lieferungen ÷ alle Lieferungen × 100

Reklamationsquote in % = beanstandete Lieferungen ÷ alle Lieferungen × 100

Punktebewertung (Nutzwertanalyse). Jedes Kriterium bekommt ein Gewicht, alle Gewichte zusammen ergeben 100 %. Für jedes Kriterium vergibt der Einkauf nach einer festen Skala Punkte. Gewicht mal Punkte ergibt die gewichteten Punkte (Teilnutzen), ihre Summe das Ergebnis des Lieferanten (Nutzwert). Mit derselben Skala lassen sich Lieferanten untereinander und über die Jahre vergleichen. Mit demselben Verfahren vergleicht der Einkauf auch Angebote nach Kriterien, die sich nicht in Euro ausdrücken lassen, etwa Qualität oder Service.

Ein Hersteller von Lederhandschuhen in Sialkot (Pakistan) hat im letzten Jahr 50 Lieferungen geschickt. 46 kamen pünktlich (Termintreue 92 %), 2 wurden beanstandet (Reklamationsquote 4 %). Für die Termintreue gilt die Skala: ab 95 % 5 Punkte, ab 90 % 4 Punkte, ab 85 % 3 Punkte, ab 80 % 2 Punkte, darunter 1 Punkt. Die übrigen Punkte hat der Einkauf nach seinen Skalen vergeben.

Kriterium	Gewicht	Punkte (1 bis 5)	gewichtete Punkte
Qualität	40 %	5	2,0
Termintreue	30 %	4	1,2
Preis und Konditionen	20 %	4	0,8
Kommunikation	10 %	3	0,3
Summe	100 %		4,3

Mit 4,3 von 5 möglichen Punkten ist der Hersteller ein guter Lieferant. Schwach ist die Kommunikation; darüber spricht der Einkauf im nächsten Jahresgespräch.

Verhandeln. Ergebnisse der Bewertung und des Angebotsvergleichs sind die Grundlage für Verhandlungen über Preise, Lieferzeiten und Bedingungen.

Korrespondenz auf Englisch. Mit Herstellern in Asien schreibt Hollerbrook auf Englisch. Geschäftsbriefe und E-Mails sind höflich, kurz und eindeutig: Bezug, Anliegen, Bedingungen, Frist, Gruß.

Ob eine Ware aus einem anderen EU-Mitgliedstaat oder aus einem Drittland kommt, macht für Umsatzsteuer und Zoll einen großen Unterschied. Hollerbrook kauft zum Beispiel Warnwesten bei einem Hersteller in Porto (Portugal) und Lederhandschuhe bei einem Hersteller in Sialkot (Pakistan). An diesen beiden Fällen siehst du die Unterschiede.

Innergemeinschaftlicher Erwerb und Einfuhr aus Drittländern

Gemeinschaftsgebiet und Drittlandsgebiet. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet das Gemeinschaftsgebiet, vereinfacht Deutschland und die übrigen EU-Mitgliedstaaten, vom Drittlandsgebiet, also allen anderen Gebieten (§ 1 Abs. 2a UStG). Zwischen den Mitgliedstaaten sind Ein- und Ausfuhrzölle verboten (Art. 30 AEUV). Waren aus Drittländern sind bei ihrer Ankunft Nicht-Unionswaren und müssen erst verzollt werden.

Innergemeinschaftlicher Erwerb. Kauft ein Unternehmen für sein Unternehmen eine Ware bei einem Unternehmer in einem anderen Mitgliedstaat und gelangt die Ware dabei von dort nach Deutschland, liegt ein innergemeinschaftlicher Erwerb vor (§ 1a Abs. 1 UStG).

• Der Lieferant stellt eine Rechnung ohne Umsatzsteuer aus. Seine Lieferung ist in seinem Land als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei, wenn der Abnehmer eine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) eines anderen Mitgliedstaats verwendet. Die Rechnung nennt die USt-IdNr. beider Seiten. Diese Regeln beruhen auf EU-Recht und gelten in allen Mitgliedstaaten; für Lieferungen aus Deutschland stehen sie in § 6a Abs. 1 und § 14a Abs. 3 UStG.
• Der Erwerb wird dort besteuert, wo die Beförderung endet (§ 3d UStG), hier also in Deutschland mit dem deutschen Steuersatz von 19 %. Die Steuer schuldet der Erwerber (§ 13a Abs. 1 Nr. 2 UStG). Sie entsteht mit Ausstellung der Rechnung, spätestens mit Ablauf des Monats, der auf den Erwerb folgt (§ 13 Abs. 1 Nr. 6 UStG).
• Zugleich darf der Erwerber dieselbe Steuer als Vorsteuer abziehen (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG). Bei einem Unternehmen mit vollem Vorsteuerabzug gleichen sich beide Beträge aus.
• Zoll und Zollanmeldung fallen nicht an.

Der Hersteller in Porto berechnet für Warnwesten 6.000 € ohne Umsatzsteuer. Hollerbrook meldet in seiner Umsatzsteuer-Voranmeldung 1.140 € Steuer auf den innergemeinschaftlichen Erwerb an (19 % von 6.000 €) und zieht dieselben 1.140 € als Vorsteuer ab. Die Warnwesten kosten Hollerbrook also 6.000 € zuzüglich Bezugskosten.

Einfuhr aus einem Drittland. Damit Hollerbrook Waren aus Pakistan, Vietnam, Indien, Bangladesch oder der Türkei in der EU in den Handel bringen darf, müssen sie in den zollrechtlich freien Verkehr überführt werden (Art. 201 Abs. 1 UZK). Dabei werden die Einfuhrabgaben erhoben, handelspolitische Maßnahmen sowie Verbote und Beschränkungen angewendet und die übrigen Förmlichkeiten erledigt. Danach hat die Ware den Status einer Unionsware (Art. 201 Abs. 2 und 3 UZK).

• Zollanmeldung: Mit ihr erklärt der Anmelder, die Ware in ein bestimmtes Zollverfahren überführen zu wollen (Art. 5 Nr. 12 UZK). Mit der Annahme der Zollanmeldung entsteht die Zollschuld (Art. 77 Abs. 1 und 2 UZK). Überlassen wird die Ware erst, wenn die Abgaben entrichtet sind oder eine Sicherheit geleistet ist (Art. 195 Abs. 1 UZK).
• Vertretung: Ein Unternehmen kann einen Zollvertreter einsetzen. In direkter Vertretung handelt er im Namen und für Rechnung des Unternehmens, in indirekter Vertretung im eigenen Namen, aber für Rechnung des Unternehmens (Art. 18 Abs. 1 UZK). Bei indirekter Vertretung schulden der Vertreter und das Unternehmen den Zoll (Art. 77 Abs. 3 UZK).
• EORI-Nummer: Unternehmen, die am Zollverkehr teilnehmen, brauchen eine eigene EORI-Nummer. Sie identifiziert sie EU-weit gegenüber dem Zoll und steht unter anderem für den Anmelder, seinen Vertreter und den Einführer in der Zollanmeldung.
• Zoll: Der Zollsatz ergibt sich aus dem Zolltarif der EU nach der Warennummer der Ware. Ein Wertzollsatz wird auf den Zollwert angewendet.
• Zollwert: Grundlage ist der Transaktionswert, also der für die Ware bei einem Verkauf zur Ausfuhr in die EU tatsächlich gezahlte oder zu zahlende Preis (Art. 70 UZK). Hinzugerechnet werden unter anderem die Beförderungs- und Versicherungskosten sowie Lade- und Behandlungskosten bis zum Ort, an dem die Ware in das Zollgebiet der EU verbracht wird (Art. 71 Abs. 1 Buchst. e UZK). Bei Seefracht ist das der Hafen, in dem die Ware zuerst im Zollgebiet der EU eintrifft (Art. 137 Abs. 1 Buchst. a der Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447). Beförderungskosten nach dem Eingang in die EU gehören nicht dazu (Art. 72 Buchst. a UZK). Beträge in Fremdwährung rechnet der Zoll mit dem Kurs der Europäischen Zentralbank um, der am vorletzten Mittwoch des Vormonats veröffentlicht wurde (Art. 53 UZK, Art. 146 der Durchführungsverordnung).
• Zollpräferenzen: Für Waren aus Ländern, denen die EU Präferenzen gewährt, kann ein ermäßigter Zollsatz oder Zollfreiheit gelten. Gewährt wird die Präferenz grundsätzlich nur mit einem Präferenznachweis. Mit der Türkei besteht eine Zollunion für gewerbliche Waren, ausgenommen unter anderem bestimmte Stahlerzeugnisse: Belegt eine Warenverkehrsbescheinigung A.TR, dass die Ware dort im zollrechtlich freien Verkehr ist, fällt dafür in der Regel kein Zoll an. Zollanmeldung und Einfuhrumsatzsteuer bleiben auch dann.
• Einfuhrumsatzsteuer: Die Einfuhr ist umsatzsteuerbar (§ 1 Abs. 1 Nr. 4 UStG). Bemessungsgrundlage ist der Zollwert (§ 11 Abs. 1 UStG) zuzüglich Zoll, Verbrauchsteuern und der Kosten für Beförderung und andere Leistungen, etwa den Umschlag im Hafen, ab der EU-Grenze bis zum ersten Bestimmungsort in der EU oder bis zu einem weiteren Bestimmungsort, der bei der Einfuhr schon feststeht, soweit diese Kosten nicht schon im Zollwert enthalten sind (§ 11 Abs. 3 UStG). Für Arbeitskleidung und Schutzausrüstung gilt der allgemeine Steuersatz von 19 %. Erhoben wird die Einfuhrumsatzsteuer vom Zoll; für sie gelten die Vorschriften für Zölle sinngemäß (§ 21 Abs. 2 UStG). Ein Unternehmen zieht sie als Vorsteuer ab, wenn es die Ware für sein Unternehmen einführt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 UStG). In der Kalkulation ist sie deshalb kein Kostenbestandteil.

Ablauf bei Hollerbrook. Hollerbrook lässt seine Einfuhren von einem Zolldienstleister in indirekter Vertretung abfertigen.

Bei jeder Warenlieferung stellt sich die Frage, wer den Transport organisiert und bezahlt und wer das Risiko trägt, wenn die Ware unterwegs beschädigt wird oder verloren geht. Im internationalen Handel regeln Käufer und Verkäufer das meist mit einer Klausel der Incoterms 2020 der Internationalen Handelskammer (ICC).

Kosten- und Gefahrübergang nach Incoterms 2020

Was die Incoterms regeln. Die Incoterms 2020 sind elf Lieferklauseln aus je drei Buchstaben. Jede Klausel legt fest,

• wo der Verkäufer liefert und damit die Gefahr des Verlusts oder der Beschädigung auf den Käufer übergeht (Gefahrübergang),
• wer welche Kosten trägt, vor allem die des Haupttransports (Kostenübergang),
• wer Transport und Versicherung organisiert und wer die Ausfuhr- und die Einfuhrabfertigung übernimmt.

Die Klauseln gelten nur, wenn sie vereinbart sind, zum Beispiel „FOB Karachi Incoterms 2020“. Nenne immer die Klausel, einen möglichst genauen Ort und die Fassung.

Was sie nicht regeln. Die Incoterms sind selbst kein Kaufvertrag. Sie regeln nicht, wann das Eigentum an der Ware übergeht, und nicht, wann, wo, wie und in welcher Währung gezahlt wird. Dafür braucht der Kaufvertrag eigene Vereinbarungen, etwa einen Eigentumsvorbehalt und eine Zahlungsbedingung wie das Dokumentenakkreditiv.

Die elf Klauseln. Sieben Klauseln passen für alle Transportarten, vier nur für den See- und Binnenschiffstransport.

Die Ausfuhrabfertigung übernimmt bei allen Klauseln außer EXW der Verkäufer, die Einfuhrabfertigung bei allen Klauseln außer DDP der Käufer.

Zwei Punkte bei den C-Klauseln. Bei CPT, CIP, CFR und CIF bezahlt der Verkäufer den Haupttransport bis zum Bestimmungsort, die Gefahr geht aber schon im Versandland über. Wird die Ware bei „CIF Bremerhaven“ auf See beschädigt, trägt der Käufer den Schaden, obwohl der Verkäufer die Fracht bezahlt hat. Bei den D-Klauseln liegen Kosten- und Gefahrübergang dagegen beide am Bestimmungsort, bei den E- und F-Klauseln beide im Versandland.

Versicherung. Nur CIF und CIP verpflichten den Verkäufer, eine Transportversicherung für die Gefahr des Käufers abzuschließen: bei CIF mit Mindestdeckung, bei CIP mit umfassender Deckung. Bei allen anderen Klauseln versichert sich, wer die Gefahr trägt, im eigenen Interesse.

Die passende Klausel wählen. Drei Fragen helfen:

• Wer kann den Haupttransport günstiger und zuverlässiger organisieren? Hat der Käufer einen Spediteur mit guten Frachtraten, passen F-Klauseln.
• Wird die Ware im Container verschickt? Dann übergibt der Verkäufer sie meist schon am Containerterminal und nicht erst an Bord. Für Container passt deshalb FCA statt FOB und CIP statt CIF; FAS, FOB, CFR und CIF sind für Ware gedacht, die direkt an das Schiff geliefert wird.
• Wer kann die Ausfuhr im Versandland und die Einfuhr im Bestimmungsland abwickeln? Bei EXW muss der Käufer die Ware im Ausland selbst zur Ausfuhr abfertigen, bei DDP der Verkäufer die Einfuhr in die EU. EXW eignet sich deshalb vor allem für Geschäfte im Inland.

Hollerbrook kauft Lederhandschuhe „FOB Karachi Incoterms 2020“. Der Hersteller trägt alle Kosten und die Gefahr, bis die Ware in Karachi an Bord des Schiffs ist, und erledigt die Ausfuhrabfertigung in Pakistan. Hollerbrook bezahlt die Seefracht bis Bremerhaven, versichert die Ware selbst, lässt sie verzollen und zahlt den Lkw nach Bremen.

Die Handschuhe kommen im Container. In der Praxis wird für Container trotzdem oft FOB vereinbart; auch Hollerbrook kauft im Regelfall FOB Verschiffungshafen. Der Verkäufer trägt dann die Gefahr, bis der Container an Bord ist, obwohl er ihn schon am Terminal abgegeben hat. Die ICC empfiehlt für Container deshalb FCA.

Für Lkw-Sendungen aus der Türkei vereinbart Hollerbrook FCA mit dem Lager des Lieferanten in Istanbul als Lieferort. Der Lieferant verlädt die Ware auf den Lkw, den Hollerbrooks Spediteur schickt. Ab diesem Moment trägt Hollerbrook Kosten und Gefahr.

Hollerbrook kauft in Asien in US-Dollar ein und verkauft einen Teil seiner Exportware in fremder Währung. Damit Angebote vergleichbar sind und der Bezugspreis stimmt, muss der Einkauf Fremdwährungsbeträge richtig in Euro umrechnen und alle Kosten bis ins Lager einbeziehen.

Wechselkurse: Geld- und Briefkurs

Mengennotierung. Der Wechselkurs des Euro wird als Mengennotierung angegeben: Er nennt, wie viele Einheiten einer Fremdwährung einem Euro entsprechen, zum Beispiel 1 € = 1,12 USD. So veröffentlicht auch die Europäische Zentralbank ihre Euro-Referenzkurse; sie dienen nur der Information und sind nicht für Geschäfte gedacht.

Betrag in Euro = Betrag in Fremdwährung ÷ Kurs

Betrag in Fremdwährung = Betrag in Euro × Kurs

Geldkurs und Briefkurs. Banken rechnen Devisen nicht zu einem einzigen Kurs ab, sondern nennen zwei Kurse: den niedrigeren Geldkurs und den höheren Briefkurs. Bei der Mengennotierung gilt:

An der Spanne zwischen beiden Kursen verdient die Bank. Der Mittelkurs liegt genau zwischen Geld- und Briefkurs und dient vor allem zur Orientierung.

Kurszettel der Hausbank (angenommene Kurse): US-Dollar Geld 1,1180, Brief 1,1240.

• Hollerbrook überweist 14.000 USD an einen Hersteller in Vietnam: 14.000 USD ÷ 1,1180 = 12.522,36 €.
• Ein Händler in den USA überweist 9.600 USD an Hollerbrook: 9.600 USD ÷ 1,1240 = 8.540,93 €.

Angebote in Fremdwährung vergleichen. Rechne jedes Angebot mit dem Kurs um, der bei der Zahlung gilt, beim Import also mit dem Geldkurs. Vergleichbar sind die Beträge erst, wenn auch die Lieferbedingungen gleich sind oder alle übrigen Kosten bis ins Lager dazugerechnet werden (Importkalkulation).

Kursrisiko. Zwischen Bestellung und Zahlung vergehen beim Import oft mehrere Wochen. Fällt der Euro in dieser Zeit, sodass Hollerbrook für einen Euro weniger Dollar bekommt, wird eine Rechnung in US-Dollar teurer; steigt er, wird sie billiger. Bei einer Rechnung in Euro trägt der Lieferant dieses Risiko. Absichern lässt es sich zum Beispiel mit einem Devisentermingeschäft, bei dem der Kurs schon heute für den Zahlungstag festgelegt wird (Fachrichtung Außenhandel, Lernfeld 12).

Importkalkulation

Die Importkalkulation ermittelt den Bezugspreis (Einstandspreis) einer Ware aus einem Drittland in Euro. Sie folgt dem Schema der Bezugskalkulation und ergänzt es um die Umrechnung, den Zollwert und den Zoll. Welche Kosten Hollerbrook selbst trägt, ergibt die vereinbarte Incoterms-Klausel.

Kalkulationsschema

Rechenzeichen	Position
	Listeneinkaufspreis in Fremdwährung
−	Liefererrabatt
=	Zieleinkaufspreis in Fremdwährung
÷	Kurs (beim Import Geldkurs)
=	Zieleinkaufspreis in Euro
+	Kosten bis zum Eingang in die EU, soweit der Käufer sie nach der Klausel trägt
=	Zollwert
+	Zoll (Zollwert × Zollsatz)
+	Kosten nach dem Eingang in die EU bis zum Lager
=	Bezugspreis in Euro

• Zollwert: Hinzugerechnet werden nur Kosten bis zum Eingang in die EU, die noch nicht im Preis enthalten sind: bei Seefracht bis zum ersten Hafen in der EU, bei Lkw-Sendungen aus der Türkei bis zur ersten Eingangszollstelle an der EU-Grenze. Bei FOB sind das Seefracht und Versicherung sowie Lade- und Behandlungskosten bis zum Hafen in der EU, soweit Hollerbrook sie trägt; bei EXW außerdem Verladung und Transport im Lieferland. Bei CIF mit einem Bestimmungshafen in der EU sind Fracht und Versicherung schon im Preis enthalten. Bei CFR ist nur die Fracht enthalten; eine Versicherung, die der Käufer selbst abschließt, kommt hinzu.
• Kurs: In der Kalkulation steht der Kurs, zu dem die Bank die Zahlung abrechnet. Für den Zollwert nimmt der Zoll seinen monatlichen Umrechnungskurs (Kapitel „Einkauf in der EU und in Drittländern“). In den Aufgaben gilt vereinfachend für beides derselbe Kurs.
• Zoll trägt Hollerbrook endgültig. Er erhöht die Kosten der Ware und gehört in den Bezugspreis.
• Einfuhrumsatzsteuer zieht Hollerbrook als Vorsteuer ab. Sie gehört nicht in den Bezugspreis und wird getrennt berechnet: (Zollwert + Zoll + Kosten für Beförderung und andere Leistungen, etwa den Umschlag im Hafen, ab der EU-Grenze bis zum ersten Bestimmungsort in der EU, soweit sie nicht schon im Zollwert enthalten sind) × 19 %.

Hollerbrook kauft bei einem Hersteller in Ho-Chi-Minh-Stadt 4.000 Arbeitsjacken zu 16,50 USD je Stück „FOB Ho-Chi-Minh-Stadt Incoterms 2020“ mit 3 % Rabatt. Geldkurs 1,1000 USD je Euro, vereinfachend auch für den Zollwert. Seefracht bis Hamburg, dem ersten Hafen in der EU, 1.900 €, Transportversicherung 140 €, Lkw von Hamburg zum Lager in Bremen 420 €, Zollsatz 12 % (angenommen, ohne Präferenznachweis).

Rechenschritt	Betrag
Listeneinkaufspreis 4.000 × 16,50 USD	66.000,00 USD
− 3 % Rabatt	1.980,00 USD
= Zieleinkaufspreis in USD	64.020,00 USD
= Zieleinkaufspreis in Euro (÷ 1,1000)	58.200,00 €
+ Seefracht und Versicherung bis Hamburg	2.040,00 €
= Zollwert	60.240,00 €
+ Zoll 12 %	7.228,80 €
+ Lkw Hamburg–Bremen	420,00 €
= Bezugspreis	67.888,80 €
Bezugspreis je Jacke (÷ 4.000)	16,97 €

Einfuhrumsatzsteuer: (60.240,00 € + 7.228,80 € + 420,00 €) × 19 % = 12.898,87 €. Das Lager in Bremen steht bei der Einfuhr als Bestimmungsort fest, deshalb gehört der Lkw-Transport in die Bemessungsgrundlage. Hollerbrook zieht die Einfuhrumsatzsteuer als Vorsteuer ab.

Kunden, Gesetzgeber und Öffentlichkeit erwarten, dass Waren unter menschenwürdigen Arbeitsbedingungen und ohne vermeidbare Umweltschäden hergestellt werden. Für Hollerbrook, das Arbeitskleidung, Handschuhe und Schuhe aus Asien und der Türkei bezieht, gehört das deshalb zu den Kernaufgaben des Einkaufs.

Standards und Sorgfaltspflichten in der Lieferkette

Risiken in der Lieferkette. Das Lieferkettengesetz nennt unter anderem Kinderarbeit, Zwangsarbeit, fehlenden Arbeitsschutz, die Behinderung von Gewerkschaften, Diskriminierung, das Vorenthalten eines angemessenen Lohns und Umweltschäden, die Gesundheit oder Lebensgrundlagen von Menschen gefährden (§ 2 Abs. 2 LkSG). Solche Risiken können bei jedem Hersteller vorkommen, auch bei einem langjährigen Lieferanten.

Standards. Grundlage vieler Sozialstandards sind die grundlegenden Prinzipien und Rechte bei der Arbeit der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO): Vereinigungsfreiheit und Recht auf Kollektivverhandlungen, Beseitigung der Zwangsarbeit, Abschaffung der Kinderarbeit, keine Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf und seit 2022 eine sichere und gesunde Arbeitsumgebung. Umweltstandards begrenzen zum Beispiel den Einsatz gefährlicher Chemikalien und regeln den Umgang mit Abwasser und Abfällen.

Siegel und Nachweise. Nicht jeder Nachweis ist gleich viel wert:

Was einzelne Siegel bedeuten, erklärt und bewertet das Portal Siegelklarheit.

Lieferantenkodex. Hollerbrook hat einen Lieferantenkodex mit Sozial- und Umweltstandards. Neue Lieferanten unterschreiben ihn, bevor sie freigegeben werden. Ob er eingehalten wird, prüft Hollerbrook in der jährlichen Lieferantenbewertung und mit Audits. Verstöße führen zuerst zu einem Abhilfeplan mit Frist, im äußersten Fall zum Ende der Lieferbeziehung.

Sorgfaltspflichten nach dem Lieferkettengesetz. Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) gilt für große Unternehmen mit Sitz oder Zweigniederlassung in Deutschland; die Mindestzahl der Beschäftigten steht in § 1 LkSG. Diese Unternehmen müssen in ihren Lieferketten menschenrechtliche und umweltbezogene Sorgfaltspflichten in angemessener Weise beachten (§ 3 Abs. 1 LkSG). Dazu gehören unter anderem:

• ein Risikomanagement mit fester Zuständigkeit und regelmäßige Risikoanalysen,
• eine Grundsatzerklärung über die Menschenrechtsstrategie,
• Präventionsmaßnahmen, sobald die Risikoanalyse ein Risiko ergibt (§ 6 Abs. 1 LkSG), gegenüber unmittelbaren Zulieferern zum Beispiel: die Erwartungen bei der Auswahl berücksichtigen, sich vertraglich zusichern lassen, dass der Zulieferer sie einhält und in der Lieferkette weitergibt, Schulungen und vereinbarte, risikobasierte Kontrollen (§ 6 Abs. 4 LkSG),
• bei mittelbaren Zulieferern, etwa den Lieferanten der eigenen Lieferanten, anlassbezogen: Hat das Unternehmen tatsächliche Anhaltspunkte, die eine Verletzung bei einem mittelbaren Zulieferer möglich erscheinen lassen (substantiierte Kenntnis), muss es unverzüglich eine Risikoanalyse durchführen, Präventionsmaßnahmen gegenüber dem Verursacher verankern und ein Konzept zur Verhinderung, Beendigung oder Minimierung erstellen und umsetzen (§ 9 Abs. 3 LkSG),
• Abhilfemaßnahmen, wenn eine Pflicht verletzt ist; den Abbruch einer Geschäftsbeziehung verlangt das Gesetz nur als letztes Mittel bei einer sehr schwerwiegenden Verletzung, wenn vereinbarte Maßnahmen nach Ablauf der Frist nichts bewirkt haben und keine milderen Mittel bleiben (§ 7 Abs. 1 und 3 LkSG),
• ein Beschwerdeverfahren und die Dokumentation.

Bedeutung für Hollerbrook. Mit 48 Beschäftigten fällt Hollerbrook nicht selbst unter das Gesetz. Stellen große Kunden, die darunter fallen, in ihrer Risikoanalyse ein Risiko fest, was bei Textilien und Schuhen aus Asien häufig der Fall ist, müssen sie aber gegenüber ihren unmittelbaren Zulieferern angemessene Präventionsmaßnahmen verankern (§ 6 Abs. 1 und 4 LkSG). Als eine solche Maßnahme nennt das Gesetz die vertragliche Zusicherung, dass der Zulieferer die Erwartungen einhält und entlang der Lieferkette weitergibt (§ 6 Abs. 4 Nr. 2 LkSG). Die Hersteller, bei denen Hollerbrook einkauft, sind für diese Kunden mittelbare Zulieferer; gibt es dort Anhaltspunkte für Verstöße, müssen die Kunden außerdem anlassbezogen handeln (§ 9 Abs. 3 LkSG). Deshalb verlangen sie von Hollerbrook Nachweise über die Hersteller in Asien, und Hollerbrook gibt die Anforderungen mit seinem Lieferantenkodex an die Hersteller weiter.

Beschaffung reflektieren. Nachhaltig einkaufen heißt abwägen:

• Preis und Standards: Ein günstiger Lieferant ohne belastbare Nachweise kann teuer werden, wenn ein Kunde abspringt oder Ware ersetzt werden muss.
• Transport: Luftfracht verursacht je Tonnenkilometer ein Vielfaches der Treibhausgase anderer Verkehrsträger, ein Lkw ein Vielfaches eines Containerschiffs. Kürzere Wege, etwa aus der Türkei, verkürzen die Lieferzeit. Ob sie auch Treibhausgase sparen, hängt vom Verkehrsträger ab und muss im Einzelfall verglichen werden.
• Menge und Verpackung: Gebündelte Bestellungen, volle Container und Mehrweg-Ladungsträger sparen Transporte und Abfall.
• Lieferanten entwickeln: Schulungen und Abhilfepläne verbessern die Lage vor Ort. Ein sofortiger Abbruch trifft oft die Beschäftigten und ändert an den Zuständen nichts.