Lernfeld 4: Werteströme erfassen und dokumentieren

Wer ein Handelsgewerbe betreibt, muss zu dessen Beginn und danach für jeden Geschäftsjahresschluss alle Vermögensgegenstände und Schulden einzeln mit ihrem Wert verzeichnen (§ 240 Abs. 1 und 2 HGB). Der Weg dahin hat drei Stufen: Die Inventur ist die Tätigkeit, also das Zählen, Messen, Wiegen oder Abfragen von Beständen. Das Inventar ist das Ergebnis, ein ausführliches Verzeichnis nach Art, Menge und Wert. Die Bilanz fasst das Inventar kurz in Kontenform zusammen (§ 242 Abs. 1 HGB).

Inventurverfahren

Für Großhändler mit Tausenden Artikeln sind permanente und Stichprobeninventur attraktiv, weil das Lager nicht tagelang stillsteht. Sie setzen aber ein verlässliches Lagerverwaltungssystem voraus.

Aufbau des Inventars

Das Inventar hat drei Teile. A. Vermögen: zuerst das Anlagevermögen, dann das Umlaufvermögen, jeweils so geordnet, dass die am schwersten in Geld umwandelbaren Posten oben stehen. B. Schulden: erst die langfristigen, dann die kurzfristigen. C. Reinvermögen: Vermögen minus Schulden; es entspricht dem Eigenkapital.

In der Bilanz steht das Vermögen links als Aktiva (wofür das Kapital verwendet wird), Eigenkapital und Schulden stehen rechts als Passiva (woher das Kapital kommt). Beide Seiten sind immer gleich groß.

Velbrink hat zum 31.12.2025 Vermögen von 15.000 T€ ermittelt (Anlagevermögen 4.500 T€, Umlaufvermögen 10.500 T€, davon Waren 5.400 T€). Die Schulden betragen 9.900 T€. Das Reinvermögen von 5.100 T€ erscheint in der Bilanz als Eigenkapital. Die Bilanzsumme ist auf beiden Seiten 15.000 T€.

Die Inventur im Lager organisieren

Eine Stichtagsinventur braucht Planung: Zähllisten oder Scanner vorbereiten, Lagerplätze in Zählbereiche aufteilen, in Zweierteams zählen (eine Person zählt, eine schreibt), Warenbewegungen während der Zählung sperren oder genau abgrenzen, beschädigte Ware und Kommissionsware gesondert erfassen und Auffälligkeiten nachzählen. Jede Zählung wird mit Datum und Namen abgezeichnet, damit sie später nachprüfbar ist.

Die Bilanz zeigt den Stand an einem Tag. Damit jeder Geschäftsfall einzeln festgehalten werden kann, wird sie in Bestandskonten aufgelöst: Jeder Bilanzposten bekommt ein eigenes Konto in T-Form mit einer Soll-Seite (links) und einer Haben-Seite (rechts).

Aktiv- und Passivkonten

Der Schlussbestand ist der Betrag, der die kleinere Seite auf die Summe der größeren auffüllt.

Buchungssatz

Jeder Geschäftsfall berührt mindestens zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben, mit gleichem Betrag. Der Buchungssatz nennt zuerst das Soll-Konto, dann mit „an“ das Haben-Konto: „Bank an Forderungen aLL“.

Die vier Bilanzveränderungen

Eröffnung und Abschluss

Zu Beginn des Geschäftsjahrs werden die Anfangsbestände über das Eröffnungsbilanzkonto (EBK) vorgetragen: „Aktivkonto an EBK“ und „EBK an Passivkonto“. Das EBK ist ein Spiegelbild der Bilanz, damit auch die Eröffnung nach Soll und Haben aufgeht. Am Jahresende werden die Salden auf das Schlussbilanzkonto (SBK) gebucht: „SBK an Aktivkonto“ und „Passivkonto an SBK“. Das SBK muss mit dem Inventar übereinstimmen.

Velbrink eröffnet am 02.01.2026 das Bankkonto mit 587.640 €: „Bank an EBK“. Im Januar überweisen Kunden 1.245.300 €, die Kasse zahlt 8.000 € ein, an Lieferer gehen 1.108.750 €, für das Darlehen werden 50.000 € getilgt. Soll-Seite: 587.640 + 1.245.300 + 8.000 = 1.840.940 €. Haben-Seite ohne Saldo: 1.108.750 + 50.000 = 1.158.750 €. Der Saldo von 682.190 € steht im Haben und wäre am Jahresende mit „SBK an Bank“ abzuschließen.

Nicht jeder Geschäftsfall tauscht nur Vermögen oder Schulden aus. Zahlt Velbrink Darlehenszinsen, sinkt das Bankguthaben, ohne dass ein anderer Posten steigt: Das Eigenkapital wird kleiner. Solche Werteverzehre heißen Aufwendungen, Wertzuwächse wie Umsatzerlöse oder Zinsgutschriften heißen Erträge.

Erfolgskonten

Damit das Eigenkapitalkonto übersichtlich bleibt, bucht man Aufwand und Ertrag auf eigenen Erfolgskonten, Unterkonten des Eigenkapitals ohne Anfangsbestand. Weil Aufwand das Eigenkapital mindert, steht er wie eine Abnahme des Eigenkapitals im Soll („Zinsaufwendungen an Bank“). Erträge stehen im Haben („Bank an Zinserträge“).

Abschluss über die GuV

Am Jahresende gehen alle Salden auf das Gewinn- und Verlustkonto (GuV): „GuV an Aufwandskonto“ und „Ertragskonto an GuV“. Sind die Erträge größer, ergibt sich ein Gewinn; er wird mit „GuV an Eigenkapital“ übertragen. Ein Verlust geht mit „Eigenkapital an GuV“ über. Erst danach wird das Eigenkapitalkonto über das SBK abgeschlossen.

Privatkonto

Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften können die Inhaber Geld oder Waren für private Zwecke entnehmen und Privatvermögen einlegen. Beides verändert das Eigenkapital, ist aber kein Aufwand oder Ertrag (§ 4 Abs. 1 EStG). Es läuft über das Privatkonto: Entnahmen im Soll, Einlagen im Haben. Am Jahresende wird es über das Eigenkapital abgeschlossen; überwiegen die Entnahmen, lautet die Buchung „Eigenkapital an Privat“.

Eine Warenentnahme gilt für die Umsatzsteuer als Lieferung (§ 3 Abs. 1b Satz 1 Nr. 1 UStG). Voraussetzung ist, dass beim Einkauf Vorsteuer abgezogen wurde (§ 3 Abs. 1b Satz 2 UStG). Bemessen wird sie mit dem Einkaufspreis zuzüglich Nebenkosten im Zeitpunkt der Entnahme (§ 10 Abs. 4 Satz 1 Nr. 1 UStG): „Privat an Unentgeltliche Wertabgaben und Umsatzsteuer“. Der Kontenname ist hier allgemein gewählt; in der Prüfung gilt der vorgelegte Kontenplan.

Eine GmbH wie Velbrink führt kein Privatkonto. Ihre Gesellschafter erhalten Geld über eine Gewinnausschüttung oder, wenn sie mitarbeiten, über ein Gehalt.

Bei der Hollerbrook Handelskontor KG überweist die Komplementärin Birte Hollerbrook im März 6.000 € vom Geschäftskonto auf ihr Privatkonto: „Privat an Bank“. Im Juni legt sie 20.000 € aus ihrem Privatvermögen ein: „Bank an Privat“. Bleiben es die einzigen Privatbuchungen, überwiegen die Einlagen um 14.000 €. Das Eigenkapital steigt dadurch, und der Abschluss lautet „Privat an Eigenkapital“.

Velbrink berechnet seinen Kunden auf jede Lieferung 19 % Umsatzsteuer und zahlt seinen Lieferern Umsatzsteuer auf deren Rechnungen. Für das Unternehmen ist die Steuer ein durchlaufender Posten: Es schuldet dem Finanzamt die Steuer aus den Ausgangsrechnungen und darf die Steuer aus den Eingangsrechnungen als Vorsteuer abziehen, wenn eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Deshalb berührt die Umsatzsteuer den Gewinn nicht.

Zwei Bestandskonten

Zahllast und Vorsteuerüberhang

Am Ende jedes Voranmeldungszeitraums wird verrechnet: Zahllast = Umsatzsteuer − Vorsteuer. Die Buchung „Umsatzsteuer an Vorsteuer“ überträgt die Vorsteuer auf das Umsatzsteuerkonto; dessen Saldo ist die Zahllast, die mit „Umsatzsteuer an Bank“ überwiesen wird. Ist die Vorsteuer größer, etwa nach großen Einkäufen vor einer Saison, entsteht ein Vorsteuerüberhang. Dann wird die Umsatzsteuer auf das Vorsteuerkonto übertragen, und der Rest ist ein Erstattungsanspruch; die Erstattung wird mit „Bank an Vorsteuer“ gebucht. Zum Jahresende steht eine noch nicht gezahlte Zahllast als Schuld im SBK („Umsatzsteuer an SBK“).

Voranmeldung

Die Zahllast meldet der Unternehmer selbst: Bis zum zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums übermittelt er die Voranmeldung elektronisch und zahlt (§ 18 Abs. 1 UStG). Voranmeldungszeitraum ist der Kalendermonat, wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9.000 € betrug, sonst das Kalendervierteljahr; bei höchstens 2.000 € kann das Finanzamt befreien (§ 18 Abs. 2 UStG). Auf Antrag verlängert sich die Frist um einen Monat; Monatszahler leisten dafür eine Sondervorauszahlung (§ 18 Abs. 6 UStG, §§ 46 und 47 UStDV). Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, endet die Frist am nächsten Werktag (§ 108 Abs. 3 AO).

Velbrink gibt monatlich ab und hat keine Fristverlängerung. Für Oktober 2026 stehen 662.400 € Umsatzsteuer und 498.750 € Vorsteuer auf den Konten. Die Zahllast beträgt 163.650 €. Voranmeldung und Zahlung sind bis Dienstag, 10.11.2026, fällig. Gebucht wird „Umsatzsteuer an Vorsteuer 498.750 €“ und bei Zahlung „Umsatzsteuer an Bank 163.650 €“.

Im Großhandel ist die Ware das Kerngeschäft: Velbrink kauft sie bei Herstellern ein und verkauft sie unverändert an Handwerk, Industrie und Fachhandel. Beide Seiten haben eigene Konten.

Einkauf: Wareneingang und Bezugskosten

Eingekaufte Ware wird sofort auf dem Konto Wareneingang gebucht, und zwar mit dem Nettobetrag, den Velbrink tatsächlich schuldet. Das Konto ist ein Aufwandskonto; was am Jahresende noch auf Lager liegt, wird über die Bestandsveränderung berücksichtigt. Ein Sofortrabatt auf der Rechnung wird nicht gebucht: Er mindert die Anschaffungskosten sofort (§ 255 Abs. 1 Satz 3 HGB), also bucht Velbrink nur den Betrag nach Abzug des Rabatts.

Kosten, die anfallen, bis die Ware im Lager ist, gehören als Nebenkosten zu den Anschaffungskosten (§ 255 Abs. 1 Satz 2 HGB): Eingangsfracht, Rollgeld, Verpackung, Transportversicherung. Sie kommen auf das Unterkonto Bezugskosten, damit sie sichtbar bleiben. Am Jahresende werden sie mit „Wareneingang an Bezugskosten“ umgebucht.

Verkauf: Umsatzerlöse für Waren

Verkauft Velbrink auf Ziel, entsteht eine Forderung: „Forderungen aLL an Umsatzerlöse für Waren und Umsatzsteuer“. Auch hier wird ein Rabatt nicht gebucht, sondern nur der Nettobetrag nach Rabatt. Frachtkosten, die Velbrink für die Lieferung an Kunden zahlt, sind keine Bezugskosten, sondern Vertriebsaufwand auf dem Konto Ausgangsfrachten.

Velbrink kauft bei der Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH Schraubendreher-Sets zum Listenpreis von 18.600 € netto und erhält 20 % Wiederverkäuferrabatt. Gebucht wird nur der Betrag nach Rabatt: „Wareneingang 14.880,00 € und Vorsteuer 2.827,20 € an Verbindlichkeiten aLL 17.707,20 €“. Die Spedition berechnet für die Anlieferung 380 € netto, die Velbrink sofort überweist: „Bezugskosten 380,00 € und Vorsteuer 72,20 € an Bank 452,20 €“.

Nicht jede Rechnung bleibt, wie sie ist. Ware geht zurück, ein Mangel führt zu einem Preisnachlass, oder am Jahresende gibt es einen Bonus. In allen Fällen ändert sich das Entgelt, und mit ihm die Umsatzsteuer: Der Verkäufer berichtigt seine Umsatzsteuer, der Käufer seine Vorsteuer (§ 17 Abs. 1 Satz 1 und 2 UStG). Das gilt auch, wenn eine Lieferung rückgängig gemacht wird (§ 17 Abs. 2 Nr. 3 UStG).

Zwei Arten der Korrektur

Bei einer Rücksendung kommt die Ware zurück. Die ursprüngliche Buchung wird für den zurückgegebenen Teil umgekehrt (Storno). Bei einem nachträglichen Preisnachlass oder einem Bonus bleibt die Ware beim Käufer, nur der Preis sinkt. Dafür gibt es eigene Unterkonten, damit die Geschäftsleitung sieht, wie viel Nachlass gewährt oder erhalten wurde. Am Jahresende werden sie über Wareneingang bzw. Umsatzerlöse für Waren abgeschlossen.

Wird ein Bonus überwiesen statt verrechnet, steht statt Forderungen bzw. Verbindlichkeiten das Konto Bank in der Buchung.

Die Rücksendungen werden hier vereinfacht als Storno direkt auf Wareneingang bzw. Umsatzerlöse gebucht. Manche Kontenpläne des Großhandels führen dafür eigene Konten für Rücksendungen an Lieferer und Rücksendungen von Kunden; in der Prüfung gilt der vorgelegte Kontenplan.

Vorsicht beim Wort Gutschrift

Im Alltag heißt jede Rechnungskorrektur zugunsten des Käufers „Gutschrift“. Im Umsatzsteuerrecht bezeichnet das Wort aber eine Rechnung, die der Leistungsempfänger selbst ausstellt (§ 14 Abs. 2 UStG). Für eine Korrektur des Verkäufers ist „Rechnungskorrektur“ deshalb der genauere Begriff.

Velbrink schickt 20 Paar Sicherheitsschuhe mit Fehlern in der Naht an die Hollerbrook Handelskontor KG zurück, Einkaufspreis 48 € je Paar netto: „Verbindlichkeiten aLL 1.142,40 € an Wareneingang 960,00 € und Vorsteuer 182,40 €“. Die Imbertal Fördertechnik GmbH hat 2025 für 412.000 € netto bei Velbrink gekauft und erhält 2 % Bonus, verrechnet mit offenen Rechnungen: „Kundenboni 8.240,00 € und Umsatzsteuer 1.565,60 € an Forderungen aLL 9.805,60 €“.

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung. Er entsteht erst, wenn innerhalb der Skontofrist gezahlt wird, und steht deshalb nicht in der Eingangs- oder Ausgangsbuchung, sondern in der Zahlungsbuchung. Weil sich das Entgelt nachträglich mindert, wird die Steuer mitberichtigt (§ 17 Abs. 1 UStG).

Rechenweg

1. Skontofrist prüfen: Wann beginnt sie, und wann geht die Zahlung ein oder wird sie veranlasst? Das legen die Zahlungsbedingungen fest.
2. Skontobasis bestimmen: meist der Rechnungsbetrag, manchmal ausdrücklich nur der Warenwert ohne Fracht.
3. Skonto berechnen. Vom Bruttobetrag gerechnet, enthält er Steuer: Bruttoskonto ÷ 1,19 ergibt den Nettoskonto, der Rest ist die Steuerberichtigung.
4. Zahlbetrag = Rechnungsbetrag − Bruttoskonto.

Buchungen

Was in der Praxis schiefgeht

Eine im Voraus vereinbarte Skontomöglichkeit gehört auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 7 UStG); ein Hinweis wie „2 % Skonto bei Zahlung bis 15.10.2026“ genügt. Zieht ein Kunde Skonto ab, obwohl die Frist vorbei ist, bucht Velbrink nur den Zahlungseingang. Der fehlende Betrag bleibt als offener Posten stehen und wird nachgefordert oder bewusst aus Kulanz ausgebucht; dann wird er wie ein Skonto mit Steuerberichtigung gebucht.

Liefererskonti mindern also am Ende den Wareneinsatz, Kundenskonti die Umsatzerlöse. Ob sich Skonto lohnt, zeigt der effektive Jahreszins des Lieferantenkredits; meist ist er so hoch, dass Velbrink lieber über den Kontokorrentkredit zahlt und den Skonto nutzt.

Velbrink zahlt die Rechnung der Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH über 17.707,20 € (14.880,00 € netto) innerhalb der Frist mit 2 % Skonto. Bruttoskonto: 354,14 €, davon 297,60 € netto und 56,54 € Vorsteuer. Überwiesen werden 17.353,06 €. Buchung: „Verbindlichkeiten aLL 17.707,20 € an Bank 17.353,06 €, Liefererskonti 297,60 € und Vorsteuer 56,54 €“.

Zwischen Großhändlern, Herstellern und Geschäftskunden fließt fast kein Bargeld. Velbrink zahlt und kassiert über das Geschäftskonto, nur im Abholmarkt zahlen Kunden auch bar oder mit Karte.

Zahlungsarten

Vor jeder Überweisung prüft die Bank, ob der Name des Empfängers zur IBAN passt (Empfängerüberprüfung); bei Sammelaufträgen können Unternehmen darauf verzichten. Meldet sie keine Übereinstimmung, sollte Velbrink die Zahlung anhalten und die Bankverbindung über einen bekannten Kontakt klären; so lassen sich gefälschte Rechnungen mit fremder IBAN abfangen. Bei nicht autorisierten Belastungen kann der Zahler bis zu 13 Monate danach Einwände erheben, sofern die Bank mit dem Unternehmen nichts anderes vereinbart hat (§ 676b Abs. 2 BGB, § 675e Abs. 4 BGB).

Kontoauszug und offene Posten

Der Kontoauszug ist der Beleg für alle Bankbuchungen. Eine Gutschrift erhöht das Konto Bank (Soll), eine Belastung mindert es (Haben). Jede Zahlung wird anhand des Verwendungszwecks einem offenen Posten zugeordnet: Zahlungseingänge den Ausgangsrechnungen in der Debitorenbuchhaltung, Belastungen den Eingangsrechnungen. Passt ein Betrag nicht, etwa bei einer Teilzahlung oder einem unberechtigten Skontoabzug, bleibt der Rest als offener Posten stehen und wird geklärt. Kontoführungsgebühren sind umsatzsteuerfrei (§ 4 Nr. 8 Buchst. d UStG) und werden ohne Vorsteuer gebucht.

Kontoauszug von Velbrink vom Dienstag, 20.10.2026: Gutschrift der Imbertal Fördertechnik GmbH 5.950,00 € („Bank an Forderungen aLL“); SEPA-Firmenlastschrift der Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH 12.614,00 € („Verbindlichkeiten aLL an Bank“); Kontoführung 86,40 € („Kosten des Geldverkehrs an Bank“). Ein Handwerksbetrieb überweist 2.300,00 € auf eine Rechnung über 3.570,00 €; in der Offene-Posten-Liste bleiben 1.270,00 € offen.

Das Warenwirtschaftssystem von Velbrink rechnet für jeden Artikel laufend einen Buchbestand (Sollbestand): Anfangsbestand plus Zugänge minus Abgänge. Die Inventur ermittelt den Istbestand. Weichen beide ab, gilt immer der Istbestand, denn das Inventar muss die tatsächlich vorhandenen Waren zeigen (§ 240 HGB). Der Buchbestand wird korrigiert, und die Ursache wird gesucht.

Ursachen von Inventurdifferenzen

• Fehler im Ablauf: Wareneingang nicht oder doppelt erfasst, falsch kommissioniert, Retoure nicht eingebucht, falsche Mengeneinheit (Packung statt Stück).
• Schwund: Bruch, Verderb, Diebstahl.
• Zählfehler bei der Inventur.

Nachzählen trennt Zählfehler von echten Differenzen. Wiederkehrende Fehlmengen bei bestimmten Artikeln deuten auf Prozessfehler oder Diebstahl.

Bestandsveränderung buchen

In der Finanzbuchhaltung steht auf dem Konto Warenbestand während des Jahres nur der Anfangsbestand, weil jeder Einkauf sofort auf Wareneingang gebucht wird. Am Jahresende ersetzt der Schlussbestand laut Inventur, bewertet höchstens mit den Anschaffungskosten (liegt der Marktpreis am Stichtag darunter, gilt dieser, § 253 Abs. 4 HGB; mehr dazu in Lernfeld 10), den Anfangsbestand:

Danach wird der Schlussbestand mit „SBK an Warenbestand“ abgeschlossen und der Saldo von Wareneingang als Wareneinsatz mit „GuV an Wareneingang“ in die GuV gebucht. Inventurdifferenzen brauchen keine eigene Buchung: Fehlende Ware senkt den Schlussbestand und erhöht so automatisch den Wareneinsatz.

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zugänge (mit Bezugskosten, abzüglich Nachlässe, Skonti und Boni) − Schlussbestand

Velbrink hatte am 01.01.2025 Waren für 4.900.000 €. Die Zugänge 2025 betragen nach Bezugskosten und Nachlässen 31.300.000 €, die Inventur ergibt am 31.12.2025 einen Schlussbestand von 5.400.000 €. Mehrbestand: 500.000 €, gebucht mit „Warenbestand an Wareneingang“. Wareneinsatz: 31.300.000 − 500.000 = 30.800.000 €. Bei 41.600.000 € Umsatzerlösen bleibt ein Rohgewinn von 10.800.000 €.

Velbrink steht zwischen Herstellern und Kunden. Durch den Betrieb laufen drei Ströme. Der Warenfluss führt vom Lieferer über das Lager von Velbrink zum Kunden. Der Geldfluss läuft in die Gegenrichtung: Kunden zahlen an Velbrink, Velbrink zahlt die Lieferer. Der Informationsfluss begleitet beide und läuft in beide Richtungen: Anfrage, Angebot, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung, Zahlungsavis.

Im Streckengeschäft liefert der Hersteller direkt an den Kunden. Der Warenfluss geht dann am Lager von Velbrink vorbei, Geld- und Informationsfluss laufen aber weiter über Velbrink: Velbrink erhält die Rechnung des Herstellers und schreibt selbst die Rechnung an den Kunden.

Was ist ein Geschäftsfall?

Gebucht wird nur, was Vermögen, Schulden oder Eigenkapital in Euro verändert. Eine Anfrage, ein Angebot oder eine Bestellung ist noch kein Geschäftsfall, sondern Information; erst mit der Lieferung, der Rechnung oder der Zahlung ändert sich ein Wert. Jeder Geschäftsfall braucht einen Beleg.

Wirkung auf Vermögen, Kapital und Erfolg

Vorgänge, die nur Vermögen und Schulden umschichten, sind erfolgsneutral. Vorgänge mit Aufwand oder Ertrag sind erfolgswirksam; sie verändern das Eigenkapital. Buchungstechnisch bucht der Großhandel den Einkauf zunächst auf das Konto Wareneingang und berichtigt am Jahresende über die Bestandsveränderung; im Ergebnis zählt nur die verkaufte Ware als Aufwand.

Die Imbertal Fördertechnik GmbH fragt nach Kettenzügen, Velbrink sendet ein Angebot, Imbertal bestellt: drei Informationen, noch keine Buchung. Velbrink liefert die Kettenzüge aus dem Lager (Einstandspreis 3.420 € netto) und berechnet 4.750 € netto zuzüglich 902,50 € Umsatzsteuer. Das Eigenkapital steigt um den Rohgewinn von 1.330 €. Wenn Imbertal später 5.652,50 € überweist, steigt das Bankguthaben, die Forderung sinkt, und der Erfolg ändert sich nicht.

Jeder Kaufmann muss Bücher führen und darin seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zeigen (§ 238 Abs. 1 HGB). Velbrink ist als GmbH immer Kaufmann, Hollerbrook als KG ebenso. Nur Einzelkaufleute, die an zwei Abschlussstichtagen nacheinander höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss haben, sind befreit (§ 241a HGB). Das Steuerrecht verlangt Bücher auch von Gewerbetreibenden ohne Kaufmannseigenschaft, wenn sie mehr als 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn haben und das Finanzamt sie dazu auffordert (§ 141 Abs. 1 AO).

Was ordnungsmäßig heißt

• Nachvollziehbar: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können (§ 238 Abs. 1 Satz 2 HGB).
• Vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet erfasst (§ 239 Abs. 2 HGB), in einer lebenden Sprache, Abkürzungen eindeutig (§ 239 Abs. 1 HGB).
• Unveränderbar: Eine Buchung darf nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verschwindet (§ 239 Abs. 3 HGB). Fehler werden durch eine Gegenbuchung korrigiert.
• Keine Buchung ohne Beleg.

Für elektronische Buchführung konkretisiert das Bundesfinanzministerium diese Pflichten in den GoBD: Das ERP-System muss Änderungen protokollieren, eine Verfahrensdokumentation beschreibt die Abläufe, elektronische Belege wie E-Rechnungen werden in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt, und das Finanzamt darf bei einer Außenprüfung auf die Daten zugreifen.

Aufbewahrungsfristen

Grundlage sind § 257 Abs. 4 HGB und § 147 Abs. 3 AO. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder der Jahresabschluss festgestellt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB). Steuerlich läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO).

Eine Eingangsrechnung der Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH vom 14.03.2026 ist ein Buchungsbeleg. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des 31.12.2026 und dauert acht Jahre: Velbrink bewahrt die Rechnung bis zum 31.12.2034 auf.

Die Finanzbuchhaltung hält jeden Geschäftsfall mit Beleg fest. Daraus entstehen Informationen für verschiedene Gruppen, die jeweils etwas anderes wissen wollen.

Aufgaben und Adressaten

Als GmbH muss Velbrink seinen Jahresabschluss außerdem offenlegen (§ 325 HGB). Dann können auch Kunden, Lieferanten und Wettbewerber die wichtigsten Zahlen einsehen, etwa bevor sie einen größeren Auftrag annehmen oder Ware auf Ziel liefern. Nach innen hilft die Buchführung zudem bei der Kontrolle: Wer Kasse, Bank und Lager regelmäßig mit den Konten abgleicht, entdeckt Fehler, Verluste und Unterschlagungen früher.

Weil so viele auf diese Zahlen vertrauen, gelten die Regeln der ordnungsmäßigen Buchführung. Eine Buchführung, die nur für die Leitung gedacht wäre, könnte sich ihre Regeln selbst geben; Gläubiger und Finanzamt brauchen dagegen Zahlen, die nach festen Regeln entstanden und überprüfbar sind.

Die Hausbank von Velbrink verlangt jedes Jahr den Jahresabschluss. Sie sieht daran, ob Velbrink genug Eigenkapital hat und seine Schulden bedienen kann, und entscheidet danach über das Limit von 1,2 Mio. € auf dem Kontokorrentkonto.

Jede Buchung braucht einen Beleg. Bei Velbrink kommen täglich Hunderte davon zusammen, und jeder läuft denselben Weg, bevor er gebucht wird.

Belegarten

Fremdbelege kommen von außen: Eingangsrechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine der Lieferer, Quittungen. Eigenbelege erstellt Velbrink selbst: Kopien der Ausgangsrechnungen, Lohn- und Gehaltslisten, Entnahmescheine, Umbuchungsbelege. Fehlt ein Fremdbeleg, etwa eine verlorene Parkquittung, kann ein Notbeleg mit Datum, Betrag, Zweck und Unterschrift ihn ersetzen; Vorsteuer lässt sich daraus nicht abziehen.

Belegfluss einer Eingangsrechnung

1. Eingang erfassen: Die Rechnung kommt heute meist als E-Rechnung; seit 2025 muss jedes Unternehmen sie empfangen können. Papier und andere elektronische Formate sind übergangsweise noch erlaubt: für Umsätze bis Ende 2026 allgemein, im Jahr 2027 nur noch bei Ausstellern mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz oder im EDI-Verfahren (§ 27 Abs. 38 UStG). Velbrinks Lieferer wie Kerzwald müssen deshalb ab 2027 in der Regel E-Rechnungen stellen.
2. Sachlich und rechnerisch prüfen: Stimmen Art, Menge und Preis mit Bestellung und Lieferschein bzw. Wareneingangsbuchung überein? Sind Rabatt, Fracht und Zahlungsbedingung wie vereinbart? Dazu werden Einzelpreise mal Menge, Rabatt, Summen und Umsatzsteuer nachgerechnet.
3. Formal prüfen: Enthält die Rechnung alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG? Sonst ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
4. Vorkontieren: Auf dem Beleg oder im System wird vermerkt, auf welchen Konten im Soll und Haben mit welchem Betrag gebucht wird, mit Datum und Kürzel.
5. Buchen, Zahlung vormerken, ablegen: Die Buchung geht ins Grund- und Hauptbuch, die Fälligkeit in die Zahlungsplanung, der Beleg ins Archiv für acht Jahre.

Fehler klärt der Einkauf mit dem Lieferer; Velbrink zahlt erst, wenn eine berichtigte Rechnung oder eine Rechnungskorrektur vorliegt.

Velbrink hat bei der Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH 200 Bitsätze zu 12,40 € mit 5 % Rabatt bestellt. Geliefert und auf dem Lieferschein quittiert wurden 190 Stück. Die Rechnung berechnet 200 Stück mit 3 % Rabatt. Die Prüfung ergibt bei der Rechnung keinen Rechenfehler, wohl aber zwei sachliche Fehler: falsche Menge und falscher Rabatt. Der Einkauf fordert eine Rechnungskorrektur an.

Am Jahresende will die Geschäftsleitung wissen, ob sich das Jahr gelohnt hat. Den Gewinn zeigen zwei Wege, die zum selben Ergebnis führen müssen.

Eigenkapitalvergleich

Der Gewinn ist der Zuwachs des Eigenkapitals, bereinigt um Privatvorgänge (so auch § 4 Abs. 1 Satz 1 EStG): Entnahmen haben das Eigenkapital gemindert, ohne dass Verlust entstand, also werden sie hinzugerechnet; Einlagen haben es erhöht, ohne Gewinn zu sein, also werden sie abgezogen.

Gewinn = Eigenkapital am Ende − Eigenkapital am Anfang + Entnahmen − Einlagen

Der Vergleich zeigt nur die Höhe des Gewinns, nicht seine Quellen.

GuV im Großhandel: Rohgewinn und Reingewinn

Die GuV zeigt, woher der Gewinn kommt. Im Handel wird sie zweistufig gelesen:

Der Rohgewinn muss alle Handlungskosten decken; nur was danach übrig bleibt, ist Reingewinn.

Handelsspanne

Handelsspanne = Rohgewinn ÷ Umsatzerlöse × 100. Sie sagt, wie viel Prozent jedes Umsatzeuros nach dem Wareneinsatz übrig bleiben. Sinkt sie, muss mehr umgesetzt werden, um dieselben Kosten zu decken. Veränderungen der Spanne werden in Prozentpunkten angegeben: Von 22,4 % auf 21,0 % sind es 1,4 Prozentpunkte, nicht 1,4 %.

Zahlen richtig vergleichen

Eine einzelne Zahl sagt wenig. Aussagekräftig wird sie erst im Vergleich: mit dem Vorjahr (Zeitvergleich), mit den geplanten Werten (Soll-Ist-Vergleich) oder mit ähnlichen Betrieben der Branche (Betriebsvergleich). Steigt der Umsatz, während Rohgewinn oder Reingewinn sinken, hilft mehr Absatz allein nicht weiter; dann müssen Verkaufspreise, Einkaufskonditionen und Handlungskosten geprüft werden.

Hollerbrook hatte am 01.01.2025 ein Eigenkapital von 1.900.000 €, am 31.12.2025 von 2.250.000 €; entnommen wurden 470.000 €, eingelegt 20.000 €. Gewinn: 350.000 + 470.000 − 20.000 = 800.000 €. Die GuV bestätigt das: Umsatzerlöse 27.800.000 € minus Wareneinsatz 23.000.000 € ergeben 4.800.000 € Rohgewinn, die Handelsspanne beträgt 17,27 %. Nach 3.900.000 € Handlungskosten, 112.400 € Zinsaufwendungen und 12.400 € Zinserträgen bleiben 800.000 € Reingewinn.