Lernfeld 5: Kaufverträge erfüllen

Velbrink kauft bei rund 340 Lieferanten ein und beliefert rund 2.300 Geschäftskunden. Meist kommt die Ware pünktlich und in Ordnung. Wenn nicht, muss der Einkauf schnell und richtig reagieren: Wer als Kaufmann bei einem anderen Kaufmann kauft und einen Mangel zu spät meldet, verliert seine Rechte, und wer bei einer verspäteten Lieferung vorschnell woanders kauft, bleibt unter Umständen auf den Mehrkosten sitzen. Dieselben Regeln gelten umgekehrt, wenn Kunden von Velbrink, die selbst Kaufleute sind, eine Lieferung beanstanden. Dieses Kapitel behandelt zuerst die mangelhafte, dann die verspätete Lieferung.

Schlechtleistung und Rügepflicht beim Handelskauf

Der Verkäufer muss die Ware übergeben, dem Käufer das Eigentum daran verschaffen und sie frei von Sach- und Rechtsmängeln liefern (§ 433 Abs. 1 BGB). Liefert er mangelhafte Ware, spricht man von Schlechtleistung. Ob die Ware mangelhaft ist, richtet sich nach ihrem Zustand beim Gefahrübergang (§ 434 Abs. 1 BGB), in der Regel also bei der Übergabe (§ 446 BGB). Verschickt der Verkäufer die Ware auf Wunsch des Käufers an einen anderen Ort als den Erfüllungsort, geht die Gefahr meist schon mit der Übergabe an den Spediteur oder Frachtführer über (§ 447 BGB). Ein Karton, den ein Stapler im Lager von Velbrink nach der Annahme beschädigt, ist kein Mangel der Lieferung.

Mängelarten.

Weil das Gesetz die Menge ausdrücklich zur Beschaffenheit zählt (§ 434 Abs. 2 Satz 2 BGB), prüft der Wareneingang auch, ob die gelieferte Menge mit Lieferschein und Bestellung übereinstimmt. Fehlmengen gehören wie beschädigte Ware in die Mängelanzeige.

Wann ein Mangel zu erkennen ist.

• Offener Mangel: Er ist bei einer ordnungsgemäßen Untersuchung zu erkennen, etwa ein gebrochener Griff, eine falsche Größe oder eine fehlende Bedienungsanleitung.
• Versteckter Mangel: Er zeigt sich trotz ordnungsgemäßer Untersuchung erst später, etwa wenn Schrauben unter Last reißen, weil der Stahl zu weich ist.
• Arglistig verschwiegener Mangel: Der Verkäufer kennt den Mangel und verschweigt ihn bewusst.

Untersuchungs- und Rügepflicht. Ist der Kauf für Käufer und Verkäufer ein Handelsgeschäft, gelten besondere Regeln. Ein Handelsgeschäft ist jedes Geschäft eines Kaufmanns, das zum Betrieb seines Handelsgewerbes gehört (§ 343 HGB). Velbrink ist als GmbH Kaufmann (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 6 Abs. 1 HGB). Kauft Velbrink Ware für sein Sortiment bei einem Hersteller, der ebenfalls Kaufmann ist, liegt deshalb ein zweiseitiger Handelskauf vor, und es gilt § 377 HGB:

1. Untersuchen: Der Käufer muss die Ware unverzüglich nach der Ablieferung untersuchen, soweit das im ordnungsgemäßen Geschäftsgang tunlich, also sinnvoll und zumutbar ist (§ 377 Abs. 1 HGB). Wie gründlich, hängt von Ware und Menge ab: Bei Tausenden gleicher Schrauben genügen Stichproben, eine einzelne Maschine prüft man ganz.
2. Anzeigen: Zeigt sich ein Mangel, muss der Käufer ihn dem Verkäufer unverzüglich anzeigen. Unverzüglich heißt ohne schuldhaftes Zögern (§ 121 Abs. 1 BGB); eine feste Zahl von Tagen nennt das Gesetz nicht.
3. Später entdeckte Mängel: Einen versteckten Mangel muss der Käufer unverzüglich nach der Entdeckung anzeigen (§ 377 Abs. 3 HGB).
4. Rechtzeitig absenden: Für die Frist kommt es darauf an, wann der Käufer die Anzeige absendet (§ 377 Abs. 4 HGB). Verzögert sie sich unterwegs, schadet das dem Käufer nicht. Ankommen muss sie trotzdem; Velbrink rügt deshalb so, dass sich das Absenden belegen lässt, etwa per E-Mail.

Versäumt der Käufer die Anzeige, gilt die Ware als genehmigt (§ 377 Abs. 2 und 3 HGB). Er verliert wegen dieses Mangels seine Mängelrechte, also Nacherfüllung, Rücktritt, Minderung und Schadensersatz. Das gilt nicht, wenn der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen hat (§ 377 Abs. 5 HGB). Man spricht von einer Rügepflicht, obwohl der Verkäufer die Rüge nicht einklagen kann: Wer sie versäumt, schadet nur sich selbst.

Ist der Kauf nur für eine Seite ein Handelsgeschäft, etwa beim Verkauf an einen kleinen Handwerksbetrieb, der kein Kaufmann ist, gibt es keine Rügepflicht. Der Käufer kann Mängel dann bis zur Verjährung geltend machen. Zügig zu prüfen lohnt sich trotzdem, weil sich später schwer nachweisen lässt, dass ein Mangel schon bei der Übergabe bestand.

Die Mängelanzeige. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Velbrink rügt trotzdem schriftlich, meist per E-Mail mit Fotos, damit sich Inhalt und Absendung belegen lassen. Die Anzeige nennt

• Bestellung, Lieferschein und Tag der Lieferung,
• Artikel und betroffene Menge,
• den Mangel so genau, dass der Verkäufer erkennt, was nicht stimmt,
• das gewünschte Vorgehen, etwa eine Ersatzlieferung, oder die Bitte um eine Stellungnahme bis zu einem Termin, und den Hinweis, dass die beanstandete Ware bereitsteht.

So arbeitet der Wareneingang von Velbrink. Bei der Anlieferung prüft das Lager in Gegenwart des Fahrers Empfänger, Zahl der Packstücke und äußere Schäden; wie Schäden gegenüber dem Frachtführer festgehalten werden, behandelt das Lernfeld 11 der Fachrichtung Großhandel. Noch am Tag des Eingangs folgt die Prüfung des Inhalts: Menge gegen Lieferschein und Bestellung und Stichproben nach einem Prüfplan, der für jede Warengruppe festlegt, was geprüft wird. Beanstandete Ware bucht das Lager im Warenwirtschaftssystem als gesperrten Bestand, damit sie nicht verkauft wird, und meldet den Befund noch am selben Tag dem Einkauf, der beim Lieferanten rügt. Beim Streckengeschäft geht die Ware direkt vom Hersteller an den Kunden. Dann vereinbart Velbrink mit dem Kunden, dass er Mängel sofort meldet, und gibt sie unverzüglich an den Hersteller weiter.

Am Dienstag, 03.11.2026, liefert ein Schraubenhersteller aus dem Sauerland 60 Kartons Holzbauschrauben 6 × 120 mm an. Der Wareneingang öffnet am selben Tag nach Prüfplan 6 Kartons; in 2 davon stecken Schrauben 6 × 100 mm. Das Lager sperrt die Lieferung, prüft alle Kartons und findet 9 falsch befüllte. Der Einkauf rügt noch am selben Tag per E-Mail mit Fotos die Falschlieferung in 9 Kartons und verlangt Ersatz. Hätte die Lieferung zwei Wochen ungeöffnet im Lager gestanden, gälte sie als genehmigt, soweit der Fehler bei einer Stichprobe zu erkennen gewesen wäre.

Rechte des Käufers bei Mängeln

Ist die Ware mangelhaft und hat der Käufer, wo nötig, rechtzeitig gerügt, stehen ihm die Rechte aus § 437 BGB zu. Sie bauen aufeinander auf: Zuerst bekommt der Verkäufer die Gelegenheit, den Fehler zu beheben.

1. Vorrangig: Nacherfüllung, also Nachbesserung oder Ersatzlieferung (§ 439 BGB)

2. In der Regel erst nach erfolglosem Ablauf einer angemessenen Frist zur Nacherfüllung: Rücktritt (§§ 323, 440 BGB) oder Minderung (§ 441 BGB)

3. Wenn der Verkäufer die Pflichtverletzung zu vertreten hat: Schadensersatz (§§ 280, 281, 440 BGB) oder Ersatz vergeblicher Aufwendungen (§ 284 BGB); Schadensersatz statt der Leistung ebenfalls in der Regel erst nach erfolgloser Frist

Nacherfüllung. Der Käufer wählt, ob der Verkäufer den Mangel beseitigt (Nachbesserung) oder mangelfreie Ware liefert (Ersatzlieferung, § 439 Abs. 1 BGB). Die Kosten dafür trägt der Verkäufer, etwa für Transport, Wege, Arbeit und Material (§ 439 Abs. 2 BGB). Hat der Käufer die Ware ihrer Art und ihrem Verwendungszweck entsprechend eingebaut oder angebracht, bevor der Mangel offenbar wurde, muss der Verkäufer ihm außerdem die erforderlichen Kosten für den Ausbau der mangelhaften und den Einbau der mangelfreien Ware ersetzen (§ 439 Abs. 3 BGB). Es kommt also darauf an, ob der Mangel beim Einbau schon offenbar war: Wer einen Mangel kennt und die Ware trotzdem einbaut, bekommt diese Kosten nicht ersetzt. Eine eigene Ausnahme für einen Käufer, der den Mangel grob fahrlässig übersehen hat, steht seit dem 01.01.2022 nicht mehr im Gesetz. Für einen Großhändler, dessen Kunden Schrauben, Dübel oder Beschläge verbauen, ist das wichtig: Diese Kosten können den Warenwert weit übersteigen. Ist die gewählte Art nur mit unverhältnismäßigen Kosten möglich, darf der Verkäufer sie verweigern; der Käufer kann dann nur die andere Art verlangen (§ 439 Abs. 4 BGB). Der Käufer stellt die Ware für die Nacherfüllung zur Verfügung, und bei einer Ersatzlieferung nimmt der Verkäufer die mangelhafte Ware auf eigene Kosten zurück (§ 439 Abs. 5 und 6 BGB).

Frist zur Nacherfüllung. Rücktritt, Minderung und Schadensersatz statt der Leistung setzen in der Regel voraus, dass der Käufer dem Verkäufer erfolglos eine angemessene Frist zur Nacherfüllung gesetzt hat (§§ 281 Abs. 1, 323 Abs. 1 BGB). Die Frist ist entbehrlich, wenn der Verkäufer die Nacherfüllung ernsthaft und endgültig verweigert (§§ 281 Abs. 2, 323 Abs. 2 BGB), wenn er beide Arten wegen unverhältnismäßiger Kosten verweigert oder wenn die Nacherfüllung fehlgeschlagen oder dem Käufer unzumutbar ist (§ 440 Satz 1 BGB). Eine Nachbesserung gilt nach dem zweiten erfolglosen Versuch als fehlgeschlagen, wenn sich aus der Art der Sache, des Mangels oder den Umständen nichts anderes ergibt (§ 440 Satz 2 BGB).

Rücktritt. Mit dem Rücktritt wird der Vertrag rückabgewickelt: Der Käufer gibt die Ware zurück, der Verkäufer den Kaufpreis (§ 346 Abs. 1 BGB). Ein Verschulden des Verkäufers ist dafür nicht nötig. Bei einem unerheblichen Mangel ist der Rücktritt ausgeschlossen (§ 323 Abs. 5 Satz 2 BGB).

Minderung. Statt zurückzutreten, kann der Käufer den Kaufpreis durch Erklärung gegenüber dem Verkäufer herabsetzen, auch bei einem unerheblichen Mangel (§ 441 Abs. 1 BGB). Der Preis sinkt in dem Verhältnis, in dem bei Vertragsschluss der Wert der Ware ohne Mangel zum Wert mit Mangel gestanden hätte (§ 441 Abs. 3 BGB):

geminderter Kaufpreis = vereinbarter Kaufpreis × Wert mit Mangel ÷ Wert ohne Mangel

Velbrink hat 40 Werkzeugwagen für 9.600,00 € netto gekauft. Ohne Mangel wären sie 12.000,00 € wert, mit den gerügten Lackschäden 10.500,00 €. Geminderter Kaufpreis: 9.600,00 € × 10.500,00 € ÷ 12.000,00 € = 8.400,00 €. Velbrink zahlt also 1.200,00 € weniger und verkauft die Wagen mit einem Preisnachlass. Hat Velbrink schon voll bezahlt, erstattet der Verkäufer den Mehrbetrag (§ 441 Abs. 4 BGB).

Schadensersatz. Schadensersatz bekommt der Käufer nur, wenn der Verkäufer die Pflichtverletzung zu vertreten hat, also den Mangel oder die ausgebliebene Nacherfüllung. Zu vertreten hat er Vorsatz und Fahrlässigkeit (§ 276 Abs. 1 BGB) und das Verschulden seiner Mitarbeiter (§ 278 BGB). Der Hersteller der Ware gehört nicht dazu: Er ist kein Erfüllungsgehilfe des Händlers, weil der Händler dem Kunden nur die Lieferung schuldet, nicht die Herstellung. Für einen Fehler, den der Hersteller verursacht hat, haftet ein Händler wie Velbrink deshalb nur, wenn ihn selbst ein Verschulden trifft, etwa weil er den Mangel hätte erkennen müssen. Das Gesetz geht davon aus, dass er die Pflichtverletzung zu vertreten hat; er muss sich entlasten (§ 280 Abs. 1 Satz 2 BGB). Schadensersatz statt der Leistung, etwa die Mehrkosten eines Ersatzkaufs bei einem anderen Lieferanten, setzt wie der Rücktritt in der Regel eine erfolglose Frist voraus (§ 281 BGB). Rücktritt und Schadensersatz schließen sich nicht aus (§ 325 BGB).

Verjährung. Mängelansprüche verjähren bei beweglichen Sachen in der Regel zwei Jahre nach der Ablieferung (§ 438 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB). Fünf Jahre gelten für Sachen, die entsprechend ihrer üblichen Verwendung für ein Bauwerk verwendet worden sind und dessen Mangel verursacht haben (§ 438 Abs. 1 Nr. 2 BGB), etwa Dübel, die ein Handwerker in einem Gebäude verbaut hat und die dort einen Schaden am Bauwerk verursachen. Hat der Verkäufer den Mangel arglistig verschwiegen, gilt die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren (§§ 195, 438 Abs. 3 BGB), bei Bauwerken nicht vor Ablauf der fünf Jahre. Sie beginnt erst mit dem Ende des Jahres, in dem der Käufer vom Mangel und vom Verkäufer erfährt oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätte erfahren müssen (§ 199 Abs. 1 BGB).

Rückgriff in der Lieferkette (Lieferantenregress). Ein Großhändler steht zwischen Hersteller und Kunde. Muss Velbrink einem Kunden wegen eines Mangels einer neu hergestellten Ware einstehen, holt es sich die Kosten beim eigenen Lieferanten zurück (§§ 445a, 445b BGB):

• Aufwendungsersatz: Velbrink kann vom Lieferanten die Kosten ersetzt verlangen, die es dem Kunden bei der Nacherfüllung tragen musste, etwa Transport-, Arbeits- und Materialkosten, Aus- und Einbaukosten und die Kosten, die mangelhafte Ware zurückzunehmen. Voraussetzung ist, dass der Mangel schon vorhanden war, als die Gefahr auf Velbrink überging (§ 445a Abs. 1 BGB).
• Keine Frist nötig: Musste Velbrink die Ware wegen des Mangels vom Kunden zurücknehmen oder hat der Kunde den Preis gemindert, braucht Velbrink dem Lieferanten für die eigenen Mängelrechte keine Frist zu setzen (§ 445a Abs. 2 BGB).
• Ganze Kette: Dasselbe gilt für jede Stufe der Lieferkette, solange die Beteiligten Unternehmer sind (§ 445a Abs. 3 BGB).
• Rügepflicht bleibt: Velbrink muss die Ware im eigenen Wareneingang untersucht und Mängel rechtzeitig gerügt haben (§ 445a Abs. 4 BGB, § 377 HGB). Erfährt Velbrink von einem versteckten Mangel erst durch die Reklamation eines Kunden, rügt es beim Lieferanten unverzüglich.
• Verjährung: Der Aufwendungsersatz verjährt zwei Jahre nach der Ablieferung der Ware bei Velbrink (§ 445b Abs. 1 BGB). Die Ansprüche gegen den Lieferanten verjähren aber frühestens zwei Monate, nachdem Velbrink die Ansprüche seines Kunden erfüllt hat (§ 445b Abs. 2 BGB).

Velbrink hält deshalb bei jeder Kundenreklamation fest, von welchem Lieferanten und aus welcher Lieferung die Ware stammt, was mangelhaft ist und welche Kosten mit welchen Belegen entstanden sind.

Lieferungsverzug

Kommt eine Lieferung zu spät, ist der Lieferant nicht automatisch im Verzug. Lieferungsverzug liegt erst vor, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind (§ 286 BGB):

1. Fälligkeit: Die Lieferung ist fällig. Ist kein Termin vereinbart und ergibt sich keiner aus den Umständen, kann der Käufer sofort Lieferung verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB).
2. Mahnung: Der Käufer hat den Lieferanten nach der Fälligkeit gemahnt (§ 286 Abs. 1 BGB). Die Mahnung ist entbehrlich, wenn der Termin nach dem Kalender bestimmt ist, etwa „Lieferung bis 27.11.2026“, wenn er sich von einem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt, etwa „Lieferung 10 Tage nach Abruf“, wenn der Lieferant ernsthaft und endgültig verweigert oder wenn besondere Gründe den sofortigen Verzug rechtfertigen (§ 286 Abs. 2 BGB). Bei „Lieferung so bald wie möglich“ muss Velbrink mahnen.
3. Vertretenmüssen: Der Lieferant hat die Verspätung zu vertreten (§ 286 Abs. 4 BGB), also vorsätzlich oder fahrlässig verursacht (§ 276 Abs. 1 BGB), etwa weil er oder ein Mitarbeiter den Termin übersehen oder Aufträge anderer Kunden vorgezogen hat. Strenger haftet er, wenn er eine Garantie oder ein Beschaffungsrisiko übernommen hat (§ 276 Abs. 1 BGB).

Rechte des Käufers.

Rücktritt und Schadensersatz statt der Leistung lassen sich verbinden (§ 325 BGB). Wer Schadensersatz statt der Leistung verlangt, kann nicht mehr Lieferung verlangen (§ 281 Abs. 4 BGB).

Die Nachfrist. Das Gesetz verlangt eine angemessene Frist (§§ 281 Abs. 1, 323 Abs. 1 BGB); wie lang sie sein muss, hängt von der Ware und den Umständen ab. Velbrink setzt sie schriftlich mit einem festen Datum an einem Arbeitstag. Entbehrlich ist sie, wenn der Lieferant die Lieferung ernsthaft und endgültig verweigert, und für den Rücktritt auch dann, wenn ein Termin im Vertrag bestimmt ist und Velbrink dem Lieferanten vor dem Vertragsschluss mitgeteilt hat, dass die rechtzeitige Lieferung für Velbrink wesentlich ist, oder sich das aus den Umständen des Vertragsschlusses ergibt (§ 323 Abs. 2 BGB).

Fixhandelskauf. Ist beim Handelskauf vereinbart, dass genau zu einer festen Zeit oder innerhalb einer festen Frist geliefert wird, etwa „Lieferung fix am 03.12.2026“, gilt § 376 HGB. Typisch ist, dass das Geschäft mit dem Termin steht und fällt: Eine spätere Lieferung nützt dem Käufer nichts mehr. Der Käufer kann ohne Nachfrist zurücktreten. Ist der Lieferant in Verzug, kann der Käufer daneben oder stattdessen Schadensersatz wegen Nichterfüllung verlangen (§ 376 Abs. 1 HGB, § 325 BGB). Auf der Lieferung bestehen kann er nur, wenn er dem Lieferanten sofort nach Ablauf des Termins anzeigt, dass er auf Erfüllung besteht (§ 376 Abs. 1 HGB).

Vertragsstrafe. Eine Strafe für eine Verspätung gibt es nur, wenn sie vereinbart ist. Verwirkt ist sie, wenn der Lieferant in Verzug kommt (§ 339 Satz 1 BGB). Nimmt Velbrink eine verspätete Lieferung an, muss es sich die Vertragsstrafe bei der Annahme vorbehalten, sonst kann es sie nicht mehr verlangen (§ 341 Abs. 3 BGB).

Entscheiden statt nur reagieren. Welches Recht sich lohnt, ist auch eine wirtschaftliche Frage: Braucht Velbrink die Ware noch, und wie dringend brauchen sie die eigenen Kunden? Gibt es Ersatz, zu welchem Preis und wie schnell? Welche Kosten entstehen durch das Warten, und lassen sie sich belegen? Wie wichtig ist der Lieferant für das Sortiment? In der Regel setzt Velbrink zuerst schriftlich eine Nachfrist mit festem Datum und kündigt an, nach Ablauf woanders zu kaufen. So bleiben alle Rechte offen, und der Lieferant weiß, woran er ist.

Velbrink beliefert fast alle Geschäftskunden auf Ziel: 30 Tage netto, 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen. Bis die Rechnung bezahlt ist, hat Velbrink die Ware vorfinanziert. Das Rechnungswesen überwacht deshalb täglich die offenen Posten im ERP-System. Zahlt ein Kunde nicht, muss es wissen, ab wann er im Verzug ist, was Velbrink dann verlangen kann und wie es mahnt, ohne den Kunden zu verlieren.

Zahlungsverzug: Eintritt, Verzugszinsen, Pauschale und Mahnung

Fälligkeit. Ohne Vereinbarung ist der Kaufpreis sofort fällig (§ 271 Abs. 1 BGB). Mit einem Zahlungsziel kann Velbrink die Zahlung im Zweifel erst verlangen, wenn das Ziel abgelaufen ist; der Kunde darf aber früher zahlen (§ 271 Abs. 2 BGB).

Eintritt des Verzugs. Zahlt der Kunde bei Fälligkeit nicht, kommt er in Verzug (§ 286 BGB)

• durch eine Mahnung nach der Fälligkeit (Abs. 1),
• ohne Mahnung, wenn ein Zahlungstermin nach dem Kalender vereinbart ist, etwa im Kaufvertrag „Zahlung bis 30.11.2026“ (Abs. 2 Nr. 1),
• ohne Mahnung, wenn sich der Zahlungstermin nach dem Vertrag von einem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt, etwa „Zahlung 30 Tage nach Lieferung“ (Abs. 2 Nr. 2). Ein Datum oder Ziel, das Velbrink nur einseitig auf die Rechnung schreibt, ist keine Vereinbarung und ersetzt die Mahnung nicht (BGH, Urteil vom 25.10.2007, III ZR 91/07),
• spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung (Abs. 3). Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist; gegenüber Unternehmen braucht es keinen Hinweis.

Steht das Zahlungsziel nur auf der Rechnung, ersetzt es zwar die Mahnung nicht. Nach verbreiteter Ansicht hat Velbrink dem Kunden damit aber Zeit bis zum Ende des Ziels eingeräumt: Es kann die Zahlung erst danach verlangen und erst dann wirksam mahnen. Dann beginnen auch die 30 Tage nach Abs. 3 erst mit dem Ende des Ziels; der Bundesgerichtshof hat diese Frage offengelassen. Velbrink verlässt sich deshalb nicht auf die 30 Tage, sondern mahnt kurz nach Ablauf des Ziels. Ohne Vertretenmüssen gibt es keinen Verzug (§ 286 Abs. 4 BGB). Bei Geldschulden entlastet den Kunden aber nicht, dass ihm das Geld fehlt, etwa weil seine eigenen Auftraggeber nicht zahlen.

Was Velbrink im Verzug verlangen kann.

Die Kosten der ersten Mahnung, die den Verzug erst auslöst, kann Velbrink nicht verlangen, weil sie vor dem Verzug entstehen. Wer nach Ablauf der Skontofrist zahlt, darf außerdem kein Skonto mehr abziehen.

Der Basiszinssatz. Der Basiszinssatz nach § 247 BGB ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres um so viele Prozentpunkte, wie sich der Zinssatz der Europäischen Zentralbank für ihre Hauptrefinanzierungsgeschäfte seit der letzten Anpassung verändert hat. Den geltenden Wert gibt die Deutsche Bundesbank bekannt. Vom 01.07. bis 31.12.2026 beträgt er 1,52 %. Der Verzugszins gegenüber Geschäftskunden liegt in dieser Zeit bei 1,52 % + 9 Prozentpunkten, also bei 10,52 % im Jahr.

Verzugszinsen berechnen.

Verzugszinsen = Forderung × Zinssatz × Verzugstage ÷ (100 × 360)

Verzinst wird der ganze offene Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer. Kaufmännisch zählt jeder Monat 30 Tage und das Jahr 360 Tage. Rechnest du taggenau, zählst du die Kalendertage und teilst durch 100 × 365. Gerichte und Mahnprogramme rechnen Verzugszinsen meist taggenau. Welche Methode gilt, sagt die Aufgabe.

Ein Dachdeckerbetrieb aus Northeim ist mit einer Rechnung über 7.200,00 € 30 Tage im Verzug. Verzugszinsen bei 10,52 % im Jahr und einem Zinsjahr von 360 Tagen: 7.200,00 € × 10,52 × 30 ÷ 36.000 = 63,12 €. Dazu kommt die Pauschale von 40,00 €. Velbrink kann also 7.200,00 € + 63,12 € + 40,00 € = 7.303,12 € verlangen.

Das außergerichtliche Mahnverfahren. Rechtlich genügt eine einzige Mahnung nach der Fälligkeit. Sie braucht keine Form und keine Frist, muss den Kunden aber eindeutig auffordern zu zahlen; auch eine freundlich formulierte Zahlungserinnerung kann das tun. Kaufmännisch mahnen Großhändler trotzdem in Stufen. So bleibt die Kundenbeziehung erhalten, wenn ein Kunde eine Rechnung nur übersehen hat, und der Druck steigt, wenn er nicht zahlen will. Ein mögliches Vorgehen:

Bei wichtigen Kunden ruft das Rechnungswesen oder der Außendienst vor der ersten Mahnung an. Oft klärt sich dabei, ob der Kunde eine Lieferung beanstandet hat oder ob ihm die Rechnung fehlt.

Was in eine Mahnung gehört. Bezug auf die Rechnung mit Nummer, Datum und Betrag, der offene Betrag, die Aufforderung zu zahlen mit einem Datum, bei Verzug die Verzugszinsen und die Pauschale, die Bankverbindung und eine Ansprechperson. Der Ton bleibt sachlich und ohne Vorwürfe.

Beanstandet ein Kunde eine Lieferung von Velbrink, steht mehr auf dem Spiel als der Wert der Ware. Ein Handwerksbetrieb, dessen Monteure auf der Baustelle warten, oder ein Industriekunde, dessen Fertigung stockt, erwartet eine schnelle Lösung. Wie Velbrink Reklamationen und Beschwerden löst und zurückgeschickte Ware abwickelt, entscheidet mit darüber, ob der Kunde bleibt.

Reklamationen und Beschwerden von Geschäftskunden lösen

Reklamation oder Beschwerde? Mit einer Reklamation beanstandet der Kunde einen Mangel der Ware oder der Lieferung und macht Rechte geltend, beim Kauf die Mängelrechte aus § 437 BGB. Ob sie berechtigt ist, prüft Velbrink nach den Regeln aus dem Kapitel zur mangelhaften und verspäteten Lieferung: Lag der Mangel schon bei der Übergabe vor, hat der Kunde rechtzeitig gerügt, ist die Verjährungsfrist noch nicht abgelaufen? Eine Beschwerde drückt Unzufriedenheit aus, ohne dass die Ware mangelhaft ist, etwa über einen unfreundlichen Fahrer, lange Wartezeiten am Telefon oder eine Lieferung, die später kam als gewohnt. Einen Anspruch hat der Kunde dann meist nicht; ernst nehmen muss Velbrink die Beschwerde trotzdem. Wie das Beschwerdemanagement im Betrieb aufgebaut ist, zeigt Lernfeld 2. Hier geht es um das Gespräch mit dem Kunden, die Entscheidung über Kulanz und die schriftliche Antwort.

Was im Großhandel anders ist.

• Gesprächspartner sind Fachleute: Einkäuferinnen, Meister, Lagerleiter. Sie erwarten eine sachliche und schnelle Lösung.
• Hinter einer Reklamation stehen oft Folgekosten beim Kunden, etwa wartende Monteure oder eine stehende Fertigung.
• Mit Großkunden gibt es Rahmenverträge, die Reaktionszeiten und das Vorgehen bei Reklamationen regeln können. Sie gehen dem allgemeinen Ablauf vor.
• Viele Reklamationen betreffen Ware eines Herstellers. Velbrink löst den Fall für den Kunden und holt sich die Kosten, wo es geht, beim Lieferanten zurück.

Das Reklamationsgespräch am Telefon.

Kulanz abwägen. Kulanz ist ein freiwilliges Entgegenkommen ohne Rechtspflicht, etwa ein Ersatz, obwohl der Kunde zu spät gerügt hat. Ob sie sich lohnt, entscheidet Velbrink nach festen Gesichtspunkten:

Kulanz gewährt Velbrink ausdrücklich freiwillig und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht. Wie weit eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter selbst entscheiden darf, legt der Betrieb fest, zum Beispiel mit einem Höchstbetrag je Fall.

Die schriftliche Antwort. Sie bestätigt das Ergebnis und macht es verbindlich. Der Aufbau folgt immer derselben Linie:

Lehnt Velbrink ab, begründet es das sachlich, etwa mit dem Prüfbericht, und bietet eine Alternative an, zum Beispiel eine Reparatur zum Vorzugspreis. Die Antwort kommt ohne Vorwürfe und ohne leere Floskeln aus.

Konflikte lösungsorientiert klären. Manche Gespräche werden laut. Dann helfen Methoden der Konfliktlösung:

• Sach- und Beziehungsebene trennen: Der Ärger richtet sich gegen die Lage, nicht gegen dich. Bleibe ruhig und kehre zur Sache zurück.
• Aktiv zuhören: zusammenfassen, nachfragen und das Gefühl benennen („Sie sind verärgert, weil …“).
• Ich-Botschaften statt Vorwürfen: „Ich kläre das bis 14 Uhr“ statt „Da haben Sie zu spät gerügt“.
• Interessen statt Positionen: Hinter einer Forderung wie „10 % Nachlass“ steht oft ein anderes Interesse, etwa verlässliche Liefertermine. Frage danach.
• Mehrere Lösungen entwickeln und nach nachvollziehbaren Maßstäben entscheiden, etwa nach Vertrag, Lieferschein oder Prüfbericht.
• Grenzen kennen: Wird es persönlich, biete einen Rückruf an oder ziehe deine Vorgesetzte oder deinen Vorgesetzten hinzu.

Retouren abwickeln, verwerten und auswerten

Eine Retoure ist Ware, die an den Absender zurückgeht. Schickt ein Kunde Ware an Velbrink zurück, ist das eine Kundenretoure; schickt Velbrink Ware an einen Hersteller zurück, eine Lieferantenretoure.

Gründe im Großhandel. Ware kommt zurück, weil sie mangelhaft ist, weil Velbrink beim Kommissionieren einen falschen Artikel oder eine falsche Menge eingepackt hat, weil der Kunde falsch bestellt hat, weil eine Rückgabe vereinbart ist, etwa für Aktionsware, oder weil Velbrink sie aus Kulanz zurücknimmt. Ein gesetzliches Widerrufsrecht, wie es Verbraucher im Fernabsatz haben (§ 312g Abs. 1 BGB), gibt es zwischen Unternehmen nicht. Mangelfreie Ware nimmt Velbrink deshalb nur nach Vereinbarung oder aus Kulanz zurück.

Ablauf einer Kundenretoure bei Velbrink.

1. Anmelden: Der Kunde meldet die Rücksendung im Innendienst oder im Webshop mit Grund an. Velbrink prüft, ob die Rücksendung berechtigt oder nach den Rücknahmeregeln möglich ist, und vergibt eine Retourennummer.
2. Zurückholen: Velbrink holt die Ware mit der nächsten eigenen Tour ab oder schickt ein Paketetikett. Die Abholung auf der Tour spart eine eigene Fahrt.
3. Annehmen und prüfen: Der Wareneingang ordnet die Sendung über die Retourennummer zu und prüft Menge und Zustand; technische Geräte prüft die Werkstatt.
4. Entscheiden: Bei einer berechtigten Reklamation folgt die Nacherfüllung, nach einem Rücktritt die Gutschrift. Bei einer vereinbarten Rückgabe oder aus Kulanz schreibt Velbrink nach seinen Rücknahmeregeln gut. Ist die Beanstandung unberechtigt, geht die Ware an den Kunden zurück.
5. Verwerten: Velbrink entscheidet, was mit der Ware geschieht, und bucht den Bestand im Warenwirtschaftssystem.
6. Erfassen: Grund, Kunde, Artikel, Lieferant und Kosten fließen in die Auswertung.

Zustand und Verwertung.

Gutschrift und Umsatzsteuer. Nach einer berechtigten Rückgabe erteilt Velbrink dem Kunden eine Gutschrift, also eine Korrektur der Rechnung. Weil sich das Entgelt ändert, berichtigt Velbrink dabei auch die Umsatzsteuer (§ 17 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 3 UStG). Das Umsatzsteuergesetz versteht unter „Gutschrift“ übrigens etwas anderes, nämlich eine Rechnung, die der Kunde selbst für eine Leistung an ihn ausstellt, wenn das vorher vereinbart ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Wie Rücksendungen und Gutschriften gebucht werden, lernst du in Lernfeld 4.

Lieferantenretoure. Velbrink spricht die Rücksendung mit dem Hersteller ab; viele verlangen eine eigene Rücksendenummer. Die Ware wird im Warenwirtschaftssystem gesperrt und getrennt gelagert, mit einem Begleitschein mit Bestell- und Lieferscheinnummer, Menge und Grund versehen und mit Versandnachweis verschickt. Danach überwacht der Einkauf die Gutschrift oder die Ersatzlieferung. Bei mangelhafter Ware trägt der Hersteller die Transportkosten der Nacherfüllung und nimmt die Ware auf eigene Kosten zurück (§ 439 Abs. 2 und 6 BGB). Mangelfreie Ware nimmt ein Hersteller nur zurück, wenn es vereinbart ist oder er aus Kulanz zustimmt.

Retouren auswerten. Jede Retoure kostet: Abholung, Prüfung, Umpacken, Einlagerung und Verwaltung, oft dazu einen Wertverlust und zusätzliche Fahrten. Die wichtigste Kennzahl ist die Retourenquote. Zähler und Nenner gehören zum selben Zeitraum und zur selben Zähleinheit:

Retourenquote in % = zurückgesandte Positionen × 100 ÷ ausgelieferte Positionen

wertmäßige Retourenquote in % = Wert der Retouren × 100 ÷ Umsatz vor Retouren

Im September 2026 hat Velbrink 16.000 Auftragspositionen ausgeliefert; 224 kamen zurück. Retourenquote: 224 × 100 ÷ 16.000 = 1,4 %. Die Retouren hatten einen Wert von 41.000 € bei einem Umsatz vor Retouren von 3.280.000 €: 41.000 € × 100 ÷ 3.280.000 € = 1,25 %.

Aussagekräftig wird die Quote erst mit den Gründen. Velbrink wertet die Retouren nach Grund, Kunde, Artikel und Lieferant aus und geht die größte Gruppe zuerst an:

Weniger Retouren bedeuten weniger Fahrten und weniger Verpackung. Das spart Kosten und schont die Umwelt.

Im fallbezogenen Fachgespräch von Teil 2 sprichst du 30 Minuten mit dem Prüfungsausschuss über eine betriebliche Fachaufgabe aus einem von drei Gebieten. Das Gebiet Einkauf und Beschaffungslogistik gibt es in beiden Fachrichtungen (§ 13 Abs. 2 Nr. 3 und § 21 Abs. 2 Nr. 3 GuAMKflAusbV). Der Ausschuss will sehen, dass du eine Aufgabe erfasst, Probleme und Vorgehensweisen erörterst, Lösungswege entwickelst und begründest und wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Gesichtspunkte einbeziehst (§ 13 Abs. 1, § 21 Abs. 1). Bewertet wird nur das Gespräch (§ 13 Abs. 6, § 21 Abs. 6). Wie das Gespräch vorbereitet wird, legt dein Ausbildungsbetrieb bei der Anmeldung fest: Entweder bearbeitest du im Betrieb zwei Fachaufgaben aus zwei Gebieten und schreibst zu jeder einen Report von höchstens drei Seiten; der Ausschuss wählt eine davon für das Gespräch aus. Oder der Ausschuss legt dir zwei Fachaufgaben aus zwei Gebieten vor, du wählst eine und bereitest sie unmittelbar vor dem Gespräch vor (§ 13 Abs. 3 bis 5, § 21 Abs. 3 bis 5). Dieses Kapitel zeigt eine Fachaufgabe aus dem Einkauf, wie sie in deinem Ausbildungsbetrieb vorkommen kann, und fünf Leitfragen, mit denen du übst, deinen Lösungsweg zu vertreten.

Fallbeispiel Einkauf und Beschaffungslogistik

Ausgangslage. Velbrink verkauft Kunststoff-Spreizdübel 8 × 40 mm in Packungen zu 100 Stück, einen der meistverkauften Artikel der Warengruppe Befestigungstechnik. Der Absatz ist gleichmäßig: rund 100 Packungen je Verkaufstag, 24.000 Packungen im Jahr bei 240 Verkaufstagen. Ein Teil geht in die Kanban-Regale von Industriekunden wie der Imbertal Fördertechnik GmbH, der Rest an Handwerksbetriebe. Einziger Lieferant ist seit vielen Jahren ein Dübelhersteller in Thüringen. Er liefert zu 4,20 € je Packung zuzüglich Umsatzsteuer frei Haus. Nach einem Jahresvertrag ruft Velbrink jeweils 1.000 Packungen ab, sobald der Meldebestand erreicht ist; jeder Abruf bekommt einen festen Liefertermin nach dem Kalender. Die Beschaffungszeit beträgt 5 Verkaufstage, der Mindestbestand deckt den Absatz von 3 Verkaufstagen. Der Meldebestand liegt damit bei 100 × 5 + 300 = 800 Packungen.

Was passiert ist. Von Januar bis September 2026 kamen nur 15 von 18 Lieferungen pünktlich, im Vorjahr waren es 23 von 24. Die verspäteten Lieferungen kamen 2 bis 7 Verkaufstage zu spät; der Hersteller hatte nach eigener Aussage die Aufträge eines neuen Großkunden vorgezogen. An 11 Verkaufstagen konnte Velbrink nicht alle Bestellungen vollständig ausliefern. 23 Sendungen gingen deshalb nachträglich per Express an Kunden, Mehrkosten netto 23 × 80,00 € = 1.840,00 €. Zweimal standen die Kanban-Behälter bei Imbertal leer. Bei einer Lieferung im Juni fiel erst nach einer Woche auf, dass 12 von 100 Kartons Dübel einer anderen Größe enthielten; der Wareneingang hatte nur die Etiketten geprüft. Der Hersteller hat die Kartons ersetzt.

Die Fachaufgabe. Frau Krohn, Leiterin Einkauf, hat dir den Auftrag gegeben, die Versorgung mit den Dübeln wieder zu sichern und vorzuschlagen, wie Velbrink künftig mit dem Hersteller umgeht.

Dein Lösungsweg, so wie du ihn im Gespräch oder im Report darstellen würdest:

1. Lage analysieren: Termintreue 83 % statt 96 % im Vorjahr (15 von 18 gegenüber 23 von 24 Lieferungen), 11 Tage mit Fehlmengen, 1.840 € Expresskosten, verärgerte Kunden. Dazu ein Fehler im eigenen Wareneingang, der nur Etiketten geprüft hat.
2. Rechte prüfen: Die Liefertermine waren nach dem Kalender bestimmt, und der Hersteller hat andere Aufträge vorgezogen. Er war also jeweils in Verzug. Die Expresskosten sind ein Verzögerungsschaden, den Velbrink verlangen kann (§§ 280 Abs. 1 und 2, 286 BGB). Du schlägst vor, ihn zu fordern und das Gespräch über einen neuen Vertrag damit zu verbinden.
3. Alternativen vergleichen: beim bisherigen Hersteller bleiben und nur nachverhandeln, ganz wechseln, einen zweiten Hersteller für einen Teil der Menge freigeben oder nur den Mindestbestand erhöhen. Zwei Angebote liegen vor: ein Hersteller in Nordrhein-Westfalen mit 4,45 € je Packung zuzüglich Umsatzsteuer frei Haus, Lieferzeit 5 Verkaufstage, Muster geprüft und in Ordnung, Termintreue laut Referenzen über 95 %; ein Hersteller in Polen mit 4,05 € je Packung zuzüglich Umsatzsteuer frei Haus, Lieferzeit 8 Verkaufstage, Mindestmenge 3.000 Packungen je Lieferung, noch ohne Muster. Du vergleichst die Möglichkeiten mit einer Nutzwertanalyse nach Termintreue, Qualität, Preis, Lieferzeit und Flexibilität.
4. Entscheiden: Der Hersteller in Nordrhein-Westfalen liefert künftig 30 % der Menge, also 7.200 Packungen im Jahr; das kostet 7.200 × 0,25 € = 1.800,00 € mehr im Jahr. Die Fehlmengen haben allein in neun Monaten 1.840,00 € Expresskosten verursacht. Velbrink fordert sie zwar vom Hersteller zurück; ob er zahlt, ist aber offen. Dazu kommen Kunden, die bei Fehlmengen woanders kaufen. Mit dem bisherigen Hersteller verhandelt Velbrink einen neuen Rahmenvertrag mit festen Terminen, einer Vertragsstrafe bei Verspätung und einer Pflicht, absehbare Verspätungen sofort zu melden. Für eine Übergangszeit steigt der Mindestbestand von 3 auf 6 Verkaufstage, also von 300 auf 600 Packungen; der Meldebestand liegt dann bei 100 × 5 + 600 = 1.100 Packungen, und Velbrink bindet 300 × 4,20 € = 1.260,00 € mehr Kapital.
5. Wareneingang verbessern: Der Prüfplan verlangt bei Dübeln je Lieferung, 5 Kartons aus verschiedenen Paletten und Lagen zu öffnen und Größe und Inhalt gegen das Etikett zu prüfen. Findet der Wareneingang einen Fehler, prüft er die ganze Lieferung. Ganz ausschließen können Stichproben Fehler nicht: Sind 12 von 100 Kartons falsch, findet eine Stichprobe von 5 Kartons nur in rund 48 % der Fälle mindestens einen. Deshalb prüft das Lager zusätzlich beim Befüllen der Kanban-Behälter für Kunden, ob Größe und Etikett jeder Packung übereinstimmen.
6. Kontrollieren: Monatlich werden Termintreue je Lieferant, Fehlmengentage, Expresskosten und Bestand geprüft. Kommt drei Monate in Folge keine Lieferung zu spät, sinkt der Mindestbestand wieder auf 3 Verkaufstage. Eine monatliche Quote sagt hier wenig, weil der bisherige Hersteller nur ein- bis zweimal im Monat liefert. Weniger Expresssendungen bedeuten auch weniger Einzelfahrten.

Mit den Leitfragen üben. Im Gespräch fragt der Ausschuss über deine Darstellung hinaus: Warum so und nicht anders? Was wäre, wenn sich eine Angabe ändert? Welche Folgen hat deine Entscheidung für Kunden, Kosten, Umwelt und Recht? Die fünf Leitfragen zu diesem Fall stehen als Aufgaben in diesem Lernfeld, jeweils mit Musterantwort und Bewertungsraster zur Selbstbewertung. Zwei davon haben eine Variante für die Hollerbrook Handelskontor KG, falls du in der Fachrichtung Außenhandel lernst. So gehst du vor:

• Notiere zuerst Stichworte und sprich die Antwort dann laut in ganzen Sätzen: für die Darstellung zu Beginn rund fünf Minuten (Richtwert, je IHK verschieden), für jede Nachfrage höchstens etwa zwei Minuten.
• Begründe mit Zahlen aus dem Fall und nenne eine Möglichkeit, die du verworfen hast, mit dem Grund.
• Nenne die Folgen für Kunden, Kosten, Umwelt und Recht.
• Sage ehrlich, wenn du etwas nicht weißt, und wie du es klären würdest.

Das fallbezogene Fachgespräch ist der mündliche Teil deiner Abschlussprüfung. Es zählt 20 % des Gesamtergebnisses (§ 15 Abs. 1 und § 23 Abs. 1 GuAMKflAusbV). Es dauert 30 Minuten und dreht sich um eine praxisbezogene Fachaufgabe aus einem Gebiet deiner Fachrichtung (§ 13 Abs. 2 und 3, § 21 Abs. 2 und 3).

Ablauf und Varianten

Jede Fachrichtung hat drei Gebiete. Zwei davon gibt es in beiden Fachrichtungen: Warensortiment und Marketing sowie Einkauf und Beschaffungslogistik. Dazu kommt im Großhandel Verkauf und Distribution, im Außenhandel Internationaler Handel und Auslandsmärkte. Welche Variante gilt, teilt dein Ausbildungsbetrieb der IHK mit der Anmeldung zur Abschlussprüfung mit (§ 13 Abs. 3, § 21 Abs. 3).

Danach entwickelt der Ausschuss das Gespräch aus deiner Fachaufgabe weiter. Er fragt nach, warum du so entschieden hast, was du bei geänderten Angaben tun würdest und welche Folgen deine Lösung hat (§ 13 Abs. 4 und 5, § 21 Abs. 4 und 5). In der Variante mit gestellter Fachaufgabe weißt du vorher nicht, aus welchen zwei Gebieten die Aufgaben kommen. Bereite dich deshalb auf alle drei Gebiete deiner Fachrichtung vor.

Velbrink wählt für seine Auszubildenden im Großhandel die Variante mit Report. Eine Auszubildende bearbeitet im Gebiet Verkauf und Distribution die Planung der Baustellenlieferungen für einen Großkunden und im Gebiet Einkauf und Beschaffungslogistik eine Lieferantenbewertung für Befestigungstechnik. Beide Reporte reicht sie spätestens am ersten Tag von Teil 2 mit der Bestätigung ihres Ausbilders ein. Hollerbrook wählt dagegen die Variante mit gestellter Fachaufgabe. Dort übt ein Auszubildender im Außenhandel mit Fällen aus allen drei Gebieten, jeweils mit 15 Minuten Vorbereitung.

Vorbereitung und Bewertung

Bewertet wird nur das Gespräch, nicht der Report (§ 13 Abs. 6, § 21 Abs. 6). Ein guter Report hilft dir aber, weil der Ausschuss seine Fragen daraus entwickelt. Der Ausschuss prüft, ob du

• die Aufgabe erfasst und das eigentliche Problem erkennst,
• Probleme und Vorgehensweisen erörterst und Lösungswege entwickelst und begründest,
• Geschäftsgespräche kunden-, service- und prozessorientiert führen und auswerten kannst, mit Waren- und Fachkenntnissen,
• wirtschaftliche, ökologische und rechtliche Zusammenhänge beim Planen, Durchführen, Steuern und Auswerten beachtest (§ 13 Abs. 1, § 21 Abs. 1).

So bereitest du dich vor:

1. Darstellung üben: Erkläre die Fachaufgabe und deinen Lösungsweg frei in etwa fünf Minuten (Richtwert, je IHK verschieden): Ausgangslage, Ziel, Vorgehen, Ergebnis, was du gelernt hast.
2. Zahlen kennen: Mengen, Preise, Kosten und Kennzahlen deines Falls musst du ohne Unterlagen nennen und erklären können.
3. Alternativen bereithalten: Zu jeder Entscheidung eine verworfene Möglichkeit mit Grund.
4. Folgen durchdenken: Kunden, Kosten, Umwelt, Recht und die Schnittstellen zu anderen Abteilungen.
5. Ehrlich bleiben: Weißt du etwas nicht, sag es und erkläre, wie du es klären würdest.

Für das Bestehen gilt: Das Gesamtergebnis und das Ergebnis von Teil 2 müssen jeweils mindestens „ausreichend“ sein, mindestens drei Prüfungsbereiche von Teil 2 müssen „ausreichend“ oder besser sein, und keiner darf „ungenügend“ sein (§ 15 Abs. 2, § 23 Abs. 2). Eine mündliche Ergänzungsprüfung gibt es nur für Kaufmännische Steuerung, Prozessorientierte Organisation und WiSo, nicht für das Fachgespräch (§ 16 Abs. 2, § 24 Abs. 2). Die Frist für die Abgabe des Reports steht in der Verordnung (§ 13 Abs. 5, § 21 Abs. 5); welche Folgen eine verspätete Abgabe hat, regelt deine IHK.

Die Auszubildende von Velbrink stellt ihre Lieferantenbewertung vor: Sie hat drei Hersteller nach Termintreue, Qualität, Preis und Lieferzeit gewichtet. Der Ausschuss fragt, was sich ändert, wenn ein Hersteller 5 % Rabatt anbietet, aber nur noch zweimal im Monat liefert. Sie rechnet die höhere Kapitalbindung durch größere Bestellmengen grob vor, nennt die Gefahr von Fehlmengen und bleibt bei ihrer Entscheidung. Die Rabattfrage nimmt sie aber in die Nachverhandlung mit.

Fallbeispiele mit Leitfragen findest du für jedes Gebiet: Einkauf und Beschaffungslogistik in diesem Lernfeld, die übrigen Gebiete in den Lernfeldern zu Marketing, Distribution und Außenhandel.

Hat dein Ausbildungsbetrieb für das Fachgespräch die Variante mit Report gewählt, bearbeitest du im Betrieb zwei Fachaufgaben aus zwei verschiedenen Gebieten selbstständig und schreibst zu jeder einen Report von höchstens drei Seiten (§ 13 Abs. 5, § 21 Abs. 5 GuAMKflAusbV). Der Report wird nicht bewertet. Er ist aber die Grundlage, aus der der Prüfungsausschuss seine Fragen entwickelt.

Fachaufgabe wählen und Report aufbauen

Eine geeignete Fachaufgabe stammt eindeutig aus einem Gebiet deiner Fachrichtung, ist klar abgegrenzt und lässt dir Entscheidungen. Du solltest sie in einigen Tagen oder Wochen neben der Arbeit erledigen können, und am Ende steht ein Ergebnis, das sich prüfen lässt. Ungeeignet sind Routinen ohne Spielraum, etwa „Rechnungen ablegen“, und Großprojekte, bei denen dein Anteil nicht erkennbar ist.

Die Verordnung schreibt vor, was in den Report gehört: Aufgabenstellung, Zielsetzung, Planung, Vorgehen und Ergebnis, dazu eine Reflexion des Prozesses, der zum Ergebnis geführt hat. Daraus ergibt sich eine Gliederung, die du auf drei Seiten unterbringst:

Zeige deine eigene Rolle: Was hast du entschieden, was hat dein Ausbilder vorgegeben? Mit dem Report reichst du die Bestätigung des Betriebs ein, dass du die Fachaufgabe selbstständig durchgeführt hast, spätestens am ersten Tag von Teil 2. Formvorgaben wie Deckblatt, Schriftgröße oder Anlagen legt deine IHK fest; lies ihr Merkblatt, bevor du schreibst.

Gliederung eines Reports bei Velbrink im Gebiet Verkauf und Distribution: Ausgangslage: Die Imbertal Fördertechnik GmbH in Baunatal bekam im Monat bis zu 22 Lieferungen einzeln, oft per Expressfahrt. Ziel: Ab Februar höchstens 8 Einzelfahrten im Monat, Termintreue mindestens 95 %. Planung: Bestelldaten von drei Monaten auswerten, mit Einkauf und Lager abstimmen, Vorschlag mit dem Kunden besprechen. Vorgehen: zwei feste Sammeltouren je Woche, Bestellschluss am Vortag um 14 Uhr; verworfen wurde eine tägliche Tour, weil der Lkw dann halb leer fährt. Ergebnis und Reflexion folgen nach drei Monaten.

Den Report im Gespräch vertreten

Der Ausschuss wählt einen deiner beiden Reporte aus. Das Gespräch beginnt damit, dass du die Fachaufgabe und deinen Lösungsweg darstellst; danach fragt der Ausschuss weiter (§ 13 Abs. 5 Satz 6 bis 8, § 21 Abs. 5 Satz 6 bis 8). Weil du nicht weißt, welcher Report gewählt wird, bereitest du beide gleich gründlich vor.

Lies deinen Report vor dem Gespräch so, wie ihn ein Prüfer liest. Markiere jede Stelle, an der jemand „Warum?“ fragen kann: jede Zahl, jede Entscheidung, jede verworfene Möglichkeit. Überlege, was passiert wäre, wenn sich eine Angabe geändert hätte, etwa der Kunde mehr bestellt, ein Lieferant ausfällt oder die Kosten steigen. Prüfer fragen gern nach Rechtsfolgen und nach Folgen für Kunden, Kosten und Umwelt. Halte deine Darstellung kurz und frei; die Zeit für Nachfragen ist der Teil, in dem du zeigst, was du kannst.

Eine ehrliche Reflexion wirkt stärker als ein perfektes Ergebnis. Ist ein Ziel verfehlt worden, erkläre den Grund und was du daraus gelernt hast. Schreibe nichts in den Report, was du nicht erklären kannst.

Zum Report über die Sammeltouren fragt der Ausschuss: „Was kostet das Velbrink, und rechnet es sich?“ Die Auszubildende antwortet: Vorher fielen in drei Monaten 26 Expressfahrten zu je 65 € an, also 1.690 €. Die Sammeltouren kosten in 13 Wochen 26 Touren zu je 95 €, also 2.470 €, ersetzen aber auch die übrigen Einzelfahrten mit dem eigenen Lkw. Sie räumt ein, dass sie die Kosten dieser Einzelfahrten nicht erfasst hat, und sagt, wie sie sie nachträglich aus dem Fahrtenbuch ermitteln würde.

Mit dem Kaufvertrag ist noch keine Ware geliefert und kein Geld geflossen. Er legt nur fest, wer was schuldet. Erfüllt wird er durch weitere Rechtsgeschäfte. Wer diese Schritte auseinanderhält, versteht, warum Velbrink nach der Lieferung noch Eigentümer sein kann und wie ein Fehler im Vertrag rückgängig gemacht wird. Besitz, Eigentum und Eigentumsvorbehalt kennst du aus Lernfeld 2.

Trennungs- und Abstraktionsprinzip im Auftrag

Bei einem Kauf auf Ziel kommen zwischen Velbrink und dem Kunden in der Regel drei Rechtsgeschäfte zustande:

Trennungsprinzip. Verpflichtung und Erfüllung sind eigene Rechtsgeschäfte mit eigenen Willenserklärungen. Sie fallen oft zeitlich auseinander: Die Bestellung kommt am Montag, die Ware am Mittwoch, das Geld 30 Tage später. Eine Pflicht aus dem Kaufvertrag erlischt erst, wenn die geschuldete Leistung bewirkt ist (§ 362 Abs. 1 BGB).

Beim Eigentumsvorbehalt siehst du die Trennung besonders deutlich. Der Kaufvertrag gilt ohne Bedingung. Nur die Übereignung steht unter der aufschiebenden Bedingung, dass der Kaufpreis vollständig bezahlt wird (§ 449 Abs. 1, § 158 Abs. 1 BGB). Bis dahin ist der Kunde Besitzer und Velbrink Eigentümer.

Abstraktionsprinzip. Ob die Übereignung wirksam ist, hängt grundsätzlich nicht davon ab, ob der Kaufvertrag wirksam ist. Fällt der Kaufvertrag weg, etwa durch eine Anfechtung, bleibt der Käufer Eigentümer. Er hat das Eigentum dann aber ohne rechtlichen Grund und muss es zurückübertragen (§ 812 Abs. 1 Satz 1 BGB). Anders ist es nur, wenn derselbe Fehler auch die Einigung über den Eigentumsübergang trifft, zum Beispiel weil ein Beteiligter geschäftsunfähig war.

Velbrink schickt einem Schlossereibetrieb aus Melsungen am Montag, 05.10.2026, per E-Mail ein Angebot über 40 Schweißerschutzhelme. Durch einen Zahlendreher steht dort 48,00 € statt 84,00 € je Stück zuzüglich Umsatzsteuer. Der Betrieb nimmt noch am selben Tag an und überweist per Vorkasse 2.284,80 € (1.920,00 € zuzüglich 19 % Umsatzsteuer). Velbrink liefert am Mittwoch, 07.10.2026. Am Donnerstag, 08.10.2026, bemerkt das Rechnungswesen den Fehler, und Velbrink ficht seine Erklärung noch am selben Tag wegen eines Irrtums in der Erklärung an (§ 119 Abs. 1, § 121 Abs. 1 BGB).

Der Kaufvertrag ist damit von Anfang an nichtig (§ 142 Abs. 1 BGB). Die Übereignung der Helme ist von dem Zahlendreher nicht betroffen und bleibt wirksam: Der Betrieb ist Eigentümer. Weil der Rechtsgrund fehlt, muss er die Helme zurückübereignen, und Velbrink muss die 2.284,80 € zurückzahlen (§ 812 Abs. 1 Satz 1 BGB). Kaufmännisch ruft der Innendienst vorher an und bietet die Helme zum richtigen Preis an.

Ob ein Kunde eine beschädigte Lieferung trotzdem bezahlen muss und wo Velbrink einen säumigen Kunden verklagen kann, entscheidet sich an Erfüllungsort, Gefahrübergang und Gerichtsstand. Die Grundregeln kennst du aus Lernfeld 2. Hier wendest du sie an, wenn bei der Erfüllung eines Kaufvertrags etwas schiefgeht.

Gefahrübergang und Gerichtsstand anwenden

Wer trägt den Schaden auf dem Transport? Geht Ware unterwegs verloren oder kommt sie beschädigt an, prüfst du drei Fragen:

1. Was ist vereinbart? Eine ausdrückliche Regel im Vertrag oder in den Verkaufsbedingungen geht vor, etwa dass Velbrink an die Baustelle des Kunden liefert und die Gefahr erst bei der Ablieferung übergeht. „Frei Haus“ allein regelt nur die Kosten (§ 269 Abs. 3 BGB).
2. Was sagt das Gesetz? Holt der Kunde ab, geht die Gefahr mit der Übergabe über (§ 446 Satz 1 BGB). Versendet Velbrink auf Wunsch des Kunden an einen anderen Ort als den Erfüllungsort, geht sie schon über, wenn Velbrink die Ware dem Paketdienst, Spediteur oder Frachtführer ausgeliefert hat (§ 447 Abs. 1 BGB).
3. War es Zufall? Der Gefahrübergang betrifft nur den zufälligen Untergang und die zufällige Verschlechterung. Für eigene Fehler, etwa eine unzureichende Verpackung, haftet Velbrink trotzdem.

Trägt der Kunde die Gefahr, muss er den Kaufpreis zahlen, obwohl die Ware beschädigt ankommt.

Wo wird geklagt? Ohne Vereinbarung klagt Velbrink am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden (§ 12 ZPO): bei einer GmbH an ihrem Sitz (§ 17 Abs. 1 ZPO), bei einem Einzelunternehmer an seinem Wohnsitz (§ 13 ZPO). Für die Kaufpreisklage kommt das Gericht des Erfüllungsorts hinzu (§ 29 Abs. 1 ZPO). Auch er liegt beim Kunden, denn die Zahlung hat der Kunde an seinem Sitz zu erbringen, obwohl er das Geld an Velbrink übermitteln muss (§ 269 Abs. 1 und 2, § 270 Abs. 4 BGB).

Die Verkaufsbedingungen von Velbrink bestimmen Kassel als Gerichtsstand. Das wirkt nur, wenn beide Seiten Kaufleute sind oder der Kunde eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist, etwa eine Stadt (§ 38 Abs. 1 ZPO); ebenso begründet ein vereinbarter Erfüllungsort nur unter Kaufleuten einen Gerichtsstand (§ 29 Abs. 2 ZPO). Eine GmbH ist immer Kaufmann (§ 13 Abs. 3 GmbHG, § 6 Abs. 1 HGB). Ein kleiner Handwerksbetrieb, der keinen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb braucht und nicht im Handelsregister steht, ist es nicht (§ 1 Abs. 2, § 2 HGB).

Einen Mahnbescheid beantragt Velbrink dagegen immer beim Mahngericht für seinen eigenen Sitz (§ 689 Abs. 2 ZPO). Widerspricht der Kunde und beantragt eine Seite das streitige Verfahren, gibt das Mahngericht die Sache an das im Mahnbescheid bezeichnete Gericht ab, das für die Klage zuständig ist (§ 696 Abs. 1 ZPO).

Ein Dachdeckerbetrieb aus Göttingen, eine GmbH, und ein Fliesenleger aus Witzenhausen, ein kleiner Betrieb ohne Eintragung im Handelsregister, bezahlen ihre Rechnungen nicht. Beide haben bei Velbrink zu dessen Verkaufsbedingungen bestellt. Gegen die GmbH kann Velbrink in Kassel klagen, weil beide Kaufleute sind. Den Fliesenleger muss Velbrink an seinem Wohnsitz verklagen, weil die Vereinbarung ihm gegenüber nicht wirkt.

Im Streckengeschäft liefert der Hersteller direkt an den Kunden von Velbrink; die Ware sieht Velbrink selbst nie. Trotzdem muss Velbrink gegenüber dem Hersteller untersuchen und rügen. Wie das gelingt, ohne dass Mängelrechte verloren gehen, zeigt dieses Kapitel. Ablauf, Waren- und Rechnungsweg des Streckengeschäfts kennst du aus Lernfeld 2, die Rügepflicht nach § 377 HGB aus dem Kapitel zu mangelhafter Lieferung.

Untersuchung und Rüge bei Direktlieferung

Zwei Kaufverträge, zwei Rügeverhältnisse. Velbrink kauft beim Hersteller und verkauft an den Kunden. Zwischen Hersteller und Velbrink ist der Kauf für beide ein Handelsgeschäft; Velbrink muss deshalb unverzüglich untersuchen und rügen (§ 377 Abs. 1 HGB). Ob auch der Kunde gegenüber Velbrink rügen muss, hängt davon ab, ob er Kaufmann ist.

Wann läuft die Frist? Die Ware wird auf Anweisung von Velbrink beim Kunden abgeliefert. Mit dieser Ablieferung beginnt die Untersuchungspflicht von Velbrink gegenüber dem Hersteller. Weil Velbrink nicht vor Ort ist, untersucht in der Praxis der Kunde und meldet Velbrink, was er findet. Velbrink gibt die Anzeige an den Hersteller weiter. Verzögerungen beim Kunden oder bei der Weitergabe gehen zulasten von Velbrink. Für die Rechtzeitigkeit genügt das rechtzeitige Absenden der Anzeige (§ 377 Abs. 4 HGB).

Die Lücke beim Kunden ohne Kaufmannseigenschaft. Ein kleiner Handwerksbetrieb, der kein Kaufmann ist, muss nicht unverzüglich rügen. Er kann Mängel noch innerhalb der Verjährungsfrist geltend machen. Velbrink muss ihm gegenüber dann einstehen, hat seine Rechte gegen den Hersteller aber schon verloren, wenn es selbst zu spät gerügt hat. Auch beim Rückgriff in der Lieferkette bleibt die Rügepflicht bestehen (§ 445a Abs. 4 BGB).

So organisiert Velbrink die Rüge:

• Der Kunde erhält mit der Auftragsbestätigung die Bitte, die Ware bei Ankunft zu prüfen und Mängel noch am selben Tag mit Fotos und Lieferscheinnummer zu melden.
• Bei größeren Aufträgen ist ein Außendienstmitarbeiter bei der Anlieferung dabei.
• Der Innendienst leitet jede Meldung am Tag des Eingangs an den Hersteller weiter.
• Mit wichtigen Herstellern vereinbart Velbrink längere Rügefristen; § 377 HGB lässt abweichende Vereinbarungen zu.

Die Imbertal Fördertechnik GmbH erhält am Dienstag, 13.10.2026, eine Fachbodenregalanlage direkt vom Hersteller. Im Wareneingang fallen sechs verbogene Fachböden auf. Imbertal meldet das Velbrink um 14 Uhr per E-Mail mit Fotos, und Velbrink zeigt den Mangel noch am selben Nachmittag beim Hersteller an. Beide Anzeigen sind rechtzeitig.

Hätte Imbertal die Böden zwar gesehen, aber erst am Montag, 26.10.2026, gemeldet, wäre die Ware im Verhältnis zu Velbrink genehmigt, weil auch Imbertal als GmbH rügen muss. Velbrinks Anzeige beim Hersteller käme ebenfalls zu spät.

Auch Kunden können die Erfüllung eines Vertrags stören: Ein Kunde holt bestellte Ware nicht ab oder lässt den Lkw von Velbrink unverrichteter Dinge wieder fahren. Velbrink hat dann Ware im Lager, die schon verkauft ist, und trägt Kosten, die es nicht eingeplant hat. Das Gesetz nennt diese Störung Annahmeverzug (Gläubigerverzug).

Annahmeverzug: Voraussetzungen, Folgen und Selbsthilfeverkauf

Voraussetzungen. Der Kunde kommt in Annahmeverzug, wenn er die ihm angebotene Leistung nicht annimmt (§ 293 BGB). Dafür muss Velbrink

• leisten können und dürfen, also lieferfähig sein und den Liefertermin erreicht haben (§§ 297, 299 BGB), und
• die Ware so anbieten, wie es vereinbart ist: zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, in der richtigen Menge und Qualität (§ 294 BGB).

Bei einer Holschuld genügt ein wörtliches Angebot, etwa die Nachricht „Ihre Ware liegt zur Abholung bereit“ (§ 295 BGB). Ist ein Abholtermin nach dem Kalender vereinbart, braucht es kein Angebot; der Kunde kommt in Annahmeverzug, wenn er an diesem Tag nicht abholt (§ 296 BGB). Ein Verschulden des Kunden ist nicht nötig.

Folgen für Velbrink.

Die Regeln des § 373 HGB gelten schon, wenn der Kauf nur für Velbrink ein Handelsgeschäft ist (§ 345 HGB). Weil der Kunde zur Abnahme verpflichtet ist (§ 433 Abs. 2 BGB), kann er nach einer Mahnung zugleich in Schuldnerverzug geraten und dann auch Schadensersatz schulden.

Selbsthilfeverkauf. Velbrink droht den Verkauf vorher an; das entfällt bei verderblicher Ware, wenn Gefahr im Verzug ist. Dann lässt es die Ware öffentlich versteigern oder, bei Waren mit Börsen- oder Marktpreis, durch einen öffentlich ermächtigten Handelsmakler zum laufenden Preis verkaufen. Der Verkauf geht für Rechnung des Kunden (§ 373 Abs. 3 HGB): Den Erlös rechnet Velbrink auf den Kaufpreis an, einen Mindererlös und die Kosten schuldet der Kunde, ein Mehrerlös steht ihm zu. Vor einer öffentlichen Versteigerung teilt Velbrink dem Kunden Zeit und Ort mit, nach dem Verkauf benachrichtigt es ihn unverzüglich; versäumt es das, schuldet es Schadensersatz (§ 373 Abs. 5 HGB).

Ein Stahlbaubetrieb aus Baunatal, eine GmbH, hat drei Schweißgeräte gekauft und sollte sie am Freitag, 16.10.2026, im Abholmarkt abholen. Er kommt nicht. Seit diesem Tag ist er im Annahmeverzug, ohne dass Velbrink die Geräte noch einmal anbieten muss. Velbrink lagert sie gekennzeichnet ein und stellt für jede Woche Lagerung die eigenen Lagerkosten in Rechnung.

Bleibt die letzte Mahnung ohne Erfolg, braucht Velbrink einen Vollstreckungstitel, um die Forderung durchzusetzen. Der schnellste Weg dahin ist meist das gerichtliche Mahnverfahren. Dabei läuft im Hintergrund eine Uhr mit: die Verjährung. Wie Velbrink außergerichtlich mahnt, steht im Kapitel zum Zahlungsverzug.

Mahnverfahren, Verjährung, Hemmung und Neubeginn

Ablauf des Mahnverfahrens.

Verjährung. Kaufpreisforderungen verjähren in drei Jahren (§ 195 BGB). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Velbrink Schuldner und Umstände kennt (§ 199 Abs. 1 BGB). Danach darf der Kunde die Zahlung verweigern (§ 214 Abs. 1 BGB). Eine durch rechtskräftigen Vollstreckungsbescheid oder rechtskräftiges Urteil festgestellte Forderung verjährt erst in 30 Jahren (§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB).

Hemmung. Während einer Hemmung steht die Frist still; die Zeit wird nicht mitgezählt (§ 209 BGB). Gehemmt wird die Verjährung durch Verhandlungen über die Forderung (§ 203 BGB) und durch Rechtsverfolgung, etwa die Zustellung des Mahnbescheids oder eine Klage (§ 204 Abs. 1 Nr. 1 und 3 BGB). Wird der Mahnbescheid demnächst zugestellt, wirkt die Hemmung schon ab Eingang des Antrags (§ 167 ZPO). Sie endet sechs Monate nach dem Ende des Verfahrens (§ 204 Abs. 2 BGB). Eine Mahnung, auch per Einschreiben, hemmt nicht.

Neubeginn. Erkennt der Kunde die Forderung an, etwa durch eine Abschlagszahlung oder eine Bitte um Stundung, beginnt die volle Frist sofort neu, ohne bis zum Jahresende zu warten (§ 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB). Dasselbe gilt für einen Antrag auf Vollstreckung (§ 212 Abs. 1 Nr. 2 BGB).

Velbrink stellt am 10.12.2026 eine Rechnung mit Zahlungsziel bis Montag, 11.01.2027. Die Forderung entsteht erst mit der Fälligkeit im Jahr 2027. Die Verjährung beginnt deshalb am Ende des Jahres 2027 und endet mit Ablauf des 31.12.2030, ein Jahr später als bei einer Fälligkeit noch im Jahr 2026.

Mängelrüge, Lieferanmahnung und Zahlungsmahnung sind keine Formalien. Sie sichern Rechte: Eine Rüge muss rechtzeitig und eindeutig sein, eine Nachfrist muss ein Datum haben. Wer schreibt, muss deshalb wissen, welche Angaben in den Brief gehören und welche Wirkung jeder Satz hat. Die Rechtsfolgen der Störungen stehen in den Kapiteln zu mangelhafter Lieferung, Lieferungsverzug und Zahlungsverzug.

Mängelrüge, Lieferanmahnung und Zahlungsmahnung formulieren

Was jedes Schreiben enthält. Bezug mit Bestell-, Lieferschein- oder Rechnungsnummer und Datum; den Sachverhalt in wenigen sachlichen Sätzen; die Forderung mit einem Termin als Datum; die Folge, wenn der Termin verstreicht; eine Ansprechperson. Eine E-Mail genügt für alle drei Schreiben. Wichtig ist, dass Velbrink den Zugang belegen kann, etwa durch Antwort oder Lesebestätigung; für einen späteren Rücktritt wählt es einen nachweisbaren Weg.

Worauf du achtest:

• Die Nachfrist ist angemessen und als Datum genannt (§ 281 Abs. 1, § 323 Abs. 1 BGB). „Wir behalten uns vor“ kündigt den Rücktritt nur an; erklärt wird er erst nach Fristablauf.
• Der Mangel ist so genau beschrieben, dass der Lieferant ihn ohne Rückfrage versteht: Artikel, Menge, Art des Fehlers, am besten mit Fotos.
• In englischen Schreiben schreibst du den Monat aus, weil 10/13/2026 und 13/10/2026 je nach Land anders gelesen werden. Bei Beträgen tauschen Komma und Punkt die Rollen: 4.950,00 € wird zu EUR 4,950.00.
• Der Ton bleibt sachlich, ohne Vorwürfe und ohne Übertreibung. Gruß in E-Mails: „Mit freundlichen Grüßen“, auf Englisch „Kind regards“.

Kerzwald sollte Velbrink 300 Drehmomentschlüssel bis Freitag, 16.10.2026, liefern. Am Montag, 19.10.2026, schreibt Sabine Krohn, Leiterin Einkauf: „Unsere Bestellung Nr. 26-3318 vom 21.09.2026 über 300 Drehmomentschlüssel war bis 16.10.2026 zu liefern. Die Ware ist bis heute nicht eingegangen. Wir setzen Ihnen eine Nachfrist bis Freitag, 30.10.2026. Danach behalten wir uns vor, vom Vertrag zurückzutreten und Schadensersatz zu verlangen.“

Hinter jeder Rechnung steht eine Zahlung, die jemand auslösen oder überwachen muss. Velbrink bezahlt im Monat mehrere Hundert Eingangsrechnungen und erwartet Zahlungen von rund 2.300 Kunden. Damit dabei kein Skonto verloren geht und keine Forderung unbemerkt liegen bleibt, arbeitet das Rechnungswesen mit festen Abläufen im ERP-System. Wie Rechnungen geprüft werden, steht in Lernfeld 2, ob sich Skonto lohnt, in Lernfeld 3.

Zahllauf und Offene-Posten-Liste

Eingangsrechnungen bezahlen. Eine Eingangsrechnung wird erst bezahlt, wenn sie formal, sachlich und rechnerisch geprüft ist und der Einkauf sie freigegeben hat. Einmal je Woche, dienstags, erstellt das ERP-System einen Zahlungsvorschlag. Er enthält alle freigegebenen Rechnungen, deren Skontofrist oder, ohne Skonto, deren Zahlungsziel vor dem nächsten Zahllauf endet. Skonto zieht Velbrink vom Rechnungsbetrag einschließlich Umsatzsteuer ab. Nach Kontrolle durch eine zweite Person gibt die Leitung des Rechnungswesens den Zahllauf frei; die Überweisungen gehen gesammelt an die Bank.

Zahlt Velbrink mit Skonto, überweist es am Ende der Skontofrist, damit das Geld so lange wie möglich im Unternehmen bleibt; ohne Skonto zahlt es zum Ende des Zahlungsziels. Ändert ein Lieferant seine Bankverbindung, ändert das Rechnungswesen die Stammdaten erst nach einem Rückruf unter der bekannten Telefonnummer; Zahlungsarten, Empfängerüberprüfung und Kontoauszug behandelt Lernfeld 4.

Offene Posten der Kunden überwachen. Jede Ausgangsrechnung steht bis zum Ausgleich in der Offene-Posten-Liste. Das ERP-System ordnet die Zahlungseingänge über Rechnungsnummer und Betrag zu; was nicht passt, etwa eine Teilzahlung oder ein Skontoabzug nach Fristablauf, klärt das Rechnungswesen am selben Tag. Einmal je Woche wertet es die Liste nach dem Alter der Forderungen aus:

Steigt der Anteil der lange überfälligen Posten, deutet das auf Schwächen im ganzen Forderungsmanagement hin: bei der Bonitätsprüfung, den Limits oder im Mahnwesen.

Ein Malerbetrieb überweist am 14. Tag nach dem Rechnungsdatum 2.332,40 € auf eine Rechnung über 2.380,00 €. Er hat 2 % Skonto abgezogen (47,60 €), obwohl die Skontofrist 10 Tage betrug. Das Rechnungswesen bucht die Zahlung und lässt 47,60 € offen. Der Innendienst entscheidet, ob Velbrink den Betrag nachfordert oder bei einem guten Stammkunden einmal aus Kulanz verzichtet.

Wer auf Ziel liefert, gibt Kredit. Fällt ein Kunde aus, ist die Ware weg und mit ihr der Gewinn vieler anderer Aufträge: Bei rund 2 % Gewinn vom Umsatz, wie Velbrink ihn 2025 erzielt hat, muss Velbrink für einen Ausfall von 10.000 € rund 500.000 € zusätzlich umsetzen. Bonitätsprüfung, Kreditlimit und Eigentumsvorbehalt kennst du aus Lernfeld 2. Hier siehst du, wie die Werkzeuge zusammenwirken und was eine Warenkreditversicherung ergänzt.

Forderungsrisiken steuern: vom Limit bis zur Versicherung

Die Werkzeuge greifen ineinander.

Warnzeichen erkennen. Ein Kunde, der sonst Skonto zieht und plötzlich das Ziel ausschöpft, um Teilzahlungen bittet oder dessen Lastschriften zurückkommen, wird genauer beobachtet. Dann prüft Velbrink das Limit neu, holt eine aktuelle Auskunft ein und liefert gegebenenfalls nur noch gegen Vorkasse.

Warenkreditversicherung. Der Lieferant versichert seine Forderungen gegen Ausfall. Der Versicherer prüft jeden Kunden und legt für ihn eine Versicherungssumme fest; versichert ist nur, was innerhalb dieses Limits geliefert wurde. Bei Insolvenz des Kunden, je nach Vertrag auch bei längerer Nichtzahlung, ersetzt er den Ausfall abzüglich eines Selbstbehalts. Dafür zahlt der Lieferant eine Prämie, meist als kleiner Satz vom versicherten Umsatz. Er muss überfällige Forderungen fristgerecht melden und darf über das Limit hinaus nur auf eigenes Risiko liefern. Der Eigentumsvorbehalt bleibt daneben wichtig: Was Velbrink aus der Vorbehaltsware zurückholt, mindert den Ausfall.

Die Hollerbrook Handelskontor KG verkauft Arbeitsschutzartikel an Händler in der EU auf offene Rechnung und sichert diese Forderungen mit einer Warenkreditversicherung ab. Der Vertrag sieht 10 % Selbstbehalt vor. Für einen Händler in Rotterdam hat der Versicherer 40.000 € bewilligt. Hollerbrook hat ihm trotzdem Ware für 46.000 € auf Ziel geliefert. Als der Händler insolvent wird, ersetzt der Versicherer 90 % von 40.000 €, also 36.000 €. Hollerbrook verliert 10.000 €, davon 6.000 € allein durch die Lieferung über das Limit.

Zwischen Hersteller, Velbrink und Kunde wechseln Ware, Daten und Verantwortung mehrmals den Besitzer. An jeder dieser Übergaben kann etwas verloren gehen: eine Menge, ein Termin, eine Information. Viele Störungen, die als Lieferungsverzug oder Reklamation enden, beginnen an einer solchen Schnittstelle. Wer sie prüft, behebt Ursachen statt nur Folgen.

Schwachstellen an Schnittstellen finden und beheben

Wo die Schnittstellen liegen. Nach außen gibt es sie zum Hersteller (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis, Anlieferung, Rechnung), zum Kunden (Bestellung, Lieferung, Rechnung, Reklamation) und zu Dienstleistern wie Spedition und Paketdienst. Im Haus kommen die Übergaben zwischen Verkauf, Einkauf, Lager und Rechnungswesen hinzu.

Typische Schwachstellen und ihre Abhilfe.

So geht Velbrink vor.

1. Ablauf aufnehmen: Wer übergibt was an wen, auf welchem Weg und wann?
2. Messen: mit Kennzahlen wie Termintreue, Quote unvollständiger Lieferungen oder Durchlaufzeit einer Bestellung.
3. Ursachen suchen: mit dem Partner, etwa mit einem Ishikawa-Diagramm.
4. Maßnahmen vereinbaren: schriftlich, mit Verantwortlichen und Termin.
5. Wirkung prüfen: dieselben Kennzahlen nach einigen Wochen erneut messen.

Die Imbertal Fördertechnik GmbH beklagt, dass beim C-Teile-Management immer wieder zu wenig Schrauben im Regal landen. Velbrink wertet drei Monate aus: Von 1.200 Nachlieferungen waren 54 unvollständig, eine Quote von 4,5 %. Die Ursache liegt an einer Schnittstelle: Imbertal zählt die Schrauben in Packungen zu 100 Stück, im ERP-System von Velbrink steht für dieselben Artikel noch eine Packung zu 50 Stück. Beide Seiten gleichen die Stammdaten ab und übernehmen die Artikelnummern des Herstellers. In den nächsten drei Monaten sind von 1.250 Nachlieferungen nur noch 9 unvollständig.

Zwischen Bestellung und Lieferung ändert sich oft etwas: Der Kunde braucht weniger oder später, der Hersteller erhöht seine Preise, ein Artikel ist nicht mehr lieferbar. Dann muss Velbrink klären, was rechtlich gilt, und dem Kunden Wege zeigen, mit denen beide leben können. Wie Verträge zustande kommen und wie lange ein Angebot bindet, steht in Lernfeld 2.

Rechtslage prüfen und Handlungsmöglichkeiten aufzeigen

Der Vertrag bindet beide Seiten. Ist der Kaufvertrag geschlossen, gilt er zu den vereinbarten Bedingungen. Ändern lässt er sich nur durch einen neuen Vertrag zwischen beiden Seiten (§ 311 Abs. 1 BGB). Will der Kunde weniger Menge, einen anderen Termin oder einen anderen Artikel, kann Velbrink zustimmen, die Zustimmung an Bedingungen knüpfen oder ablehnen.

Preisänderungen. Ob Velbrink einen höheren Preis verlangen darf, hängt vom Stand des Geschäfts ab:

Preisanpassungsklauseln in Verkaufsbedingungen müssen zwischen Unternehmen klar und angemessen sein (§ 307 Abs. 1 BGB). Eine gewöhnliche Preiserhöhung des Herstellers gehört zum Beschaffungsrisiko des Händlers; eine Anpassung wegen Störung der Geschäftsgrundlage (§ 313 BGB) kommt nur bei außergewöhnlichen Veränderungen in Betracht.

Handlungsmöglichkeiten im Gespräch. Auch wenn Velbrink rechtlich im Recht ist, sucht es mit dem Kunden eine Lösung: einen Teil aus dem Lager zum alten Preis liefern, einen gleichwertigen Ersatzartikel anbieten, eine größere Menge zu einem Staffelpreis, den Termin so legen, dass die Ware noch zum alten Preis beschafft werden kann, oder künftig eine Preisgleitklausel im Jahresvertrag. Bei einer Mengenänderung nach Bestellung beim Hersteller nennt Velbrink die Kosten, die ihm dadurch entstehen. Jede Einigung bestätigt Velbrink schriftlich mit einer geänderten Auftragsbestätigung.

Kerzwald erhöht zum 01.11.2026 seine Preise um 6 %. Velbrink hatte einem Dachdeckerbetrieb am Montag, 12.10.2026, 30 Drehmomentschlüssel zu je 189,00 € zuzüglich Umsatzsteuer angeboten, gültig bis Freitag, 30.10.2026. Hätte der Betrieb bis dahin bestellt, müsste Velbrink zum alten Preis liefern. Er bestellt aber erst am Montag, 02.11.2026. Velbrink darf jetzt 201,00 € verlangen und bietet an, 18 Geräte aus dem Lager noch zum alten Preis zu liefern.

Großhändler brauchen viel Geld: für Ware im Lager, für Forderungen an Kunden und für Fahrzeuge, Regale und Gebäude. Velbrink hat für den kurzfristigen Bedarf einen Kontokorrentkredit mit einem Limit von 1,2 Mio. € zu 9,25 % Sollzins im Jahr. Für Anschaffungen, die viele Jahre genutzt werden, ist ein Darlehen meist günstiger. Die Bank will dafür Sicherheiten. Wie der Lieferantenkredit wirkt und wann sich Skonto lohnt, steht in Lernfeld 3.

Darlehen und Kreditsicherheiten

Kontokorrentkredit und Darlehen. Der Kontokorrentkredit ist eine Kreditlinie auf dem Geschäftskonto. Velbrink nutzt ihn nach Bedarf und zahlt Zinsen nur auf den in Anspruch genommenen Betrag; er ist flexibel, aber teuer. Beim Darlehen stellt die Bank einen festen Betrag zur Verfügung, den Velbrink verzinst und zurückzahlt (§ 488 Abs. 1 BGB). Langfristig genutzte Güter finanziert Velbrink langfristig, damit die Raten aus den Erträgen der Nutzung bezahlt werden können.

Kreditsicherheiten.

Ein Pfandrecht an beweglichen Sachen setzt voraus, dass die Bank die Sache erhält (§ 1205 Abs. 1 BGB). Für Gegenstände, die der Betrieb täglich braucht, passt es deshalb nicht.

Die Grundschuld hängt rechtlich nicht vom Kredit ab: Sie bleibt im Grundbuch stehen, auch wenn der Kredit getilgt ist. Was die Bank mit ihr sichern darf, regelt ein Sicherungsvertrag. Zahlt Velbrink nicht, kann die Bank die Zwangsversteigerung betreiben.

Velbrink ersetzt zwei Lkw für zusammen 240.000 € ohne Umsatzsteuer. Die Hausbank gewährt ein Abzahlungsdarlehen über vier Jahre zu 5 % Zins im Jahr mit jährlicher Tilgung von 60.000 €. Als Sicherheit übereignet Velbrink ihr die beiden Lkw; die Bank verwahrt die Zulassungsbescheinigungen Teil II, damit niemand die Fahrzeuge ohne sie verkaufen kann. Die Fahrer nutzen die Lkw weiter wie bisher.

Ob ein Ablauf gut ist, zeigt sich an Zahlen: Wie zuverlässig liefert Velbrink, wie viele Fehler passieren, was kostet ein Auftrag? Dazu kommen Folgen, die nicht in der Kostenrechnung stehen, etwa Fahrten, Verpackungsmüll oder Arbeitsbedingungen bei Lieferanten. Die Retourenquote kennst du aus dem Kapitel zu Reklamationen und Retouren, die Termintreue aus Lernfeld 2.

Abläufe mit Kennzahlen bewerten und verbessern

Prozesskennzahlen im Handel.

Eine Kennzahl sagt erst etwas, wenn du sie vergleichst: mit dem Vormonat, mit einem Ziel oder zwischen Warengruppen.

Kostenhebel. Die Kosten je Auftrag sind bei kleinen und großen Aufträgen fast gleich. Kleine Aufträge lohnen sich deshalb oft nicht. Hebel sind: Bestellungen über Webshop oder EDI statt per Telefon, Mindestbestellwerte oder Mindermengenzuschläge, gebündelte Touren, weniger Fehler in der Kommissionierung und im Einkauf Rahmenverträge mit Abrufen statt vieler Einzelbestellungen.

Folgen für Umwelt und Menschen. Jede Teillieferung und jede Retoure bedeutet eine zusätzliche Fahrt. Einwegverpackungen erzeugen Abfall, Mehrwegbehälter sparen ihn. Express-Wünsche setzen Fahrer und Lager unter Zeitdruck. Bei Lieferanten im Ausland können Arbeitsbedingungen und Umweltschutz Probleme bereiten; große Kunden verlangen deshalb Nachweise über die Lieferkette. Velbrink bewertet einen Ablauf daher an Kosten, Leistung und an diesen Folgen.

Im Oktober 2026 hat Velbrink 16.000 Auftragspositionen erhalten; 15.520 konnte es sofort aus dem Lager liefern. Der Lieferbereitschaftsgrad beträgt 15.520 ÷ 16.000 × 100 = 97 %. Für die 480 fehlenden Positionen kamen Nachlieferungen mit eigenen Fahrten hinzu. Das Lager prüft deshalb, bei welchen Artikeln der Meldebestand zu niedrig ist.