Lernfeld 9: Geschäftsprozesse mit digitalen Werkzeugen unterstützen

Bei der Velbrink Technischer Großhandel GmbH stehen rund 26.000 Artikel, 2.300 aktive Kunden und 340 Lieferanten im ERP-System. Jeder Auftrag, jede Bestellung und jede Rechnung greift auf diese Daten zu. Wie du Kunden- und Artikeldaten im einzelnen Auftrag erfasst, steht in Lernfeld 2 im Kapitel „Kundendaten im Auftrag erfassen und schützen“. Hier geht es darum, woran du gute Daten erkennst, wie ein Großhandel sie pflegt und wie er sie mit Kunden und Lieferanten austauscht.

Datenqualität und Datenaustausch mit Geschäftspartnern

Stammdaten und Bewegungsdaten. Stammdaten beschreiben die Geschäftspartner und Artikel eines Betriebs. Sie werden einmal angelegt, ändern sich selten und werden in vielen Vorgängen immer wieder verwendet. Bewegungsdaten entstehen bei jedem Geschäftsvorgang neu und greifen auf die Stammdaten zurück.

Erfasst der Innendienst einen Auftrag, holt das ERP-System Anschrift, Konditionen und Preise aus den Stammdaten; von Hand kommen nur noch Artikel, Mengen und Liefertermin dazu. Deshalb wirkt ein Fehler im Stammsatz in jedem Vorgang, der ihn benutzt, bis jemand ihn berichtigt. Ist bei einem Kunden die falsche Zahlungsbedingung hinterlegt, steht sie in jeder Auftragsbestätigung und jeder Rechnung. Belege, die schon gebucht sind, ändern sich durch die Berichtigung des Stammsatzes nicht; sie müssen einzeln korrigiert werden.

Merkmale guter Daten. Datenqualität heißt, dass die Daten für ihren Zweck taugen. Fünf Merkmale lassen sich prüfen:

• Vollständig: Alle Angaben, die ein Vorgang braucht, sind erfasst, etwa die E-Mail-Adresse für den Rechnungsversand oder die Verpackungseinheit eines Artikels.
• Richtig: Die Angaben sind fehlerfrei erfasst und stimmen mit den Unterlagen überein, also ohne Zahlendreher in Postleitzahl, Bankverbindung oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
• Aktuell: Änderungen wie ein Umzug, eine neue Ansprechperson oder ein neuer Preis sind zeitnah nachgetragen.
• Eindeutig: Jeder Kunde, jeder Lieferant und jeder Artikel ist genau einmal angelegt; es gibt keine Dubletten.
• Einheitlich: Gleiche Angaben sind nach denselben Regeln erfasst, etwa Ländernamen, Mengeneinheiten und Schreibweisen, und sie stimmen in allen Systemen überein, die mit ihnen arbeiten, auch in denen der Geschäftspartner.

Ein Installationsbetrieb aus Göttingen ist bei Velbrink versehentlich unter zwei Kundennummern angelegt. Auf der einen stehen im letzten Jahr 30.000 € Umsatz, auf der anderen 25.000 €. Velbrink gewährt einen Jahresbonus ab 50.000 € Jahresumsatz. Zusammen hat der Kunde 30.000 € + 25.000 € = 55.000 € umgesetzt, das ERP-System erkennt aber bei keiner der beiden Nummern die Bonusgrenze. Ist bei beiden Nummern ein Kreditlimit von 20.000 € hinterlegt, kann der Kunde offene Rechnungen bis 2 × 20.000 € = 40.000 € auflaufen lassen, obwohl Velbrink ihm nur 20.000 € einräumen wollte. Auch Mahnungen, Umsatzauswertungen und die ABC-Analyse der Kunden stimmen dann nicht.

Stammdaten pflegen. Gute Daten entstehen nicht von selbst. Ein Großhandel legt deshalb fest:

• wer welche Stammdaten pflegt: bei Velbrink der Einkauf die Artikel- und Lieferantendaten, der Verkaufsinnendienst die Kundendaten und das Rechnungswesen Bankverbindungen und Kreditlimits;
• welche Felder Pflicht sind und welche Prüfregeln gelten: Das ERP-System legt einen Kunden erst an, wenn Anschrift, Zahlungsbedingung und E-Mail-Adresse für Rechnungen erfasst sind, prüft das Format der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und sucht vorher nach Kunden mit ähnlichem Namen oder gleicher Anschrift;
• wie Änderungen laufen: mit dem Datum, ab dem sie gelten, und so, dass nachvollziehbar bleibt, wer was wann geändert hat. Eine neue Bankverbindung gibt eine zweite Person frei, nachdem sie beim Geschäftspartner bestätigt ist (Kapitel „Risiken im E-Business erkennen und abwehren“);
• wann bereinigt wird: Dubletten werden regelmäßig gesucht und zusammengeführt, Kunden ohne Umsatz seit längerer Zeit gesperrt. Was nicht mehr gebraucht wird, wird gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Kapitel „Datenschutz bei Kunden- und Lieferantendaten“).

Artikeldaten muss ein Großhandel nicht abtippen. Hersteller wie die Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH liefern Bezeichnungen, Maße, Gewichte, Verpackungseinheiten, die weltweit eindeutige Artikelnummer GTIN und ihre Preise als Datei. Velbrink prüft die Datei in Stichproben und liest sie ins ERP-System ein.

Daten mit Geschäftspartnern austauschen. Je weniger Daten zwischen zwei Betrieben von Hand übertragen werden, desto weniger Fehler entstehen und desto schneller läuft ein Auftrag.

• EDI (Electronic Data Interchange): Die ERP-Systeme zweier Unternehmen tauschen Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen direkt aus, in einem genormten Nachrichtenformat, das beide vorher vereinbart haben. EDI und elektronische Kataloge nutzt Velbrink mit 40 Großkunden, darunter die Imbertal Fördertechnik GmbH in Baunatal. Sie bestellt C-Teile für die Kanban-Regale in ihrer Fertigung per EDI; bei Velbrink entsteht daraus ohne Abtippen ein Auftrag. Lieferavis und Rechnung gehen auf demselben Weg zurück, und Imbertal gleicht die Rechnung automatisch mit Bestellung und Wareneingang ab.
• Gemeinsame Stammdaten als Voraussetzung: Beide Seiten verwenden dieselben Artikelnummern oder pflegen eine Zuordnung von Kunden- zu Lieferantennummern, rechnen mit denselben Mengen- und Verpackungseinheiten und mit denselben Preisen. Ändert Velbrink einen Artikel, muss die Änderung rechtzeitig und mit Gültigkeitsdatum beim Kunden ankommen, sonst passen Bestellung, Lieferung und Rechnung nicht mehr zusammen.
• Elektronischer Katalog: Velbrink stellt Großkunden das vereinbarte Sortiment mit ihren Preisen als Datei in einem vereinbarten Format bereit. Der Kunde liest sie in sein Beschaffungssystem ein, und seine Beschäftigten bestellen daraus.
• B2B-Webshop: Kleinere Kunden bestellen selbst im Webshop von Velbrink; die Bestellung landet ohne Abtippen im ERP-System.
• E-Rechnung: Nach § 14 UStG sind Rechnungen zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind, grundsätzlich als E-Rechnung auszustellen, also in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung als einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Für eine Übergangszeit lässt § 27 Abs. 38 UStG noch Papier und andere Formate zu; die Einzelheiten stehen in Lernfeld 2 beim Thema Rechnung.

Mit den Geschäftsdaten tauschen Velbrink und seine Partner auch Namen und Kontaktdaten von Ansprechpersonen aus. Für sie gelten zusätzlich die Regeln des Datenschutzes im nächsten Kapitel.

Velbrink hat nur Geschäftskunden: Handwerksbetriebe, Industrie, öffentliche Auftraggeber und Fachhändler. Trotzdem hast du im Verkauf und im Einkauf jeden Tag mit Daten über Menschen zu tun: mit Einkäuferinnen, Bauleitern, Handwerksmeisterinnen und den Ansprechpersonen der Lieferanten. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) legt fest, wann ein Betrieb solche Daten verarbeiten darf und welche Rechte die Menschen haben. Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) ergänzt sie, etwa bei der Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu benennen (§ 38 BDSG); Velbrink hat einen externen Datenschutzbeauftragten.

Datenschutz im Kundengeschäft

Wessen Daten geschützt sind. Die DSGVO schützt natürliche Personen. Personenbezogen sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Art. 4 Nr. 1 DSGVO). Im Geschäft mit Unternehmen musst du deshalb genau hinsehen:

Wann Velbrink Daten verarbeiten darf. Verarbeitung ist jeder Umgang mit den Daten, vom Erheben und Speichern über das Verwenden und Übermitteln bis zum Löschen (Art. 4 Nr. 2 DSGVO). Sie ist nur erlaubt, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO greift. Im Großhandel kommen vor allem vier vor:

• Vertrag (Buchst. b): Ist der Kunde selbst eine natürliche Person, etwa eine Malermeisterin mit Einzelunternehmen, braucht Velbrink ihre Daten, um Angebote auf ihre Anfrage zu machen und Aufträge abzuwickeln.
• Rechtliche Verpflichtung (Buchst. c): Rechnungen, Buchungsbelege und Handelsbriefe muss Velbrink aufbewahren (§ 257 HGB, § 147 AO), auch wenn Namen darin stehen.
• Berechtigtes Interesse (Buchst. f): Die Einkäuferin einer GmbH ist nicht selbst Vertragspartnerin; das ist die GmbH. Velbrink darf ihren Namen und ihre dienstlichen Kontaktdaten trotzdem speichern, weil es sie für die Abwicklung der Aufträge braucht und sie in ihrer Funktion damit rechnen kann. Ihre Interessen überwiegen hier nicht. Auch Werbung per Post an Kunden kann auf ein berechtigtes Interesse gestützt werden (Erwägungsgrund 47).
• Einwilligung (Buchst. a): Für alles, was keine andere Grundlage trägt, braucht Velbrink die freiwillige und informierte Zustimmung der Person für einen bestimmten Zweck. Sie kann jederzeit widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Für Werbung per E-Mail gilt zusätzlich § 7 UWG: Ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung ist sie auch gegenüber Unternehmen unzulässig, mit einer engen Ausnahme für Werbung an Bestandskunden für eigene ähnliche Waren (§ 7 Abs. 3 UWG).

Grundsätze der Verarbeitung. Art. 5 Abs. 1 DSGVO nennt Grundsätze, die bei jeder Verarbeitung gelten:

Velbrink muss die Einhaltung dieser Grundsätze nachweisen können (Rechenschaftspflicht, Art. 5 Abs. 2 DSGVO), etwa mit schriftlich festgelegten Abläufen und Löschregeln.

Informationspflichten. Wer Daten erhebt, muss die Personen von sich aus informieren. Wann, hängt davon ab, woher die Daten kommen:

• Bei der Person selbst erhoben (Art. 13 DSGVO), etwa wenn sich ein Fliesenlegermeister im Abholmarkt als Kunde registrieren lässt: Velbrink informiert ihn zum Zeitpunkt der Erhebung.
• Von jemand anderem erhalten (Art. 14 DSGVO), etwa wenn die Geschäftsführerin eines Kunden die Namen ihrer bestellberechtigten Beschäftigten mitteilt: Velbrink informiert die Personen innerhalb einer angemessenen Frist, spätestens nach einem Monat, und wenn es sie vorher anschreibt, spätestens mit der ersten Mitteilung. Zusätzlich nennt es die Kategorien der Daten und ihre Quelle.

Zu den Pflichtangaben gehören unter anderem Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten, Zwecke und Rechtsgrundlage, beim berechtigten Interesse dieses Interesse, die Empfänger, die Speicherdauer oder die Kriterien dafür, die Rechte der Betroffenen und das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Velbrink fasst diese Angaben in Datenschutzhinweisen zusammen und verweist bei der Kundenanlage und in der ersten E-Mail an eine neue Ansprechperson darauf.

Rechte der Betroffenen. Jede Person, deren Daten Velbrink verarbeitet, kann die folgenden Rechte geltend machen:

• Auskunft (Art. 15): ob und welche Daten gespeichert sind, zu welchen Zwecken, an wen sie gehen, wie lange sie bleiben und woher sie stammen, mit einer Kopie der Daten.
• Berichtigung (Art. 16): unrichtige Daten werden korrigiert, unvollständige ergänzt.
• Löschung (Art. 17): etwa wenn die Daten für den Zweck nicht mehr nötig sind oder eine Einwilligung widerrufen wurde. Steht eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegen, etwa für Rechnungen, werden die Daten bis zu ihrem Ende aufbewahrt und nicht mehr anders verwendet.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18): etwa solange geprüft wird, ob bestrittene Daten richtig sind.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20): selbst bereitgestellte Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format erhalten, wenn die Verarbeitung auf Einwilligung oder Vertrag beruht und automatisiert erfolgt.
• Widerspruch (Art. 21): gegen eine Verarbeitung aufgrund eines berechtigten Interesses aus Gründen der besonderen Situation; gegen Direktwerbung jederzeit und ohne Begründung, danach werden die Daten dafür nicht mehr verwendet.
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77), wenn die Person einen Verstoß vermutet.

Velbrink beantwortet einen Antrag unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang. Ist er besonders aufwendig oder kommen viele Anträge zusammen, kann die Frist um zwei Monate verlängert werden; das muss Velbrink der Person innerhalb des ersten Monats mit Gründen mitteilen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO). Die Antwort ist unentgeltlich (Art. 12 Abs. 5 DSGVO). Bei begründeten Zweifeln an der Identität darf Velbrink zusätzliche Angaben verlangen (Art. 12 Abs. 6 DSGVO).

Datenpannen melden. Eine Datenpanne, in der DSGVO „Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten“, liegt vor, wenn die Sicherheit verletzt ist und Daten dadurch vernichtet werden, verloren gehen, verändert werden oder Unbefugte sie sehen oder auf sie zugreifen können (Art. 4 Nr. 12 DSGVO). Im Großhandel passiert das etwa, wenn eine Kundenliste mit Ansprechpersonen an den falschen Empfänger geht, ein unverschlüsseltes Notebook eines Reisenden verloren geht oder ein Schadprogramm Daten verschlüsselt und abzieht.

• Wer eine Panne bemerkt, meldet sie sofort auf dem Weg, den Velbrink vorgibt: an die Vorgesetzte, die IT und den Datenschutzbeauftragten.
• Velbrink meldet die Panne der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, nachdem es davon erfahren hat. Das entfällt nur, wenn die Panne voraussichtlich zu keinem Risiko für die Betroffenen führt. Eine spätere Meldung ist zu begründen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO).
• Droht den Betroffenen voraussichtlich ein hohes Risiko, benachrichtigt Velbrink auch sie unverzüglich (Art. 34 Abs. 1 DSGVO).
• Jede Panne wird mit ihren Folgen und den ergriffenen Maßnahmen dokumentiert, auch wenn keine Meldung nötig war (Art. 33 Abs. 5 DSGVO).

Der Datenschutz fragt, ob Velbrink Daten über Menschen verarbeiten darf. Die IT-Sicherheit sorgt dafür, dass alle Daten und Systeme geschützt sind, auch Preise, Bestände und Konditionen. Fällt das ERP-System einen Tag aus, kann das Lager nicht kommissionieren, der Webshop nimmt keine Aufträge an, und die EDI-Bestellungen der Großkunden bleiben liegen.

Technische und organisatorische Schutzmaßnahmen

Drei Schutzziele. IT-Sicherheit verfolgt drei Ziele:

• Vertraulichkeit: Nur Befugte können Daten lesen, etwa Einkaufspreise oder Bonitätsauskünfte.
• Integrität: Daten sind vollständig und unverfälscht; niemand ändert unbemerkt eine Bankverbindung oder einen Preis.
• Verfügbarkeit: Daten und Systeme stehen bereit, wenn sie gebraucht werden.

Für personenbezogene Daten verlangt Art. 32 DSGVO geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, deren Schutz dem Risiko angemessen ist. Die DSGVO nennt unter anderem die Verschlüsselung, die Fähigkeit, Daten nach einem Zwischenfall rasch wiederherzustellen, und ein Verfahren, mit dem die Maßnahmen regelmäßig überprüft werden. Technische Maßnahmen setzt Technik um, etwa eine Verschlüsselung oder eine Datensicherung. Organisatorische Maßnahmen sind Regeln und Abläufe, etwa wer Berechtigungen beantragt und freigibt, wie Besucher begleitet werden und wie oft geschult wird. Beide gehören zusammen: Die beste Technik hilft nicht, wenn das Passwort am Bildschirm klebt.

Zutritt, Zugang, Zugriff. Der IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) unterscheidet drei Ebenen:

Zugang sichern. Jede Person hat eine eigene Kennung. Gemeinsame Kennungen sind tabu, weil sich sonst nicht feststellen lässt, wer etwas angelegt oder geändert hat. Passwörter sind lang und schwer zu erraten, gelten nur für einen einzigen Zugang, werden nicht weitergegeben und nicht offen notiert. Ein Passwortmanager hilft, viele verschiedene Passwörter zu verwalten. Gewechselt wird ein Passwort, wenn Unbefugte es kennen könnten; einen Wechsel nur nach festem Zeitplan soll man nach dem IT-Grundschutz vermeiden. Voreingestellte Passwörter neuer Geräte und Programme werden vor dem Einsatz geändert.

Bei der Mehr-Faktor-Anmeldung braucht man zusätzlich zum Passwort einen Nachweis anderer Art, meist etwas, das man besitzt, etwa einen Code aus einer App auf dem Diensthandy oder einen Sicherheitsschlüssel, manchmal ein Körpermerkmal wie den Fingerabdruck. Ein erbeutetes Passwort allein reicht dann nicht. Velbrink verlangt den zweiten Faktor für Anmeldungen von unterwegs und für Konten mit weitreichenden Rechten.

Rechte vergeben. Das Rollen- und Rechtekonzept legt für jede Rolle fest, welche Daten und Funktionen sie braucht: Der Verkaufsinnendienst erfasst Aufträge und sieht die Konditionen der Kunden, das Lager sieht Bestände und Lagerplätze, nur das Rechnungswesen ändert Bankverbindungen. Es gilt das Prinzip der geringsten Berechtigung: Jede Person bekommt nur die Rechte, die sie für ihre Aufgaben braucht. Unvereinbare Aufgaben werden getrennt, etwa das Ändern von Bankverbindungen der Lieferanten und das Freigeben von Zahlungen. Administratorrechte haben nur die Beschäftigten der IT, und auch sie arbeiten im Alltag mit einem normalen Konto. Wechselt jemand die Abteilung oder verlässt den Betrieb, werden Kennungen und Rechte entzogen, die nicht mehr gebraucht werden. Die IT dokumentiert die vergebenen Rechte und prüft regelmäßig, ob sie noch zu den Aufgaben passen.

Verschlüsseln. Verschlüsselte Daten kann nur lesen, wer den Schlüssel hat. Velbrink verschlüsselt Datenträger, die verloren gehen können, also die Notebooks der Reisenden, Diensthandys und USB-Sticks, und Verbindungen über das Internet: Der Webshop überträgt seine Seiten nur verschlüsselt (https), und Anmeldungen von unterwegs laufen über eine verschlüsselte Verbindung ins Firmennetz. Geht ein wirksam verschlüsseltes Notebook verloren, kann der Finder mit den Daten nichts anfangen; die betroffenen Personen müssen dann nicht benachrichtigt werden (Art. 34 Abs. 3 Buchst. a DSGVO).

Software aktuell halten. Sicherheitsupdates schließen bekannte Lücken, über die Angreifer und Schadprogramme eindringen. Die IT spielt sie zeitnah nach dem Erscheinen ein, nutzt automatische Updates, wo es möglich ist, und kontrolliert, ob sie auf allen Geräten angekommen sind. Software und Geräte, für die der Hersteller keine Sicherheitsupdates mehr liefert, werden nicht mehr eingesetzt, wenn sie sich nicht anders sicher betreiben lassen.

Daten sichern. Eine Datensicherung schützt vor Verlust durch Defekte, Bedienfehler, Brand und Angriffe. In einem Datensicherungskonzept legt Velbrink fest, welche Daten wie oft gesichert werden, wie lange die Sicherungen aufbewahrt werden und wer zuständig ist. Wichtig ist:

• regelmäßig und automatisch sichern und mehrere ältere Stände aufbewahren, damit man auch zu einem Stand vor einem unbemerkten Fehler zurückkehren kann;
• räumlich getrennt aufbewahren, möglichst in einem anderen Brandabschnitt als die gesicherten Systeme;
• vor Zugriff und Überschreiben schützen, etwa indem das Sicherungsmedium nur während der Sicherung mit dem Netz verbunden ist; sonst kann ein Verschlüsselungstrojaner Original und Sicherung zugleich unbrauchbar machen;
• die Wiederherstellung regelmäßig testen, denn eine Sicherung ist nur so viel wert wie das Zurückspielen.

Für den Notfall vorsorgen. Ein Notfallplan legt fest, wen die Beschäftigten bei einem Verdacht sofort anrufen (IT-Notfallnummer und Vertretung), welche ersten Schritte gelten, wer Geschäftsleitung und Datenschutzbeauftragten informiert und in welcher Reihenfolge die Systeme wieder anlaufen, bei Velbrink zum Beispiel zuerst ERP-System und Lagerverwaltung, dann Webshop und EDI. Der Plan liegt auch auf Papier vor, weil Dateien im Ernstfall nicht erreichbar sein können. Alle Beschäftigten werden regelmäßig geschult. Was bei einem Angriff im Einzelnen zu tun ist, zeigt das nächste Kapitel.

Viele Angriffe zielen nicht auf die Technik, sondern auf Menschen. Ein Großhandel ist dafür ein lohnendes Ziel: Er überweist täglich hohe Beträge an Lieferanten, liefert Waren auf Rechnung und tauscht mit Hunderten von Geschäftspartnern E-Mails aus.

Angriffe erkennen und richtig reagieren

Social Engineering. Beim Social Engineering täuschen Täter eine falsche Identität und eine falsche Absicht vor, um Menschen zu einer Handlung zu bringen: ein Passwort zu verraten, eine Überweisung auszulösen oder ein Schadprogramm zu starten. Sie nutzen Hilfsbereitschaft, Vertrauen, Angst und den Respekt vor Vorgesetzten aus und setzen ihre Opfer meist unter Zeitdruck. Ihr Wissen holen sie sich aus Website, Handelsregister und sozialen Netzwerken, etwa die Namen der Geschäftsführung, der Buchhaltung und wichtiger Lieferanten. Wer darauf hereinfällt, glaubt, das Richtige zu tun.

Typische Angriffe im Großhandel.

Eine persönliche Anrede und fehlerfreies Deutsch beweisen nichts. Absenderadressen lassen sich fälschen, und auch eine Webseite mit https kann gefälscht sein.

Per E-Mail bestellt angeblich der Einkäufer eines bekannten Metallbaubetriebs aus Paderborn zwölf Akku-Bohrhämmer auf Rechnung, Lieferung an eine Lagerhalle bei Leipzig. Der Innendienst von Velbrink stutzt: Der Betrieb hat noch nie an eine andere Anschrift liefern lassen, und in der E-Mail-Adresse fehlt ein Buchstabe des Firmennamens. Er ruft den Metallbau unter der Nummer aus dem Kundenstamm an. Dort hat niemand bestellt. Velbrink storniert den Auftrag, erstattet Anzeige und informiert den Kunden, dass Täter seinen Namen benutzen.

Abwehren mit Technik und festen Abläufen.

• Rückruf unter bekannter Nummer: Neue Bankverbindungen, ungewöhnliche Zahlungsaufträge und Bestellungen mit abweichender Lieferadresse lässt Velbrink telefonisch bestätigen. Angerufen wird unter der Nummer aus dem eigenen Stammsatz, nie unter einer Nummer aus der E-Mail oder der Rechnung. Seit dem 9. Oktober 2025 gleicht die Bank bei Überweisungen in Euro den Namen des Empfängers mit der IBAN ab. Eine Warnung nimmt Velbrink ernst; den Rückruf ersetzt der Abgleich nicht, auch weil Unternehmen bei Sammelüberweisungen auf ihn verzichten können.
• Vier-Augen-Prinzip: Eine Bankverbindung im Lieferantenstamm ändert eine Person, eine zweite gibt die Änderung frei. Festgehalten werden der Zeitpunkt, wer die Änderung veranlasst hat, wer sie beim Partner bestätigt hat und auf welchem Weg.
• Feste Freigaben für Zahlungen: Überweisungen über einem festgelegten Betrag gibt eine zweite Person frei, auch wenn die Anweisung angeblich von der Geschäftsführung kommt.
• Neukunden prüfen: Ein neuer Kunde erhält bei Velbrink die erste Lieferung nur gegen Vorkasse oder SEPA-Firmenlastschrift, ein Kreditlimit erst nach der Bonitätsprüfung. Will ein bekannter Kunde plötzlich an eine neue Anschrift liefern lassen, fragt der Innendienst unter der bekannten Nummer nach.
• Technik: Zu jedem Schutzkonzept gehören Spam- und Virenfilter, aktuelle Software, Mehr-Faktor-Anmeldung, Benutzerkonten ohne Administratorrechte und eine Datensicherung, die vom Netz getrennt ist (Kapitel „IT-Sicherheit organisieren“).
• Schulung und Zurückhaltung: Alle Beschäftigten kennen die Maschen und wissen, dass sie jeden Verdacht melden sollen. Auf seiner Website und in sozialen Netzwerken veröffentlicht Velbrink nur, was Kunden wirklich brauchen.

Melden und reagieren.

• Verdacht sofort melden, an die IT und die Vorgesetzte, lieber einmal zu viel. Verdächtige E-Mails nicht an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, keine Links anklicken, nichts löschen; die IT sagt, was zu tun ist.
• Gerät vom Netz trennen, wenn ein Schadprogramm vermutet wird: Netzwerkkabel ziehen, WLAN ausschalten.
• Kein Lösegeld zahlen: Das BSI rät davon ab, weil auch nach einer Zahlung nicht sicher ist, dass die Daten wieder lesbar werden. Nach der Bereinigung der Systeme werden die Daten aus einer sauberen Sicherung zurückgespielt.
• Ist schon Geld überwiesen, sofort die eigene Bank anrufen und um Rückholung bitten. Das gelingt umso eher, je früher die Bank Bescheid weiß.
• Anzeige erstatten: Unternehmen können sich direkt an die Zentrale Ansprechstelle Cybercrime der Polizei ihres Landes wenden.
• Datenschutz prüfen: Sind personenbezogene Daten betroffen, prüft Velbrink mit dem Datenschutzbeauftragten, ob die Panne der Aufsichtsbehörde zu melden ist; die Meldung muss unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden erfolgen (Kapitel „Datenschutz bei Kunden- und Lieferantendaten“).
• Geschäftspartner warnen, wenn Täter den Namen von Velbrink missbrauchen, etwa mit gefälschten Rechnungen an Kunden.

Bei Velbrink arbeiten Einkauf, Verkauf, Lager und Rechnungswesen mit einem gemeinsamen ERP-System. Wie ein einzelner Auftrag durch dieses System läuft, hast du in Lernfeld 2 im Kapitel „Rechnung, Lieferschein und ERP-System“ gesehen. Hier geht es um zwei Fragen, die darüber hinausgehen: Wie ist eine solche Unternehmenssoftware aufgebaut, und wie wählt ein Großhandel sie aus? Und was verändert jeder Schritt eines Kundenauftrags an Mengen und Werten?

ERP und Warenwirtschaft: Module und integrierte Daten

Insellösungen. Stell dir einen Großhandel vor, in dem jede Abteilung mit einem eigenen Programm arbeitet: der Verkauf mit einer Auftragsbearbeitung, das Lager mit einer Bestandsliste, die Buchhaltung mit einem Buchführungsprogramm. Jedes Programm speichert seine eigenen Daten, keines ist mit einem anderen verbunden. Solche Insellösungen haben typische Folgen:

• Doppelte Erfassung: Derselbe Auftrag wird im Verkauf erfasst, im Lager noch einmal als Entnahme und in der Buchhaltung ein drittes Mal als Rechnung.
• Übertragungsfehler: Wer Daten abtippt, vertauscht Ziffern oder vergisst Positionen.
• Widersprüchliche Daten: Trägt nur der Verkauf die neue Anschrift eines Kunden ein, geht die Mahnung der Buchhaltung an die alte.
• Veraltete Angaben: Überträgt das Lager seine Entnahmen erst am Abend, sagt der Verkauf tagsüber Ware zu, die schon vergeben ist.
• Mühsame Auswertungen: Wer den Deckungsbeitrag je Kunde wissen will, muss Zahlen aus mehreren Programmen zusammentragen.

Werden Daten ausgedruckt und an anderer Stelle wieder eingetippt, liegt ein Medienbruch vor: Sie lassen sich nicht durchgängig elektronisch weiterverarbeiten.

Integrierte Datenverarbeitung. Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) verbindet die Bereiche über eine gemeinsame Datenbasis:

• Einmal erfassen, einmal speichern: Den Kundenstamm pflegt bei Velbrink der Verkaufsinnendienst. Lager, Buchhaltung und Außendienst arbeiten mit denselben Kundendaten und erfassen sie nicht noch einmal.
• Ein Vorgang löst den nächsten aus: Aus dem Auftrag entsteht der Kommissionierauftrag, aus dem Lieferschein die Rechnung, aus der Rechnung der offene Posten in der Finanzbuchhaltung.
• Ein Stand für alle: Bestände, Auftragsstand und offene Posten sind aktuell, sobald jemand bucht.

Nicht jede Aufgabe deckt ein ERP-System selbst ab. Spezialprogramme, etwa für die Tourenplanung oder für Prüfprotokolle, werden dann über eine Schnittstelle angebunden: Die Programme tauschen Daten automatisch in einem vereinbarten Format aus. Jede Schnittstelle muss eingerichtet, gepflegt und nach Updates getestet werden. Ohne Schnittstelle bleibt ein solches Programm eine Insellösung.

Warenwirtschaft und ERP. Ein Warenwirtschaftssystem erfasst die Warenbewegungen artikelgenau nach Menge und Wert, vom Wareneingang über das Lager bis zum Verkauf. Im Großhandel ist es meist Teil des ERP-Systems und umfasst dort Einkauf, Lager und Verkauf. Das ERP-System verbindet die Warenwirtschaft zusätzlich mit Finanzbuchhaltung, Personalwirtschaft, Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und Controlling. In Lernfeld 2 heißt der Teil, der die Bestände führt, Ware reserviert und Bestellvorschläge erzeugt, Modul „Warenwirtschaft“; in der folgenden Tabelle ist er auf die Module Einkauf und Disposition, Verkauf sowie Lagerverwaltung und Versand verteilt.

Wer bei Velbrink mit welchem Modul arbeitet:

Welche Daten jemand sehen und ändern darf, regelt das Rollen- und Rechtekonzept (Kapitel „IT-Sicherheit organisieren“): Das Lager braucht keine Gehälter, die Personalabteilung keine Einkaufspreise.

Nach außen hat das ERP-System von Velbrink Schnittstellen zum B2B-Webshop, zum elektronischen Datenaustausch (EDI) mit 40 Großkunden, zur Bank für Kontoauszüge und Überweisungen, zu Paketdienst und Spedition für die Versanddaten sowie für das Senden und Empfangen von E-Rechnungen.

Unternehmenssoftware auswählen. Ein ERP-System bindet einen Betrieb für viele Jahre. Die Auswahl läuft deshalb geplant ab:

1. Anforderungen aufnehmen: Welche Abläufe muss die Software abbilden? Bei Velbrink etwa Lager- und Streckengeschäft, C-Teile-Management mit Kanban, Mietgeräte, Prüfservice, Webshop und EDI. Ergebnis ist ein Anforderungskatalog, oft Lastenheft genannt.
2. Anbieter suchen: Infrage kommen Standardsoftware, Branchenlösungen für den Großhandel und eigens für den Betrieb programmierte Individualsoftware.
3. Angebote vergleichen: mit festen Kriterien, oft in einer Nutzwertanalyse (Lernfeld 3, Kapitel „Angebote qualitativ vergleichen: Nutzwertanalyse“).
4. Testen: Die Anbieter in der engeren Wahl führen ihre Software mit Beispieldaten des Betriebs vor.
5. Einführen: Vertrag schließen, Stammdaten bereinigen und übernehmen, Beschäftigte schulen, Testlauf, Start.

Eigener Betrieb oder Cloud-Dienst. Beim eigenen Betrieb läuft die Software auf Servern im Haus (On-Premises). Beim Cloud-Dienst (Software as a Service) betreibt der Anbieter die Software in seinem Rechenzentrum, und der Betrieb nutzt sie über das Internet. Mehrere Kunden des Anbieters teilen sich dabei die Technik, ihre Daten werden voneinander getrennt gehalten. Den Betrieb der Software gibt der Großhandel damit fast ganz aus der Hand.

An der Verantwortung für den Datenschutz ändert der Cloud-Dienst nichts. Velbrink entscheidet über Zwecke und Mittel der Verarbeitung und bleibt Verantwortlicher (Art. 4 Nr. 7, Art. 24 Abs. 1 DSGVO). Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten, etwa die Namen der Ansprechpersonen bei Kunden oder die Personaldaten, im Auftrag von Velbrink und ist damit Auftragsverarbeiter (Art. 4 Nr. 8 DSGVO). Velbrink darf nur einen Anbieter wählen, der hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bietet, und braucht mit ihm einen Vertrag über die Auftragsverarbeitung (Art. 28 Abs. 1 und 3 DSGVO).

Daten- und Warenfluss eines Kundenauftrags im ERP-System

Nach § 11 Abs. 1 Nr. 3 und § 19 Abs. 1 Nr. 3 GuAMKflAusbV sollst du in der Abschlussprüfung bei einem Kundenauftrag verfolgen können, wie sich Mengen und Werte im ERP- und im CRM-System verändern, und die Zusammenhänge erklären. Die Schritte eines Auftrags kennst du aus Lernfeld 2. Hier verfolgst du, was jeder Schritt an Mengen und Werten verändert.

Mengen im ERP-System. Zu jedem Artikel führt das System mehrere Mengen:

• Buchbestand (Sollbestand): die Menge, die nach allen gebuchten Zu- und Abgängen im Lager liegen müsste.
• Reservierte Menge: der Teil des Buchbestands, der für angelegte Kundenaufträge vorgemerkt ist.
• Gesperrter Bestand: gebuchte Ware, die nicht verkauft werden darf, etwa wegen eines Mangels aus dem Wareneingang.
• Freier Bestand: Buchbestand minus reservierte und gesperrte Menge. Nur diese Menge darf der Verkauf neuen Kunden zusagen.
• Bestellbestand: die Menge aus offenen Bestellungen bei Lieferanten, deren Wareneingang noch aussteht. Die Disposition rechnet sie ein, wenn sie über Nachbestellungen entscheidet. Den Buchbestand erhöht sie erst, wenn der Wareneingang gebucht ist.
• Istbestand: die Menge, die tatsächlich im Lagerfach liegt. Sie zeigt sich erst beim Zählen.

Für die Disposition rechnen manche Systeme die offenen Bestellungen hinzu, etwa als freier Bestand plus Bestellbestand; die Bezeichnungen dafür sind nicht einheitlich. Bei Velbrink zählt für Zusagen an Kunden nur der freie Bestand im Lager.

Werte im ERP-System. Der Bestandswert ist der Buchbestand mal Einstandspreis. Ein offener Posten ist eine Rechnung, die noch nicht bezahlt ist: bei Kunden eine Forderung von Velbrink, bei Lieferanten eine Verbindlichkeit. Hier geht es um die Forderung an den Kunden. Dazu kommen der Umsatz, also der Nettowert der berechneten Lieferungen, die Umsatzsteuer, die Velbrink an das Finanzamt abführt, und das Bankguthaben.

Ein Elektroinstallationsbetrieb aus Hofgeismar bestellt im Webshop von Velbrink 60 Packungen Kabelbinder 4,8 × 300 mm, schwarz, je 100 Stück, zu 6,80 € je Packung zuzüglich Umsatzsteuer. Der Warenwert beträgt 60 × 6,80 € = 408,00 € (netto). Er liegt über der Frei-Haus-Grenze von 300 € und unter der Grenze für den Mengenrabatt von 1.000 €. Velbrink hat den Artikel zu 4,40 € je Packung eingekauft (Einstandspreis). Vor dem Auftrag zeigt das System 900 Packungen Buchbestand, davon sind 250 für andere Aufträge reserviert. Gesperrte Ware gibt es bei diesem Artikel nicht.

Daraus folgt:

• Die Mengen ändern sich vor Forderung und Umsatz. Die Reservierung senkt nur den freien Bestand, der Warenausgang senkt den Buchbestand und mit ihm den Bestandswert. Forderung und Umsatz entstehen erst mit der Rechnung.
• Zwischen Warenausgang und Rechnung ist die Ware weg, aber noch nicht berechnet. Jede Lieferung muss deshalb zeitnah berechnet werden. Eine Liste der Lieferscheine ohne Rechnung zeigt, wo das fehlt.
• Der Skonto mindert nachträglich das Entgelt. Der Umsatz sinkt um 8,16 €, und Velbrink muss die Umsatzsteuer um 1,55 € berichtigen (§ 17 Abs. 1 UStG). Der offene Posten ist trotzdem vollständig ausgeglichen, weil der Kunde innerhalb der Skontofrist gezahlt hat. Wie das gebucht wird, lernst du in Lernfeld 4.
• Die Daten fließen in die Auswertungen. Das Controlling sieht für diesen Auftrag 408,00 € Umsatz und 264,00 € Einstandswert, also 144,00 € Deckungsbeitrag vor Skonto, gerechnet als Umsatz minus Einstandswert der gelieferten Ware.

Die Kundenverwaltung (CRM) im Auftrag. Das CRM ist bei Velbrink ein Teil des ERP-Systems. Es begleitet den Auftrag von Anfang bis Ende:

• Vor dem Auftrag: Der Reisende hat den Elektroinstallationsbetrieb besucht und im CRM festgehalten, dass der Betrieb ein größeres Bauvorhaben beginnt. Anfragen, Angebote und die Ansprechpersonen stehen ebenfalls dort.
• Beim Anlegen des Auftrags: Absprachen wie „Anlieferung nur vormittags“ erscheinen als Hinweis. Kreditlimit und offene Posten kommen aus der Finanzbuchhaltung.
• Nach dem Auftrag: Eine Reklamation wird mit Lieferschein- und Rechnungsnummer im CRM erfasst. Vor dem nächsten Besuch sieht der Reisende Umsatz, offene Posten, Lieferstand und Reklamationen des Kunden.
• In den Auswertungen: Umsatz und Deckungsbeitrag je Kunde sind die Grundlage der ABC-Analyse der Kunden (Kapitel „Daten auswerten und darstellen“).

Weil CRM, Verkauf und Finanzbuchhaltung dieselben Daten nutzen, muss niemand Kundendaten zwischen Programmen abgleichen. Für die Daten der Ansprechpersonen gelten die Regeln des Datenschutzes (Kapitel „Datenschutz bei Kunden- und Lieferantendaten“).

Wenn Buchbestand und Istbestand auseinanderlaufen. Der Buchbestand stimmt nur, wenn jede Bewegung richtig gebucht ist. Typische Ursachen für Abweichungen:

Ist der Buchbestand zu hoch, sagt der Verkauf Ware zu, die fehlt, und der Bestellvorschlag kommt zu spät. Ist er zu niedrig, bestellt der Einkauf unnötig nach und bindet Kapital. In beiden Fällen stimmt auch der Bestandswert nicht.

Dagegen hilft, jede Bewegung zu scannen und zu buchen, Wareneingänge zu kontrollieren und die Bestände regelmäßig zu zählen. Ein Großhandel mit Lagerverwaltungssystem zählt oft nicht alles an einem Stichtag, sondern einzelne Lagerplätze verteilt über das Jahr; jeder Artikel wird dabei mindestens einmal im Geschäftsjahr gezählt und mit dem Buchbestand abgeglichen. Für das Inventar zum Schluss des Geschäftsjahrs (§ 240 Abs. 2 HGB) genügt dann der fortgeschriebene Bestand, wenn das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und den Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne Zählung am Stichtag sicher ausweist (permanente Inventur, § 241 Abs. 2 HGB).

Am Abend zählt das Lager die Kabelbinder: Im Fach liegen 832 Packungen, das System zeigt 840. Es fehlen 8 Packungen, der Minderbestand ist 8 × 4,40 € = 35,20 € wert. Velbrink passt den Buchbestand an den Istbestand an und sucht die Ursache. Der freie Bestand sinkt damit auf 832 − 250 = 582 Packungen.

Die Abweichung wird als Inventurdifferenz eigens gebucht; die früheren Buchungen bleiben, wie sie sind. Eine Eintragung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 239 Abs. 3 HGB). Wie die Inventurdifferenz gebucht wird, lernst du in Lernfeld 4.

Ein ERP-System sammelt jeden Tag Daten aus Aufträgen, Lieferungen, Rechnungen und Zahlungen. Nutzen bringen sie erst, wenn jemand sie auswertet und so darstellt, dass andere daraus Entscheidungen ableiten können. In Lernfeld 3 (Kapitel „Beschaffung planen und Bedarf ermitteln“) hast du die ABC-Analyse für die Beschaffung kennengelernt, gerechnet mit dem Einkaufswert. Hier dient sie Verkauf und Controlling: Welche Kunden und welche Artikel tragen Umsatz und Deckungsbeitrag, und wie zeigt man das Ergebnis?

ABC-Analyse von Artikeln und Kunden

Daten beschaffen und prüfen. Das Controlling exportiert aus dem ERP-System für jeden Kunden den Umsatz und den Einstandswert der gelieferten Ware im Vorjahr, zum Beispiel als CSV-Datei, und liest sie in eine Tabellenkalkulation ein. Bevor es rechnet, prüft es die Daten:

• Ist jeder Kunde nur einmal erfasst? Eine Dublette verteilt den Umsatz eines Kunden auf zwei Zeilen und kann aus einem A-Kunden zwei B-Kunden machen (Kapitel „Stamm- und Bewegungsdaten pflegen und austauschen“).
• Sind Gutschriften, Retouren und nachträgliche Nachlässe abgezogen?
• Gelten alle Werte für denselben Zeitraum, und stehen alle ohne Umsatzsteuer da?

Der Rechenweg. Die ABC-Analyse teilt Kunden oder Artikel nach ihrem Anteil an einem Wert in drei Klassen ein:

1. Den Wert je Kunde ermitteln, zum Beispiel den Umsatz oder den Deckungsbeitrag.
2. Die Kunden nach diesem Wert absteigend sortieren.
3. Den Anteil jedes Kunden am Gesamtwert berechnen: Wert des Kunden ÷ Gesamtwert × 100.
4. Die Anteile von oben nach unten aufsummieren (kumulieren).
5. Die Klassen bilden. Velbrink verwendet dieselben Grenzen wie in der Beschaffung: A bis einschließlich 75 % des kumulierten Werts, B über 75 % bis einschließlich 95 %, C über 95 %. Maßgeblich ist der kumulierte Anteil einschließlich des Kunden selbst. Die Grenzen legt jeder Betrieb selbst fest.
6. Für die Darstellung zusätzlich den Anteil an der Zahl der Kunden kumulieren.

Beispiel: Kunden nach dem Umsatz. Ein Reisender von Velbrink wertet die acht Kunden aus, die er auf seiner Tour durch den Landkreis Waldeck-Frankenberg besucht.

Drei von acht Kunden, also 37,5 % der Kunden, bringen 75 % des Umsatzes. Die zwei C-Kunden, ein Viertel der Kunden, bringen zusammen 5 %.

Nach dem Deckungsbeitrag. Der Umsatz zeigt, wie viel ein Kunde kauft, aber nicht, was Velbrink daran verdient. Der Deckungsbeitrag ist der Erlös minus die variablen Kosten. In dieser Auswertung rechnet Velbrink als variable Kosten nur den Einstandswert der gelieferten Ware. Rechnerisch ist das der Rohgewinn je Kunde, also Umsatz minus Wareneinsatz (Lernfeld 3); beim Deckungsbeitrag I der kurzfristigen Erfolgsrechnung (Lernfeld 10) werden zusätzlich die variablen Handlungskosten abgezogen. Die Anteile sind auf zwei Nachkommastellen gerundet, kumuliert wird mit den ungerundeten Werten.

Der Maschinenbaubetrieb bringt 40 % des Umsatzes, aber nur 23,66 % des Deckungsbeitrags. Er zahlt nach seinem Rahmenvertrag niedrigere Preise, von jedem Euro Umsatz bleiben 11 Cent Deckungsbeitrag. Beim Metallbaubetrieb sind es 32,5 Cent; er rückt vom B- zum A-Kunden auf. Auch Bauhof und Elektroinstallationsbetrieb tauschen die Plätze. Wer Betreuung und Konditionen plant, schaut deshalb auf beide Werte.

Artikel analysieren. Mit demselben Rechenweg und dem Umsatz oder Deckungsbeitrag je Artikel zeigt die ABC-Analyse, welche Artikel einer Warengruppe das Geschäft tragen. Meist bringen wenige Artikel einen großen Teil des Umsatzes und viele Artikel nur einen kleinen.

Folgerungen. Die Klassen sind ein Ausgangspunkt, keine fertige Entscheidung:

Ein C-Kunde kann ein neuer Kunde mit großem Potenzial sein. Ein C-Artikel kann für Kunden wichtig sein, die bei Velbrink alles aus einer Hand kaufen wollen. Wie Bestellverfahren und XYZ-Analyse zusammenpassen, steht in Lernfeld 3.

Grenzen. Die ABC-Analyse beruht auf Werten der Vergangenheit und auf einem einzigen Merkmal. Sie sagt nichts über das Zahlungsverhalten eines Kunden, über sein künftiges Potenzial oder über den Aufwand für seine Betreuung. Und sie ist nur so gut wie die Daten, auf denen sie beruht.

Ergebnisse darstellen. Welches Diagramm passt, hängt von der Frage ab:

Ein Streudiagramm (Punktdiagramm) zeigt, ob zwei Merkmale zusammenhängen, etwa die Zahl der Besuche und der Umsatz je Kunde: Jeder Kunde ist ein Punkt.

Für die ABC-Kurve trägst du auf der waagerechten Achse den kumulierten Anteil an der Kundenzahl ab, auf der senkrechten den kumulierten Anteil am Umsatz. Im Beispiel nach dem Umsatz beginnt die Kurve im Nullpunkt und steigt steil an: Bei 12,5 % der Kunden ist sie bei 40 % des Umsatzes, bei 37,5 % der Kunden bei 75 %, bei 75 % der Kunden bei 95 %, am Ende bei 100 %. Je steiler die Kurve am Anfang ansteigt, desto stärker hängt der Umsatz an wenigen Kunden. Hätten alle Kunden denselben Umsatz, wäre sie eine Gerade, die Diagonale. Manche Lehrbücher nennen diese Darstellung Lorenzkurve.

Den Erfolg kontrollieren. Mit denselben Auswertungen prüft Velbrink, ob eine Maßnahme gewirkt hat:

1. Ein Ziel mit Kennzahl und Termin festlegen, zum Beispiel: „In zwölf Monaten bestellt die Hälfte der C-Kunden des Bezirks über den Webshop.“
2. Den Ausgangswert vor der Maßnahme festhalten.
3. Die Maßnahme umsetzen.
4. Nach der vereinbarten Zeit dieselbe Auswertung wiederholen, mit einem gleich langen Zeitraum, denselben Abgrenzungen und denselben Klassengrenzen. Sonst lassen sich die Ergebnisse nicht vergleichen.
5. Soll und Ist vergleichen, Ursachen für Abweichungen suchen und die Maßnahme anpassen.

Ein Liniendiagramm oder Säulen für vorher und nachher nebeneinander zeigen die Entwicklung. Zur Kontrolle gehören auch Nebenwirkungen, etwa C-Kunden, die nach der Umstellung gar nicht mehr bestellen.

Velbrink steht zwischen Herstellern und gewerblichen Kunden. Durch diese Kette laufen drei Ströme: die Ware, das Geld und die Daten. Wer weiß, in welche Richtung sie fließen und wie sie zusammenhängen, versteht, wo Velbrink Wert schafft und wo es Geld vorstrecken muss. Die Aufgaben des Großhandels kennst du aus Lernfeld 1, den Weg eines Auftrags durch das ERP-System aus dem Kapitel zur Unternehmenssoftware.

Drei Ströme zwischen Hersteller, Großhandel und Kunde

Die Richtung der Ströme.

Die Daten laufen der Ware voraus und lösen den Geldfluss aus: Die Bestellung startet die Lieferung, das Lieferavis kündigt sie an, die Rechnung fordert das Geld. Mit EDI und E-Rechnung gehen diese Daten ohne erneutes Erfassen von ERP-System zu ERP-System.

Geld fließt später als Ware. Velbrink kauft Ware ein, lagert sie und liefert sie mit Zahlungsziel. Bis der Kunde zahlt, steckt Geld in Beständen und Forderungen. Einen Teil davon finanzieren die Lieferanten über ihr Zahlungsziel, den Rest Velbrink selbst, etwa über den Kontokorrentkredit.

Wo Velbrink Wert schafft. Velbrink stellt nichts her. Es schafft Wert, indem es Ware dorthin bringt, wo sie gebraucht wird, sie bereithält, aus vielen Herstellern ein Sortiment zusammenstellt, große Mengen in kleine aufteilt und berät. Messen lässt sich das als Wertschöpfung: Umsatz abzüglich der Vorleistungen, die Velbrink von anderen Betrieben bezieht, also vor allem Wareneinsatz, Fremdfracht, Energie und bezogene Dienstleistungen. Aus der Wertschöpfung bezahlt Velbrink Löhne und Gehälter, Abschreibungen und Zinsen; der Rest ist Gewinn vor Steuern.

Die Warengruppe Befestigungstechnik von Velbrink setzt im dritten Quartal 2026 netto 1.920.000 € um. Der Wareneinsatz beträgt 1.344.000 €, bezogene Fremdleistungen wie Fracht, Energie und IT-Dienste 96.000 €. Die Wertschöpfung beträgt 1.920.000 € − 1.344.000 € − 96.000 € = 480.000 €, also 25 % des Umsatzes.

Geschäftskunden recherchieren, vergleichen und bestellen zunehmend online, auch bei ihrem Großhändler. Velbrink betreibt deshalb eine Website, einen B2B-Webshop, liefert elektronische Kataloge an Großkunden und prüft den Verkauf über Handelsplattformen. Jeder Weg spricht andere Kunden an und kostet anderes Geld. Wie Kundendaten im CRM gepflegt werden, steht im Kapitel zur Unternehmenssoftware, wie sie geschützt werden, im Kapitel zum Datenschutz.

Digitale Kanäle vergleichen und rechtssicher betreiben

Kanäle verbinden. Die Kanäle wirken zusammen: Der Reisende sieht im CRM, dass ein Kunde im Webshop seit Wochen nichts bestellt hat, und fragt nach. Eine Anfrage über die Website landet als Vorgang im CRM. Kleine Kunden bestellen im Webshop, große über EDI, und der Außendienst hat mehr Zeit für Beratung.

Rechtsrahmen im B2B. Das Widerrufsrecht für Fernabsatzverträge gilt nur für Verbraucher, nicht für Geschäftskunden. Auch im B2B-Webshop muss Velbrink aber

• ein Impressum mit Name, Anschrift, Vertretungsberechtigten, E-Mail-Adresse und unter anderem Handelsregister leicht erkennbar und ständig verfügbar halten (§ 5 Abs. 1 DDG),
• Eingabefehler vor dem Absenden korrigierbar machen, über die Schritte zum Vertragsschluss informieren und den Zugang jeder Bestellung unverzüglich elektronisch bestätigen (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 BGB); gegenüber Unternehmen darf es diese drei Pflichten vertraglich ausschließen (§ 312i Abs. 2 Satz 2 BGB),
• die Verkaufsbedingungen bei Vertragsschluss zum Abrufen und Speichern anbieten (§ 312i Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 BGB).

Ein Elektroinstallationsbetrieb aus Hofgeismar bestellt über das Kundenlogin im Webshop von Velbrink. Er sieht seine eigenen Preise und den Lagerbestand, das ERP-System übernimmt die Bestellung ohne Abtippen, und eine Minute später kommt die Eingangsbestätigung per E-Mail. Am nächsten Morgen liefert der Lkw.

Viele Auswertungen beginnen mit einer Datei aus dem ERP-System: eine Artikelliste für die Sortimentsbereinigung, eine Preisliste eines Herstellers, die Umsätze je Kunde für die ABC-Analyse. Bevor du rechnest, müssen die Daten sauber in der Tabelle ankommen. Wie Stammdaten gepflegt werden, steht im Kapitel zu Stamm- und Bewegungsdaten, wie die ABC-Analyse funktioniert, im Kapitel zur Datenauswertung.

Vom Import bis zum Export

Importieren. Systeme tauschen Tabellen meist als CSV-Datei aus: Text, in dem ein Trennzeichen die Spalten trennt, in Deutschland oft das Semikolon. Beim Import legst du fest, welches Trennzeichen, welcher Zeichensatz und welches Dezimalzeichen gilt. Spalten wie Artikelnummer, Postleitzahl oder Kundennummer importierst du als Text, sonst gehen führende Nullen verloren: Aus 04109 wird 4109. Datumsangaben prüfst du, damit 03.11.2026 nicht als Text oder als falsches Datum ankommt.

Prüfen. Vor der Auswertung kontrollierst du:

• Ist die Zahl der Zeilen gleich der Zahl der Datensätze im ERP-System?
• Stimmt die Summe einer Wertspalte, etwa des Umsatzes, mit der Summe im System überein?
• Gibt es leere Pflichtfelder, doppelte Datensätze oder unplausible Werte wie negative Mengen?

Filter und Sortieren zeigen Auffälligkeiten schnell, eine farbliche Hervorhebung macht doppelte Werte sichtbar.

Bereinigen. Gleichartige Fehler korrigierst du in einem Schritt statt Zeile für Zeile: mit Suchen und Ersetzen, etwa „GmbH & Co.KG“ zu „GmbH & Co. KG“, mit einer Formel in einer Hilfsspalte, die überflüssige Leerzeichen entfernt, oder durch Filtern und gemeinsames Ändern der gefilterten Zeilen. Arbeite immer an einer Kopie und halte fest, was du geändert hast. Dubletten löschst du nicht einfach: Erst klärst du, welcher Datensatz der richtige ist.

Exportieren. Das Format richtet sich nach dem Empfänger: CSV, wenn ein anderes System die Daten wieder einlesen soll, eine Tabellendatei, wenn jemand weiterrechnet, PDF, wenn eine Auswertung nur gelesen und nicht verändert werden soll. Du gibst nur die Spalten weiter, die der Empfänger braucht, vor allem bei personenbezogenen Daten.

Der Einkauf erhält von der Kerzwald Werkzeugfabrik GmbH eine neue Preisliste mit 1.240 Artikeln als CSV-Datei. Beim ersten Import fehlen bei 86 Artikelnummern die führenden Nullen, und die Preise stehen als Text in der Tabelle, weil die Datei den Punkt als Dezimalzeichen nutzt. Beim zweiten Import mit Artikelnummer als Text und dem Punkt als Dezimalzeichen stimmen Zeilenzahl und Preissumme mit dem Begleitschreiben überein.