Lernfeld 10: Kosten- und Leistungsrechnung durchführen

Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt den Erfolg des ganzen Unternehmens. Für die Kalkulation und für Entscheidungen über Artikel und Kunden braucht Velbrink aber den Erfolg aus dem eigentlichen Geschäft, dem Einkauf und Verkauf von Waren. Die Kosten- und Leistungsrechnung trennt deshalb die Zahlen der Finanzbuchhaltung in zwei Kreise.

Aufwand und Kosten, Ertrag und Leistung

• Rechnungskreis I ist die Finanzbuchhaltung mit allen Aufwendungen und Erträgen. Ihr Saldo ist das Gesamtergebnis.
• Rechnungskreis II ist die Kosten- und Leistungsrechnung mit den Kosten und Leistungen des Betriebszwecks. Ihr Saldo ist das Betriebsergebnis.

Was nichts mit dem Betriebszweck zu tun hat, außergewöhnlich ist oder ein anderes Jahr betrifft, ist neutral: zum Beispiel Spenden, ein nicht versicherter Unfallschaden, Mieterträge aus einer vermieteten Halle oder der Gewinn aus dem Verkauf eines alten Lkw. Diese Posten werden in der unternehmensbezogenen Abgrenzung ausgesondert. Aufwand, der zugleich Kosten ist, heißt Grundkosten, etwa der Wareneinsatz oder die Gehälter.

Manche Aufwendungen stehen in der Kostenrechnung mit einem anderen Betrag. Velbrink rechnet statt der bilanziellen Abschreibungen kalkulatorische Abschreibungen und statt der gezahlten Zinsen kalkulatorische Zinsen auf das betriebsnotwendige Kapital. Es sind Anderskosten, soweit sie gebuchten Aufwand ersetzen; kalkulatorische Zinsen auf das Eigenkapital sind Zusatzkosten, denen kein Aufwand gegenübersteht. Diese Umbewertung heißt kostenrechnerische Korrektur.

Die Ergebnistabelle

Velbrink 2025 in €, ohne die Steuern vom Einkommen und vom Ertrag. Kalkulatorische Abschreibungen 610.000 €, kalkulatorische Zinsen 600.000 €; in den sonstigen betrieblichen Aufwendungen stecken 15.000 € Spenden und 35.000 € für einen nicht versicherten Unfallschaden.

Posten	Rechnungskreis I	unternehmensbezogene Abgrenzung	kostenrechnerische Korrektur	Rechnungskreis II
Umsatzerlöse (Ertrag)	41.600.000			41.600.000
Mieterträge und Erträge aus Anlagenabgängen	120.000	120.000
Aufwendungen für Waren	30.800.000			30.800.000
Personalaufwand	5.900.000			5.900.000
Abschreibungen	520.000		Aufwand 520.000, Kosten 610.000	610.000
sonstige betriebliche Aufwendungen	2.950.000	50.000		2.900.000
Zinsaufwand	260.000		Aufwand 260.000, Kosten 600.000	600.000
sonstige Steuern	20.000			20.000
Ergebnis	1.270.000	+70.000	+430.000	770.000

Das neutrale Ergebnis beträgt 70.000 € + 430.000 € = 500.000 €. Zusammen mit dem Betriebsergebnis von 770.000 € ergibt es wieder das Gesamtergebnis von 1.270.000 €. Die kostenrechnerische Korrektur ist positiv, weil die Kostenrechnung höhere Beträge ansetzt als die Buchhaltung: Das Betriebsergebnis wird um diese 430.000 € kleiner, das neutrale Ergebnis gleicht es aus.

Welche Kosten ein Artikel verursacht, hängt davon ab, aus welchem Blickwinkel man sie betrachtet. Zwei Einteilungen brauchst du in der Kostenrechnung des Großhandels immer wieder.

Einzelkosten und Gemeinkosten

Die Frage lautet hier: Lässt sich der Betrag einem einzelnen Artikel oder Auftrag direkt zurechnen?

• Einzelkosten werden dem Artikel ohne Umweg zugerechnet. Im Handel ist das vor allem der Wareneinsatz, also die eingekauften Waren zum Bezugspreis. Dazu kommen Kosten, die nur für einen bestimmten Auftrag anfallen, etwa eine Sonderfracht oder die Provision des Handelsvertreters für genau diesen Verkauf.
• Gemeinkosten entstehen für viele Artikel zugleich: Gehälter, Lagermiete oder Abschreibungen auf Regale, Energie, IT, Werbung, Versicherungen, Fuhrpark. Im Handel heißen sie zusammen Handlungskosten. Sie werden über Kostenstellen und Zuschlagssätze auf die Artikel verteilt (Kapitel zum Betriebsabrechnungsbogen).

Fixe und variable Kosten

Hier lautet die Frage: Ändert sich der Betrag, wenn Velbrink mehr oder weniger verkauft?

• Variable Kosten steigen und fallen mit der Absatzmenge: Wareneinsatz, Umsatzprovision, Verpackungsmaterial, Ausgangsfrachten an Paketdienste.
• Fixe Kosten fallen in gleicher Höhe an, egal wie viel verkauft wird: Gehälter der festangestellten Mitarbeiter, Abschreibungen auf das Hochregallager, Versicherungen, Leasingraten. Je mehr verkauft wird, desto kleiner ist der Fixkostenanteil je Stück.
• Mischkosten haben einen festen und einen veränderlichen Teil, etwa der eigene Fuhrpark: Abschreibung, Versicherung und Fahrergehälter sind fix, Kraftstoff und Reifenverschleiß variabel.

Beide Einteilungen sind voneinander unabhängig. Der Wareneinsatz ist Einzelkosten und variabel, die Lagermiete Gemeinkosten und fix. Die Umsatzprovision eines Handelsvertreters ist variabel und lässt sich dem einzelnen Auftrag zurechnen.

Mischkosten zerlegen: Der Fuhrpark von Velbrink kostete im Februar bei 1.800 Lieferungen 48.600 €, im März bei 2.300 Lieferungen 55.100 €. Die 500 zusätzlichen Lieferungen verursachten 6.500 € mehr Kosten, also 13 € je Lieferung (variabel). Fix bleiben 48.600 € − 1.800 × 13 € = 25.200 € im Monat. Bei 2.000 Lieferungen sind 25.200 € + 26.000 € = 51.200 € zu erwarten.

Wer Preise oder Sortimente beurteilt, braucht die zweite Einteilung: Kurzfristig entscheidet, ob ein Artikel mehr bringt als seine variablen Kosten (Deckungsbeitrag).

Die Finanzbuchhaltung erfasst, was tatsächlich gezahlt oder verbraucht wurde, und folgt dabei den Regeln von Handels- und Steuerrecht. Für die Kalkulation braucht Velbrink aber Kosten, die den wirklichen Werteverzehr zeigen und von Jahr zu Jahr vergleichbar sind. Deshalb setzt die Kostenrechnung einige Kosten anders an als die Buchhaltung oder ergänzt sie.

Anderskosten und Zusatzkosten

• Anderskosten stehen in der Buchhaltung als Aufwand, aber in anderer Höhe. Beispiel: kalkulatorische statt bilanzieller Abschreibungen sowie kalkulatorische Zinsen, soweit sie gezahlte Zinsen ersetzen.
• Zusatzkosten haben in der Buchhaltung gar keinen Aufwand als Gegenstück. Beispiel: der Unternehmerlohn in einem Einzelunternehmen oder einer Personengesellschaft sowie die kalkulatorischen Zinsen auf das Eigenkapital.

Kalkulatorische Abschreibung

Die bilanzielle Abschreibung geht von den Anschaffungskosten aus. Die Kostenrechnung will dagegen erreichen, dass die Preise genug Geld für den Ersatz einbringen. Sie rechnet deshalb vom Wiederbeschaffungswert: Was würde dasselbe Gut heute kosten?

Ein Lkw von Velbrink hat 96.000 € gekostet, ein gleichwertiger neuer kostet heute 108.000 €. Bei 8 Jahren Nutzung: bilanzielle Abschreibung 96.000 € ÷ 8 = 12.000 €, kalkulatorische Abschreibung 108.000 € ÷ 8 = 13.500 €. In der Kalkulation stehen 13.500 €.

Kalkulatorische Zinsen

In der Buchhaltung stehen nur Zinsen für Kredite. Auch das Eigenkapital könnte aber Zinsen bringen, wenn die Gesellschafter es anders anlegten. Die Kostenrechnung verzinst deshalb das betriebsnotwendige Kapital, egal woher es stammt:

1. Betriebsnotwendiges Vermögen: alles, was dem Betriebszweck dient; eine vermietete Lagerhalle gehört nicht dazu.
2. Davon wird das Abzugskapital abgezogen: Kapital, das zinslos zur Verfügung steht, vor allem Lieferantenverbindlichkeiten und Anzahlungen von Kunden.
3. Das Ergebnis wird mit dem kalkulatorischen Zinssatz multipliziert.

Velbrink rechnet vereinfacht mit den Werten der Bilanz zum 31.12.2025: Bilanzsumme 15.000.000 € abzüglich vermietete Halle 300.000 € = 14.700.000 € betriebsnotwendiges Vermögen. Abzüglich Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 4.700.000 € bleiben 10.000.000 € betriebsnotwendiges Kapital. Bei 6 % ergeben sich 600.000 € kalkulatorische Zinsen statt 260.000 € gezahlter Zinsen. Davon sind 260.000 € Anderskosten, weil sie die gebuchten Zinsen ersetzen, und 340.000 € Zusatzkosten, weil für das Eigenkapital kein Zinsaufwand gebucht ist.

Kalkulatorischer Unternehmerlohn

Die Geschäftsführer von Velbrink sind angestellt; ihre Gehälter stehen als Personalaufwand in der Buchhaltung. Anders bei der Hollerbrook Handelskontor KG: Die Komplementärin führt die Geschäfte und wird über ihren Gewinnanteil bezahlt. Damit ihre Arbeit in die Preise eingeht, setzt Hollerbrook einen kalkulatorischen Unternehmerlohn an, etwa in Höhe des Gehalts einer angestellten Geschäftsführerin in vergleichbarer Stellung. Weitere kalkulatorische Kosten sind die kalkulatorische Miete für eigene Räume des Inhabers, die der Betrieb ohne Miete nutzt, und kalkulatorische Wagnisse für Risiken wie Forderungsausfälle oder Schwund.

Die Handlungskosten entstehen in verschiedenen Bereichen des Betriebs. Der Betriebsabrechnungsbogen (BAB) verteilt sie auf Kostenstellen und ermittelt für jede Stelle einen Zuschlagssatz. Daraus ergibt sich der Handlungskostenzuschlag, mit dem Velbrink kalkuliert.

So entsteht ein einstufiger Handels-BAB

1. Kostenstellen festlegen: Velbrink rechnet mit Einkauf, Lager und Logistik, Vertrieb sowie Verwaltung. Andere Großhändler bilden Kostenstellen je Warengruppe oder je Geschäftsbereich.
2. Gemeinkosten verteilen: Kosten, die sich einer Stelle belegen lassen, werden direkt zugeordnet, etwa Gehälter nach der Gehaltsliste. Die übrigen werden mit einem Schlüssel verteilt, etwa Raumkosten nach Quadratmetern oder Zinsen nach dem gebundenen Kapital.
3. Summe je Stelle bilden.
4. Zuschlagssatz berechnen: Gemeinkosten der Stelle × 100 ÷ Zuschlagsgrundlage. Im Handel ist die Grundlage der Wareneinsatz zu Bezugspreisen.

Einstufig heißt der BAB, weil keine Hilfskostenstellen auf andere Stellen umgelegt werden.

BAB von Velbrink für 2025 in €, Wareneinsatz 30.800.000 €:

Kostenart	Summe	Schlüssel	Einkauf	Lager und Logistik	Vertrieb	Verwaltung
Personalkosten	5.900.000	Gehaltsliste	420.000	1.770.000	2.860.000	850.000
kalkulatorische Abschreibungen	610.000	Anlagenkartei	10.000	380.000	120.000	100.000
kalkulatorische Zinsen	600.000	gebundenes Kapital	30.000	390.000	120.000	60.000
übrige Kosten	2.920.000	Belege und Schlüssel	60.000	980.000	1.220.000	660.000
Summe Gemeinkosten	10.030.000		520.000	3.520.000	4.320.000	1.670.000
Zuschlagssatz auf den Wareneinsatz	32,56 %		1,69 %	11,43 %	14,03 %	5,42 %

Den Gesamtsatz rechnest du aus der Summe: 10.030.000 × 100 ÷ 30.800.000 = 32,56 %. Die Summe der gerundeten Einzelsätze ergibt 32,57 %, weil jeder Satz für sich gerundet ist.

Was der BAB zeigt

Velbrink kalkuliert mit einem Normalzuschlag von 32 %. Tatsächlich sind 2025 Handlungskosten von 32,56 % angefallen (Istzuschlag). Die Kalkulation hat also 30.800.000 € × 32 % = 9.856.000 € Handlungskosten verrechnet, angefallen sind 10.030.000 €: eine Unterdeckung von 174.000 €. Liegt der Istzuschlag dauerhaft über dem Normalzuschlag, muss Velbrink den Kalkulationssatz anheben oder Kosten senken. Der BAB zeigt auch, wo: Lager und Vertrieb tragen zusammen 7.840.000 €, mehr als drei Viertel der Handlungskosten.

In Lernfeld 2 hast du den Listenverkaufspreis mit dem Kalkulationsschema ermittelt. In der Kaufmännischen Steuerung wird dieselbe Rechnung als Folge von Zahleneingaben verlangt, und im Betrieb läuft sie meist in einer Tabellenkalkulation. Hier geht es um den Fall, dass ein Handelsvertreter den Auftrag vermittelt.

Provision und Skonto im Hundert

Der Kunde zieht das Skonto vom Zielverkaufspreis ab, und der Handelsvertreter erhält seine Provision vom selben Betrag. Deshalb fasst Velbrink beide Sätze zusammen und rechnet im Hundert: Zielverkaufspreis = Barverkaufspreis ÷ (1 − Skontosatz − Provisionssatz).

Ein Handelsvertreter von Velbrink vermittelt einen Akku-Schlagschrauber. Bezugspreis 148,00 €, Handlungskosten 32 %, Gewinn 8 %, Kundenskonto 2 %, Provision 5 %, Kundenrabatt 10 %.

Schritt	Rechnung	Betrag
Bezugspreis		148,00 €
+ Handlungskosten 32 %	148,00 € × 0,32	47,36 €
= Selbstkosten		195,36 €
+ Gewinn 8 %	195,36 € × 0,08	15,63 €
= Barverkaufspreis		210,99 €
+ Skonto 2 % und Provision 5 % im Hundert	210,99 € ÷ 0,93 = 226,87 €	15,88 €
= Zielverkaufspreis		226,87 €
+ Kundenrabatt 10 % im Hundert	226,87 € ÷ 0,90 = 252,08 €	25,21 €
= Listenverkaufspreis ohne Umsatzsteuer		252,08 €

Probe: 2 % Skonto vom Zielverkaufspreis sind 4,54 €, 5 % Provision 11,34 €; 226,87 € − 4,54 € − 11,34 € = 210,99 €.

Wer erst durch 0,98 und danach durch 0,95 teilt, erhält 226,63 € und kalkuliert zu niedrig, denn beide Sätze beziehen sich auf denselben Zielverkaufspreis.

Die Kalkulation in der Tabellenkalkulation

Velbrink rechnet jeden Artikel in einer eigenen Spalte. Die Sätze stehen einmal in Spalte H und werden mit absoluten Bezügen angesprochen, damit die Formeln beim Kopieren in die Spalten der anderen Artikel auf dieselben Sätze zeigen.

In H2 bis H6 stehen 32 %, 8 %, 2 %, 5 % und 10 %. Ändert sich ein Satz, rechnet die Tabelle alle Artikel neu.

Oft gibt der Markt den Preis vor: Wettbewerber verlangen für einen vergleichbaren Artikel einen bestimmten Listenpreis, und mehr zahlen die Kunden nicht. Dann fragt Velbrink nicht mehr, welcher Preis sich aus den Kosten ergibt, sondern was der Artikel im Einkauf höchstens kosten darf oder welcher Gewinn übrig bleibt.

Rückwärtskalkulation: das Einkaufslimit

Du rechnest das Schema von unten nach oben. Was im Hundert aufgeschlagen wurde (Rabatt, Skonto, Provision), wird jetzt als Prozentsatz vom bekannten Wert abgezogen. Gewinn und Handlungskosten wurden vom Hundert aufgeschlagen; rückwärts werden sie auf Hundert herausgerechnet: Selbstkosten = Barverkaufspreis ÷ 1,08.

Ein Wettbewerber bietet eine Kabeltrommel für 89,00 € Listenpreis an. Velbrink gibt 10 % Rabatt und 2 % Skonto und rechnet mit 32 % Handlungskosten und 8 % Gewinn. Der Lieferant gewährt 20 % Rabatt und 2 % Skonto, die Bezugskosten betragen 1,20 € je Stück.

Schritt	Rechnung	Ergebnis
Zielverkaufspreis	89,00 € × 0,90	80,10 €
Barverkaufspreis	80,10 € × 0,98	78,50 €
Selbstkosten	78,50 € ÷ 1,08	72,69 €
Bezugspreis	72,69 € ÷ 1,32	55,07 €
Bareinkaufspreis	55,07 € − 1,20 €	53,87 €
Zieleinkaufspreis	53,87 € ÷ 0,98	54,97 €
Listeneinkaufspreis	54,97 € ÷ 0,80	68,71 €

Velbrink darf beim Lieferanten höchstens 68,71 € Listenpreis akzeptieren. Das ist das Einkaufslimit für diesen Artikel.

Differenzkalkulation: Was bleibt übrig?

Stehen Einkaufspreis und Verkaufspreis fest, rechnest du von beiden Seiten bis zu den Selbstkosten und zum Barverkaufspreis. Der Unterschied ist der Gewinn.

Der Lieferant verlangt 72,00 € Listenpreis. Bezugspreis: 72,00 € × 0,80 × 0,98 + 1,20 € = 57,65 €; Selbstkosten 57,65 € × 1,32 = 76,10 €. Vom Markt her bleibt ein Barverkaufspreis von 78,50 €. Gewinn: 2,40 € je Stück, also 2,40 × 100 ÷ 76,10 = 3,15 % statt der geplanten 8 %.

Entscheiden

Liegt der Gewinn unter dem Ziel, hat Velbrink mehrere Wege: mit dem Lieferanten über den Preis verhandeln, einen anderen Lieferanten suchen, den geringeren Gewinn hinnehmen, weil der Artikel andere Käufe nach sich zieht, oder den Artikel auslisten. Wird nicht einmal der Barverkaufspreis über den Selbstkosten erreicht, entsteht nach der Vollkostenrechnung bei jeder Lieferung ein Verlust. Ob der Artikel trotzdem bleibt, entscheidet die Deckungsbeitragsrechnung: Solange der Preis über dem Bezugspreis und den variablen Handlungskosten liegt, trägt er zur Deckung der fixen Kosten bei (Kapitel Deckungsbeitrag).

Velbrink kalkuliert die Artikel einer Warengruppe mit einem einheitlichen Kalkulationszuschlag (Lernfeld 2). Wer dagegen vom Verkaufspreis aus denkt, etwa im Einkauf oder im Gespräch mit einem Lieferanten, arbeitet mit der Handelsspanne.

Drei Kennzahlen für denselben Abstand

Alle drei Kennzahlen beschreiben den Abstand zwischen Bezugspreis und Listenverkaufspreis ohne Umsatzsteuer, aber mit einer anderen Bezugsgröße:

• Kalkulationszuschlag = (Listenverkaufspreis − Bezugspreis) × 100 ÷ Bezugspreis. Er sagt, um wie viel Prozent der Bezugspreis aufgeschlagen wird.
• Kalkulationsfaktor = Listenverkaufspreis ÷ Bezugspreis. Bezugspreis × Faktor ergibt in einem Schritt den Listenverkaufspreis.
• Handelsspanne = (Listenverkaufspreis − Bezugspreis) × 100 ÷ Listenverkaufspreis. Sie sagt, welcher Anteil des Verkaufspreises für Handlungskosten, Gewinn und Kundennachlässe übrig bleibt.

In der Warengruppe Befestigungstechnik rechnet Velbrink mit 60 % Kalkulationszuschlag. Eine Packung Schwerlastanker hat einen Bezugspreis von 12,50 €; der Listenverkaufspreis ist 12,50 € × 1,6 = 20,00 €. Die Handelsspanne beträgt 7,50 € × 100 ÷ 20,00 € = 37,5 %.

Der Zuschlag ist immer größer als die Spanne, weil der Bezugspreis die kleinere Bezugsgröße ist. Wer beide verwechselt, kalkuliert falsch.

Umrechnen

Ohne Preise lassen sich die Werte ineinander umrechnen:

• Handelsspanne = Kalkulationszuschlag × 100 ÷ (100 + Kalkulationszuschlag); im Beispiel 60 × 100 ÷ 160 = 37,5 %
• Kalkulationszuschlag = Handelsspanne × 100 ÷ (100 − Handelsspanne); im Beispiel 37,5 × 100 ÷ 62,5 = 60 %
• Kalkulationsfaktor = 1 + Kalkulationszuschlag ÷ 100 = 1,6

Wozu die Spanne dient

Mit der Handelsspanne rechnest du schnell zurück. Verlangt der Markt für einen anderen Artikel der Gruppe 36,00 €, darf der Bezugspreis höchstens 36,00 € × (100 − 37,5) ÷ 100 = 22,50 € betragen, also ebenso 36,00 € ÷ 1,6. Für einen ganzen Zeitraum ergibt sich die Spanne aus der Erfolgsrechnung: Rohgewinn × 100 ÷ Umsatzerlöse; diese Ist-Spanne liegt nach Rabatten und Skonti meist niedriger als die Stückspanne auf Listenpreis-Basis.

Die Vollkostenrechnung verteilt alle Kosten auf die Artikel. Für Entscheidungen über einzelne Artikel, Warengruppen oder Dienstleistungen ist das oft irreführend, weil viele Kosten auch dann bleiben, wenn ein Artikel wegfällt. Die Teilkostenrechnung trennt deshalb fixe und variable Kosten.

Deckungsbeitrag

Der Deckungsbeitrag je Stück ist der Nettoerlös je Stück minus die variablen Kosten je Stück. Im Großhandel sind die variablen Kosten vor allem der Bezugspreis, dazu Kosten, die mit jeder Einheit anfallen, etwa Verpackung, Ausgangsfracht oder Umsatzprovision. Nettoerlös ist der Preis nach Rabatt und Skonto ohne Umsatzsteuer, also das, was tatsächlich bei Velbrink ankommt.

Der Gesamtdeckungsbeitrag ist der Deckungsbeitrag je Stück mal Absatzmenge. Er steht zunächst zur Deckung der fixen Kosten zur Verfügung; was danach übrig bleibt, ist Gewinn.

Gewinnschwelle

An der Gewinnschwelle (Break-even-Point) deckt der Gesamtdeckungsbeitrag genau die fixen Kosten. Darunter entsteht Verlust, darüber Gewinn.

• Gewinnschwelle in Stück = fixe Kosten ÷ Deckungsbeitrag je Stück
• Gewinnschwelle als Umsatz = fixe Kosten × 100 ÷ Deckungsbeitragsquote, wobei die Deckungsbeitragsquote der Deckungsbeitrag in Prozent des Nettoerlöses ist

Velbrink führt eine Eigenmarke für Nitril-Einweghandschuhe ein. Nettoerlös je Karton 26,00 €, Bezugspreis 18,50 €, variable Handlungskosten für Verpackung und Versand 1,10 € je Karton. Für Produktmanagement, Prüfzeugnisse und Werbung entstehen fixe Kosten von 48.000 € im Jahr.

Größe	Rechnung	Ergebnis
Deckungsbeitrag je Karton	26,00 € − 18,50 € − 1,10 €	6,40 €
Gewinnschwelle	48.000 € ÷ 6,40 €	7.500 Kartons
Umsatz an der Gewinnschwelle	7.500 × 26,00 €	195.000 €
Ergebnis bei 9.000 Kartons	9.000 × 6,40 € − 48.000 €	9.600 € Gewinn

Jeder Karton über der Gewinnschwelle bringt 6,40 € Gewinn, jeder darunter fehlt mit 6,40 €. Die Rechnung gilt nur, solange Preis und variable Kosten je Stück gleich bleiben und die fixen Kosten nicht sprunghaft steigen, etwa weil ein zusätzliches Lager gemietet werden muss.

Die Deckungsbeitragsrechnung lässt sich stufenweise ausbauen. Neben den variablen Kosten gibt es fixe Kosten, die einer einzelnen Warengruppe gehören, und solche, die nur das Unternehmen als Ganzes betreffen. Trennt man sie, sieht man, ob eine Warengruppe ihre eigenen fixen Kosten trägt.

Das Schema

Kurzfristige Erfolgsrechnung von Velbrink für drei Warengruppen im 3. Quartal 2025 in €:

Posten	Werkzeuge	Befestigungstechnik	Chemisch-technische Produkte
Umsatzerlöse	2.912.000	1.872.000	1.248.000
− Wareneinsatz	2.184.000	1.310.000	960.000
− variable Handlungskosten	58.000	75.000	42.000
= Deckungsbeitrag I	670.000	487.000	246.000
− warengruppenfixe Kosten	180.000	140.000	265.000
= Deckungsbeitrag II	490.000	347.000	−19.000

Die unternehmensfixen Kosten, die auf diese drei Gruppen entfallen, betragen 640.000 €. Betriebsergebnis: 490.000 € + 347.000 € − 19.000 € − 640.000 € = 178.000 €.

Was das Ergebnis aussagt

Die chemisch-technischen Produkte bringen einen positiven Deckungsbeitrag I, decken aber ihre eigenen fixen Kosten nicht. Der Grund ist das Gefahrstofflager, das nur diese Gruppe braucht. Ob Velbrink die Gruppe aufgeben sollte, hängt davon ab, wie viele dieser fixen Kosten wirklich wegfielen:

• Sind alle 265.000 € abbaubar, stiege das Ergebnis ohne die Gruppe um 19.000 € auf 197.000 €.
• Lassen sich nur 180.000 € abbauen, weil der Mietvertrag des Lagers weiterläuft, sänke es auf 178.000 € − 246.000 € + 180.000 € = 112.000 €.

Dazu kommt der Verbund: Handwerker, die Kleber, Dichtstoffe und Reiniger bei Velbrink kaufen, bestellen dort oft auch Werkzeuge. Eine Gruppe mit negativem Deckungsbeitrag II ist deshalb zunächst ein Anlass, Preise, Kosten und Lagerung zu prüfen, nicht automatisch ein Fall für die Auslistung.

Manchmal fragt ein Kunde einen Sonderpreis an, der unter dem kalkulierten Preis liegt, oder bietet einen einmaligen Zusatzauftrag. Ob Velbrink zustimmen kann, entscheidet die Teilkostenrechnung.

Kurzfristige und langfristige Preisuntergrenze

• Die kurzfristige Preisuntergrenze deckt nur die Kosten, die durch den Auftrag zusätzlich entstehen. Im Großhandel sind das der Bezugspreis und die variablen Handlungskosten je Stück, etwa Verpackung, Ausgangsfracht oder Provision. Liegt der Preis darüber, bringt jedes Stück einen positiven Deckungsbeitrag.
• Die langfristige Preisuntergrenze sind die Selbstkosten, bei Velbrink Bezugspreis plus 32 % Handlungskosten. Auf Dauer muss jeder Artikel sie erreichen, sonst werden die fixen Kosten nicht gedeckt.

Fallen für einen Auftrag eigene fixe Kosten an, etwa eine Sonderfahrt oder ein Aufdruck, kommen sie anteilig zur kurzfristigen Untergrenze hinzu: variable Kosten je Stück + auftragsfixe Kosten ÷ Menge.

Ein Bauhof fragt Ende Juni 2.000 Paar Arbeitshandschuhe zu 3,10 € je Paar an. Bezugspreis 2,60 €, variable Handlungskosten 0,18 € je Paar. Kurzfristige Preisuntergrenze: 2,78 €. Langfristige Preisuntergrenze: 2,60 € × 1,32 = 3,43 €. Der Preis liegt unter den Selbstkosten, aber über der kurzfristigen Untergrenze: Der Auftrag bringt 0,32 € × 2.000 = 640 € Deckungsbeitrag.

Wann ein Zusatzauftrag angenommen werden kann

Die Rechnung allein entscheidet nicht. Velbrink prüft außerdem:

• Freie Kapazität: Lager, Kommissionierung und Fuhrpark müssen den Auftrag ohne Überstunden oder Fremdlager schaffen. Sonst entstehen zusätzliche Kosten, oder andere Aufträge mit höherem Deckungsbeitrag werden verdrängt.
• Wirkung auf andere Kunden: Erfahren Stammkunden vom Sonderpreis, verlangen sie ihn ebenfalls. Velbrink hält Sonderpreise deshalb auf einmalige Aufträge, Restposten oder neue Kunden begrenzt.
• Folgegeschäft: Ein Sonderpreis kann einen Kunden gewinnen, der danach zu normalen Preisen kauft.
• Dauer: Wiederholt sich der Auftrag regelmäßig, ist er kein Zusatzauftrag mehr. Dann muss der Preis die Selbstkosten decken.

Velbrink führt rund 26.000 Artikel. Nicht jeder trägt gleich viel zum Ergebnis bei, und Platz im Lager, Regalmeter im Abholmarkt oder Seiten im Katalog sind begrenzt. Die Deckungsbeitragsrechnung hilft, das Sortiment zu steuern.

Rangfolge nach dem Deckungsbeitrag

Ohne Engpass gilt: Jeder Artikel mit positivem Deckungsbeitrag verbessert das Ergebnis, solange seine eigenen fixen Kosten gedeckt sind. Ein Artikel mit negativem Deckungsbeitrag deckt nicht einmal seine variablen Kosten. Er ist ein Kandidat für die Auslistung, es sei denn, er ist für das Sortiment unverzichtbar.

Gibt es einen Engpass, zählt nicht der absolute Deckungsbeitrag, sondern der relative Deckungsbeitrag: Deckungsbeitrag je Einheit des Engpasses. Im Hochregallager von Velbrink sind die 6.500 Palettenplätze knapp.

Vier Artikelgruppen der Warengruppe Betriebs- und Lagereinrichtung, Deckungsbeitrag im Monat:

Artikelgruppe	Deckungsbeitrag	Palettenplätze	je Platz	Rang
Leitern und Tritte	24.000 €	300	80 €	3
Arbeitsschutzschränke	18.000 €	150	120 €	1
Werkstatteinrichtung	9.000 €	200	45 €	4
Transportgeräte	5.400 €	60	90 €	2

Nach dem absoluten Deckungsbeitrag läge Leitern und Tritte vorn, je Palettenplatz bringen Arbeitsschutzschränke am meisten. Will Velbrink für eine neue Produktlinie mit erwartet 70 € je Platz 100 Plätze frei machen, nimmt es sie der Werkstatteinrichtung weg: Das bringt (70 € − 45 €) × 100 = 2.500 € mehr Deckungsbeitrag im Monat.

Mischkalkulation und kalkulatorischer Ausgleich

Nicht jeder Artikel muss mit demselben Zuschlag kalkuliert werden. Bei der Mischkalkulation setzt Velbrink für bekannte Artikel, deren Preise die Kunden vergleichen, etwa Standardschrauben, einen niedrigen Zuschlag an (Ausgleichsnehmer). Andere Artikel mit wenig Preisvergleich, etwa Spezialwerkzeuge oder Zubehör, tragen einen höheren Zuschlag (Ausgleichsträger). Im Großhandel läuft der Ausgleich oft auch über Kunden: Großkunden erhalten Staffelpreise, Kleinkunden zahlen Listenpreise.

Entscheidend ist, dass der Durchschnitt stimmt. Im 3. Quartal 2025 erzielte Velbrink in drei Warengruppen diese Zuschläge auf den Wareneinsatz: Werkzeuge 33,33 %, Befestigungstechnik 42,90 %, chemisch-technische Produkte 30,00 %. Zusammen: (6.032.000 € − 4.454.000 €) × 100 ÷ 4.454.000 € = 35,43 %. Gewogen wird mit dem Wareneinsatz, nicht mit dem einfachen Mittel der drei Sätze.

Controlling heißt, das Unternehmen anhand von Zahlen zu steuern: planen, die Ergebnisse messen, Abweichungen erkennen und gegensteuern. Im Großhandel betrifft das vor allem Umsätze, Deckungsbeiträge und die Handlungskosten der Kostenstellen.

Budgets planen und kontrollieren

Ein Budget ist ein Betrag, den eine Kostenstelle in einem Zeitraum verbrauchen darf oder als Umsatz erreichen soll. Velbrink plant die Budgets im Herbst für das nächste Jahr, abgeleitet aus dem Absatzplan, und teilt sie auf Monate auf. Die Leitung der Kostenstelle ist für die Einhaltung verantwortlich.

Hängen Kosten von der Leistung ab, wäre ein starres Budget unfair: Wer mehr ausliefert, verbraucht mehr Kraftstoff. Velbrink rechnet deshalb für Mischkosten mit Sollkosten: fixer Anteil + variabler Satz × tatsächliche Menge.

Für den Fuhrpark gelten 25.200 € fixe Kosten im Monat und 13 € je Lieferung (Kapitel „Kostenarten im Großhandel“). Im April sind 2.000 Lieferungen geplant, das Budget beträgt 51.200 €. Tatsächlich fährt Velbrink 2.200 Lieferungen, die Istkosten betragen 57.900 €.

Größe	Betrag
Budget für 2.000 Lieferungen	51.200 €
Sollkosten für 2.200 Lieferungen: 25.200 € + 2.200 × 13 €	53.800 €
Istkosten	57.900 €
Abweichung Ist zu Soll	+4.100 €
relative Abweichung: 4.100 € × 100 ÷ 53.800 €	+7,62 %

2.600 € der Mehrkosten gegenüber dem Budget erklären sich aus den zusätzlichen Lieferungen. Die übrigen 4.100 € erklärt die Menge nicht; ihre Ursache muss die Kostenstelle klären.

Berichten und Abweichungen analysieren

Das Controlling legt den Kostenstellen jeden Monat einen Bericht vor. Damit er gelesen wird, ist er kurz: Plan, Ist, Abweichung in Euro und Prozent, dazu eine Ampel. Velbrink setzt sie bei Kosten so: grün bis 2 % über Plan, gelb über 2 % bis 5 %, rot über 5 %. Für Rot verlangt die Geschäftsleitung eine schriftliche Erklärung.

Analysiert wird in drei Schritten:

1. Ursache suchen: Preis (Kraftstoff teurer geworden), Menge (mehr Lieferungen, Sonderfahrten) oder Ablauf (Umwege, schlechte Tourenplanung).
2. Beeinflussbar oder nicht? Einen Dieselpreis kann der Fuhrpark nicht ändern, die Tourenplanung schon.
3. Maßnahme festlegen mit Verantwortlichem und Termin, etwa Touren neu bündeln oder Mindermengenzuschläge für Expresslieferungen durchsetzen.

Wichtig ist auch der Blick auf günstige Abweichungen: Liegen die Kosten deutlich unter Plan, kann eine Leistung fehlen, etwa eine ausgefallene Wartung.

Für die Steuerung eines Großhandels reichen Bilanzkennzahlen nicht aus. Velbrink verfolgt zusätzlich Kennzahlen, die zeigen, wie gut das Handelsgeschäft selbst läuft. Grundlage sind die Erfolgsrechnung und die Lagerdaten.

Kennzahlen aus dem Warengeschäft

Der durchschnittliche Lagerbestand ist der Mittelwert aus Anfangs- und Schlussbestand: (4.900.000 € + 5.400.000 €) ÷ 2 = 5.150.000 €.

Kennzahlen lesen

Die Rohgewinnquote zeigt, wie viel von jedem Euro Umsatz für Handlungskosten und Gewinn bleibt. Sinkt sie, hat Velbrink entweder teurer eingekauft, billiger verkauft oder mehr Artikel mit niedriger Spanne abgesetzt. Die Umschlagshäufigkeit zeigt, wie schnell die Waren das Lager verlassen. Ein höherer Wert bindet weniger Kapital und senkt das Risiko, dass Ware veraltet. Die Personalkostenquote und der Umsatz je Beschäftigten zeigen, wie produktiv der Betrieb arbeitet.

2024 lag die Rohgewinnquote von Velbrink bei 26,01 %, 2025 bei 25,96 %. Die Quote ist um 0,05 Prozentpunkte gesunken, obwohl der Rohgewinn um 450.000 € gestiegen ist. Velbrink hat also mehr umgesetzt, aber je Euro Umsatz etwas weniger verdient. Die Personalkostenquote ist von 14,32 % auf 14,18 % gesunken: Der Umsatz wuchs schneller als die Personalkosten.

Grafisch aufbereiten

Für den Monatsbericht stellt das Controlling die Kennzahlen in der Tabellenkalkulation dar. Die Rohgewinnquote je Warengruppe zeigt ein Säulendiagramm mit einer waagerechten Linie für die Zielspanne. Die Umschlagshäufigkeit über zwölf Monate zeigt ein Liniendiagramm. Zahlen mit sehr unterschiedlicher Größe, etwa Rohgewinn in Euro und Quote in Prozent, gehören nicht auf dieselbe Achse; dafür nimmt man zwei Diagramme oder eine zweite Achse.